現(xiàn)代化技術(shù)在檔案庫(kù)房管理中的應(yīng)用

斯那拉木

摘 要：檔案管理中使用了許多現(xiàn)代化技術(shù)和科學(xué)工具，這是對(duì)檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的有力推動(dòng)。目前，檔案管理現(xiàn)代化是一種發(fā)展趨勢(shì)，在許多檔案庫(kù)房中檔案管理現(xiàn)代化方面取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。因此，檔案庫(kù)房中應(yīng)積極運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理工具，為檔案庫(kù)房中檔案和倉(cāng)庫(kù)管理現(xiàn)代化的成功實(shí)施和發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化技術(shù);現(xiàn)代檔案管理工具

引言

科技成果是檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要依據(jù)。經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展導(dǎo)致了信息量的顯著快速增長(zhǎng)，同時(shí)檔案資料的數(shù)量也大大增加，這在收集、處理、儲(chǔ)存和提供檔案資料方面造成了一些困難。例如，大量檔案信息的出現(xiàn)，導(dǎo)致舊檔案存量迅速膨脹，導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)過度擁擠、超載。同時(shí)，發(fā)現(xiàn)存量的人越多，利用現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備解決這些問題的難度就越大，而現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備是保證檔案管理高質(zhì)量、高效率的重要工具。計(jì)算機(jī)技術(shù)、超小型化技術(shù)和光盤技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，為檔案管理現(xiàn)代化提供了廣闊的前景。

一、檔案庫(kù)房中檔案管理現(xiàn)代化的重要性

隨著現(xiàn)代新技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的快速發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理逐漸被引入現(xiàn)代技術(shù)，并逐步擴(kuò)大。隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理面臨著新的機(jī)遇和新的挑戰(zhàn)。檔案庫(kù)房中檔案儲(chǔ)存現(xiàn)代化的目的是建立一個(gè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案庫(kù)房中的各種資料和檔案轉(zhuǎn)換成電子文件，以便有效地管理和使用。檔案庫(kù)房中檔案現(xiàn)代化需要對(duì)檔案材料進(jìn)行計(jì)算機(jī)化處理，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方便地獲取信息資源，以提高對(duì)新事件的認(rèn)識(shí)。檔案庫(kù)房中檔案管理現(xiàn)代化不僅提高了檔案管理的安全性，而且節(jié)約了大量的人力物力。相關(guān)部門需要保持技能的更新，不斷使用最新的技術(shù)來管理他們的檔案[]。

二、如何實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房中檔案管理的現(xiàn)代化

（一）規(guī)范管理制度

在現(xiàn)代檔案庫(kù)房中制度中，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的制度，但檔案管理活動(dòng)必須通過立法來規(guī)范，因此檔案管理的某些現(xiàn)代化必須按照立法來進(jìn)行。此外，檔案庫(kù)房中必須開發(fā)適當(dāng)?shù)墓芾硐到y(tǒng)，以確保員工的持續(xù)培訓(xùn)和內(nèi)部約束，并在制定管理檔案維護(hù)的規(guī)則時(shí)充分考慮到這些系統(tǒng)的功能。

（二）監(jiān)督制度的完善

只有有效的管理才能保證檔案的質(zhì)量，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，才能保證檔案的不間斷維護(hù)。同時(shí)，完善監(jiān)督制度，有利于檔案工作人員認(rèn)真工作，發(fā)揮主觀作用，切實(shí)改進(jìn)檔案工作，保障檔案資料安全存放。

（三）員工的發(fā)展

在新時(shí)代，檔案庫(kù)房中檔案和倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施的管理需要與時(shí)俱進(jìn)，采用最新的技術(shù)，同時(shí)也需要高素質(zhì)的人才。檔案管理的現(xiàn)代化要求員工的專業(yè)技能不斷提高。這就要求相關(guān)人員能夠使用最新的檔案管理模式，檔案管理現(xiàn)代化建立在“人對(duì)人”的原則之上。不斷吸引具有科學(xué)文化知識(shí)，包括周邊基礎(chǔ)領(lǐng)域的專門知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人才。

（四）建立有效的和最新的數(shù)據(jù)庫(kù)

許多檔案庫(kù)房中的檔案資料現(xiàn)在都存儲(chǔ)在網(wǎng)站上，讓檔案庫(kù)房中員工可以隨時(shí)訪問他們需要的信息，促進(jìn)了其有效使用。創(chuàng)建一個(gè)更新、實(shí)用的檔案管理網(wǎng)站，可以帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益，有助于檔案管理的成功。此外，員工還可以從檔案庫(kù)界面網(wǎng)站上訪問檔案中目前包含的信息，如是否有庫(kù)存，何時(shí)歸還等。同時(shí)，檔案工作人員可以及時(shí)訪問當(dāng)事人使用的借用信息和記錄，通過建立訪問權(quán)等方式確保隱私保護(hù)。檔案庫(kù)房中檔案存儲(chǔ)的現(xiàn)代化包括將各種員工和檔案庫(kù)房中資料轉(zhuǎn)換為電子文檔，以便有效地管理和使用，創(chuàng)建一個(gè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這有助于成功的存檔操作。它比紙質(zhì)文檔更方便地進(jìn)行信息檢索，節(jié)省時(shí)間和金錢[]。

（五）設(shè)有溫濕度自動(dòng)控制裝置

檔案庫(kù)房中安裝適當(dāng)?shù)目刂坪蜏y(cè)量設(shè)備，以確保每個(gè)員工的檔案都被記錄在案，只有擁有這些文件的員工才能訪問。這樣既方便了檔案?jìng)}庫(kù)管理員的工作，又方便了相關(guān)人員注冊(cè)訪問。檔案?jìng)}庫(kù)配備了攝像頭和溫度、濕度傳感器，檔案?jìng)}庫(kù)管理員可以通過無線網(wǎng)絡(luò)將這些設(shè)備實(shí)時(shí)傳輸?shù)叫菹⑹业谋O(jiān)控屏幕上。同時(shí)，數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)對(duì)各傳感器傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行處理，設(shè)置相應(yīng)的溫度、濕度等。

（六）現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)

為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，檔案庫(kù)房中需要對(duì)檔案庫(kù)房中檔案進(jìn)行現(xiàn)代化改進(jìn)。運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不僅提高了檔案管理的安全性，而且節(jié)省了大量的人力物力。因此，相關(guān)人員應(yīng)經(jīng)常使用最新的技術(shù)進(jìn)行檔案管理，以便根據(jù)最新的要求不斷引進(jìn)新技術(shù)。由于信息的存儲(chǔ)不再依賴于紙質(zhì)文件，計(jì)算機(jī)可以隨時(shí)檢索大量的檔案庫(kù)房中檔案資料，節(jié)省時(shí)間和金錢。

（七）精簡(jiǎn)現(xiàn)代化進(jìn)程

在新的歷史發(fā)展階段，檔案庫(kù)房中檔案?jìng)}儲(chǔ)管理現(xiàn)代化必須根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)劃，不能盲目跟風(fēng)，而是要符合自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)。在實(shí)施檔案庫(kù)房中檔案管理現(xiàn)代化之前，必須進(jìn)行深入的科學(xué)規(guī)劃和系統(tǒng)推進(jìn)。規(guī)劃必須充分考慮檔案庫(kù)房中實(shí)際，確定檔案管理現(xiàn)代化的短期目標(biāo)和長(zhǎng)期規(guī)劃，強(qiáng)調(diào)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)用性和靈活性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的成功現(xiàn)代化和可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)束語

隨著各領(lǐng)域現(xiàn)代新技術(shù)的迅速發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理正在逐步引入現(xiàn)代技術(shù)，并逐步擴(kuò)大。檔案庫(kù)房中檔案存儲(chǔ)現(xiàn)代化的目的是建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案庫(kù)房中的各種資料和文件轉(zhuǎn)化為電子文件，進(jìn)行有效的管理和使用。當(dāng)前，檔案庫(kù)房中檔案管理現(xiàn)代化是一種發(fā)展趨勢(shì)，許多檔案庫(kù)房中在檔案管理現(xiàn)代化方面都取得了顯著進(jìn)展。

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