現(xiàn)代信息技術對事業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策分析

郭冉

摘? 要：現(xiàn)代信息技術近年來有了巨大的發(fā)展與進步，與傳統(tǒng)的信息技術相比，現(xiàn)代信息技術在社會生活各方面的運用成果是有目共睹的。而其在事業(yè)單位檔案管理中的運用也是近年來值得我們關注和研究的方向。本文從信息技術在事業(yè)單位檔案管理中已取得成果的基礎上，提出更明確的優(yōu)化方向和執(zhí)行路徑，旨在為日后相關工作的執(zhí)行奠定基礎。

關鍵詞：現(xiàn)代信息技術;事業(yè)檔案管理。

引言：信息技術本來就是針對繁雜數(shù)據(jù)的學科，信息技術在數(shù)據(jù)處理上近年來有明顯的發(fā)展趨勢和優(yōu)勢。事業(yè)單位檔案管理人員如何因勢導利，利用好這一工具，進一步科學化檔案庫的管理，優(yōu)化標準流程，制定可執(zhí)行的版塊或流程性操作標準是更值得我們關注的課題。

一、信息技術對事業(yè)檔案管理的基礎益處

絕大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)走完了信息技術基礎建設這一步，即對信息紙張化到數(shù)字化的初步整理。再加上信息分類上傳以后，信息的云端化也已經(jīng)實現(xiàn)，這是信息技術對檔案管理的最初優(yōu)化。而這一進步也帶來了以下益處：

（一）、信息存儲無紙化，解放了存儲空間，也節(jié)約了大量的人力成本。

在這一環(huán)節(jié)，我們的事業(yè)檔案管理前輩們付出了巨大的努力，手工錄入、信息整理、掃描存檔等都被運用到了基礎的信息化建設中。

（二）、信息存儲云端化，使數(shù)據(jù)共享和快速檢索成為可能。

檔案的云端化使可查詢、可檢索、可快速調用各級檔案成為可能，也為我們事業(yè)單位的進一步工作決策等奉獻了大量的數(shù)據(jù)支持。

（三）、信息明晰化，使數(shù)據(jù)的準確性和完整性得到了大幅提升。

檔案內容重復或殘缺、新舊資料交替存在等情況，在云端化的過程中顯現(xiàn)了出來，讓進一步優(yōu)化數(shù)據(jù)成為可能。

二、信息技術在未來檔案管理中心的優(yōu)化途徑

經(jīng)歷了上述基礎建設以后的檔案管理已經(jīng)初具科學化，但是對事業(yè)單位來說，仍然存在很多需要考慮的問題。

（一）、凸顯問題

檔案信息存儲云端化，是否就是絕對安全的？這里有兩點需要特別提出來討論。

首先，檔案信息存儲的絕對安全性。信息如果沒有備份預案，那么這個云端存儲就沒有任何意義，甚至可以說存在巨大風險。那么，如何備份，備份信息的更新和操作時效等，就更需要具體工作人員在執(zhí)行流程中有明確的設定和嚴格的執(zhí)行。同時，建立完善的巡查和復核機制，使檔案存儲首先做到絕對安全。

其次，事業(yè)檔案管理中，信息安全化是更應保障的。這里同樣也是有兩點值得關注。

檔案是否對事業(yè)單位外部公開？如果公開，檔案的存儲安全，即對整個網(wǎng)絡的查看與編輯，甚至是調用權限都應該是絕對安全的。如何確保檔案數(shù)據(jù)本身的安全，不丟失、不被篡改、定時更新以保證其時效和準確性，是整個對外公開檔案工作的工作基礎和前提。

不向公眾公開的數(shù)據(jù)，則是在事業(yè)單位內部進行查看權限的區(qū)分和執(zhí)行。在這個執(zhí)行的操作流程中，前期會出現(xiàn)繁復的甄別工作，后期的權限區(qū)分也是需要花大力氣去執(zhí)行的。如何分類、管理、上傳和更新數(shù)據(jù)，如何管理相關人員的查看和編輯權限，這兩點，也正是日常事業(yè)單位檔案工作的難點和錯誤高發(fā)環(huán)節(jié)?？此萍毿〉沫h(huán)節(jié)，往往會給我們的事業(yè)單位檔案管理工作帶來難以想象的后果。

為了解決以上問題，之前的慣有解決方式是“寧慢勿錯，寧少勿過”，這樣的檔案管理方式在低信息化管理的工作方式以及絕對正確和安全的大前提要求下是必須的，也取得了巨大的成就。但是，現(xiàn)代信息技術的引入，其在檔案管理中更深化的運用，不僅不會破壞這項工作一直以來絕對正確和安全的大前提，而且會以流程化、板塊化的管理優(yōu)勢，杜絕以往工作中的失誤。

（二）、解決途徑：

1、團隊優(yōu)化：組建團隊+建立標準化工作流程+管理專業(yè)化。

檔案的信息化不代表去人化，相反，事業(yè)單位檔案工作的信息化，對專業(yè)人才的要求更高，對專業(yè)團隊的要求也更高。一支專業(yè)化的團隊是團隊優(yōu)化的基礎。除了招聘專業(yè)有經(jīng)驗人才、招聘專業(yè)院校優(yōu)秀畢業(yè)生的方式，還可以考慮提前與優(yōu)秀高校對口專業(yè)合作，訂制培養(yǎng)人才梯隊。

同時，部分外包等尋求外部專業(yè)幫助的方式也是值得我們嘗試推廣的方式之一。外包不僅僅只是簡單工作的外包，在外包過程中，培養(yǎng)團隊，加強咨詢交流，在實際工作中成長也是很好的借鑒方式。

除了引進執(zhí)行團隊的專業(yè)人才，專業(yè)性管理人才的進入，幫助分析、建立和優(yōu)化整個檔案管理的標準化流程，明晰每個崗位的工作內容，使流程中每個版塊清晰，且有明確的成果檢測標準，才是未來事業(yè)單位檔案管理的必經(jīng)之路。

這樣的檔案管理工作團隊，不僅是高效嚴謹?shù)?，也因其職責流程清晰，可操作性變強，使得某個個人在整個工作環(huán)節(jié)中的決定性作用變小，從而個人有可替代性，也為我們的管理工作提供了更高的便利性和靈活性。

2、引入專業(yè)軟件管理系統(tǒng)。

對于某些檔案管理工作特別繁重和安全要求高的事業(yè)單位，引入專業(yè)可靠的軟件管理是勢不可擋的趨勢。

這里的軟件化又可以分成兩種方式。第一，標準化軟件購買，選擇標準化檔案管理軟件，高效管理已有的檔案。如果可以滿足現(xiàn)有檔案管理要求，那么，對于檔案管理沒有特殊要求的事業(yè)單位來說，這不失為一個高效可行的方法。第二，定制軟件。與專業(yè)的軟件開發(fā)公司合作，根據(jù)事業(yè)單位自身使用要求，量身定做屬于單位自己的一套操作軟件，并且在開發(fā)過程中，充分考慮使用工作人員意見和反饋，且可以根據(jù)具體檔案管理工作的變化做出調整。雖然定制軟件開發(fā)和維護成本相對較高，但可以完全根據(jù)事業(yè)單位需求提供服務，更高效地解決上文中提到的檔案管理難點和問題。

對于已有軟件介入的單位，如何合理地利用現(xiàn)有軟件，充分發(fā)揮軟件標準化和信息處理量大的優(yōu)勢，從具體單位使用要求出發(fā)，使其最大化的發(fā)揮作用，也是我們的檔案管理需要大力關注的環(huán)節(jié)。

三、結束語

通過對現(xiàn)代信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的現(xiàn)狀分析，我們已經(jīng)確認了進步和存在問題，在深化事業(yè)單位信息化的工作中，信息化的更進一步運用、執(zhí)行人才和管理人才的儲備和運用、外部專業(yè)力量的借用以及專業(yè)管理軟件的運用，都是我們應該分步深入，提前布局的。運用這樣的途徑組合解決方案，相信在未來，我們事業(yè)單位檔案管理的安全性、高效性及專業(yè)便利，會成為事業(yè)單位甚至社會的使用根據(jù)和重大決策的強有力數(shù)據(jù)支持。

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