智能財務背景下財務機器人流程自動化應用研究

上官立波 劉洋洋

（廣東理工學院，肇慶 526000）

一、財務機器人的概念

財務機器人指的是一種能夠將企業(yè)發(fā)生的各種財務、業(yè)務信息數據化，通過梳理數據之間的關系，執(zhí)行基于一定規(guī)則既定指令下的重復性操作，在處理模式、處理流程、處理效應上均基于流程自動化技術（robotic process automation, RPA）的應用程序。該應用程序可以在脫離人工操作的情況下，實現實時化、跨平臺、多窗口的自動化操作，這也被稱為財務機器人的第一階段。通過將RPA技術與其他人工智能技術結合使用，還可以為其賦予圖像識別、數據處理、報告分析、思維推理等能力，這些智能認知能力的開發(fā)也被稱為財務機器人的第二階段。目前，財務機器人已經邁入了第三階段，能夠將RPA技術與AI技術深度融合，全方位實現財務、業(yè)務與數字經濟的聯(lián)動，打造智能化、數字化、效率化的財務應用平臺。目前較為成熟的RPA產品有UiPath、BluePrism、Automation Anywhere，以及華為的AntRobot等。

二、財務機器人流程自動化應用設計

傳統(tǒng)的人工處理數據的方式不僅耗時耗力、成本高昂，而且存在一定的誤操作率，在智能財務背景下，通過使用財務機器人RPA技術可以使數據處理更加智能化、精準化、效率化。要實現降低企業(yè)財務管理成本和提升財務工作效率的目標，就必須把財務機器人流程自動化技術落實到財務工作的各個環(huán)節(jié)。單個RPA技術組件一般是無法滿足所有業(yè)務需求的，需要較多數量的RPA技術組件有機融合和有效運轉，才能與財務工作的各個環(huán)節(jié)相契合。例如，票據核對、銀行回單自動化、自動對賬、月底結賬等自動化流程的實現，都需要一個或多個RPA技術組件相互配合來完成，然后再結合財務工作程序之間的邏輯關系對財務機器人流程自動化進行應用設計，實現財務數據和業(yè)務數據的一體化，全面優(yōu)化企業(yè)的財務管理模式。具體的應用流程：①結合RPA技術和NLP（數據索引）技術對企業(yè)內外部的數據進行檢索和收集，并將這些財務大數據進行分類、整合；②結合人工智能AI+BI算法技術對數據進行映射和驗證，過濾和識別錯誤數據，一些簡單的數據可以直接采用OCR技術進行識別，非標準化和非結構化的數據要進行規(guī)律的整理和分析；③對數據進行管理與協(xié)調，權衡工作流分配和數據審查，對工作任務進行分配和交接；④將處理后的數據進行接收，并再次進行識別，實現多接口的數據錄入與記錄，并進行歸檔和保存，對記錄的數據進行測試和遷移，將數據在員工、客戶、供應商之間進行傳輸，實現數據共享；⑤通過RPA技術對數據自動計算、處理，得出所需的財務數據組群，管理者基于企業(yè)價值創(chuàng)造目標對財務數據組群進行分析、決策；⑥將有效財務數據進行輸出，基于財務數據規(guī)則和原理建立數據指標分析框架與模型，結合RPA技術自動收集數據的功能，計算、匯總生成各類格式化的報表，并自動處理分發(fā)至財務共享中心，為數據的有效性賦能。財務機器人流程自動化應用設計流程圖如圖1所示。

圖1 財務機器人流程自動化程序設計圖

三、財務機器人流程自動化應用現狀

（一）應用優(yōu)勢

隨著國內外學者對人工智能理論與實踐的研究，人工智能的應用范圍覆蓋了各個行業(yè)領域。其中，財務領域與人工智能的深度融合是備受關注的焦點。在智能財務背景下，財務機器人應運而生。研究發(fā)現，大多數財務活動都存在自動化操作的可能性，其中又屬交易性活動自動化操作的可行性最高。目前，財務機器人被應用于一般會計活動、現金支出、營收管理、財務控制與外部報告、稅務、審計、風險管理等財務活動中。2017年，德勤會計師事務所推出了首款財務機器人“小勤人”，隨后普華永道、安永和畢馬威也不甘落后，不斷尋求實現流程自動化的路徑，掀起了財務機器人的引進熱潮。企業(yè)引用的這些財務機器人被應用到大容量數據、低附加值業(yè)務、高頻交易處理、單一重復性操作等處理中，在風險控制、高效管理、業(yè)務處理等方面起到了很大的促進作用。財務機器人在企業(yè)中的應用優(yōu)勢主要體現在以下幾個方面。

1.促進企業(yè)財務模式轉型

對于基于財務模式轉型升級建立財務共享中心的企業(yè)，RPA技術為財務共享中心建設和有效運行提供了技術支撐，還能夠促進財務人員的思維創(chuàng)新，不斷尋求新的解決方案，進而能夠減輕新技術本身的不確定性帶來的應用阻力，這是企業(yè)平穩(wěn)推進轉型時的重要保證。

2.提高財務工作效率

財務機器人打破人工精力不足的局限性，減少傳統(tǒng)人工操作流程的干預，實現“24×7”的無間斷高效運轉。RPA技術本身具有較強的靈活性，可以通過設置成百上千個既定的程序或腳本制作RPA組件，然后將其嵌套到財務工作的各個程序中，如自動獲取并處理數據、自動掃描原始憑證、自動記賬、自動審核、自動對賬、自動納稅申報等，在標準化處理的基礎上增強了差異化處理的可比性，提升了處理流程的透明度，規(guī)范了財務處理流程，提高了財務信息的真實性、客觀性、準確性，全面提升了財務數據、業(yè)務信息的處理效率。另外，RPA還具有非侵入性的特點，與ERP、U8等財務軟件不同，RPA可以在不影響軟件原有系統(tǒng)的情況下直接連接財務端的高層軟件，增強其使用過程的穩(wěn)定性。

3.降低錯誤率，甚至實現“零錯誤”

企業(yè)根據自身的需求，按照財務處理的固定操作流程、標準等設置既定規(guī)則，RPA基于既定規(guī)則進行標準化、無差別化操作，實現財務精細化運營，能夠消除錯誤，提高準確性，有效降低記賬失誤和財務舞弊的可能性，規(guī)避潛在的財務風險。

4.降低企業(yè)財務管理的成本，釋放了勞動力

在傳統(tǒng)的財務模式下，企業(yè)需要付出巨大的薪酬成本，包括基本工資、社保、津貼等，增加企業(yè)的成本負擔，而RPA的出現減輕了企業(yè)的成本壓力。RPA技術主要是以人工智能為導向，結合計算機編程程序對于單一、重復性的財務處理實現流程自動化，替代了傳統(tǒng)人工操作，實現一鍵式、自動化操作，在提高效率的同時，降低了企業(yè)財務運營管理的成本，也被稱為“數字化勞動力”。RPA技術在財務領域的廣泛應用雖然在一定程度上會影響財務人員的就業(yè)形勢，但其優(yōu)勢體現在勞動力的釋放上，能夠使財務人員專注于更具價值的其他工作，優(yōu)化人力資源配置。

（二）應用局限性

1.處理“異常事件”不夠靈活

由于基于RPA技術的財務機器人是執(zhí)行預先設置的既定程序來實現自動化操作的，固化了操作執(zhí)行程序，降低了靈活性。RPA技術并不像人工智能一樣具有推理、判斷、分析、學習的能力。當應用環(huán)境或相關信息系統(tǒng)發(fā)生重大變化時，財務機器人無法識別與既定規(guī)則不相符的程序語言，導致異常情況處理不當。例如：計算機的C/S應用和B/S應用更新或修改之后，計算機服務器的運行環(huán)境也會隨之發(fā)生變化，瀏覽器會顯示不同的UI，RPA運行軟件會彈出異常錯誤報告，操作執(zhí)行會隨即中斷；當RPA的生產環(huán)境發(fā)生更新，測試環(huán)境又沒有進行提前部署時，也會出現類似異常情況。此時，為了防止在進行數據處理的關鍵節(jié)點出現異常情況，保證財務機器人的有序操作，降低誤操作風險，就需要由工作人員對運行過程進行全程監(jiān)督，避免出現執(zhí)行中斷等異常情況。

2.運營維護成本高昂

RPA技術是智能財務背景下的新型技術，將其運用到數據分析、發(fā)票處理、對賬、報表處理、稅務申報等財務處理流程中，需要設置成百上千、不同功能的RPA嵌套組件，其使用成本較為高昂。與ERP、U8、CRM等傳統(tǒng)軟件系統(tǒng)不同的是，RPA是基于原有系統(tǒng)上嵌入的自動化流程應用程序，它屬于一種更高層次的軟件系統(tǒng)。在實際使用的過程中，要確保RPA穩(wěn)定、有效運轉，系統(tǒng)的測試、更新、升級必不可少，企業(yè)要聘請PPA技術研發(fā)人員，不定期地根據運行異常報告對財務機器人進行優(yōu)化設計，建立財務機器人運營維護中心、控制臺等部門，投入大量的資金。另外，財務機器人的運行、系統(tǒng)操作、日常維護等環(huán)節(jié)都需要財務人員全程參與，而財務人員對于RPA的研發(fā)過程、工作原理、程序規(guī)則的認知并不透徹，這對財務人員的綜合素養(yǎng)提出了新要求，企業(yè)需要加大對財務人員的培訓力度，進一步增加了成本。

3.需要及時優(yōu)化運行機制

從異常情況的處理來看，財務機器人的靈活性較低。雖然RPA技術是基于既定規(guī)定來執(zhí)行操作的，但是財務業(yè)務的處理流程卻并非固定不變。當企業(yè)業(yè)務進行更新或調整時，RPA技術的運行機制就要隨之重新進行設計和部署，要以運用程序為導向，對一些腳本進行參數修改，并根據新業(yè)務的流程來重新錄制屏幕動作，導入新的腳本并重新執(zhí)行處理。財務機器人是否能夠高效、有序地運轉，很大程度上取決于運行規(guī)則標準化的程度。為了保證財務機器人的正常運行，企業(yè)應該及時更新或調整運行環(huán)境，設計運行方案，減輕業(yè)務調整帶來的影響。

四、財務機器人流程自動化的應用措施

（一）結合AI技術為RPA的有效運用賦能

AI與RPA之間既有區(qū)別也有聯(lián)系，很多人會混淆這兩者，認為RPA就是人工智能，其實不然。簡單來說，RPA就是替代人工進行一些機械化、重復性的操作，缺乏判斷、認知能力，而AI具有推理、分析、預測、決策、深度學習的能力，其算法機制要比流程自動化更高級、更復雜。如果把RPA比作神經網絡，那么AI更像大腦，由AI發(fā)布指令，RPA執(zhí)行指令，可以實現神經網絡與智能算法的有機結合，確保應用程序運行的科學化、數字化、智能化，而有了AI的智能算法和分析、決策、推理等能力，即使在程序應用過程中出現“異常事件”，也能隨機應變地進行處理。企業(yè)要想提高財務管理的效率，光靠RPA技術是難以實現的，還必須融入智能AI算法，科學引入決策支持系統(tǒng)思想，完善財務自動化流程。由此可見，AI與RPA的深度融合是大勢所趨，是創(chuàng)新應用的重要舉措，是企業(yè)數字化轉型的抓手。從“勞動密集型”向“AI密集型”轉型，推動生產模式與業(yè)務流程實現顛覆式創(chuàng)新升級。目前，在財務機器人的自動化處理流程中，AI技術得到了廣泛應用，如OCR識別技術（掃描與識別）、NLP（文字檢索與分類）及ML（分析與決策）等技術。

（二）構建穩(wěn)定的應用環(huán)境

RPA技術能夠在業(yè)務處理的過程中實現流程自動化，體現了其流程固定、規(guī)則既定的特征。創(chuàng)設穩(wěn)定的應用環(huán)境是確保RPA財務機器人高水準、高效率運轉的前提條件，也是降低營運維護成本的主要途徑。一方面，要在軟硬件上提供支撐，及時配備或更新相關軟件設備，提升運行速度，優(yōu)化網絡環(huán)境，構建運行環(huán)境測試中心和控制臺等部門，并合理設置應用權限，做好重要信息的保全措施，防止數據遺漏、泄露，增強數據與信息的安全性；另一方面，要加強財務人員綜合能力的培訓，制定財務機器人使用手冊，培養(yǎng)財務人員RPA與人工智能技術的應用能力，使其掌握其操作原理、程序流程、應用場景等。

（三）及時跟蹤優(yōu)化機制

應市場經濟發(fā)展的需求，企業(yè)的經營方式、內外部環(huán)境和業(yè)務處理流程也時常會進行調整，而基于既定規(guī)則實現流程自動化的RPA技術只適用于標準化程度較高的處理程序。為了保證財務機器人的高效應用，運行人員要及時記錄和跟蹤“異常事件”檢測報告，完善基于RPA技術相關軟件運行風險預警機制，針對現有的問題調整應用流程設計和既定規(guī)則，重新部署和優(yōu)化運行機制，制定有效應對措施。另外，企業(yè)要對財務機器人的運行過程實施精細化管理，提高其對企業(yè)的適配性，創(chuàng)新更多的應用場景，滿足企業(yè)業(yè)務調整的各項需求，推進企業(yè)財務管理模式數字化轉型。

結 語

在智能財務背景下，傳統(tǒng)財務模式向財務中心共享模式轉型升級勢在必行，精細化、數字化、智能化的財務管理模式將成為企業(yè)實現戰(zhàn)略目標的重要抓手。財務機器人的流程自動化應用不僅可以提高企業(yè)運行效率，降低企業(yè)管理運營成本，提供準確、完整、真實的財務信息，還可以結合人工智能算法進行高效分析與決策，提升企業(yè)經營效益，實現財務管理目標，對財務管理領域的發(fā)展起到促進作用。隨著人工智能的不斷發(fā)展，企業(yè)要積極地探索智能財務發(fā)展的新路徑、新思路，不斷拓展和創(chuàng)新財務機器人流程自動化應用場景，為企業(yè)推進精細化、智能化、數字化的財務管理模式賦能。