文/湖州學院 王安淇

《城市社區(qū)檔案管理辦法》認定的社區(qū)檔案，是城市社區(qū)黨組織、居民委員會、社區(qū)服務機構、社區(qū)社會組織和居民在社區(qū)建設中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。社區(qū)檔案包括文書類、科技類、會計類三個大類，細分有社區(qū)發(fā)展檔案、居民信息檔案、流動人口檔案、社區(qū)活動檔案、黨群檔案等，這些社區(qū)檔案真實地記錄著社區(qū)的發(fā)展歷程，保存著居民的信息，幫助社區(qū)人員進行社區(qū)管理。

全面推進數字化轉型是現代社會的總趨勢，隨著現代技術的高速發(fā)展，數字化技術被廣泛運用到日常生活中，成為當前推動社會發(fā)展的核心驅動力。與此同時，現代檔案包含的信息量越來越大，信息的種類和形式也越來越豐富，傳統而單一的檔案機制顯然已不能滿足信息時代檔案工作的需求。我國的檔案工作遠遠滯后于經濟社會的發(fā)展，檔案相關領域的數字化建設既是順應時代要求的舉措，也是切合自身發(fā)展的需要。國家出臺相關政策推動各領域的檔案數字化建設，大至國家綜合檔案館，小至普通社區(qū)的檔案都在逐漸從傳統檔案向數字化轉型。對于普通社區(qū)來說，檔案數字化建設是剛剛起步的新領域，由于檔案數字化建設還未設置統一的標準，造成了不同社區(qū)檔案數字化存在著各式各樣的問題。

一、社區(qū)檔案數字化建設意義

（一）促進城市人文發(fā)展。湖州市吳興區(qū)的許多社區(qū)建于20世紀八九十年代，保留著許多社區(qū)建造初期的檔案，從多方面記錄著湖州城市發(fā)展歷程。這些老舊檔案數量眾多、內容雜亂，分散在吳興區(qū)的各個社區(qū)中，不利于研究人員開展工作。

社區(qū)檔案數字化建設能夠以多種方式直接或間接保存社區(qū)檔案信息，更容易進行信息統計整理，有助于完善社區(qū)檔案整體連貫性，擴大社會影響力。從而實現全網的檔案資源共享，吸引更多的研究人員參與湖州社區(qū)檔案研究，為研究湖州城市現代發(fā)展歷程提供新的機會。

（二）提高社區(qū)工作成效。根據第七次人口普查數據，吳興區(qū)常住人口為712595人，這樣龐大的人口基數，產生了大量形式各異的檔案信息。數字檔案能夠在互聯網云端實現異地備份，進行社區(qū)之間的信息共享，以線上代替線下，減少現實檔案存儲空間，通過檔案的信息，能為居民提供針對性的服務，提高社區(qū)服務的滿意度。

社區(qū)在進行日常檔案工作時，數字檔案比紙質檔案更好調取，其特點能使檔案及時歸檔，計算機的精準搜索功能還能夠在一定程度上規(guī)避紙質檔案查準率、查全率低等問題，充分發(fā)揮檔案價值，提升社區(qū)檔案服務的正確率從而提高社區(qū)檔案的工作效率。

（三）利于檔案原件保護。吳興區(qū)社區(qū)內的老舊檔案多為紙質檔案，社區(qū)將紙制檔案轉變?yōu)閿底謾n案后，在日常使用中會更加安全。社區(qū)普遍缺少保存檔案的專業(yè)設備，經常會造成紙質檔案的損壞。對于易損的紙質檔案，經過數字化處理后能夠有效代替原件使用，避免了許多珍貴社區(qū)檔案在使用檔案原件查閱中被頻繁調用而磨損等問題，有效延長原件的保存時間。另外，一些字跡褪變、模糊的紙質文件可以通過計算機技術重現出來。在掃描技術的應用下，可以生成相應的數字影像，后經過計算機圖像處理技術，一些褪變的字跡也可以被識別出來。檔案數字化技術能有效防止檔案信息缺失，有利于檔案原件的保護修復工作。

二、社區(qū)檔案數字化建設現狀

湖州市吳興區(qū)的大多數社區(qū)都具有一定規(guī)模的檔案管理體系，每個社區(qū)內檔案數量都達到千量，大型社區(qū)更是達到萬量，檔案均是直接存放在社區(qū)內，并依托于本社區(qū)的檔案建設水平進行管理。

文章結合實際情況，抽樣調查了吳興高教區(qū)周邊的月河街道A社區(qū)、飛英街道B社區(qū)、龍泉街道C社區(qū)和鳳凰街道D社區(qū)。通過對比后，發(fā)現目前吳興區(qū)社區(qū)檔案建設現狀如下。

（一）社區(qū)檔案管理方面。具體情況如下：1.社區(qū)檔案數字化發(fā)展不均衡。A和D社區(qū)均保存5000件左右的檔案，并已基本完成檔案數字化工作，C社區(qū)有近1萬件檔案，社區(qū)內數字檔案與紙質檔案兼有，B社區(qū)有4000件左右的紙質檔案，檔案數字化工作處于起步狀態(tài)?？梢妳桥d區(qū)社區(qū)檔案數字化發(fā)展呈現不均衡的狀況。2.社區(qū)檔案數字化利用效率低。吳興區(qū)社區(qū)檔案數字化的利用會局限于地域性，社區(qū)檔案的利用服務工作就好像傳統的檔案利用工作一樣，總是處于特定的地域范圍內，有自己特定的服務對象和相對集中、較為穩(wěn)定的用戶群。它的地域性就是指特定的社區(qū)，它的針對性就是指特定的社區(qū)內的居民或者組織。A和B社區(qū)地理位置靠近其他社區(qū)，檔案信息利用均是一個街道里的周邊社區(qū)進行線上檔案信息的交流，而街道與街道之間的整體大數據互通則需要政府牽頭，自發(fā)交流較少。這樣僅局限于小社區(qū)間的數字檔案交流，久而久之形成習慣會在一定程度上影響到整個吳興區(qū)社區(qū)數字檔案的開發(fā)利用。

（二）社區(qū)檔案工作人員方面。具體情況如下：1.社區(qū)工作人員檔案意識淡薄。在調查的社區(qū)中，受社區(qū)資金與檔案人才缺少的影響，社區(qū)大多只聘請1名專業(yè)檔案工作人員，A和D社區(qū)需要其他工作人員兼職開展檔案管理工作，這些負責社區(qū)檔案的工作人員多數沒有檔案相關專業(yè)背景，工作人員缺少檔案專業(yè)知識和素養(yǎng)，甚至有些工作人員不知社區(qū)檔案的定義。C和B社區(qū)檔案工作人員需要同時負責全部居民的數字檔案信息，無法兼顧到每一個居民的檔案信息的完整程度，在這種困境下，社區(qū)只能分發(fā)給空閑的工作人員一起整理，但這部分人員不固定，在安排上也是隨意分配，使得社區(qū)檔案數據信息對接上存在問題，甚至還有借調過來的工作人員存在隨便應付的情況，導致社區(qū)錄入的部分檔案信息多有缺失和錯誤。2.社區(qū)工作人員檔案服務以被動為主。對服務對象、檔案需求的變化，檔案部門勢必要調整相應的工作思路、服務策略、利用模式等。社區(qū)檔案的最大特點是社區(qū)居民參與，現在的吳興區(qū)社區(qū)檔案服務理念已經由原來社區(qū)檔案只為政府或黨政等上一級機關提供檔案服務的觀念，逐漸轉化為以社區(qū)居民為中心的服務理念。

從實際來看，社區(qū)工作人員的服務以被動為主，主要分為兩個方面：一是社區(qū)中缺少檔案數字化工作審查部門，目前國家并未給社區(qū)明確的檔案數字化管理制度，工作缺少上級督促，D社區(qū)的工作人員只有到年末才會整理整個社區(qū)的數字檔案。二是部分社區(qū)工作人員受到傳統觀念影響，認為數字檔案是屬于社區(qū)需要保密的一部分，不能主動給普通居民提供檔案數字閱覽渠道。

（三）社區(qū)居民方面。具體情況如下：1.缺少檔案意識。從調查情況看，吳興區(qū)老式社區(qū)普遍存在著居民年齡偏大、文化水平偏低的現象在社區(qū)檔案建設中的參與度低，甚至有居民未參與社區(qū)檔案建設的情況。多數居民對于檔案的認知趨近于無，不了解自己與社區(qū)檔案之間的關系，也不了解社區(qū)中的數字檔案該如何調取使用。而了解且會去使用數字檔案的居民，只有關乎自己需要使用檔案時才會去社區(qū)查閱、調取檔案并利用檔案的信息，不僅會使得社區(qū)檔案服務的工作進展受到影響，還影響社區(qū)檔案在日常生活中的普及發(fā)展。2.流動人口檔案參與度低。湖州市近年來不斷出臺吸引外來人才留湖的政策，吸引了眾多高素質人才前來工作。對于這部分人群的檔案信息，絕大多數社區(qū)采取的是能收集則收集，而對于不能收集的檔案，社區(qū)方面只能放棄或是直接忽略，流動人口檔案一直是社區(qū)信息量偏少的檔案類別。

由于缺少社區(qū)指引，高素質的流動人口從始至終都不會參與臨時居住社區(qū)的數字化檔案建設與利用，他們有能力參與并為當地數字檔案的建設提出相應的建議，但現今不僅無法在數字化建設中發(fā)揮優(yōu)勢，社區(qū)檔案還會缺失這類流動人口居民的檔案記錄，造成社區(qū)整體檔案查全率下降。

三、社區(qū)檔案數字化建設提升措施

檔案數字化建設是社會發(fā)展的趨勢，社區(qū)檔案工作是社區(qū)治理體系的重要組成部分。創(chuàng)新社區(qū)治理，是適應共建共治共享格局和精準精細專業(yè)標準的需要。當下是后疫情時代，在盡量避免面對面交流的要求下，檔案數字化建設顯得尤為重要。由此需要針對吳興區(qū)社區(qū)的實際狀況，因地制宜，創(chuàng)新社區(qū)檔案數字化工作，建立健全社區(qū)檔案管理工作制度。

（一）完善檔案地區(qū)制度建設。2020年6月20日，全國人大常委會通過新修訂的《檔案法》，新增了“檔案信息化建設”專章，為檔案工作全新變革與轉型、創(chuàng)新和發(fā)展提供了較為充分的法律保障和參考依據。而與社區(qū)檔案相關的最新法律是在2015年制定的《城市社區(qū)檔案管理辦法》，社區(qū)檔案目前缺少具體且先進的法律規(guī)定。

在不違反《城市社區(qū)檔案管理辦法》前提下，吳興區(qū)政府可以結合區(qū)內老式小區(qū)的情況，制定相應細則，如鼓勵每個社區(qū)配備檔案閱覽室供居民使用，規(guī)定一位區(qū)內檔案工作人員最多管理的數字檔案量，防止工作超出負荷的情況發(fā)生。政府也可以將社區(qū)檔案數字化管理工作納為社區(qū)日常工作考核指標之一，激勵社區(qū)檔案數字化自我提高。

（二）提升社區(qū)數字檔案的安全度。社區(qū)數字檔案多存放在社區(qū)平日使用的電腦中，為防止數字檔案數據遭受電腦病毒、黑客攻擊等情況，社區(qū)可以聯合湖州市檔案館，學習檔案館保存數字檔案的安全措施，平日也可向檔案館咨詢更多保管中的細節(jié)。

在檔案數字化的過程中，也需要注重安全性。B社區(qū)選擇的是檔案外包機制，檔案的外包機制是將社區(qū)內的所有檔案交由外面的第三方機構進行制作。在實施數字化外包之前，社區(qū)需要合理選擇安全的外包公司，做好充足的外包分析，加強項目實施過程中的安全監(jiān)管，落實安全保密責任，以確保原檔案實體和信息內容的絕對安全。

（三）注重流動人口檔案管理。吳興區(qū)政府可以聯合各社區(qū)建立針對租客等流動人員的專門臨時檔案庫，在內部進行統一管理，社區(qū)擁有調取居住在該社區(qū)流動人口社區(qū)檔案的權利。流動人口在政府辦理臨時居住證明的同時，可以將自己的檔案錄入政府的系統中。之后需要更新檔案時，本人與社區(qū)服務中心的工作人員溝通后，社區(qū)便能夠從政府的檔案庫中調取相應的人員檔案信息進行更改，流動人口離開后檔案也可以調入下一個社區(qū)電子數據庫中，引導流動人口積極參與社區(qū)檔案的建設。解決流動人口檔案問題的同時，也突顯出數字檔案信息互通的便利性。

（四）重視社會檔案意識宣傳。“互聯網+”、大數據、云計算、人工智能等現代信息技術不斷取得突破，在各行各業(yè)中的運用，更是提升了社會大眾對于信息的認知度?，F階段，可以先由社區(qū)內部的工作人員加強對社區(qū)居民的檔案管理的宣傳和教育。通過工作人員平日分發(fā)通知單、宣傳手冊，在業(yè)主群進行宣傳等方式，擴大社區(qū)對檔案信息的宣傳力度，在潛移默化中使居民逐步重視檔案工作。

（五）建設居民遠程利用渠道。事實上，浙江省在檔案數字化上一直走在全國前列。積極為民眾提供遠程利用檔案渠道，如“浙江省檔案館牽頭建設的全國首個跨省域檔案查詢利用平臺——長三角民生檔案跨區(qū)域一體化在線查檔平臺”即是典型代表之一。這一平臺已成功上線婚姻登記、獨生子女等檔案跨省遠程利用功能。

四、結語

吳興區(qū)社區(qū)的數字化利用平臺建設應該考慮到該區(qū)的老年居民眾多、對數字化不敏感的現狀，平臺應該設置老年人專用的操作簡化系統，讓老年人群也有機會參與社區(qū)檔案建設中。檔案是全民都能夠利用的信息資源，不應該受到外部介質的限制。社區(qū)的檔案機構要真正把檔案工作視為社區(qū)基礎工作的重要任務之一，為每一位居民提供應有的檔案服務。