鄧 茜

（中鐵廣州工程局集團有限公司，廣州 511459）

引 言

企業(yè)的快速發(fā)展往往需要以人力資源作為支撐，因此，相關管理工作就顯得尤為重要，而人力檔案管理工作是其中最重要的版塊。其全面記錄了單位員工的家庭情況、任職經歷、薪資待遇、學習經歷等真實情況，這些全面且詳細的記錄可以作為部門用人的考評參考，會直接影響員工的升職、崗位調整等。本文在了解具體工作情況的情況下，對具體問題做具體分析，結合現狀給出可落實的具體方法。

一、性質和特點

（一）真實性

企業(yè)人事檔案管理不同于一般工作，這主要是因為相關內容記錄的通常都是人員在入職后的詳細資料，因此可以直接作為企業(yè)在相關人事調整過程當中選人、用人、崗位調整這幾個重要內容的真實參考依據，而真實性則是其重要標志之一。因此在對于檔案的資料記錄過程當中必須做到記載內容詳細且真實可靠，嚴禁使用任何方法去修改、篡改甚至是虛假記錄。如果人事檔案無法確保真實性，就直接違背了人力資源管理工作的工作性質，同時也會直接影響企業(yè)的人員管理工作，甚至是企業(yè)接下來的發(fā)展趨勢。

（二）涉密性

由于人事檔案的內容記載往往會會涉及諸多員工的個人信息、隱私等重要信息和數據，所以根據這一特點可以分析出檔案是具有極強的秘密性質的，原則上只能由人事部管理封存，只有相關工作人員可以看到且要做好保密工作，任何人都不得以任何借口和緣由去隨意泄露他人的隱私，更不能私自保存他人信息。

（三）全面性

人事檔案必須做到如實且全面地記錄員工的全部情況，包括員工具體的家庭情況、入職經歷、學習經歷、工資待遇、崗位晉升、榮譽獎勵等，這代表了員工在企業(yè)的全部個人成長歷程。

（四）動態(tài)性

人事檔案要及時更新，確保人事檔案的歷程和員工在公司的實際歷程做到一致，員工的離職、調離、晉升等都要及時更新，其中會涉及工資待遇、員工履歷等內容，如果做不到員工在職期間的檔案更新，人事檔案工作就直接喪失了自身的作用和價值。

（五）服務性

人事檔案管理工作要為人力資源的開發(fā)管理工作服務，也要為企業(yè)的用人、選人提供重要的參考，不斷為企業(yè)的發(fā)展服務，幫助企業(yè)實現可持續(xù)發(fā)展并緊跟時代的發(fā)展步伐。

二、國企人事檔案管理工作的現狀

隨著當前經濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經逐漸跟不上時代的發(fā)展需求。管理人員的管理理念過于落后，相關人員不重視人事檔案管理工作，沒有意識到人事檔案工作的重要性，因此逐漸出現很多問題，具體分析如下。

（一）重視程度不足

思維決定行為。當前，部分管理者對于人事檔案管理工作的重視度不高，認為人事檔案工作就是一項沒有任何技術含量的工作，只是簡單地保存記錄，沒有什么要求和標準。由于對相關工作內容的重要性和其內容存在不正確的認知，缺乏足夠的重視，并且在實際工作當中對其投入時間過少。另外，企業(yè)選擇的管理人員也比較隨意，同時對管理的方式方面也存在著嚴重的重視程度不足現象。

還有部分管理者認為這項工作不能直接產生經濟價值，所以本著經濟效益最大化的理念，不重視人事檔案管理工作，很多管理方式過于形式化。在進行人事記載的工作中容易忽視員工信息的全面性，對許多內容用三兩句語言簡單概括，如工作經歷、學習經歷等，嚴重影響了員工人事檔案記載的真實性和全面性，也影響了企業(yè)在用人、選人中的參考依據，更影響了員工個人今后的晉升甚至是退休等人生重要環(huán)節(jié)，對各個方面都產生了較大的負面影響，威脅長遠發(fā)展。

（二）人員水平參差不齊

部分管理者對該項工作的不重視，導致管理基礎比較薄弱，且未嚴格按照相關的標準去執(zhí)行，而且很多內部的相關管理人員，其實并不是專職人員的現象，他們可能身兼數職，在工作中并不能全身心的投入相關工作當中，有時甚至一個人負責上千人的人事檔案管理，這會導致因個人管理精力有限，在人事檔案中不能做到及時記載、及時更新等情況，無法為企業(yè)提供服務。

同樣，人事檔案管理工作還是一項政治性、專業(yè)性，以及對于思想覺悟等要求都比較強的工作，很多人員并不具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平。再加上當下的企業(yè)管理人員流動性強、崗位調動頻繁等，企業(yè)在用人中并沒有做系統(tǒng)的培訓，會加劇人事檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高的情況，從而產生一定的負面影響：一是對個人的工作職責認識不清楚，只是簡單地認為檔案不丟失就可以；二是缺乏個人工作的系統(tǒng)培訓，導致個人對人事檔案管理工作的專業(yè)知識一無所知。因此，這些問題都會導致企業(yè)的人事檔案管理工作一直停留在原地，無法充分發(fā)揮其在企業(yè)中的價值。

（三）企業(yè)人事檔案利用方式單一

人事檔案是為企業(yè)和個人服務的。在人事檔案管理工作中，對人事檔案的保護、詳細記載、資料整理、記載更新等工作都是為企業(yè)用人服務的，其可以為企業(yè)提供需要的員工信息。

結合目前企業(yè)的實際使用情況來看，大部分企業(yè)對于人事檔案的利用方式過于單一，受傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念和管理方式的影響較大，只有在以下情況才會去使用人事檔案做參考：一是員工晉級晉升的時候，部門組織人事工作人員對員工的檔案信息進行查閱參考，核查員工的工作經歷、員工入職信息等來看是否符合任職條件；二是在工作中辦理具體事務需要確認某一項信息時，才會查閱員工的人事檔案。

（四）管理方式落后

企業(yè)跟隨時代的發(fā)展在不斷前進，對企業(yè)各部門的工作提出了更高的要求，因此人力資源管理的方式也在進行大變革，對人事檔案信息建設的要求也在逐漸提高。但是，目前大部分企業(yè)的實際工作中經常存在相關信息化程度比較低，還沒有完全建立專業(yè)的信息化理念，且工作過程依然停留在使用紙質版、人工化的方式來記錄的階段，人事檔案管理人員對人事檔案進行手動翻閱，對紙質版檔案進行整理保存，并沒有配備電子信息化管理的軟件，也沒有建立電子化的檔案，不僅加重了管理人員的工作量，浪費其工作精力，更降低了企業(yè)的工作效率和工作質量。

采用人工化的方式去做人事檔案管理工作，雖然紙質版的檔案資料可以對信息存根進行更好的保存，有利于保證人事檔案的真實性和安全性，但是在實際操作中會出現很多問題，如查閱不方便、維護成本比較高等，而且這種人工化的方式無法滿足企業(yè)對人事檔案管理的發(fā)展需求，不僅造成人事檔案價值低下，也導致企業(yè)人力資源部門工作的資源浪費，極大地降低了部門工作效率和工作質量。

三、優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理的路徑

因為傳統(tǒng)的管理理念和方式已經無法滿足企業(yè)需求和時代要求，所以國有企業(yè)應該在時代發(fā)展下快速改變企業(yè)管理觀念，及時更新工作管理方式，不斷優(yōu)化人事檔案管理工作的路徑，來不斷滿足企業(yè)對人事檔案工作的需求，使企業(yè)更好發(fā)展，以適應時代發(fā)展的趨勢。

（一）增強管理意識

在進行相關工作時，需要加強對該工作的重視程度，要充分發(fā)揮帶頭作用，主動引導人員去學習相關專業(yè)知識，同時積極跟隨時代和企業(yè)的發(fā)展需求，幫助相關人員充分認識到這項工作在企業(yè)未來的發(fā)展當中存在的重要作用，從而幫助管理人員增強人事檔案管理的意識，及時轉變傳統(tǒng)人事檔案工作的理念和工作方式，并在管理中尋求創(chuàng)新，全力爭取在企業(yè)中將人事檔案管理工作的效用發(fā)揮到最大值。

同時，員工的人事檔案與自身的利益息息相關，所以對員工自身來說非常重要。因此，在人力檔案管理工作中需要讓員工重視個人檔案信息的填寫，并及時將填寫后的信息交于管理人員手中，要用認真負責的態(tài)度積極配合人事檔案管理人員，讓人事檔案在員工的個人成長歷程中充分發(fā)揮真正的作用和價值。

（二）提高人員專業(yè)素質

首先，管理者應該設置高標準、嚴要求的用人標準，在用人、選人方面有清晰的條件要求，并且嚴格按照國家對于人事檔案部門的人員配置要求和標準去執(zhí)行。比如，人事檔案管理人員必須是中共黨員就是一大硬性條件。制定人事檔案管理的數量標準，如人事檔案冊數在1000冊以上時必須專人專崗專管，管理人員還需要具備專業(yè)的檔案管理水平，為工作效率的提高和達成預期的工作目標做好鋪墊。

其次，人事檔案管理人員的工作責任心也是重中之重。要提升人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)水平，真正認識到這項工作對于員工個人的未來規(guī)劃，以及企業(yè)的決策所具備的重要價值，因此，對于該崗位員工一定要重視培養(yǎng)其對檔案工作嚴肅性和紀律性的正確認識。嚴格要求員工將人事檔案管理工作看成一項政治工作，一定要秉承安全原則及保密原則。企業(yè)還要加強對員工的人事檔案管理專業(yè)知識的培訓，加大培訓力度，不斷組織人員進行交流學習，不斷強化其專業(yè)能力，提高其專業(yè)水平，從而增強員工的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)。

最后，要加強管理工作的開展力度，不斷完善專業(yè)制度，扎實做好基礎工作內容，為人力資源管理工作做好基礎服務。在日常工作中嚴格按照管理制度去落實各項工作，如日常的翻閱檢查，借閱時落實審批手續(xù)和簽字手續(xù)，及時歸回各檔案，保持檔案的真實性和完整性，等等。

（三）豐富人事檔案的利用方式

人事檔案對企業(yè)的發(fā)展有著必不可少的作用，也對人力資源的開發(fā)管理有著巨大的意義，所以應該打破當下被動式利用且利用率極其低下的情況。要在保證人事檔案真實性的前提下，盡可能豐富其利用方式。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案的建立需要將人事檔案的信息作為基礎，使用現代化的信息技術將人事檔案信息電子化，為企業(yè)人力資源管理的相關抉擇提供重要的參考依據。例如，企業(yè)為了發(fā)展需要不斷建立人才培養(yǎng)體系，人才培養(yǎng)體系的建立就需要人才核心信息的記載和信息保存，為企業(yè)的人才培養(yǎng)提供可參考的重要信息，在人事檔案信息里詳細記錄員工的年齡、學歷、學習經歷、性格特點、擅長點等，不僅可以為企業(yè)的人才培養(yǎng)提供參考，也可以為企業(yè)的招聘提供方向。

（四）加強人事檔案電子化

企業(yè)應及時跟上時代的發(fā)展需求，使用電子化信息技術將企業(yè)的人事檔案電子化，對紙質版的檔案信息做電子化掃描，將紙質版信息中的圖像都轉化成數字文本和圖像。電子化檔案信息的優(yōu)勢就是無法被篡改，不僅可以節(jié)省成本，并且進一步保證了檔案信息的完整性，也極大程度地提高了工作效率。

只有不斷地加強信息化的應用力度，最終才能夠使得人事檔案真正為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。一是建立信息化管理系統(tǒng)，通過有效、專業(yè)的系統(tǒng)作為支持，使用當下的信息化技術建立融采集、導入、分類、整合為一體的系統(tǒng)，為管理工作者來搭建一個動態(tài)、全面且安全的信息平臺，實現企業(yè)的人事檔案電子化。二是不斷優(yōu)化信息管理系統(tǒng)，保證其可以及時跟上時代的發(fā)展步伐，要安排專業(yè)的技術操作人員定期對信息管理系統(tǒng)進行維護，防止系統(tǒng)崩潰及被黑客攻擊的現象發(fā)生，從而導致信息丟失或者機密信息泄露。三是加強信息化系統(tǒng)的安全管理，保證信息化系統(tǒng)的安全使用。一方面防止被黑客攻擊或者系統(tǒng)無法正常運行產生損失，另一方面要規(guī)范管理人員的操作，各級別對于信息的獲取都要有限制，保護信息安全，全面確保員工信息的私密性。

結 語

綜上所述，人事檔案管理工作對人力資源管理的開發(fā)具有重大意義，也對企業(yè)的飛速發(fā)展有重要的作用。本文主要對人事檔案管理工作的現狀進行了逐一分析，并從企業(yè)自身實際情況出發(fā)，提出了切實可行的措施：一是加強人事檔案管理工作的意識，不斷提升員工對檔案管理工作的重視度；二是不斷提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)；三是不斷豐富人事檔案的利用方式來發(fā)揮其最大價值；四是建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，不斷加強人事檔案信息電子化。只有不斷加強人事檔案管理工作，才能使其不斷為企業(yè)服務，使企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展并緊跟時代的發(fā)展趨勢和需求。