新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新探討
——以地方社會(huì)科學(xué)研究機(jī)構(gòu)為例

文/天津社會(huì)科學(xué)院 姜霽純

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識(shí)、歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。習(xí)近平總書記對(duì)于檔案工作的重要指示，深刻闡述了檔案工作的重要性，是新時(shí)代檔案工作的根本遵循。2020年6月，全國(guó)人大常委會(huì)修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定：“本法所稱檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！睆姆缮辖缍藱n案的定義，明確了事業(yè)單位檔案管理工作是我國(guó)檔案工作的重要組成部分。隨著我國(guó)事業(yè)單位改革步伐的加快，其公益性日益凸顯，事業(yè)單位改革對(duì)于檔案管理工作提出了新的任務(wù)和要求。因此，事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新成為新時(shí)期檔案管理工作中迫切需要完成的任務(wù)。本文結(jié)合筆者在地方社會(huì)科學(xué)研究機(jī)構(gòu)從事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行初步探討。

一、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

近年來(lái)，隨著事業(yè)單位的改革，國(guó)家對(duì)事業(yè)單位的性質(zhì)、職能以及工作任務(wù)進(jìn)行了重新定義和劃分，事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的任務(wù)日益清晰、重要性日益凸顯。以地方社會(huì)科學(xué)研究機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“地方社科研究機(jī)構(gòu)”）為例，過(guò)去各地社科研究機(jī)構(gòu)主要以各地社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化為對(duì)象，從事學(xué)術(shù)研究，突出研究的學(xué)科特點(diǎn)和學(xué)理性。近年來(lái)，國(guó)家高度重視智庫(kù)建設(shè)，地方社科研究機(jī)構(gòu)作為黨和政府的思想庫(kù)、智囊團(tuán)，充分發(fā)揮智庫(kù)作用，為地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。職能的轉(zhuǎn)變，使地方社科研究機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作發(fā)生了根本性變化，作為各項(xiàng)工作的重要組成部分，檔案管理工作也伴隨本單位的改革和發(fā)展同步推進(jìn)。隨著職能的轉(zhuǎn)變，檔案管理從原來(lái)單純?yōu)楸締挝环?wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)社會(huì)，具有很強(qiáng)的公益作用。地方社科研究機(jī)構(gòu)檔案管理工作內(nèi)容從整理保管，進(jìn)一步發(fā)展到重視檔案資源特別是科研檔案的使用價(jià)值，從而為智庫(kù)建設(shè)提供了重要的信息資源。檔案資源所具備的獨(dú)特價(jià)值，為開展各項(xiàng)工作提供了有力支持，檔案管理工作成為智庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。

事業(yè)單位改革，凸顯其公益性質(zhì)，職能的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)了事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，隨之而來(lái)的是檔案管理工作的難度以及復(fù)雜性大幅增加，如果依舊沿用傳統(tǒng)的管理方法，無(wú)法滿足新形勢(shì)提出的新要求。事業(yè)單位必須抓住這一機(jī)遇，推動(dòng)檔案管理改革步伐，創(chuàng)新機(jī)制，推陳出新，為事業(yè)單位檔案管理工作開辟新局面。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，產(chǎn)生了許多檔案，記錄了事業(yè)單位發(fā)展的歷史，同時(shí)，也是事業(yè)單位服務(wù)社會(huì)的重要資料。就地方社科研究機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，大多成立于改革開放初期，有40年以上的歷史，創(chuàng)造了大量的科研成果，積累了豐富的檔案資源，因此，必須對(duì)其進(jìn)行妥善保存。但目前許多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，長(zhǎng)期將檔案管理工作置于行政辦公的從屬地位，忽視了檔案管理的主體性。在黨委（黨組）研究工作時(shí)，很少專題研究檔案工作，檔案工作與單位中心工作缺乏緊密結(jié)合，沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，由此導(dǎo)致許多單位檔案管理工作邊緣化，檔案管理雜亂無(wú)章，檔案信息不夠完整，甚至出現(xiàn)檔案資源流失現(xiàn)象。長(zhǎng)此以往，勢(shì)必影響事業(yè)單位充分發(fā)揮應(yīng)有的職能，阻礙本單位的長(zhǎng)期發(fā)展。

（二）檔案管理制度陳舊。制度是一切工作的關(guān)鍵。黨的十八大以來(lái)，中央對(duì)制度建設(shè)高度重視，各級(jí)黨組織和各級(jí)政府都把制度建設(shè)放在首要位置。各類事業(yè)單位結(jié)合自身工作實(shí)際，制訂、修改、完善各項(xiàng)規(guī)章制度，并取得了很好的成效，對(duì)于推動(dòng)事業(yè)單位改革發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。不過(guò)，由于長(zhǎng)期以來(lái)事業(yè)單位對(duì)于檔案工作重視不夠，檔案管理工作的制度建設(shè)相對(duì)滯后，制度創(chuàng)新成為檔案管理工作的迫切任務(wù)。地方社科研究機(jī)構(gòu)的職能轉(zhuǎn)變，也對(duì)檔案管理工作提出了新要求。以科研成果檔案管理為例，如何對(duì)科研成果進(jìn)行分類整理；如何使用新的技術(shù)手段對(duì)科研成果檔案進(jìn)行保管；如何對(duì)科研成果檔案加以利用以及將這些檔案納入智庫(kù)建設(shè)之中，這些都對(duì)傳統(tǒng)檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。按照筆者實(shí)際工作情況，目前事業(yè)單位對(duì)于社科成果檔案管理缺乏研究，尚未制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致科研成果檔案管理制度無(wú)章可依，阻礙了科研成果檔案在智庫(kù)建設(shè)中發(fā)揮作用。

（三）檔案管理方法手段落后。事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式基本是以紙質(zhì)檔案作為基礎(chǔ)的。紙質(zhì)檔案有一個(gè)缺點(diǎn)，紙張會(huì)隨著時(shí)間延長(zhǎng)發(fā)生物理變化，易陳舊破損，如果保存的環(huán)境不理想，還會(huì)出現(xiàn)發(fā)潮、發(fā)霉，導(dǎo)致檔案內(nèi)容難以辨認(rèn)，甚至?xí)斐芍匾獢?shù)據(jù)資料丟失。近年來(lái)，有關(guān)檔案管理部門要求使用專門的檔案軟件對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化管理，但是，由于工作量大、技術(shù)要求高、設(shè)備更新快，許多事業(yè)單位往往望而卻步。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，新型檔案資料種類增多，圖片檔案、音像檔案、云檔案等逐步成為檔案資料的重要組成部分。對(duì)于這些新型檔案的管理，不僅需要專業(yè)知識(shí)、專門人才，而且需要新的管理手段。許多事業(yè)單位對(duì)此往往采取回避或者拖延的態(tài)度，不能及時(shí)適應(yīng)新的變化。

（四）檔案管理人員專業(yè)化水平不高。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化程度很高的工作，目前，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作由兼職人員擔(dān)任。這些人員缺乏應(yīng)當(dāng)具備的檔案專業(yè)知識(shí)和專業(yè)能力，也缺乏必要的專業(yè)培訓(xùn)。地方社科研究機(jī)構(gòu)中檔案管理人員很少被認(rèn)定為專業(yè)人員，大多數(shù)由管理人員兼職，他們?nèi)狈Ρ匾膶I(yè)知識(shí)和事業(yè)進(jìn)取心，普遍存在敷衍現(xiàn)象。事業(yè)單位檔案管理必須建設(shè)一支專業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍，檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)才能得以實(shí)現(xiàn)。

（五）檔案資源的服務(wù)功能沒(méi)有得到充分發(fā)揮。在傳統(tǒng)管理模式中，檔案管理人員的主要任務(wù)就是整理保管，確保檔案不丟失即可。很顯然，這樣的管理模式是較為封閉的，不利于檔案資源特質(zhì)的充分發(fā)揮。地方社科研究機(jī)構(gòu)保存的檔案資源，同樣面臨如何開發(fā)利用的問(wèn)題。以目前情況來(lái)看，地方社科研究機(jī)構(gòu)檔案資源數(shù)字化程度比較低，尤其是科研檔案亟須建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并且逐步向社會(huì)開放，更好地為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)服務(wù)，助力地方社科研究機(jī)構(gòu)充分發(fā)揮智庫(kù)作用，這是檔案工作的重要責(zé)任。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理模式與傳統(tǒng)模式之間存在較大差別，不論是檔案的現(xiàn)代化管理，還是信息共享，都為檔案管理工作在新時(shí)期的快速發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的飛速變化，為檔案管理的改革和創(chuàng)新提供了更多的思路，也為之帶來(lái)了新的手段和方法。事業(yè)單位必須多角度、多方面對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行探索和實(shí)踐。

（一）完善規(guī)章制度，提升檔案管理水平。只有具備完善的規(guī)章制度，才能使檔案管理與各方面的工作順利對(duì)接，進(jìn)而提高檔案管理工作水平。因此，事業(yè)單位在檔案管理工作創(chuàng)新建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)重視經(jīng)驗(yàn)的積累與借鑒，同時(shí)，要與本單位的實(shí)際情況相結(jié)合，制定完善的管理制度，使檔案管理工作與新時(shí)期社會(huì)發(fā)展要求相適應(yīng)。以筆者所在地方社科研究機(jī)構(gòu)為例，我們參照國(guó)家及本地檔案工作最新標(biāo)準(zhǔn)性文件，借鑒中國(guó)社會(huì)科學(xué)院有關(guān)科研檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合科研檔案工作實(shí)際，經(jīng)過(guò)反復(fù)論證實(shí)踐，建立完善了“科研檔案管理規(guī)范”和“科研檔案的保管期限”兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)性文件，為科研檔案管理做了新的探索。

（二）創(chuàng)新管理方式，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。管理方式的創(chuàng)新在提升檔案管理現(xiàn)代化水平的過(guò)程中，是不可缺少的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。從目前情況看，檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展中不可阻擋的必然趨勢(shì)。電子技術(shù)的發(fā)展催生了許多針對(duì)檔案管理的軟件，而計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的普及和應(yīng)用以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的不斷提升，成為檔案管理數(shù)據(jù)資源信息化發(fā)展強(qiáng)有力的后盾。檔案管理人員在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位的具體情況詳細(xì)分析，結(jié)合實(shí)際情況，梳理檔案，建立相應(yīng)系統(tǒng)。對(duì)于不同的檔案應(yīng)當(dāng)采取不同的管理方式，所有檔案資料都應(yīng)該采用多樣化的保存方式，既要保留紙質(zhì)檔案，又要保留電子檔案。除此之外，事業(yè)單位在對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行選擇的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)確保所選擇的軟件系統(tǒng)與本單位的檔案特質(zhì)相符合。對(duì)于一些保密程度較高的材料，在整理以及上傳的過(guò)程中，必須遵循保密原則，避免因疏忽大意造成信息泄露。促進(jìn)管理工作與信息技術(shù)相融合，是檔案管理工作創(chuàng)新的重要趨勢(shì)，同時(shí)也是事業(yè)單位保持與社會(huì)同步發(fā)展的重要手段。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)化素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)人才創(chuàng)新。在創(chuàng)新工作中，應(yīng)當(dāng)明確檔案管理人員在工作中的主體地位，只有具備專業(yè)水平的現(xiàn)代化人才，才能推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新，所以事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從多個(gè)方面重視人才的培養(yǎng)。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)明確認(rèn)定檔案管理人員的專業(yè)身份，按照國(guó)家的有關(guān)政策，鼓勵(lì)其評(píng)聘相應(yīng)的檔案專業(yè)職稱。其次，要重視提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，應(yīng)當(dāng)在員工的日常培訓(xùn)中增加計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員取得相應(yīng)的計(jì)算機(jī)等級(jí)證書，確保其都能夠熟練操作信息系統(tǒng)。再次，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和更新。定期安排本單位檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，采取“走出去請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方法，鼓勵(lì)其參加各種專業(yè)訓(xùn)練和進(jìn)修，并將其納入事業(yè)單位的培訓(xùn)考核。最后，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)重視檔案專業(yè)人才的引進(jìn)，實(shí)現(xiàn)人才更新。

（四）加強(qiáng)實(shí)踐創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新要通過(guò)具體的管理工作實(shí)踐才能實(shí)現(xiàn)。在這個(gè)過(guò)程中，單位應(yīng)重視并踐行“以人為本”的管理理念。同時(shí)重視人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的建立，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制激發(fā)工作人員的責(zé)任心和創(chuàng)造力。事業(yè)單位可將年度考核情況作為依據(jù)，建立優(yōu)勝劣汰機(jī)制，鼓勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)上崗。檔案管理人員要適應(yīng)事業(yè)單位改革，積極轉(zhuǎn)變觀念，根據(jù)本單位工作實(shí)際和任務(wù)，通過(guò)不斷實(shí)踐，探索新的方法和手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

事業(yè)單位檔案管理工作從傳統(tǒng)的相對(duì)封閉、落后的管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放、先進(jìn)的管理模式是時(shí)代賦予的任務(wù)，只有這樣，才能提升檔案管理工作水平，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展，從而拓寬事業(yè)單位為社會(huì)服務(wù)的渠道。

四、結(jié)語(yǔ)

本文以地方社科研究機(jī)構(gòu)檔案管理工作的實(shí)際情況為例，從多方面對(duì)新時(shí)期檔案管理工作面臨的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合事業(yè)單位改革，提出創(chuàng)新檔案管理工作的一些新思路。事業(yè)單位檔案管理工作必須適應(yīng)新形勢(shì)提出的新任務(wù)、新要求，轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)、陳舊的工作模式，積極探索，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。