新時(shí)期企業(yè)退休人員檔案管理問題探究

王桂燕

摘? 要：針對(duì)企業(yè)退休人員檔案管理問題進(jìn)行分析，首先提出檔案管理中存在的問題，包括管理制度、信息化水平、人員素質(zhì)等方面，并提出針對(duì)性的解決措施。力求通過健全檔案管理制度、創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)培訓(xùn)教育等方式，彌補(bǔ)檔案管理工作的各處短板，使退休人員檔案得到高效、妥善保管。

關(guān)鍵詞：企業(yè);退休人員;檔案管理

引言

隨著人口老齡化不斷加劇，企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加，在老齡工作全面開展背景下，退休人員檔案管理工作顯得愈發(fā)重要。此類檔案是指企業(yè)、組織等部門在招聘、培訓(xùn)、考核等一系列工作中形成的文件材料，包括退休者基本資料、工作表現(xiàn)、職位調(diào)動(dòng)等方面。但因在管理制度、信息化水平等方面存在不足，產(chǎn)生各種問題影響管理效率提升，急需從業(yè)者采取措施予以解決。

一、企業(yè)退休人員檔案管理的現(xiàn)存問題

（一）管理制度不夠完善

因企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和從業(yè)者對(duì)檔案管理的重視程度不足，導(dǎo)致相關(guān)管理制度不夠完善，無法對(duì)檔案形成、轉(zhuǎn)移、調(diào)用和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理，很容易出現(xiàn)檔案丟失、損毀等問題。部分企業(yè)對(duì)退休人員不重視，沒有全面系統(tǒng)的收集相關(guān)檔案信息，導(dǎo)致現(xiàn)有信息的可靠性也有待驗(yàn)證，為相關(guān)機(jī)構(gòu)工作開展帶來較大阻礙，退休人員的一些福利政策也很難貫徹落實(shí)。在檔案管理期間因缺乏有效監(jiān)管，導(dǎo)致資料移交不暢，加上不同機(jī)構(gòu)的管理標(biāo)準(zhǔn)不同，嚴(yán)重影響社保體系的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）信息化水平不高

當(dāng)前大部分退休人員檔案管理為紙質(zhì)形式，很容易受損、發(fā)潮，且對(duì)管理流程、存儲(chǔ)環(huán)境要求較高，需要增加資源儲(chǔ)備。雖然一些管理部門已經(jīng)開始注重信息技術(shù)的引入，但只適用于檔案查詢、調(diào)用等方面，整體信息化水平較低，無法對(duì)檔案資源高效整理，加上信息設(shè)備配置不全，許多紙質(zhì)資料未能及時(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料，需要對(duì)紙質(zhì)和電子資料一同保存，在無形中增加了管理難度。對(duì)于已經(jīng)轉(zhuǎn)變的電子資料，因信息化建設(shè)未能統(tǒng)籌開展，各機(jī)構(gòu)間缺乏溝通，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，許多管理系統(tǒng)無法對(duì)接，嚴(yán)重影響檔案管理效率。

（三）管理者素養(yǎng)有待提升

在大部分企業(yè)中，因檔案管理部門無法為企業(yè)謀取經(jīng)濟(jì)效益，常常受到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的忽視，從業(yè)者在工作中也偷懶懈怠、態(tài)度消極。一些檔案管理者屬于兼職人員，檔案收集和整理能力較弱，對(duì)退休人員檔案缺乏管理意識(shí)，與企業(yè)人事部門、社會(huì)保障部門缺乏溝通，無法信息共享。同時(shí)，檔案管理者大多只從事檔案管理、保管工作，為用戶提供查詢服務(wù)，未能樹立大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)復(fù)核等意識(shí)，使檔案資源價(jià)值受到抑制，難以為社保工作提供有效的數(shù)據(jù)支持，在一定程度上使退休人員利益受損[1]。

二、企業(yè)退休人員檔案管理的優(yōu)化措施

（一）提高重視，健全檔案管理制度

當(dāng)前社保機(jī)制逐漸完善，退休人員檔案管理成為保障制度的關(guān)鍵所在，可為管理活動(dòng)開展提供充足的資料支持。針對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者認(rèn)知不足、管理制度不健全的問題，應(yīng)成立專門的檔案管理中心，派遣專人負(fù)責(zé)整理、錄入、保管退休人員檔案，在檔案移交時(shí)要求相關(guān)人員簽字，并在管理平臺(tái)中記錄移交信息。此外，還應(yīng)從法律規(guī)定層面維護(hù)退休人員的合法權(quán)益，要求從業(yè)者嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定，深刻意識(shí)到退休人員檔案管理的價(jià)值，保證檔案工作的嚴(yán)肅性，使該項(xiàng)管理工作進(jìn)入法制建設(shè)階段。

（二）革新技術(shù)，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)

在進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代后，檔案管理部門應(yīng)積極革新技術(shù)，完善檔案管理系統(tǒng)，提高信息化管理水平，具體如下。

1.完善信息管理平臺(tái)。管理者將檔案信息錄入到信息管理平臺(tái)中，包括文字、影像與音頻等等，如若需要調(diào)取檔案，只需輸入關(guān)鍵詞便可檢索，且各機(jī)構(gòu)確定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，使管理平臺(tái)能夠相互對(duì)接，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。

2.開通網(wǎng)絡(luò)訪問渠道。使用者可根據(jù)自身權(quán)限登錄系統(tǒng)，對(duì)與身份相應(yīng)的檔案進(jìn)行查詢和調(diào)用，為退休人員提供更加便捷、高效的服務(wù)。因網(wǎng)絡(luò)具有開放性，在開通線上渠道后還應(yīng)注重風(fēng)險(xiǎn)防控，通過安裝殺毒軟件、設(shè)置防火墻等及時(shí)填補(bǔ)漏洞，有效預(yù)防黑客、病毒等對(duì)檔案的竊取和篡改。

3.加強(qiáng)信息設(shè)備配置。檔案部門應(yīng)不斷引進(jìn)信息設(shè)備與設(shè)施，完善基礎(chǔ)信息設(shè)備配置，為信息化管理提供技術(shù)支持。同時(shí)，還應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化監(jiān)控，在檔案室安裝高清攝像頭，24小時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控，并利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及時(shí)監(jiān)管和調(diào)節(jié)環(huán)境信息，對(duì)紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行跟蹤，避免檔案丟失[2]。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員綜合素質(zhì)

首先，創(chuàng)建尊重檔案管理人員的良好氛圍。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以身作則，不要一味的注重能夠帶來經(jīng)濟(jì)效益的部門，也應(yīng)給檔案部門應(yīng)有的重視，提高檔案人員的企業(yè)地位，給予尊重和關(guān)懷，將考評(píng)制度與薪資福利相掛鉤，由此激發(fā)其工作熱情，形成良性競(jìng)爭(zhēng)，提高檔案管理質(zhì)量和效率。其次，注重高素質(zhì)檔案管理人才引進(jìn)。企業(yè)應(yīng)結(jié)合退休人員檔案特點(diǎn)進(jìn)行人才招聘與培養(yǎng)，依靠豐厚的福利待遇、晉升渠道等吸引人才加入，彌補(bǔ)檔案管理人才結(jié)構(gòu)的短板。此外，針對(duì)現(xiàn)有檔案人員還應(yīng)提供更多培訓(xùn)機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)其參加技能培訓(xùn)活動(dòng)，如電子文檔創(chuàng)建、信息平臺(tái)應(yīng)用等，并引導(dǎo)其樹立正確的三觀，不斷提高業(yè)務(wù)技能與職業(yè)素養(yǎng)，認(rèn)真做好本職工作，自覺維護(hù)退休人員的合法權(quán)益。

結(jié)論

綜上所述，退休人員檔案管理與該群體的切身利益息息相關(guān)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)深刻意識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，并通過健全檔案管理制度、創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)培訓(xùn)教育等方式，為從業(yè)者營(yíng)造良好的工作氛圍，利用便捷的信息技術(shù)開展檔案管理工作，有效解決管理制度、信息化水平、人員素質(zhì)等方面存在的問題，依靠網(wǎng)絡(luò)渠道為退休人員提供更加優(yōu)質(zhì)、智能化服務(wù)，切實(shí)維護(hù)其社會(huì)福利，確保其擁有幸福的老年生活。

參考文獻(xiàn)：

[1]李穎.檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析[J].檔案學(xué)通訊，2019（1）：221-222.

[2]覃兆劌，羅琴.企業(yè)內(nèi)部控制與企業(yè)檔案管理的相關(guān)性分析——基于《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的檔案話題[J].檔案學(xué)研究，2019（06）：12-14.