增值稅發(fā)票電子化與企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理探討

左曉晴，鐘鳳英

（東北林業(yè)大學(xué) 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150040）

增值稅發(fā)票是在購(gòu)銷(xiāo)商品，提供或接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中開(kāi)具和收取的收付款憑證，一方面證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和商事活動(dòng)的發(fā)生，另一方面也是財(cái)務(wù)報(bào)賬和增值稅征收的重要憑證。增值稅發(fā)票分為增值稅普通發(fā)票和增值稅專(zhuān)用發(fā)票。為了促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和稅收現(xiàn)代化建設(shè)，國(guó)稅總局于2015年頒布《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于推行通過(guò)增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開(kāi)具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問(wèn)題的公告》，自2016年1月1日起，在全國(guó)范圍內(nèi)推行使用增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開(kāi)具增值稅電子普通發(fā)票。在國(guó)家政策的支持下，具有開(kāi)具便捷、保管便利、查驗(yàn)及時(shí)、節(jié)約成本等諸多優(yōu)點(diǎn)的增值稅電子普票受到了眾多納稅人的歡迎。2020年2月27日，《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于開(kāi)展2020年“便民辦稅春風(fēng)行動(dòng)”的意見(jiàn)》指出，增值稅電子專(zhuān)票的推廣確定了先試點(diǎn)、后推廣的工作方案，并決定于2020年9月1日啟動(dòng)增值稅專(zhuān)用發(fā)票電子化試點(diǎn)工作。此后試點(diǎn)地區(qū)不斷擴(kuò)大。截至目前，增值稅電子專(zhuān)票實(shí)施范圍已擴(kuò)容至25個(gè)地區(qū)，增值稅發(fā)票全面實(shí)行電子化指日可待。

除了增值稅專(zhuān)票電子化政策的發(fā)布，財(cái)政部為了科學(xué)規(guī)劃、全面指導(dǎo)“十四五”期間會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，于2021年12月30日印發(fā)《會(huì)計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃(2021-2025年)》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)劃》)。《規(guī)劃》指出了“十四五”時(shí)期我國(guó)會(huì)計(jì)信息化工作的總體目標(biāo)，其中就包括：加快推進(jìn)會(huì)計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)價(jià)值得到有效發(fā)揮。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)、人工智能等電子技術(shù)快速發(fā)展時(shí)代背景下，增值稅發(fā)票電子化無(wú)疑是響應(yīng)了當(dāng)前政策。但是會(huì)計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型不能止步于此，如何利用數(shù)字技術(shù)推動(dòng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)邁向更高水平，是十四五期間的主要任務(wù)。

2019年9月26日，“2019中國(guó)發(fā)票數(shù)字化發(fā)展白皮書(shū)發(fā)布會(huì)”在北京召開(kāi)，會(huì)上發(fā)布的白皮書(shū)顯示，在電子發(fā)票替代紙質(zhì)發(fā)票的大趨勢(shì)下，電子發(fā)票的滲透率和開(kāi)具數(shù)量均已進(jìn)入爆發(fā)式增長(zhǎng)階段。據(jù)人民日?qǐng)?bào)報(bào)道，2017年我國(guó)電子發(fā)票開(kāi)具量達(dá)13.1億張，預(yù)計(jì)到2022年可能高達(dá)545.5億張，保持超過(guò)100%的年均增長(zhǎng)速度。

一、增值稅紙質(zhì)發(fā)票在企業(yè)內(nèi)的管理流程

增值稅專(zhuān)票電子化后，企業(yè)對(duì)增值稅發(fā)票的管理流程發(fā)生了不少變化。實(shí)行增值稅紙質(zhì)發(fā)票時(shí)，增值稅發(fā)票在企業(yè)內(nèi)的流轉(zhuǎn)和管理如下：

(一)企業(yè)出具的發(fā)票

財(cái)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)領(lǐng)購(gòu)發(fā)票。業(yè)務(wù)部門(mén)核對(duì)好客戶(hù)的信息之后向財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)開(kāi)票，財(cái)務(wù)部門(mén)將開(kāi)具的增值稅銷(xiāo)項(xiàng)發(fā)票傳遞給業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)簽收之后傳遞給客戶(hù)。企業(yè)開(kāi)具的增值稅銷(xiāo)項(xiàng)發(fā)票的記賬聯(lián)要經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)人員的手工匯總整理裝訂之后入賬。

(二)企業(yè)收到的發(fā)票

業(yè)務(wù)部門(mén)在收到增值稅進(jìn)項(xiàng)發(fā)票之后填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，將發(fā)票粘貼在報(bào)銷(xiāo)單上，經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)人員要對(duì)進(jìn)行審核，防止虛假發(fā)票，重復(fù)報(bào)銷(xiāo)發(fā)票等不合規(guī)發(fā)票的入賬。不合規(guī)的發(fā)票要退回業(yè)務(wù)部門(mén)。合格的發(fā)票簽收后，要定期去主管稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行增值稅發(fā)票認(rèn)證(如果企業(yè)也開(kāi)展網(wǎng)上認(rèn)證，可隨時(shí)在網(wǎng)上進(jìn)行認(rèn)證)。認(rèn)證過(guò)的專(zhuān)用發(fā)票才能作為企業(yè)抵扣增值稅的依據(jù)。企業(yè)收到的增值稅進(jìn)項(xiàng)發(fā)票的發(fā)票聯(lián)要由財(cái)務(wù)人員手工匯總整理入賬，抵扣聯(lián)應(yīng)當(dāng)妥善保存，作為報(bào)送主管稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)證作為主管稅務(wù)留存?zhèn)洳榈膽{證。

企業(yè)每月月末要在開(kāi)票系統(tǒng)進(jìn)行抄報(bào)稅。抄報(bào)稅可以使稅務(wù)機(jī)關(guān)確保所有開(kāi)具的銷(xiāo)項(xiàng)發(fā)票和所有抵扣的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票都進(jìn)入稅務(wù)系統(tǒng)，就可以在系統(tǒng)內(nèi)由系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)進(jìn)行比對(duì)，確保每一張抵扣的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票都有銷(xiāo)項(xiàng)發(fā)票與其對(duì)應(yīng)，從而達(dá)到“以票控稅”的效果。抄報(bào)稅完成后，企業(yè)就可以進(jìn)行本月增值稅的納稅申報(bào)，及時(shí)繳納稅款。

(三)紙質(zhì)發(fā)票的后續(xù)管理

企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定存放和保管發(fā)票，不得擅自損毀。已經(jīng)開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存5年。因此，已經(jīng)認(rèn)證或當(dāng)期交易、涉稅事項(xiàng)已經(jīng)辦理完結(jié)的發(fā)票也不能棄置，要妥善保管。

二、增值稅電子發(fā)票在企業(yè)內(nèi)的管理流程

增值稅發(fā)票電子化后，企業(yè)對(duì)增值稅繳納和發(fā)票管理的流程可以用更快捷，更便利，更經(jīng)濟(jì)來(lái)概括。

(一)企業(yè)出具的發(fā)票

發(fā)票電子化后，企業(yè)不再需要向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)領(lǐng)購(gòu)紙質(zhì)發(fā)票，降低了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)企業(yè)需要向客戶(hù)開(kāi)具銷(xiāo)項(xiàng)發(fā)票時(shí)，不再需要打印。電子發(fā)票通過(guò)電子郵箱、二維碼等方式在企業(yè)各部門(mén)之間、企業(yè)與客戶(hù)之間的流轉(zhuǎn)。交付電子專(zhuān)票，與紙質(zhì)專(zhuān)票現(xiàn)場(chǎng)交付、郵寄交付等方式相比，發(fā)票交付的速度更快。發(fā)票電子化提高了發(fā)票的流轉(zhuǎn)速率，降低了企業(yè)為發(fā)票傳遞發(fā)生的管理成本，可以有效提高資金回收周期。紙質(zhì)發(fā)票獲取不及時(shí)，抵扣不及時(shí)的問(wèn)題將被有效避免。

(二)企業(yè)收到的發(fā)票

發(fā)票電子化后，在接收到客戶(hù)發(fā)來(lái)的電子發(fā)票后，業(yè)務(wù)人員可以直接通過(guò)移動(dòng)終端填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，附上電子發(fā)票，直接提交上級(jí)審批。傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)中需要手工填單貼票造成的報(bào)銷(xiāo)效率低下將被有效避免。業(yè)務(wù)人員發(fā)票丟失的風(fēng)險(xiǎn)大大降低，也不會(huì)因?yàn)檎迟N問(wèn)題被財(cái)務(wù)部打回，節(jié)省了大量時(shí)間，提高報(bào)銷(xiāo)速率。相關(guān)財(cái)務(wù)人員后續(xù)對(duì)發(fā)票審核會(huì)更加便捷。如果企業(yè)有大量紙質(zhì)發(fā)票需要審核，對(duì)財(cái)務(wù)人員是一個(gè)大挑戰(zhàn)，但是電子化后財(cái)務(wù)人員可以通過(guò)全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)下載增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器，查閱電子專(zhuān)票并驗(yàn)證電子簽名有效性，降低接收假發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)后續(xù)管理

后續(xù)管理中，電子化的發(fā)票存儲(chǔ)保管更經(jīng)濟(jì)。紙質(zhì)專(zhuān)票的后續(xù)保管不僅需要空間，而且需要相關(guān)人員的時(shí)間來(lái)對(duì)紙質(zhì)發(fā)票檔案進(jìn)行歸集整理，分類(lèi)擺放。電子專(zhuān)票采用信息化存儲(chǔ)方式，不需要專(zhuān)門(mén)場(chǎng)所存放，也可以大幅降低后續(xù)人工管理的成本。

三、發(fā)票電子化對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的影響

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作長(zhǎng)期以來(lái)是建立在紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)上的，發(fā)票電子化后，對(duì)電子發(fā)票的檔案管理一定會(huì)與紙質(zhì)檔案管理有所區(qū)別。以下將從檔案采集、存儲(chǔ)、管理、利用四個(gè)方面分析電子發(fā)票對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的影響。

(一)檔案采集

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案采集階段，除了會(huì)計(jì)憑證需要按月立卷之外，會(huì)計(jì)賬簿，會(huì)計(jì)報(bào)表與企業(yè)會(huì)計(jì)資料都是在會(huì)計(jì)年度末，將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案整理立卷。這已成為傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的固有流程。電子發(fā)票出現(xiàn)后，會(huì)打破這個(gè)固有流程。當(dāng)企業(yè)接收或向其他公司發(fā)出電子發(fā)票，這張發(fā)票的信息就由業(yè)務(wù)人員與檔案管理人員共享，檔案管理人員無(wú)需等到年末立卷歸檔，即可了解相關(guān)信息。發(fā)票由當(dāng)期會(huì)計(jì)憑證變?yōu)闀?huì)計(jì)檔案的時(shí)間界限被打破，這就需要制定相關(guān)電子發(fā)票歸檔要求。

(二)檔案存儲(chǔ)

傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)需要專(zhuān)門(mén)的檔案室，對(duì)空間的大小要求更大。紙質(zhì)檔案的保管一般是將裝訂好的紙質(zhì)檔案卷宗有序地排列在檔案架或者柜櫥里。當(dāng)企業(yè)的業(yè)務(wù)量大，憑證、賬簿非常多時(shí)，企業(yè)就需要更大的空間來(lái)存放。但是電子發(fā)票作為一個(gè)無(wú)實(shí)體的存在，勢(shì)必會(huì)改變檔案存儲(chǔ)方式。電子發(fā)票的存儲(chǔ)所使用的載體一般都是計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備，所以電子發(fā)票的存儲(chǔ)對(duì)空間大小的要求不大，但是保管室要保持良好的溫、濕度環(huán)境，防磁、避光、防水、防火。企業(yè)如果把電子發(fā)票作為電子檔案進(jìn)行管理，就要專(zhuān)門(mén)建造一個(gè)符合保管條件的電子檔案儲(chǔ)藏室。

(三)檔案管理

紙質(zhì)檔案的可選擇分類(lèi)是單一的，選擇了按資料類(lèi)型分類(lèi)，就不能按專(zhuān)題分類(lèi)，多種分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)必然不能兼顧。但是企業(yè)交易中的電子發(fā)票可以按交易對(duì)象、時(shí)間、交易類(lèi)型等多重標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)管理。

紙質(zhì)檔案存放在企業(yè)內(nèi)部，只要公司內(nèi)部不失竊，檔案不會(huì)有丟失的風(fēng)險(xiǎn)，但是電子發(fā)票就不一樣了。企業(yè)電子發(fā)票一般不僅存儲(chǔ)在硬盤(pán)里，還會(huì)同時(shí)儲(chǔ)存在云空間里，別有用心的黑客可能會(huì)竊取企業(yè)的發(fā)票信息，打探商業(yè)機(jī)密。所以相對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，企業(yè)對(duì)發(fā)票的管理可能更要關(guān)注安全性。

(四)檔案利用

會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)各種經(jīng)濟(jì)核算資料的總結(jié)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的分析有助于企業(yè)對(duì)前期經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行分析總結(jié)，對(duì)經(jīng)濟(jì)前景進(jìn)行預(yù)測(cè)和經(jīng)營(yíng)決策。在查找紙質(zhì)檔案時(shí)，只能依靠人工，效率低下，不能很好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)有作用。但是存儲(chǔ)在云端的電子發(fā)票可以根據(jù)電子檢索功能，提高檔案利用的便捷性和高效性。

四、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理規(guī)劃

事實(shí)上，隨著近些年電子科技的發(fā)展，越來(lái)越多的原始憑證都在電子化，如銀行電子回單，電子繳稅單。增值稅電子普票和增值稅電子專(zhuān)票的陸續(xù)普及更是會(huì)計(jì)憑證全面電子化路程中的一塊里程碑。會(huì)計(jì)憑證電子化為企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的電子化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，而且，隨著電子科技發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案電子化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。

會(huì)計(jì)檔案的電子化要通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。那么優(yōu)秀的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該做到什么呢？首先，它要能夠完成對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的全生命周期管理。通過(guò)檔案采集、檔案管理到檔案應(yīng)用三個(gè)模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的收集、著錄、查詢(xún)、借閱、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀的全過(guò)程管理。其次，它要確保整個(gè)系統(tǒng)的安全性，防止檔案丟失、被盜、被篡改等風(fēng)險(xiǎn)。

(一)檔案采集

檔案系統(tǒng)應(yīng)提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供標(biāo)準(zhǔn)的接口與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互調(diào)用。在理想狀態(tài)下，企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該可以從企業(yè)常用的ERP系統(tǒng)，OA系統(tǒng)，HR系統(tǒng)等系統(tǒng)中采集相關(guān)會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)資料等，然后分條清晰列示。

(二)檔案管理

檔案管理員對(duì)從各個(gè)渠道接收來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，要確保相關(guān)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)資料的完整性和準(zhǔn)確性。有價(jià)值的檔案可以移交整理庫(kù)，隨后進(jìn)行排序、編號(hào)、著錄等基礎(chǔ)操作。沒(méi)有價(jià)值歸檔的部分?jǐn)?shù)據(jù)，可以移交資料庫(kù)定時(shí)存放。整理庫(kù)中的檔案以卷，件的形式由管理員管理，并按照規(guī)范進(jìn)行必要的著錄等操作。整理好的會(huì)計(jì)檔案可以按照年份、類(lèi)型、項(xiàng)目號(hào)等多種分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，方便日后查找。

整理好的會(huì)計(jì)檔案會(huì)進(jìn)行相應(yīng)備份，以防意外事件、黑客攻擊等各種潛在風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理員根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限，給不同種類(lèi)的檔案設(shè)置對(duì)應(yīng)期限。會(huì)計(jì)檔案到期時(shí)，檔案管理系統(tǒng)會(huì)向管理員提示，由企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭對(duì)其鑒定和銷(xiāo)毀。

(三)檔案利用

在企業(yè)接受內(nèi)外部檢查，需要調(diào)用會(huì)計(jì)檔案時(shí)，可以根據(jù)多種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢索，如根據(jù)會(huì)計(jì)資料類(lèi)型檢索、專(zhuān)題檢索、關(guān)鍵字檢索、會(huì)計(jì)期間檢索等，最大化地發(fā)揮電子檔案系統(tǒng)的快速檢索能力。

在檔案借閱方面。企業(yè)內(nèi)部不同職位的員工的借閱權(quán)限不同，即各員工所能借閱的會(huì)計(jì)檔案的范圍和內(nèi)容不同以此來(lái)降低企業(yè)內(nèi)部信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。員工們可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件，向檔案管理員發(fā)出借閱申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)借閱審批，即可閱讀。另外，員工也可以在借閱期間發(fā)出續(xù)借申請(qǐng)，延長(zhǎng)借閱期限。同時(shí)，檔案管理員系統(tǒng)端可以進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案借閱的統(tǒng)計(jì)。

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的分析，企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)管理方面的不足。為了發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，組織內(nèi)部可以在檔案管理系統(tǒng)中建立專(zhuān)題，對(duì)檔案庫(kù)中的檔案進(jìn)行再利用，發(fā)掘檔案深度價(jià)值。如，組織成立相關(guān)小組，系統(tǒng)研究近年來(lái)產(chǎn)品成本資料，分析成本變化原因，更好的控制產(chǎn)品成本。

(四)系統(tǒng)安全性

企業(yè)要確保所建電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的安全性。紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，檔案承載介質(zhì)由紙張變成電子數(shù)據(jù)。而電子數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)高度集中的特點(diǎn)，非常容易泄密。因此，確保系統(tǒng)安全性時(shí)系統(tǒng)建設(shè)的重中之重。

系統(tǒng)可以采取多重措施來(lái)提高系統(tǒng)的安全性，如多重備份機(jī)制，日志管理機(jī)制，數(shù)據(jù)加密機(jī)制，認(rèn)證機(jī)制等。將原件數(shù)據(jù)進(jìn)行多重備份并存放在不同地點(diǎn)，可以防止數(shù)據(jù)因火災(zāi)等意外災(zāi)害丟失而造成的損失。日志管理可以將用戶(hù)訪問(wèn)記錄、業(yè)務(wù)操作記錄、歸檔日志記錄等形成日志，方便在數(shù)據(jù)發(fā)生意外時(shí)追根溯源。數(shù)據(jù)加密可以有效保證數(shù)據(jù)的安全性。嚴(yán)格的認(rèn)證制度，如口令認(rèn)證、指紋認(rèn)證等，可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)。

近年來(lái)電子科學(xué)技術(shù)的發(fā)展大大促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作的發(fā)展，從紙質(zhì)發(fā)票演變?yōu)殡娮影l(fā)票，從紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案發(fā)展到電子會(huì)計(jì)檔案。在當(dāng)前時(shí)代進(jìn)步、技術(shù)更迭的大環(huán)境下，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，緊跟時(shí)代步伐顯得尤為重要。發(fā)票電子化的實(shí)施正是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案向電子化方向發(fā)展的一個(gè)強(qiáng)有力的信號(hào)。企業(yè)應(yīng)重視電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)建設(shè)，加大資金投入，建設(shè)適合本公司的安全高效的電子檔案系統(tǒng)，充分利用電子技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)高效便捷管理，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。