基于信息化平臺(tái)的醫(yī)療設(shè)備管理研究與實(shí)踐

呂振 宋文杰 趙獻(xiàn)坤 宋強(qiáng) 于毅 王燕妮 韓同欽 青島市市立醫(yī)院醫(yī)療器械管理科 （山東 青島 266073）

內(nèi)容提要：目的：本文探討一種基于信息化平臺(tái)的醫(yī)療設(shè)備管理方案，并闡述其在實(shí)際使用中對(duì)比傳統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備管理方法的優(yōu)勢(shì)。方法：首先介紹了本系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)框架，然后分別詳細(xì)的介紹資產(chǎn)管理模塊、維修管理模塊、質(zhì)量控制模塊、數(shù)據(jù)分析模塊四個(gè)模塊的功能，并討論在實(shí)際使用中的效果和優(yōu)點(diǎn)。結(jié)果：基于信息化管理平臺(tái)，通過效益分析科學(xué)的指導(dǎo)采購計(jì)劃，并且完善員工內(nèi)部考核制度，促進(jìn)員工的積極性，提高辦公效率。結(jié)論：推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展需要對(duì)醫(yī)療設(shè)備精細(xì)化管理，精細(xì)化的醫(yī)療器械管理離不開信息化技術(shù)的正確應(yīng)用。

2021年6月國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》，明確了公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)、方向、舉措，是新階段公立醫(yī)院改革發(fā)展的基本依據(jù)，對(duì)全面推進(jìn)健康中國建設(shè)、更好滿足人民日益增長的美好生活具有重要意義。經(jīng)過改革開放40年來的醫(yī)院的高速發(fā)展，公立醫(yī)院已經(jīng)到了從“量的積累”轉(zhuǎn)向“質(zhì)的提升”的關(guān)鍵期，必須將發(fā)力點(diǎn)放在提升質(zhì)量和效率上，運(yùn)行模式需要從粗放的管理轉(zhuǎn)向精細(xì)化管理[1]。

醫(yī)療器械是醫(yī)院高度依賴的物質(zhì)基礎(chǔ)，醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展需要對(duì)醫(yī)療器械進(jìn)行科學(xué)化、精細(xì)化的管理[2]。然而，現(xiàn)在很多醫(yī)院對(duì)醫(yī)療器械的管理粗放，沒有發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。傳統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備管理方式往往面臨很多問題，例如：醫(yī)療設(shè)備種類數(shù)量繁多，設(shè)備分散；設(shè)備檔案查找困難，無法快速的將設(shè)備檔案和設(shè)備一一對(duì)應(yīng)；維修、質(zhì)控記錄保存難、查詢難、統(tǒng)計(jì)難；無法準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，指導(dǎo)管理工作等。本醫(yī)院在用的醫(yī)療設(shè)備大約有一萬多臺(tái)，并且近十年來醫(yī)療設(shè)備的增長速度不斷加快。傳統(tǒng)的管理模式無法科學(xué)、規(guī)范的管理醫(yī)療器械，精細(xì)化的醫(yī)療器械管理離不開信息化技術(shù)的正確應(yīng)用，合理借助信息化技術(shù)是推進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展不可缺少的手段[3]。

1.方案設(shè)計(jì)

1.1 管理目標(biāo)

建設(shè)信息化軟件的目標(biāo)是：①設(shè)備資產(chǎn)信息化管理，實(shí)現(xiàn)賬物準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，設(shè)備狀態(tài)動(dòng)態(tài)顯示，設(shè)備檔案電子化保存；②設(shè)備維修信息化管理，實(shí)現(xiàn)維修全流程線上辦公，全流程記錄維修過程并存檔；③質(zhì)控信息化管理，巡檢、預(yù)防性維護(hù)、計(jì)量實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上制定計(jì)劃，實(shí)施計(jì)劃，查閱計(jì)劃歷史記錄，并統(tǒng)計(jì)計(jì)劃完成率；④數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與效益分析，統(tǒng)計(jì)維修數(shù)據(jù)、質(zhì)控?cái)?shù)據(jù)等，實(shí)現(xiàn)工程師考核、效益分析等，指導(dǎo)設(shè)備采購，提高工作效率。

1.2 系統(tǒng)架構(gòu)

將軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫安裝在醫(yī)院內(nèi)部服務(wù)器中，以保障醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)安全和穩(wěn)定的訪問速度。軟件設(shè)計(jì)的框架為C/S和B/S混合的軟件架構(gòu)，醫(yī)療設(shè)備科和臨床人員通過瀏覽器輸入IP地址訪問信息化管理軟件，外部網(wǎng)需要通過前置機(jī)訪問本服務(wù)器，如圖1所示。這種結(jié)構(gòu)的好處是外部用戶無法直接訪問服務(wù)器，保證醫(yī)院的信息數(shù)據(jù)相對(duì)安全，數(shù)據(jù)查詢和修改主要是在局域網(wǎng)中進(jìn)行，響應(yīng)速度快[4]。

圖1.醫(yī)療設(shè)備信息化管理軟件系統(tǒng)框架

2.實(shí)施內(nèi)容

2.1 資產(chǎn)管理

2.1.1 資產(chǎn)錄入

本系統(tǒng)關(guān)聯(lián)原有的財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，不改變其它科室原有的工作方式和提高辦公效率，固定資產(chǎn)在財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入，通過數(shù)據(jù)接口實(shí)時(shí)導(dǎo)入本系統(tǒng)；在本系統(tǒng)中通過設(shè)備名稱自動(dòng)68分類，并生成唯一標(biāo)識(shí)的醫(yī)療器械資產(chǎn)編碼。除了自動(dòng)導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)的必要字段，在本系統(tǒng)中還需要增添設(shè)備詳細(xì)字段，例如：設(shè)備序列號(hào)、設(shè)備存放地點(diǎn)等。

2.1.2 資產(chǎn)卡片標(biāo)簽

利用國家藥監(jiān)局2017年公布的醫(yī)療器械分類目錄對(duì)全院醫(yī)療設(shè)備按名稱進(jìn)行分類，每臺(tái)設(shè)備都分配了唯一的資產(chǎn)碼并生成二維碼，如圖2所示，左下角的二維碼是本系統(tǒng)生成的設(shè)備資產(chǎn)二維碼，右下角的一維碼是原財(cái)務(wù)系統(tǒng)的資產(chǎn)編碼生成的一維碼。將資產(chǎn)貼粘貼在對(duì)應(yīng)的設(shè)備上，建立醫(yī)療設(shè)備與信息化平臺(tái)的快速互聯(lián)，通過手機(jī)微信、PDA、電腦識(shí)別資產(chǎn)編號(hào)均可查詢到設(shè)備信息，方便對(duì)設(shè)備進(jìn)行查詢、報(bào)修、巡檢、預(yù)防性保養(yǎng)的工作[5,6]。

圖2.設(shè)備資產(chǎn)卡片樣式

2.1.3 設(shè)備報(bào)廢、設(shè)備轉(zhuǎn)移管理

以往設(shè)備報(bào)廢、設(shè)備轉(zhuǎn)移的工作方式是通過走紙質(zhì)版的報(bào)告，臨床部門、醫(yī)療設(shè)備管理部門、醫(yī)院管理層簽字審批，審批結(jié)束后資產(chǎn)檔案管理員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行減賬、轉(zhuǎn)賬等操作，這種方式效率低下，易出錯(cuò)。當(dāng)前，臨床設(shè)備管理員通過掃碼、電腦既可以對(duì)設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢、轉(zhuǎn)科申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)上傳至MOA系統(tǒng)進(jìn)行線上多級(jí)審批，審批結(jié)束后系統(tǒng)自動(dòng)將審批報(bào)告存檔并執(zhí)行報(bào)廢和轉(zhuǎn)科操作，大大提升了工作效率。

2.1.4 公用設(shè)備調(diào)配管理

摒棄以往紙質(zhì)版的登記，借用公用設(shè)備時(shí)使用掃描槍掃描設(shè)備上的二維碼便可進(jìn)行借用登記、公用設(shè)備歸還時(shí)掃描二維碼進(jìn)行歸還登記，并可以隨時(shí)統(tǒng)計(jì)全院公用設(shè)備借用情況，提高工作效率，減少工作量。

2.2 維修管理

世界衛(wèi)生組織在《醫(yī)療設(shè)備維護(hù)程序概論》（Medical EquipmentMaintenanceProgrammeOverview）指出維修步驟包括查明故障現(xiàn)象、故障原因、維修、維修后測試和維修報(bào)告填寫。為盡快將設(shè)備歸還使用部門，工程師應(yīng)該盡快確定故障源頭并確定故障，并采取合適措施進(jìn)行維修最終使設(shè)備回歸初始功能狀態(tài)。傳統(tǒng)報(bào)修通過電話報(bào)修，維修報(bào)告則以紙質(zhì)報(bào)告為主。維修報(bào)告需要好幾個(gè)部門進(jìn)行審核簽字，每個(gè)月還需要人工統(tǒng)計(jì)維修信息，效率十分低下，容易出錯(cuò)。隨著醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的種類和數(shù)量不斷增加及對(duì)醫(yī)療設(shè)備管理重視，傳統(tǒng)管理方式已滿足不了醫(yī)院精細(xì)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理需要。

本系統(tǒng)的維修管理流程如圖3所示，臨床使用人員可以使用手機(jī)微信公眾號(hào)或者PDA掃描設(shè)備上的資產(chǎn)卡片進(jìn)行報(bào)修，然后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)派單給分管工程師并發(fā)信息提示工程師，工程師收到提示信息之后進(jìn)行查看，并接單相應(yīng)。接單之后和臨床設(shè)備管理人員約定好維修時(shí)間并上門維修，維修中產(chǎn)生維修費(fèi)用后及時(shí)地填寫維修診斷報(bào)告，診斷報(bào)告會(huì)通過接口上傳給MOA系統(tǒng)進(jìn)行多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，通過預(yù)計(jì)維修費(fèi)用的金額自動(dòng)判斷審批的級(jí)別，多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)束后上傳審批結(jié)果給分管工程師，設(shè)備維修結(jié)束后工程師填寫維修結(jié)果處理報(bào)告并提交臨床進(jìn)行驗(yàn)收，最后臨床對(duì)本次維修過程進(jìn)行驗(yàn)收評(píng)價(jià)。圖4為MOA維修多級(jí)審批流程圖。

圖3.維修管理模塊的框架

圖4.MOA維修多級(jí)審批流程圖

2.3 質(zhì)量控制管理

質(zhì)量控制是美國在20世紀(jì)70年代中期提出的，指出醫(yī)學(xué)工程科的工作不應(yīng)該僅僅是設(shè)備維修，也應(yīng)該對(duì)設(shè)備進(jìn)行評(píng)估、檢測以及周期性的計(jì)量、保養(yǎng)[7]。實(shí)踐證明，如果不認(rèn)真的對(duì)設(shè)備進(jìn)行質(zhì)控，設(shè)備勢(shì)必會(huì)故障頻繁，增加維修成本和醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)。雖然從短時(shí)間上看，質(zhì)控工作增加工作量和醫(yī)院運(yùn)營成本，但會(huì)防患于未然，降低醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)醫(yī)院整體發(fā)展[8-10]。國家監(jiān)管機(jī)構(gòu)已經(jīng)意識(shí)到醫(yī)療設(shè)備的質(zhì)量控制的重要性，并出臺(tái)了相關(guān)的規(guī)章制度，要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)重視設(shè)備的質(zhì)控。本系統(tǒng)的質(zhì)量控制部分為三個(gè)模塊：預(yù)防性維護(hù)、巡檢、計(jì)量。制定相應(yīng)的規(guī)章規(guī)范質(zhì)控管理，做到每臺(tái)設(shè)備均定時(shí)執(zhí)行質(zhì)控，并設(shè)置提醒功能防止漏檢，質(zhì)控的結(jié)果均能快速查詢。

2.3.1 預(yù)防性維護(hù)管理

對(duì)全院醫(yī)療設(shè)備從臨床功能、故障導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)防性維護(hù)對(duì)設(shè)備的作用、事故歷史四個(gè)維度對(duì)設(shè)備進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)級(jí)，將設(shè)備分為高、中、低三個(gè)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)每臺(tái)高風(fēng)險(xiǎn)的設(shè)備制定預(yù)防性維護(hù)模板，對(duì)部分中、低風(fēng)險(xiǎn)制定通用模板；按科室，風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)對(duì)設(shè)備設(shè)置計(jì)劃執(zhí)行時(shí)間和維護(hù)周期，高、中、低維護(hù)周期分別為6個(gè)月一次、一年一次、兩年一次，系統(tǒng)會(huì)提前一周在器械科的大屏幕上面滾動(dòng)顯示，提前提醒工程師對(duì)設(shè)備執(zhí)行預(yù)防性維護(hù)保養(yǎng)，工程師手持PDA現(xiàn)場掃碼設(shè)備上的二維碼執(zhí)行預(yù)防性維護(hù)，并上傳存檔；預(yù)防性維護(hù)執(zhí)行后，需要臨床在本信息系統(tǒng)中驗(yàn)收、評(píng)價(jià)。

2.3.2 巡檢管理

根據(jù)三甲評(píng)審關(guān)于醫(yī)療器械臨床使用安全時(shí)間監(jiān)測與報(bào)告制度的要求，對(duì)生命支持類、急救類、輻射類、滅菌類和大型醫(yī)用設(shè)備進(jìn)行1個(gè)月一次的巡檢，其他的設(shè)備是3個(gè)月一次，主要檢查機(jī)器是否有安全隱患。工程師首先根據(jù)自己的工作時(shí)間合理的設(shè)定計(jì)劃執(zhí)行時(shí)間和計(jì)劃周期，系統(tǒng)會(huì)在計(jì)劃執(zhí)行到期提前一周在滾動(dòng)屏中提醒工程師執(zhí)行巡檢計(jì)劃，工程師使用PDA掃碼設(shè)備上的資產(chǎn)卡片的二維碼執(zhí)行計(jì)劃并存檔，最后臨床設(shè)備管理著對(duì)本次巡檢進(jìn)行驗(yàn)收評(píng)價(jià)。

2.3.3 計(jì)量管理

本系統(tǒng)中的計(jì)量管理分為計(jì)量臺(tái)賬查詢、計(jì)量計(jì)劃制定、計(jì)量檢測、計(jì)量結(jié)果。設(shè)置每臺(tái)設(shè)備的計(jì)量時(shí)間和計(jì)量周期，設(shè)備計(jì)量到期后將提示計(jì)量管理員對(duì)不同的計(jì)量類設(shè)備按照國家規(guī)定進(jìn)行定期計(jì)量，并在計(jì)量檢測中錄入鑒定機(jī)構(gòu)、檢測證書編號(hào)等信息，方便在計(jì)量結(jié)果中隨時(shí)查詢。

2.4 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與效益分析

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是統(tǒng)計(jì)每臺(tái)醫(yī)療設(shè)備全生命周期動(dòng)態(tài)變化的數(shù)據(jù)，通過這些數(shù)據(jù)可以針對(duì)性的改進(jìn)工作，降低維修成本。數(shù)據(jù)報(bào)表模塊包括維修報(bào)表、質(zhì)控報(bào)表、決策報(bào)表。

維修報(bào)表包括維修故障統(tǒng)計(jì)、維修工作量統(tǒng)計(jì)、維修費(fèi)用統(tǒng)計(jì)、維修滿意度統(tǒng)計(jì)、維修配件使用統(tǒng)計(jì)、維修績效考核等；質(zhì)控報(bào)表包括預(yù)防性維護(hù)完成率、巡檢完成率等；決策報(bào)表包括公用設(shè)備借用歸還統(tǒng)計(jì)報(bào)表、全院設(shè)備維修次數(shù)統(tǒng)計(jì)、維修績效考核表、工程師工作量對(duì)比圖表、工程師臨床滿意度報(bào)表等。

3.效果與展望

3.1 科學(xué)的配置資源

推進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要內(nèi)容之一就是要健全以經(jīng)濟(jì)管理為重點(diǎn)的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化運(yùn)營管理體系。通過統(tǒng)計(jì)醫(yī)療設(shè)備日常運(yùn)營的數(shù)據(jù)進(jìn)行效益分析，科學(xué)的分配醫(yī)院資源。

對(duì)于年度的醫(yī)療設(shè)備購置，按《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》中的第九章醫(yī)學(xué)裝備管理6.9.3.2中的要求，從本信息平臺(tái)中獲取設(shè)備維修費(fèi)用和資產(chǎn)總值等數(shù)據(jù)結(jié)合PACS、HIS的運(yùn)營數(shù)據(jù)，協(xié)同本院運(yùn)營管理部進(jìn)行效益分析，最后經(jīng)醫(yī)療裝備管理委員會(huì)審議，指導(dǎo)醫(yī)療設(shè)備采購。

如圖5為2021年全院上半年科室借用公用設(shè)備時(shí)間對(duì)比統(tǒng)計(jì)圖，對(duì)于臨床申請(qǐng)購置急救類設(shè)備，通過利用本系統(tǒng)查閱各科室借用公用設(shè)備的時(shí)長，作為判斷是否批準(zhǔn)科室的增購申請(qǐng)的重要依據(jù)。

圖5.2021年上半年科室借用公用設(shè)備時(shí)長對(duì)比圖

對(duì)于大型設(shè)備是否購買昂貴的維保服務(wù)一直是各醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)頭疼的問題。利用本軟件統(tǒng)計(jì)大型設(shè)備一年的維修次數(shù)和維修費(fèi)用結(jié)合每臺(tái)設(shè)備的工作量和設(shè)備收入，綜合考量可作為是否增購維保服務(wù)的重要依據(jù)。

3.2 完善內(nèi)部考核制度

實(shí)踐證明只有完善員工內(nèi)部考核制度才能促進(jìn)員工的積極性，改變醫(yī)院器械科松散的工作狀態(tài)。由于器械科的內(nèi)部考核一直很難量化，無法有效地激勵(lì)工程師的工作積極性，利用軟件的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，初步嘗試將工程師考核指標(biāo)分成維修響應(yīng)時(shí)間（從臨床報(bào)修至工程師接單的時(shí)間）、維修處理時(shí)間（從工程師接單時(shí)間至發(fā)起維修診斷的時(shí)間）、巡檢完成率、預(yù)防性維護(hù)完成率、臨床滿意度評(píng)價(jià)五個(gè)部分。工程師的總分是將五部分按不同的權(quán)重相加，每月進(jìn)行內(nèi)部公示，將有效地促進(jìn)工程師的工作積極性，提高臨床滿意度。如圖6所示為2021年上半年本系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)的臨床對(duì)本科室的滿意度統(tǒng)計(jì)圖，調(diào)查發(fā)現(xiàn)臨床滿意度總體是上升的趨勢(shì)。

圖6.2021年1月～7月臨床滿意度評(píng)價(jià)統(tǒng)計(jì)圖

3.3 提質(zhì)增效

經(jīng)運(yùn)行此軟件一年半，工作效率明顯提升，設(shè)備資產(chǎn)管理、維修、質(zhì)控管理、計(jì)量管理等實(shí)現(xiàn)電子化永久記錄，方便隨時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)、分析。實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，所有需要多級(jí)審批的流程均轉(zhuǎn)移至MOA中進(jìn)行。如圖7所示，相比以前紙質(zhì)版的審批，線上審批平均花費(fèi)時(shí)間從7.5d縮短至現(xiàn)在的3d。據(jù)接話員統(tǒng)計(jì)之前通過電話報(bào)修，臨床工程師平均響應(yīng)時(shí)間大約為50min左右，通過使用信息化軟件大大提高了臨床工程師的響應(yīng)速度，縮短至現(xiàn)在的15min左右，提升了工程師的辦公效率。

圖7.紙質(zhì)版多級(jí)審批時(shí)間與線上多級(jí)審批時(shí)間對(duì)比統(tǒng)計(jì)圖

3.4 展望

醫(yī)療設(shè)備精細(xì)化管理的探索沒有完成時(shí)，只有進(jìn)行時(shí)。未來將繼續(xù)基于本信息化平臺(tái)，拓展本系統(tǒng)的效益分析的功能，將鏈接醫(yī)院的HIS、LIS、PACS等系統(tǒng)，將醫(yī)療設(shè)備工作量、設(shè)備收入等信息整合在醫(yī)療設(shè)備信息平臺(tái)；同時(shí)，通過增加醫(yī)療設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)測模塊，監(jiān)測設(shè)備電流等參數(shù)精準(zhǔn)獲取設(shè)備工作狀態(tài)、工作時(shí)長、開機(jī)率，指導(dǎo)大型設(shè)備使用、進(jìn)一步為相關(guān)設(shè)備采購提供精確的數(shù)據(jù)支持。

醫(yī)院的醫(yī)療器械部門發(fā)展轉(zhuǎn)型趨勢(shì)應(yīng)以質(zhì)量建設(shè)為核心，以醫(yī)療質(zhì)量安全和運(yùn)營成本效益為關(guān)注點(diǎn)。