新時(shí)期基層單位檔案室安全體系建設(shè)淺析

文/李美蓉

大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)一經(jīng)產(chǎn)生就得到迅猛發(fā)展。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，帶給人們前所未有的工作生活體驗(yàn)，也給各行業(yè)帶來(lái)了巨大的沖擊，在帶來(lái)發(fā)展便利的同時(shí)，也埋藏了安全隱患。系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)泄露、個(gè)人信息非法售賣等各種信息安全問(wèn)題屢屢出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了社會(huì)安全和居民生活。隨著中國(guó)進(jìn)入社會(huì)主義發(fā)展新階段，各行各業(yè)都要有新作為，對(duì)檔案信息安全管理亦提出了新的要求。

檔案室是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位集中管理檔案的機(jī)構(gòu)，是機(jī)構(gòu)組織中的組成部分之一。從全國(guó)檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案室是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，數(shù)量大、分布廣、類型復(fù)雜，其保存的檔案資源亦是國(guó)家檔案資源的重要組成部分。

1 基層單位檔案室安全現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

基層單位檔案室不同于國(guó)家綜合檔案館，其在人員、設(shè)備、財(cái)力等方面都明顯配置不足。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的建設(shè)和發(fā)展，檔案室亦在克服各種困難，加大信息化建設(shè)力度，但在安全問(wèn)題上除了傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的安防、消防等問(wèn)題外，在保障數(shù)字檔案室運(yùn)行安全方面依然存在諸多風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

1.1 檔案專業(yè)人員和信息技術(shù)人員缺乏

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作效益的隱蔽性、滯后性特點(diǎn)，不利于檔案價(jià)值的即時(shí)顯性發(fā)揮，對(duì)檔案人才的職業(yè)發(fā)展和成長(zhǎng)也造成了直接的影響，使得檔案專業(yè)人才和信息技術(shù)人員不愿意從事檔案工作，或者從事工作不夠積極主動(dòng)。在基層單位檔案室，這種表現(xiàn)尤其明顯，員工都想方設(shè)法調(diào)入其他業(yè)務(wù)部門，檔案部門一度成為安置老弱病殘和關(guān)系戶的熱門去向，這直接打擊了檔案專業(yè)人員的工作積極性。

另外，由于檔案整理工作的繁瑣性、耗時(shí)性，很多單位將檔案整理外包給第三方進(jìn)行，或直接將檔案寄存到第三方，這些都對(duì)檔案實(shí)體安全及信息安全構(gòu)成了威脅。

1.2 檔案信息管理制度和標(biāo)準(zhǔn)很難落實(shí)到位

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源增長(zhǎng)速度極快，其管理無(wú)論是在歸檔、保管還是利用，任何一個(gè)環(huán)節(jié)均有可能出現(xiàn)病毒入侵、數(shù)據(jù)丟失或泄露等風(fēng)險(xiǎn)，面臨新的安全管理境遇。雖然《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》 《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)方法》等諸多標(biāo)準(zhǔn)、制度和辦法已陸續(xù)出臺(tái)，但所涉及的系統(tǒng)建設(shè)、身份認(rèn)證、智能檢索、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等新技術(shù)，其標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和要求均大大超出傳統(tǒng)檔案工作的范疇，有些必須跨行業(yè)、跨部門合作才能完成，基層單位檔案室在單位中的邊緣化地位使得這些制度和標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行很難到位。

1.3 硬件設(shè)施不到位

檔案室因其工作效益的隱蔽性和滯后性，很難引起領(lǐng)導(dǎo)者的足夠重視?！罢f(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”是很多基層單位對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和態(tài)度。因此，在檔案室的建設(shè)方面普遍存在著類似的問(wèn)題，如：人才引進(jìn)難、建設(shè)投入少、功能用房壓縮、規(guī)劃設(shè)計(jì)弱及空間利用不合理等狀況。檔案庫(kù)房是否設(shè)計(jì)合理、安防消防措施是否落實(shí)到位，是否配備消毒機(jī)、防磁柜、干燥機(jī)等設(shè)施，均會(huì)嚴(yán)重影響檔案的實(shí)體安全。對(duì)于新型載體檔案需要有特殊專用的保存設(shè)備及儲(chǔ)藏環(huán)境，且一般花費(fèi)不便宜，很多基層單位對(duì)此類設(shè)備更是缺乏。

2 新時(shí)期基層單位檔案室安全體系的內(nèi)容與要求

檔案安全一般包括檔案實(shí)體安全和檔案信息安全。在大數(shù)據(jù)時(shí)代和云計(jì)算環(huán)境下，檔案信息安全正迎來(lái)更多的新風(fēng)險(xiǎn)、新挑戰(zhàn)。除了傳統(tǒng)的檔案管理“八防”安全政策、檔案庫(kù)房安全管理（包括庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)、安全設(shè)施設(shè)備、消防安全管理等）、檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目安全管理、檔案利用服務(wù)安全管理、檔案實(shí)體全過(guò)程安全管理問(wèn)題外，還應(yīng)當(dāng)包括檔案信息安全保障體系、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理、檔案網(wǎng)站安全管理等內(nèi)容。

2.1 檔案實(shí)體安全

檔案實(shí)體安全需考慮的因素有很多，主要包括：一是檔案室?guī)旆康陌踩?，即是否充分考慮各種載體尤其是特殊載體檔案的保管要求，建設(shè)符合特殊檔案保管要求的標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)房，采用合適的檔案裝具等；二是保管環(huán)境的安全，即如何有效防止各種介質(zhì)檔案的破損、褪色、霉變，磁盤光盤能否持續(xù)可讀；三是檔案利用安全，即在檔案利用過(guò)程中，如何采取恰當(dāng)有效的措施來(lái)保護(hù)檔案原件，以及在利用特殊載體檔案時(shí)如何保護(hù)載體的安全，使其不被損壞、弄臟、丟失。

2.2 檔案信息安全

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛使用，使得基層單位檔案室普遍使用了檔案管理系統(tǒng)，但它是一把雙刃劍，在給檔案整理、查找利用工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也帶來(lái)了安全隱患。如檔案管理系統(tǒng)和電子文件歸檔平臺(tái)能否安全、有效運(yùn)行，如何保障數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用過(guò)程中的安全，是否有效保障非公開信息和個(gè)人隱私信息能夠合法、安全使用等問(wèn)題，這些技術(shù)問(wèn)題需要專門的信息技術(shù)人才來(lái)處理，但基層單位檔案室往往缺少這種專業(yè)人才，這是需要檔案管理人員去思考和解決的問(wèn)題。

2.3 人員安全

主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：一是檔案室工作人員自身，他們對(duì)工作的粗心疏忽或違規(guī)操作，可能會(huì)引發(fā)信息泄露、甚至信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)；二是檔案外包人員，很多基層單位都會(huì)將檔案室的收集整理工作階段性地進(jìn)行檔案外包或請(qǐng)高校實(shí)習(xí)生來(lái)做，對(duì)外包人員和實(shí)習(xí)生的管理是否到位，直接關(guān)系到檔案的安全；三是查閱檔案的人員，檔案室一方面需要引導(dǎo)檔案利用者在合規(guī)合法的范疇內(nèi)線上線下利用檔案，另一方面要考慮人流量、人員的多樣性和復(fù)雜性，要確保來(lái)查閱檔案的人員不損壞檔案、不泄露不該公開的檔案信息。既要保證工作人員的人身安全及行為安全，又要保證來(lái)查閱檔案人員的人身安全及行為安全。

3 新時(shí)期基層單位檔案室安全體系的建設(shè)

檔案室安全體系的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的綜合性、系統(tǒng)性工程，具體可從以下幾個(gè)方面著手：

3.1 檔案安全制度建設(shè)

建章立制，用制度來(lái)管人管事。檔案室要要充分借鑒先進(jìn)單位的工作經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)單位實(shí)際情況建立安全組織體系，建立健全各項(xiàng)安全制度，并狠抓落實(shí)。默默無(wú)聞、踏實(shí)肯干是社會(huì)對(duì)檔案人員的固有印象。這誠(chéng)然是一種美德，但在新時(shí)期，檔案室工作人員更應(yīng)主動(dòng)作為，充分展現(xiàn)檔案的重要性，充分參與到單位的各項(xiàng)工作中，給單位中心工作予以充分支持，積極引導(dǎo)單位管理者重視檔案安全工作，將檔案工作列入單位發(fā)展計(jì)劃中，將檔案工作目標(biāo)考核有效融入到單位年終考核指標(biāo)中，并將單位內(nèi)各部門負(fù)責(zé)人納入制度體系的構(gòu)成部分，要形成事前有制度、事中有跟進(jìn)、事后有考核的全過(guò)程管理，這有利于制度的落實(shí)到位和檔案工作的整體推進(jìn)。

3.2 檔案工作人員責(zé)任意識(shí)建設(shè)

檔案室安全體系的建設(shè)，主要責(zé)任還在檔案工作人員。因此，檔案工作人員應(yīng)有高度的責(zé)任感，不但自身要加強(qiáng)檔案安全制度的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，而且還要在本單位進(jìn)行檔案知識(shí)及檔案安全知識(shí)的培訓(xùn)與推廣，包括單位內(nèi)部人員、外包人員及實(shí)習(xí)人員，提高單位的整體安全意識(shí)。為了將安全制度落實(shí)到每個(gè)細(xì)節(jié)，還應(yīng)將安全制度的落實(shí)納入年終考核、職稱職務(wù)晉升等體系中，進(jìn)行剛性約束。

3.3 檔案運(yùn)行安全建設(shè)

檔案從形成到歸檔、整理、保管、利用是一個(gè)動(dòng)態(tài)運(yùn)行的過(guò)程，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽都可能給檔案造成不必要的損失。數(shù)字檔案室的高效運(yùn)行，依賴于有一個(gè)安全穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)。其正常運(yùn)行同樣需要一個(gè)安全穩(wěn)定的環(huán)境和后臺(tái)的持續(xù)保障。因此，檔案室應(yīng)配備良好的硬件設(shè)備，加強(qiáng)系統(tǒng)的管理和維護(hù)，同時(shí)要對(duì)系統(tǒng)使用實(shí)行分級(jí)管理和預(yù)警監(jiān)控，定期對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證、權(quán)限檢查，防范各種非法侵入、超越權(quán)限的訪問(wèn)等現(xiàn)象發(fā)生。除了要進(jìn)行日常的安全管理外，還應(yīng)建立突發(fā)事件應(yīng)對(duì)制度，并定期進(jìn)行應(yīng)急演練，確保安全萬(wàn)無(wú)一失。

3.4 檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

人是一切生產(chǎn)力要素中最重要的因素，設(shè)備的配備、制度的建立完善是檔案室安全體系建設(shè)的重要組成部分，但歸根結(jié)底還是要靠專業(yè)的人才在其中發(fā)揮作用，才能完成體系的建設(shè)這個(gè)任務(wù)。因此，建立一支檔案專業(yè)人才隊(duì)伍是重中之重。一是要引進(jìn)適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字檔案室建設(shè)，能把握大局的檔案工作帶頭人；二是需要既懂信息技術(shù)又有檔案知識(shí)的復(fù)合型專業(yè)人才；三是加強(qiáng)培訓(xùn)，檔案室人員可以通過(guò)邀請(qǐng)專家講學(xué)、組織人員外出參觀學(xué)習(xí)、進(jìn)修等方式，有效加強(qiáng)對(duì)單位現(xiàn)有員工的檔案知識(shí)及檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，這樣既能緩解檔案室工作人手的不足，又能成果共享，實(shí)現(xiàn)共贏。

4 做好新時(shí)期基層單位檔案室安全體系建設(shè)的必要性

檔案室安全體系的建設(shè)，必然需要耗時(shí)耗財(cái)耗力，但不管要耗多少的財(cái)、多大的力，耗多長(zhǎng)的時(shí)間，都必須要開展這項(xiàng)工作，原因如下：

4.1 這是國(guó)家關(guān)于檔案事業(yè)三個(gè)體系建設(shè)的重要內(nèi)容之一

早在2008年，中央檔案館館長(zhǎng)、國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)在全國(guó)檔案工作會(huì)議上提出檔案工作要實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”——檔案資源體系和檔案利用體系。2010年5月，全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議在四川召開，部署“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”。之后，“三個(gè)體系”建設(shè)被國(guó)家檔案局列入當(dāng)前和今后檔案工作的主要內(nèi)容和努力方向。因此，作為檔案事業(yè)重要組成部分的基層單位檔案室，也應(yīng)緊跟國(guó)家政策走向，將檔案室安全體系建設(shè)列入單位檔案工作規(guī)劃中，積極協(xié)調(diào)統(tǒng)籌各類資源，做好新時(shí)期的檔案室安全體系建設(shè)。

4.2 這是基層單位檔案工作的重要組成部分

檔案工作由收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等八大環(huán)節(jié)組成。其中，保管是檔案工作的基礎(chǔ)工作，對(duì)于保管工作的首要要求就是安全、完整。在信息時(shí)代，檔案的安全不僅僅指?jìng)鹘y(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案載體上的安全，更包括了檔案信息的安全。而做好安全體系建設(shè)，是確保檔案安全的重要內(nèi)容和保障。檔案的價(jià)值在于開發(fā)利用，只有在收集、整理、保管等檔案基礎(chǔ)工作做好了之后，有了這個(gè)前提條件，才能進(jìn)入到下一步工序：進(jìn)行檔案的開發(fā)利用。因此，檔案室安全體系的建設(shè)是基層單位檔案工作的重要組成部分。

4.3 這是檔案工作人員專業(yè)價(jià)值的體現(xiàn)

眾所周知，檔案的重要價(jià)值就在于其唯一性，安全是檔案工作的生命線。從檔案產(chǎn)生的條件來(lái)看，自從有了文字和國(guó)家，就有了檔案。在古代，檔案被作為統(tǒng)治者的政治工具，是廣泛用于國(guó)家治理的利器和手段，檔案工作人員被賦予了崇高的社會(huì)地位。隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，到現(xiàn)代，檔案工作依然是國(guó)家治理體系的重要組成部分，各級(jí)國(guó)家檔案館（局）是政府管轄的機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要部門，各級(jí)國(guó)家檔案館中保存的大部分檔案是同級(jí)政府工作中形成的，占了館藏的絕大部分。館藏量的增加和社會(huì)民主進(jìn)程的跟進(jìn)，對(duì)檔案的保管和利用提出了更高的要求。這就更需要專業(yè)的檔案工作人員來(lái)從事檔案工作，以保證檔案工作的效率和水平。

社會(huì)是由一個(gè)個(gè)組織、機(jī)構(gòu)、單位構(gòu)成的，社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展需要文化的延續(xù)與傳承。檔案作為一種記錄符號(hào)，并經(jīng)過(guò)專業(yè)鑒定與妥善保存，是文化傳承與記錄的重要載體之一?；鶎訂挝辉跇I(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中，也需要文化的凝聚與傳承，而文化是一種虛渺的精神存在，它需要借助檔案等有形載體進(jìn)行物化，供后人學(xué)習(xí)與傳承。對(duì)基層單位來(lái)說(shuō)，留存檔案，以備開發(fā)利用，既是對(duì)當(dāng)代人負(fù)責(zé)，更是給后代人留個(gè)傳承的根。因此，做好檔案室安全體系建設(shè)，確保檔案的安全保管和有效利用，是檔案工作人員職責(zé)所在，更是專業(yè)價(jià)值的體現(xiàn)。

5 結(jié)語(yǔ)

基層單位檔案室是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，是國(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，基層單位應(yīng)緊跟歷史發(fā)展的步伐，克服各種困難和障礙，主動(dòng)學(xué)習(xí)，積極抓住有利的發(fā)展時(shí)機(jī)，爭(zhēng)取利用各類資源，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案室的工作。

在推進(jìn)檔案室工作的同時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)提前做好安全體系建設(shè)的規(guī)劃，穩(wěn)中求進(jìn)，為國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展繁榮做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。