事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

陳磊

摘 要：本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作活動(dòng)開展的過程中存在的問題與解決措施進(jìn)行了研究，針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，從而有針對(duì)性地提出解決策略，以此來推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作活動(dòng)的開展，希望能夠有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;創(chuàng)新

事業(yè)單位是我國(guó)設(shè)立的服務(wù)型機(jī)構(gòu)，在整個(gè)社會(huì)時(shí)代發(fā)展的過程中，具有重要的管理職能和任務(wù)。在時(shí)代發(fā)展背景下，需要對(duì)行業(yè)的發(fā)展進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以此來促進(jìn)工作效率的提升，事業(yè)單位在管理工作活動(dòng)開展的過程中，檔案管理工作具有十分重要的作用。在管理過程中，要采用科學(xué)的檔案管理的方式，對(duì)相關(guān)的信息和內(nèi)容進(jìn)行記錄，以此來為今后工作活動(dòng)的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.管理者缺乏專業(yè)知識(shí)

當(dāng)前，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，為事業(yè)單位整項(xiàng)工作的開展帶來了巨大的挑戰(zhàn)，所以相關(guān)檔案管理工作人員必須要不斷提升檔案管理專業(yè)技能，同時(shí)還要積極的學(xué)習(xí)各類信息化操作模式，有效地促進(jìn)自身能力的提升，以此來為整個(gè)檔案工作的發(fā)展起到推動(dòng)的作用。但是通過分析當(dāng)前的實(shí)際情況來看，很多工作人員缺乏專業(yè)的技能，對(duì)于檔案管理知識(shí)內(nèi)容了解相對(duì)較少，進(jìn)而導(dǎo)致整項(xiàng)工作活動(dòng)缺乏規(guī)范性和科學(xué)化。在工作活動(dòng)中，存在檔案交接問題的時(shí)候，部分工作人員缺乏專業(yè)性對(duì)工作缺乏了解，導(dǎo)致整個(gè)管理工作，在一定程度上受到了阻礙，不利于工作的推進(jìn)。

2、管理理念相對(duì)落后

在整個(gè)工作開展的過程中，必須要積極的創(chuàng)新，檔案管理工作的思路和發(fā)展的方向，對(duì)于當(dāng)前的管理系統(tǒng)進(jìn)行積極的改革和創(chuàng)新。我國(guó)在檔案管理工作開展的過程中，經(jīng)歷了很長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，形成了一套固有的檔案管理的理論以及經(jīng)驗(yàn)和方法，并且形成了具有特色的檔案管理工作體系。面對(duì)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)環(huán)境，我國(guó)在事業(yè)單位檔案管理工作過程中雖然有了一定的創(chuàng)新，但是仍然處于初級(jí)的狀態(tài)，在整個(gè)創(chuàng)新的過程中存在很多的問題，同時(shí)也受到了各種各樣因素的制約。與此同時(shí)，相關(guān)的工作人員在整個(gè)過程中并沒有樹立很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，管理工作不到位，這就導(dǎo)致創(chuàng)新檔案管理工作的進(jìn)程十分的緩慢，要想進(jìn)行工作的創(chuàng)新，就必須從工作實(shí)際開始，找準(zhǔn)在整個(gè)過程中存在的問題，以此來為檔案創(chuàng)新工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3、檔案管理方式相對(duì)落后

通過當(dāng)前的調(diào)查情況來看，當(dāng)前很多事業(yè)單位軟件設(shè)施相對(duì)較差，檔案管理的檢索效率相對(duì)較低，一些單位甚至將一些雜物擺放在檔案室。很多單位檔案室并沒有配備專門的電腦和打印機(jī)，相關(guān)防火防潮的措施缺乏。在檢索相關(guān)檔案的過程中，仍然采用人工翻手的方式進(jìn)行查找，管理的效率十分低下。在整個(gè)管理的活動(dòng)中，對(duì)于收集歸檔的工作積極性很低，由此導(dǎo)致信息管理的不完整和不及時(shí)，上述的種種問題造成了檔案利用率相對(duì)較低，并且影響了檔案管理的質(zhì)量。由于所采用的方式不夠現(xiàn)代化在這項(xiàng)工作活動(dòng)開展的過程中，浪費(fèi)了人力，物力以及時(shí)間成本[2]。

二、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新策略

1、加強(qiáng)在崗人員信息素質(zhì)的培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案館員信息素質(zhì)的培養(yǎng)，將重點(diǎn)放在檔案館員的培訓(xùn)工作方面。面對(duì)當(dāng)前時(shí)代的快速發(fā)展，在崗工作人員的技能必須要不斷地更新，所以相關(guān)部門也要有針對(duì)性地展開培訓(xùn)工作，這樣才能夠讓已經(jīng)在崗的工作人員更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的需求，可以開展階段性的培訓(xùn)活動(dòng)，不影響在崗人員的基本工作，同時(shí)也可以將整個(gè)培訓(xùn)工作放在整個(gè)日常工作上，只有這樣才可以提高檔案館員的綜合能力，更好地對(duì)用戶進(jìn)行服務(wù)。對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，必須要有明確的培養(yǎng)目標(biāo)，只有正確的目標(biāo)的指引才能夠更好地推動(dòng)工作的開展。必須要培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人員，除了具備相對(duì)較強(qiáng)的理論知識(shí)能力之外，同時(shí)還要不斷地提高實(shí)踐操作的能力，要具備經(jīng)濟(jì)管理，行政管理等不同方面的能力，只有這樣才能夠更好地推動(dòng)工作的開展保證管理工作的質(zhì)量[3]。

2.樹立高度檔案管理意識(shí)

在整個(gè)工作活動(dòng)開展的過程中，必須要認(rèn)真貫徹落實(shí)各類方針政策，嚴(yán)格的推動(dòng)工作活動(dòng)的開展，要積極地樹立檔案管理的意識(shí)。在事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行總體的統(tǒng)籌和規(guī)劃，重點(diǎn)概括檔案管理的具體工作內(nèi)容，各個(gè)部門之間相互的進(jìn)行溝通和交流，做好合作方面的工作，以此來創(chuàng)造全員檔案管理的意識(shí)。提升對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，鼓勵(lì)工作人員積極的配合檔案管理工作人員工作的開展，同時(shí)要將內(nèi)部所有的資源充分的調(diào)動(dòng)起來，只有這樣才能夠確保檔案管理效率不斷地提升。

3.創(chuàng)新檔案管理模式

面對(duì)當(dāng)前發(fā)展的背景，信息化時(shí)代改變了我們生活的各個(gè)方面，所以在開展檔案管理工作活動(dòng)中也要結(jié)合信息化技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案管理的模式，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的方式有效地進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以此來提升信息化管理水平。在整個(gè)過程中，相關(guān)部門要給予檔案信息化管理足夠的資金作為支持，將完整的事業(yè)單位方面的信息，能夠通過信息庫(kù)的方式進(jìn)行收集，以此來提升檔案的利用效率。從另一方面來看，在建立新型檔案管理模式的過程中，要做好安全管理工作，尤其是檔案網(wǎng)絡(luò)信息庫(kù)的內(nèi)容，加大安全管理工作活動(dòng)的開展避免非法入侵現(xiàn)象的出現(xiàn)，以此來有效地保證整個(gè)內(nèi)部的信息安全。除此之外，還必須要做好監(jiān)督和管理機(jī)制，將涉密管理工作做到實(shí)處，加強(qiáng)信息化檢測(cè)監(jiān)督機(jī)制管理活動(dòng)，采用內(nèi)部外部監(jiān)督相結(jié)合的方式，不斷提升管理活動(dòng)的有效性[4]。

總而言之，事業(yè)單位在日常管理工作活動(dòng)開展的過程中，必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。當(dāng)前，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的快速發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位在內(nèi)部改革不斷地進(jìn)行，所以內(nèi)部工作人員也必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)工作模式進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，保證正向管理工作能夠更加科學(xué)規(guī)范，有效地提升管理的效率。在具體管理活動(dòng)中，相關(guān)工作人員需要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際的工作情況以及工作過程中的需求，開展多個(gè)角度分析，能夠讓檔案工作不斷提升科學(xué)性和合理性，充分的發(fā)揮出檔案的作用，以此來提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]鐘群蓮.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的有效措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）：79+94.

[4]李秀玲.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)方法[J].蘭臺(tái)世界，2018（S1）：64-65.