淺談一頁(yè)紙項(xiàng)目管理在事業(yè)單位人力資源管理中的應(yīng)用

張安寧 廣西廣播電視臺(tái)

一、引言

如果說(shuō)目標(biāo)管理（BMO）、關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）、平衡記分卡（BSC）、360 績(jī)效考核法開(kāi)啟了現(xiàn)代企業(yè)人力資源績(jī)效管理的先河，目標(biāo)與關(guān)鍵成果法（OKR）造就了微軟、谷歌、甲骨文等世界巨頭企業(yè)現(xiàn)今的成就，那么一頁(yè)紙項(xiàng)目管理（OPPM）雖然沒(méi)有那么出名，但也為我們的管理實(shí)踐付出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。尤其是其將五大要素按照一定的邏輯關(guān)系體現(xiàn)在一頁(yè)紙上，借助該工具，可以有效地將一項(xiàng)任務(wù)、項(xiàng)目清楚、明了地展現(xiàn)給決策者、管理者和執(zhí)行者，大大提高了工作質(zhì)量和工作效率。

二、概念及主要內(nèi)涵

20 世紀(jì)90 年代中期，西方企業(yè)管理中普遍出現(xiàn)了“多頭指令”“指令反復(fù)無(wú)?！薄盎ㄙM(fèi)了巨大人力物力后所采取的方案最終與其他方案產(chǎn)生沖突或背離實(shí)際從而形成巨大的浪費(fèi)”等現(xiàn)象。為了挽救這種形勢(shì)，在西方開(kāi)始了項(xiàng)目管理的探索，特別是自克拉克·A·坎貝爾的《一頁(yè)紙項(xiàng)目管理——只需一頁(yè)紙就可以做好任何項(xiàng)目》一書(shū)問(wèn)世以后，一頁(yè)紙項(xiàng)目管理開(kāi)始正式進(jìn)入大眾視野，并被廣泛應(yīng)用于各種管理實(shí)踐中。

一頁(yè)紙項(xiàng)目管理將目標(biāo)、任務(wù)、時(shí)間、成本、負(fù)責(zé)人五個(gè)要素及其相互關(guān)系和進(jìn)展?fàn)顟B(tài)在一張二維表格中展現(xiàn)出來(lái)，為項(xiàng)目管理者和項(xiàng)目執(zhí)行者提供清晰明確的方向，確保項(xiàng)目能夠在預(yù)期內(nèi)達(dá)到目的。一頁(yè)紙項(xiàng)目管理是項(xiàng)目管理的一個(gè)分支，它不僅是一個(gè)具體的工具也是一種管理思維，能夠正確理解其內(nèi)涵并靈活使用到日常管理中才是其核心要義。

三、當(dāng)前事業(yè)單位人力資源管理的困境

（一）部門(mén)間溝通協(xié)調(diào)困難

當(dāng)前我國(guó)大部分事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)屬于直線(xiàn)職能型。即由黨委（黨組）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)按照職責(zé)各司其職的組織形式。快速、靈活、指令高效是該類(lèi)型組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)。但也因部門(mén)間橫向聯(lián)系困難，職責(zé)不清，容易出現(xiàn)推諉、扯皮等弊端。尤其是在多部門(mén)協(xié)同處理一些重大項(xiàng)目工作時(shí)，常因工作分工不清、缺乏主導(dǎo)力量、部門(mén)間溝通不暢等導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度緩慢，工作成效不高。

（二）工作推進(jìn)緩慢，進(jìn)度難以把控

文山會(huì)海是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一大通病。執(zhí)行一項(xiàng)協(xié)同任務(wù)時(shí)，往往需要制定各種詳細(xì)的工作方案，一項(xiàng)任務(wù)需要召開(kāi)多次會(huì)議層層傳達(dá)，在傳達(dá)的過(guò)程中由于理解偏差、信息不對(duì)稱(chēng)、個(gè)體差異等因素，當(dāng)任務(wù)傳達(dá)到執(zhí)行層時(shí)早已偏離，執(zhí)行人員無(wú)法掌握項(xiàng)目的背景、初衷，往往容易憑借自己的理解執(zhí)行，從而造成一系列問(wèn)題：開(kāi)會(huì)次數(shù)多、會(huì)議效率不高、會(huì)后執(zhí)行進(jìn)度難以掌控等。

（三）管理容易混亂，缺乏層次

事業(yè)單位人力資源管理不僅包括人力資源方面的工作，同時(shí)還有組織黨務(wù)、鄉(xiāng)村振興、疫情防控等其他非人力資源工作，這就對(duì)人力資源部門(mén)提出了較高的要求。不管是人力資源方面的工作還是非人力資源方面的工作，均是單位的重點(diǎn)工作，每一項(xiàng)工作都是千頭萬(wàn)緒，所需要耗費(fèi)的人力、物力、財(cái)力都比較多，如何在有限時(shí)間和精力內(nèi)協(xié)調(diào)處理好這些工作，成了當(dāng)前事業(yè)單位人力資源管理的難點(diǎn)。正是由于工作內(nèi)容多且雜、人員配備少、時(shí)間緊迫等客觀(guān)因素制約，當(dāng)某些重大工作同時(shí)需要處理時(shí)，就容易出現(xiàn)管理混亂、顧此失彼的情況。

四、一頁(yè)紙項(xiàng)目管理在人力資源管理中的應(yīng)用探析

上文列舉了當(dāng)前事業(yè)單位人力資源管理中常見(jiàn)的幾種困境，那么面對(duì)困境，如何破解呢？或許可以考慮一頁(yè)紙項(xiàng)目管理。“一切皆是項(xiàng)目，一切皆可當(dāng)作項(xiàng)目”是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理中提出的經(jīng)典語(yǔ)錄。對(duì)于事業(yè)單位人力資源管理而言，不管是宏觀(guān)層面的管理，還是中觀(guān)層面的管理，或者是微觀(guān)層面的某一項(xiàng)具體任務(wù)，皆可以引入一頁(yè)紙項(xiàng)目管理工具。本文將嘗試以單位公開(kāi)招聘筆試面試的組織為個(gè)案探析其具體構(gòu)建步驟。

（一）掌握一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的矩陣結(jié)構(gòu)

一頁(yè)紙項(xiàng)目管理主要包括目標(biāo)、任務(wù)、時(shí)間、成本、負(fù)責(zé)人五大要素，五大要素被巧妙地以矩形方式呈現(xiàn)在一張表中，并通過(guò)區(qū)域劃分、縱橫對(duì)比的邏輯關(guān)系將五大要素匹配，形成一個(gè)清晰、醒目的工作推進(jìn)表（如圖1）。使用一頁(yè)紙項(xiàng)目管理時(shí)要注意掌握表格中各個(gè)模塊的具體要求和邏輯關(guān)系，在確定項(xiàng)目元素時(shí)，要用最簡(jiǎn)單、便捷的方式呈現(xiàn)最有價(jià)值，最關(guān)注的內(nèi)容，防止面面俱到展示項(xiàng)目所有元素。

（二）掌握一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的編制步驟及注意事項(xiàng)

一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的編制有一定的步驟，必須嚴(yán)格按照步驟編制，才能確保項(xiàng)目的元素符合邏輯關(guān)系，才能夠幫助管理者理清工作思路。一般來(lái)說(shuō)，一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的編制可以分成11 個(gè)步驟。

第一步：撰寫(xiě)標(biāo)題。撰寫(xiě)標(biāo)題時(shí)要注意項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)必須具有唯一性，即項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)具體負(fù)責(zé)的人，而不能是多個(gè)人或者某個(gè)內(nèi)設(shè)組織。項(xiàng)目名稱(chēng)要簡(jiǎn)明、形象，項(xiàng)目目標(biāo)要直觀(guān)簡(jiǎn)練、盡可能用最精煉最通俗的詞語(yǔ)描述出來(lái)。如圖1中：標(biāo)題欄共有項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、工作名稱(chēng)、編制日期、項(xiàng)目目標(biāo)4 個(gè)內(nèi)容，工作名稱(chēng)確定為“2021 年公開(kāi)招聘筆試面試”，工作目標(biāo)確定為“完成12 名人員公開(kāi)招聘的筆試和面試工作”，這樣的名稱(chēng)和目標(biāo)就非常明確，一目了然，不會(huì)讓人產(chǎn)生誤解。

圖1 公開(kāi)招聘筆試面試項(xiàng)目一頁(yè)紙工作計(jì)劃

第二步：確定負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)人的確定至關(guān)重要，負(fù)責(zé)人需要具有一定的執(zhí)行力、能夠主動(dòng)出擊，而且要有足夠的時(shí)間。確定負(fù)責(zé)人時(shí)除了要看負(fù)責(zé)人的能力、時(shí)間外，還要看負(fù)責(zé)人的性格、知識(shí)、經(jīng)歷、人品等要素，項(xiàng)目能否成功關(guān)鍵在于這些負(fù)責(zé)人能否完成所負(fù)責(zé)的任務(wù)。因此，一定要根據(jù)主要任務(wù)的性質(zhì)選到合適的負(fù)責(zé)人，并將其名字列在表中。將負(fù)責(zé)人名字列在表中，其目的就是要讓負(fù)責(zé)人有主人翁意識(shí)，通過(guò)將其名字、任務(wù)和完成進(jìn)度醒目地體現(xiàn)在表中的方式，有助于督促其主動(dòng)負(fù)責(zé)，防止產(chǎn)生推諉扯皮現(xiàn)象。如圖1，假如“報(bào)名材料收集登記”和“資格審查”各需要一個(gè)負(fù)責(zé)人來(lái)完成，那么在確定負(fù)責(zé)人的時(shí)候要分別注意：“報(bào)名材料收集登記”負(fù)責(zé)人要具有較高的服務(wù)意識(shí)，能夠?yàn)閬?lái)自全國(guó)各地考生提供高質(zhì)量報(bào)考咨詢(xún)服務(wù)；“資格審查”負(fù)責(zé)人則必須是一個(gè)細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)、公正的人，因?yàn)椤百Y格審查”直接決定考生是否能夠有資格參加考試，這個(gè)環(huán)節(jié)是不允許出錯(cuò)的。

第三步：確定項(xiàng)目子目標(biāo)。項(xiàng)目子目標(biāo)是根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)具體分解而來(lái)，確定項(xiàng)目子目標(biāo)時(shí)要注意把握其科學(xué)性和合理性原則。項(xiàng)目子目標(biāo)要具體不能籠統(tǒng)，不能過(guò)于復(fù)雜，要具備可測(cè)量性、切實(shí)性和可驗(yàn)證性。如圖1，根據(jù)“完成12 名人員公開(kāi)招聘的筆試和面試工作”總目標(biāo)，將其具體分解為“筆試前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作”“筆試”“面試前各項(xiàng)準(zhǔn)備”“面試”4個(gè)子目標(biāo)。

第四步：確定主要任務(wù)。主要任務(wù)是針對(duì)項(xiàng)目子目標(biāo)進(jìn)一步分解的具體任務(wù)。在確定主要任務(wù)時(shí)要注意，每項(xiàng)任務(wù)的規(guī)模都應(yīng)是便于管理的，至少分配一位負(fù)責(zé)人。每項(xiàng)任務(wù)要明確化，避免行話(huà)、縮略詞或非標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱(chēng)。每項(xiàng)任務(wù)進(jìn)度是可衡量的，項(xiàng)目任務(wù)的確定應(yīng)該是整個(gè)團(tuán)隊(duì)共同努力的結(jié)果。如圖1，再次將4 個(gè)子目標(biāo)分解為“報(bào)名材料收集登記”“資格審查”“發(fā)布筆試公告”“布置考場(chǎng)”“實(shí)施筆試”“確定面試人選”“發(fā)布面試公告”“布置面試考場(chǎng)”“組織面試”“公布筆試面試成績(jī)”10 項(xiàng)主要任務(wù)，并且與4 個(gè)子目標(biāo)一一對(duì)應(yīng)。

第五步：匹配目標(biāo)與任務(wù)。只要目標(biāo)和任務(wù)分解完成了，匹配目標(biāo)與任務(wù)就比較簡(jiǎn)單了。在圖1 左上角的位置分別預(yù)留空格，用空心“○”標(biāo)記，某項(xiàng)任務(wù)完成后標(biāo)上實(shí)心“●”，幾個(gè)任務(wù)同時(shí)完成了，對(duì)應(yīng)的子目標(biāo)也就達(dá)到了。

第六步：為目標(biāo)設(shè)定日期。目標(biāo)日期是五要素之一，位于矩形方陣的右上角，與成本一線(xiàn)相隔。為目標(biāo)設(shè)定日期一定要根據(jù)項(xiàng)目的具體情況而定，不能死板教條，日期可以是逐月設(shè)定，也可以按照季度設(shè)定，也可以按照周來(lái)設(shè)定。

第七步：匹配任務(wù)與目標(biāo)日期。主要任務(wù)與目標(biāo)日期形成一個(gè)個(gè)縱橫交錯(cuò)的方格，用空心“○”標(biāo)記，可在空心“○”中涂上綠、黃、紅三種顏色，用以標(biāo)記進(jìn)度。一般綠色表示進(jìn)度正常；黃色表示進(jìn)度有問(wèn)題，進(jìn)度滯后，需要及時(shí)介入?yún)f(xié)調(diào)；紅色表示進(jìn)度有嚴(yán)重問(wèn)題或嚴(yán)重困難，屬于重點(diǎn)預(yù)警對(duì)象，必要時(shí)可以強(qiáng)制干預(yù)。

第八步：將任務(wù)分配到具體人員。主要任務(wù)是采用行的形式逐項(xiàng)體現(xiàn)，每一行表示一項(xiàng)主要任務(wù)，而負(fù)責(zé)人是采用列的形式并排體現(xiàn)，主要任務(wù)行與負(fù)責(zé)人列在負(fù)責(zé)人上方區(qū)域形成縱橫交錯(cuò)的小方格，這些小方格主要用來(lái)標(biāo)記負(fù)責(zé)人的具體任務(wù)。由于現(xiàn)實(shí)管理中，往往一個(gè)任務(wù)需要幾個(gè)人配合完成，那么一定要區(qū)分主次責(zé)任，如此才能防止在匯報(bào)工作進(jìn)展時(shí)發(fā)生因任務(wù)不清而產(chǎn)生的推諉、扯皮等現(xiàn)象。負(fù)責(zé)人的主次之分可以用大寫(xiě)字母A、B、C……標(biāo)記，A 表示第一負(fù)責(zé)人、B 表示第二負(fù)責(zé)人，依次類(lèi)推。如圖1 中，張三和王五都要負(fù)責(zé)“報(bào)名材料收集登記”和“資格審查”，但在將任務(wù)分配到具體人員時(shí)，要區(qū)分張三和王五主次責(zé)任，即“報(bào)名材料收集登記”由張三主要負(fù)責(zé)，“資格審查”由王五主要負(fù)責(zé)，因此對(duì)應(yīng)的方格依次標(biāo)記為“AB”“BA”。

第九步：確定主觀(guān)任務(wù)。主觀(guān)任務(wù)位于主要任務(wù)下面，主要是一些貫穿項(xiàng)目始終的常規(guī)工作和一些難以在時(shí)間線(xiàn)上標(biāo)記的定性工作。

第十步：進(jìn)行成本預(yù)算管控。任何項(xiàng)目都必須要有一定的經(jīng)費(fèi)支持，因此需要考慮到成本預(yù)算控制。在圖1 右下角的位置用幾個(gè)矩形條表示預(yù)算的多少和使用情況。同樣可以使用不同的顏色標(biāo)記，用以醒目掌握預(yù)算的使用進(jìn)度。綠色表示在預(yù)算范圍內(nèi)，黃色表示超出預(yù)算部分，紅色表示無(wú)法挽回的超預(yù)算。

第十一步：撰寫(xiě)概述和預(yù)測(cè)。在表格的最下方預(yù)留了很大的一個(gè)方框，專(zhuān)門(mén)用于描述所有模棱兩可的事情，也可以對(duì)其他無(wú)法難以呈現(xiàn)在表格中的內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明和注釋?zhuān)鰪?qiáng)理解和認(rèn)識(shí)。

五、結(jié)語(yǔ)

至此，以公開(kāi)招聘筆試面試的實(shí)施為項(xiàng)目的一頁(yè)紙項(xiàng)目管理計(jì)劃就完成了。文中僅僅是選取了事業(yè)單位人力資源管理中非常具體的一項(xiàng)任務(wù)作為事例介紹了一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的應(yīng)用。其實(shí)，整個(gè)人力資源管理工作均可用一張表來(lái)體現(xiàn)，只不過(guò)這張表中的任何內(nèi)容均可再次細(xì)分形成無(wú)數(shù)個(gè)具體的一頁(yè)紙計(jì)劃，如此就構(gòu)成了事業(yè)單位人力資源管理一頁(yè)紙項(xiàng)目管理體系。一頁(yè)紙項(xiàng)目管理因其醒目、直觀(guān)、便捷等特點(diǎn)為人力資源管理提供了一個(gè)有力的工具，通過(guò)一頁(yè)紙項(xiàng)目管理，可以有效推進(jìn)各項(xiàng)日常工作，提高工作質(zhì)量和效率，尤其是便于掌控一些重大項(xiàng)目工作。但是，也必須清醒認(rèn)識(shí)到：任何工具都不是萬(wàn)能的，一頁(yè)紙項(xiàng)目管理在具體使用過(guò)程中一定要“因地制宜”“靈活變通”，切不可“生搬硬套”，五大要素和具體的內(nèi)容皆可根據(jù)工作實(shí)際進(jìn)行調(diào)整和變化，只有活用一頁(yè)紙項(xiàng)目管理，才能達(dá)到事半功倍的效果。