大數(shù)據(jù)背景下機關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新探析

王瑋

摘 要：隨著云時代的到來，大數(shù)據(jù)覆蓋了現(xiàn)代人的生活與工作。機關(guān)單位檔案管理一直是工作中的重中之重，計生檔案管理、黨群服務(wù)等已開始進入信息化辦公模式。本文分析在大數(shù)據(jù)背景下，對大數(shù)據(jù)技術(shù)在機關(guān)單位檔案管理中的作用、存在問題及創(chuàng)新展開分析，望能為相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);機關(guān)單位;檔案管理;創(chuàng)新

近年來，事業(yè)單位職能的轉(zhuǎn)變，其檔案管理制度、工作人員結(jié)構(gòu)等改變明顯。檔案管理會隨著時代的發(fā)展而調(diào)整管理模式，體現(xiàn)了可持續(xù)發(fā)展的理念。機關(guān)單位檔案管理是存放政府信息的重要載體，隸屬于公共管理的重要部位[1]。大數(shù)據(jù)快速發(fā)展，在人們工作、生活中應(yīng)用廣泛，因此機關(guān)單位也需對檔案管理做出調(diào)整，提升工作效率，保證保存信息的安全。

1大數(shù)據(jù)基本含義及技術(shù)特點

大數(shù)據(jù)技術(shù)通過計算機設(shè)備將信息咨詢虛擬化存儲使用，將信息技術(shù)作為依托，從而實現(xiàn)信息資源共享[2]。近年來，我國科技發(fā)展快速，大數(shù)據(jù)的分布式數(shù)據(jù)挖掘和分布式處理已取得十分顯著的進步，通過分析以往數(shù)據(jù)，對未來各項工作的可行性做出評估，及時發(fā)現(xiàn)漏洞，給機關(guān)單位制定未來發(fā)展方向提供參考。其特點主要表現(xiàn)在兩個方面，一方面是載體虛擬化，另一方面是效率化。前者在當下多媒體設(shè)備和計算機技術(shù)發(fā)展快速的背景下，使得大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠廣泛用于各個領(lǐng)域，有效提升管理效率，避免浪費資源。大數(shù)據(jù)載體虛擬化功能是將信息轉(zhuǎn)換成為虛擬信號，從而提升傳輸速度。大容量計算機能夠同時處理此類虛擬信號并將其存儲至服務(wù)器光盤和磁盆上，經(jīng)處理后的數(shù)據(jù)其準確度更高，且涵蓋的范圍更廣。與紙質(zhì)化管理不同的是，可以省去大量數(shù)據(jù)整理的步驟，借助多媒體設(shè)備或是利用計算機載體方能完成，體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)技術(shù)虛擬化特性[3]。而后者提示快速是信息技術(shù)的明顯優(yōu)勢，大數(shù)據(jù)可在計算機內(nèi)部快速處理各項數(shù)據(jù)，與人工整理相對比明顯更快。科技的快速發(fā)展也使得信息數(shù)據(jù)處理精確度更高，信息檢索能力也在不斷地強化，能夠?qū)⑼惶卣鞯男畔⑦M行整理，方便查閱者查閱。大數(shù)據(jù)還能夠使得塵封已久的信息被利用，實現(xiàn)有效傳輸。當下社會，掌握信息就意味著掌握部分有效資源，滿足自己的需求，同時也是社會進步的表現(xiàn)，檔案信息在數(shù)據(jù)平臺上傳輸開始向著多樣化的方向發(fā)展。檔案資源使用效率增高，在一定程度上加快機關(guān)事業(yè)單位管理工作的發(fā)展，對提升機關(guān)單位管理效率有積極作用。

2大數(shù)據(jù)技術(shù)在機關(guān)單位檔案管理中的作用

2.1有效促進機關(guān)單位改革轉(zhuǎn)型

科技帶動社會發(fā)展，機關(guān)單位改革轉(zhuǎn)型已成為必然趨勢。研究表示，機關(guān)單位檔案管理為其發(fā)展決策、業(yè)務(wù)開展提供重要根據(jù)。但傳統(tǒng)的檔案管理、保管、分析，在工作效率和信息利用率、準確率上已經(jīng)失去優(yōu)勢，難以滿足機關(guān)單位檔案信息利用的需求，尤其是對于內(nèi)容繁多、信息量大且時間跨度較大的檔案信息，傳統(tǒng)檔案管理方法無法實現(xiàn)信息分析，阻礙機關(guān)單位的發(fā)展。而通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，海量信息也能夠輕松轉(zhuǎn)化為所需的專項分析結(jié)果，為機關(guān)單位及時提供有效的信息參考，促進其不斷改革發(fā)展。

2.2充分利用檔案管理信息化的作用

在傳統(tǒng)檔案管理中，機關(guān)單位使用的是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法，此類管理方式對存儲空間、濕度、溫度均有較高要求，容易造成資料損壞，紙質(zhì)保障難度高，導致檔案管理工作量大。大數(shù)據(jù)支持下實現(xiàn)電子檔案管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，為機關(guān)單位檔案管理工作提供了更多的基礎(chǔ)及實踐經(jīng)驗。

2.3能夠滿足檔案存儲信息化需求

我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，機關(guān)單位工作量日漸增加，檔案數(shù)量巨大，同時檔案類型和信息化程度也越來越復雜，增加了檔案管理工作難度。此時，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠使得電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)更為完善，強化信息數(shù)據(jù)分類，可以更好掌握隱藏信息，幫助檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)最大化，能夠為群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進社會。

3機關(guān)單位檔案管理工作存在問題

一方面，服務(wù)觀念過于傳統(tǒng)，例如較多計劃生育工作對大數(shù)據(jù)技術(shù)認識不多，對如何使用移動檔案，如何利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升工作效率等缺乏研究。另一方面，工作人員應(yīng)定期接受培訓，部分計生檔案管理部門的人員知識面受限，精通信息技術(shù)和檔案管理的人才較為缺乏，加上此類基層部門的待遇普遍不高，這也導致了一直難以引進高素質(zhì)人才或是造成人才流失的重要原因。另外，服務(wù)方式單一。查閱國外檔案管理服務(wù)相關(guān)文獻發(fā)現(xiàn)，檔案管理觀念開放，能夠為每位來訪者服務(wù)，其檔案館或藏館均是開放的。針對于公共較為關(guān)注的檔案館藏，開放時可擴大宣傳范圍。而美國則是利用公共網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，哪些展開數(shù)字化管理還經(jīng)網(wǎng)站征求民眾的意見，國外的部分經(jīng)驗有一定的借鑒意義。

4大數(shù)據(jù)背景下機關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新

4.1轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念

大數(shù)據(jù)時代的到來，機關(guān)單位對檔案管理提出更高要求，傳統(tǒng)的檔案管理已難以滿足機關(guān)單位的使用需求，在檔案管理工作創(chuàng)新過程中需從工作觀念轉(zhuǎn)變，從機關(guān)單位實際需求出發(fā)，尋求突破口，由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。另外，有部分機關(guān)單位在檔案管理中有保密的要求，僅有部分人有權(quán)限查看，這對檔案管理工作帶來了一定的阻礙。在大數(shù)據(jù)時代下，應(yīng)該及時改變此類觀念，針對機關(guān)單位中較為基礎(chǔ)的檔案信息，可以考慮公布，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，若為機密文件就要妥善保管，預防信息外泄。例如，在計劃生育工作及黨群服務(wù)中心中，培養(yǎng)相關(guān)部門工作人員的“互聯(lián)網(wǎng)+”意識，利用移動互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建計生檔案APP、檔案微信公眾號等，頁面設(shè)計有檔案館簡介、檔案信息資源或館藏特色、網(wǎng)上查檔等功能，摒除傳統(tǒng)思維，大膽嘗試新的服務(wù)方式。

4.2強化機關(guān)單位檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新

現(xiàn)階段，機關(guān)單位檔案管理遇到的問題是檔案信息利用率普遍較低。檔案管理其目的在于能夠更好地利用檔案信息，發(fā)揮其更大的利用價值，但目前檔案信息利用效率不高，這也導致了機關(guān)單位檔案管理工作一直不被重視。為了能夠解決利用率低的問題，需充分發(fā)揮機關(guān)單位檔案管理工作的職能。應(yīng)重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。

4.2.1大數(shù)據(jù)的云存儲，能夠?qū)崿F(xiàn)資源信息共享

依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)，機關(guān)單位作為目標，建立高效的云檔案管理系統(tǒng)，機關(guān)單位檔案管理的數(shù)據(jù)錄入其中與之相連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份管理，另外能夠?qū)n案數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)共享和使用，很多程度上能夠提升機關(guān)單位對檔案信息數(shù)據(jù)的使用。而此類檔案管理主要用于基礎(chǔ)性的檔案信息資料，針對機關(guān)單位保密性較高的檔案資源需單獨做保存。例如生育服務(wù)管理方面，能夠有效實現(xiàn)生育的利益社會在不斷地發(fā)展和進步，計生服務(wù)工作人員理念也發(fā)展了很大的改變，不僅要推進計生服務(wù)工作的發(fā)展，另外還需實現(xiàn)計生利益。例如以往我國針對獨生子女的家庭有照顧政策，此類均需要核對檔案，因此檔案在此發(fā)揮了重要的作用。計生服務(wù)工作期間檔案管理是重要緩解，關(guān)乎到計生服務(wù)工作質(zhì)量與效率的同時，對推進社會進步與發(fā)展也至關(guān)重要。檔案管理的實施便于相關(guān)部門獲取計生檔案信息，為廣大群眾提供便民服務(wù)，能夠保證計生相關(guān)動態(tài)信息及時傳達，大幅度提升群眾的生活質(zhì)量，建立檔案信息的同時向群眾宣傳計生服務(wù)相關(guān)政策。

4.2.2通過云計算，提升檔案數(shù)據(jù)分析計算效率

機關(guān)單位對檔案管理信息的處理過程中，主要是使用其儲存功能，整理資料后獲取相應(yīng)的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，對機關(guān)單位工作進行指導。因此，能夠幫助工作人員高效處理工作，利用云計算技術(shù)，在較短時間內(nèi)獲取正確、有效的數(shù)據(jù)，滿足使用者的更高需求。近年來提出虛擬化檔案管理資源，例如在計劃生育檔案管理數(shù)字化板塊中，提升加花生與檔案管理的虛擬化程度有助于集中管理服務(wù)資源，這對于服務(wù)器管理效率的提升意義重大，便于長期保存計劃生育檔案資料。虛擬化計劃生育檔案能夠減少存儲空間，節(jié)約管理成本[4]。在虛擬化資源模式下，計劃生育檔案資源能夠建立與公共信息平臺間的關(guān)聯(lián)，提升檔案資源的共享性，利于促進檔案管理工作的實施。計劃生育檔案資源的共享特點的是目前檔案管理重大革新。計劃生育檔案管理經(jīng)計算機技術(shù)能夠提升檔案檔案管理價值，通過檔案軟件、數(shù)據(jù)庫管理程序，使得傳統(tǒng)文本向著數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變，這對于豐富計劃生育檔案管理功能有著十分重要的意義。另外，計劃生育檔案管理使用智能檢索技術(shù)，提升資料信息的檢索效率。加密技術(shù)有助于保障檔案資料的安全，滿足計劃生育檔案管理的保密性。數(shù)據(jù)歸檔技術(shù)的使用能夠減少檔案管理人員工作量，節(jié)省資源成本。

4.2.3強化機關(guān)單位檔案管理服務(wù)創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)背景下，機關(guān)單位檔案管理創(chuàng)新需從服務(wù)上尋求突破?？紤]到使用者的需求，使用者查閱資料時，經(jīng)搜索功能搜索需要的資料，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在較短時間內(nèi)的完成檢索，獲取想要的資料，檢索效率提升。而實際操作過程中，機關(guān)單位檔案管理有大量的數(shù)據(jù)信息，為了使用者能夠短時間內(nèi)獲取有效信息，機關(guān)單位構(gòu)建數(shù)據(jù)模型，對儲存數(shù)據(jù)信息做分類、歸類或是相關(guān)性分析，促使錄入的數(shù)據(jù)更為精確，使用多樣化算法，提升數(shù)據(jù)檢索的精確性[5]。其優(yōu)點有以下兩點，一方面，能夠有效推進計劃生育事業(yè)的發(fā)展。我國人口龐大，對計生服務(wù)工作也提出了更高要求，做好檔案管理工作很有必要，直接關(guān)系到人們的生育健康，提升計生服務(wù)水平，還能有助于推進計劃生育事業(yè)的發(fā)展。實施人口計劃生育目的是控制人口出生率，近年來，隨著人口老齡化社會的發(fā)展，國家鼓勵二胎、三胎，人們優(yōu)生優(yōu)育的觀念增強，對計生服務(wù)的要求也越來越高。工作人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變工作方式，確保檔案管理質(zhì)量，促使人口計劃生育事業(yè)的發(fā)展。另一方面，推進計生服務(wù)工作。計生服務(wù)工作的實施需與群眾保持緊密關(guān)系，盡可能為廣大群眾謀取福利。這對于計生服務(wù)工作而言，檔案管理起到十分關(guān)鍵的作用，做好檔案管理利于推進計生服務(wù)工作的實施。另外，為推進檔案管理工作的開展，計生服務(wù)工作人員深入群眾內(nèi)部，了解其需求，盡可能滿足群眾的實際需求，維護其權(quán)益，為計生部門維持良好形象，順利開展計生服務(wù)工作。

4.2.4強化機關(guān)單位檔案管理安全創(chuàng)新

機關(guān)單位有大量的信息屬于涉密信息，針對該類信息，存儲管理要做好加密防護。互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，并不能保證完全安全，極有可能會受到外界某些病毒的攻擊，泄露涉密信息，這會給機關(guān)單位帶來極大的負面影響。因此檔案管理的安全工作也要給予重視，不斷地更新安全管理系統(tǒng)，提高檔案管理安全性。另外，可從制度上約束檔案管理人員的行為，強化其保密意識，降低內(nèi)部工作人員造成檔案管理安全隱患。另外提升計算機系統(tǒng)安全防護等級，設(shè)置安全防護軟件系統(tǒng)，提升檔案管理安全性。另外，整個檔案管理創(chuàng)新，離不開專業(yè)檔案管理人才，因此要重視人才引進，強化人員培訓，推動機關(guān)單位檔案管理的健康發(fā)展。計劃生育檔案情報管理涉及較多的信息治療，要不斷地提升檔案管理信息化和數(shù)字化水平，利用計算機網(wǎng)絡(luò)咨詢提升數(shù)碼技術(shù)的應(yīng)用效率。通過計算機網(wǎng)絡(luò)咨詢等功能，及時更新計劃生育檔案相關(guān)信息，擴大計劃生育檔案管理有效性。同時要求參與計劃生育檔案的工作人員要具備良好的職業(yè)道德，秉持客觀、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度參與信息管理。也有研究表示[6]，能夠為國家干部任免提供根據(jù)，我國社會經(jīng)濟發(fā)展快速，計生服務(wù)工作社會地位提升明顯，干部任用也是計劃生育中的重要組成部分，檔案管理與計生服務(wù)關(guān)系緊密。干部人員的選拔，要求每位提名者需符合計劃生育政策，積極維護國家利益，針對違反計劃生育政策的干部人員要撤職。檔案管理也便于相關(guān)審查人員了解計劃生育落實情況，可見計劃生育檔案管理至關(guān)重要。

5小結(jié)

大數(shù)據(jù)背景下，機關(guān)單位內(nèi)外部環(huán)境均對檔案管理提出了更高的要求，要求滿足各方面的使用需求，另外還需強化機關(guān)單位檔案管理的創(chuàng)新性。結(jié)合自身部門的實際情況，實施創(chuàng)新工作可以從理念、技術(shù)、服務(wù)等方面入手，建立一個更符現(xiàn)代環(huán)境的現(xiàn)代機關(guān)單位檔案管理工作體系。

參考文獻

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