如何做好社會(huì)組織登記檔案的整理與管理

路娜

（黑龍江省社會(huì)組織服務(wù)中心，黑龍江哈爾濱 150028）

0.引言

社會(huì)組織具有私有性、非營(yíng)利性、自治性、自愿性的特點(diǎn)，是公共關(guān)系構(gòu)成要素之一，不同類型的社會(huì)組織，有著自身鮮明的活動(dòng)領(lǐng)域與活動(dòng)特點(diǎn)，其有別于企事業(yè)單位，在社會(huì)管理中起著非常重要的作用。鑒于社會(huì)組織的各項(xiàng)特點(diǎn)，如何做好其登記檔案整理與管理工作，成了各級(jí)民政部門重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題，需要整理與管理模式契合其組織特點(diǎn)，以保證整理與管理工作的質(zhì)效。

1.社會(huì)組織登記檔案整理與管理現(xiàn)狀

1.1 存在的問(wèn)題

首先是監(jiān)督指導(dǎo)工作不到位，各級(jí)社會(huì)組織登記機(jī)關(guān)單位之間未能建立有效的信息交互渠道，工作溝通效率不高，導(dǎo)致整理與管理工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；其次，基礎(chǔ)設(shè)施有待完善建設(shè)，登記檔案缺少良好的保管條件，“八防”執(zhí)行不到位，形成一定的安全隱患；最后，整理質(zhì)量存在瑕疵，像材料不全，文件材料時(shí)間順序混亂等[1]。

1.2 制約因素

負(fù)責(zé)整理與管理登記檔案的人員專業(yè)性不夠，未接受過(guò)系統(tǒng)性的整理與管理培訓(xùn)，影響到檔案整理與管理的質(zhì)量。而且登記材料來(lái)源于業(yè)務(wù)部門，其他部門認(rèn)為整理工作理應(yīng)由其負(fù)責(zé)。此外，登記檔案由辦公室負(fù)責(zé)管理，辦公室人員多為兼職管理，使得檔案管理質(zhì)效不高，尤其是縣級(jí)民政部門在登記檔案整理與管理工作中，人員數(shù)量不足影響到其工作的質(zhì)效，一個(gè)業(yè)務(wù)科室有2～3名人員負(fù)責(zé)登記事物，同時(shí)還需要負(fù)責(zé)檔案整理與歸檔工作，工作時(shí)間與精力有限，進(jìn)而對(duì)登記檔案的規(guī)范化整理與管理形成制約。

2.做好社會(huì)組織登記檔案整理與管理的方法

2.1 動(dòng)態(tài)化整理與管理

在《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》中，明確給出了登記檔案整理與管理的要求，不同社會(huì)組織采用統(tǒng)一的整理與管理方法，然而在實(shí)際的操作過(guò)程中，使用的是動(dòng)態(tài)化管理手段。主要是因?yàn)椴煌纳鐣?huì)組織有著自身的特點(diǎn)，活動(dòng)領(lǐng)域、業(yè)務(wù)范圍差異很大，比如，基金會(huì)必須在民政部門登記，有全國(guó)性與地方性基金會(huì)之分，活動(dòng)范圍非常廣，從事的是公益事業(yè)，而學(xué)術(shù)類社會(huì)組織，從事的是學(xué)術(shù)類的活動(dòng)，與基金會(huì)幾乎沒(méi)有交集。在這些組織成立、變更、年檢等登記過(guò)程中，需采用多元化的整理與管理手段，并且社會(huì)組織整體是一個(gè)運(yùn)營(yíng)組織，為動(dòng)態(tài)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，那么其在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的文件資料也具備動(dòng)態(tài)化特征，民政部門的整理與管理也需具有動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，以保證社會(huì)組織登記檔案材料收集的全面性，整理的完整度，以及管理的規(guī)范化[2]。

2.2 以調(diào)研促進(jìn)規(guī)范化發(fā)展

基于社會(huì)組織登記檔案的特點(diǎn)，在整理與管理規(guī)范化工作中，可選擇檔案管理?xiàng)l件與管理綜合實(shí)力良好的民政部門，進(jìn)行規(guī)范化整理與管理的試點(diǎn)，在實(shí)踐操作中，總結(jié)實(shí)際操作中的不足，并進(jìn)行針對(duì)性的改正。精研登記檔案整理操作流程，面向社會(huì)組織進(jìn)行登記檔案服務(wù)需求的調(diào)查，以便于進(jìn)行檔案整理與管理工作的優(yōu)化改進(jìn)，形成一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的登記檔案整理與管理流程，重塑整理與管理模式。然后進(jìn)行大面積的推廣，促進(jìn)各級(jí)民政部門檔案整理與管理規(guī)范化的發(fā)展。從目前的登記檔案管理來(lái)看，管理規(guī)范化水平存在一定的差異，通過(guò)實(shí)施辦法，推進(jìn)整理與管理的規(guī)范化建設(shè)，有計(jì)劃、有目標(biāo)的落實(shí)，對(duì)于登記檔案整理與管理質(zhì)效的提升有著積極的影響。

2.3 以溝通推動(dòng)工作創(chuàng)新發(fā)展

民政部門在登記檔案整理與管理工作中，需要采用溝通交流手段，促進(jìn)工作的創(chuàng)新發(fā)展。一是在民間組織管理局召開(kāi)工作會(huì)議、單位培訓(xùn)等活動(dòng)中，針對(duì)登記檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化整理與管理進(jìn)行研討，集眾人智慧進(jìn)行工作方法的創(chuàng)新與改進(jìn)；二是民政部門與管理局建立良好的溝通渠道，在其制定政策過(guò)程中，將檔案整理與管理工作納入其中，為后續(xù)工作的開(kāi)展奠定政策基礎(chǔ)；三是登記檔案整理與管理工作，需與業(yè)務(wù)工作有機(jī)融合，共同部署、檢查，使民政部門登記業(yè)務(wù)與登記檔案整理管理協(xié)同發(fā)展[3]。

2.4 加強(qiáng)整理與管理工作培訓(xùn)

檔案監(jiān)督檢查屬于強(qiáng)制性措施，而培訓(xùn)工作可提升登記檔案整理與管理的軟實(shí)力，為了進(jìn)一步促進(jìn)登記檔案整理與管理的規(guī)范化發(fā)展，定期組織開(kāi)展檔案整理與管理培訓(xùn)活動(dòng)，針對(duì)操作規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，使檔案管理人員熟知登記檔案整理要求、管理標(biāo)準(zhǔn)。還可定期舉辦交流討論會(huì)，各級(jí)民政部門檔案管理人員坐在一起，探討工作中的難點(diǎn)，分享工作經(jīng)驗(yàn)，集思廣益、群策群力，切實(shí)解決工作中的問(wèn)題，為做好登記檔案整理與管理工作打下堅(jiān)實(shí)的人力基礎(chǔ)。

3.針對(duì)做好社會(huì)組織登記檔案整理與管理的幾點(diǎn)建議

3.1 推進(jìn)績(jī)效管理

社會(huì)組織登記檔案整理工作量大、管理的內(nèi)容繁多，需整理的材料有文書(shū)、視頻、圖表等，材料形式、規(guī)格各不相同，材料的內(nèi)容有學(xué)術(shù)、維權(quán)、環(huán)保、教育等，社會(huì)組織類型不同，形成的登記檔案材料也不相同，檔案種類豐富，后續(xù)補(bǔ)充材料較多，檔案整理與管理難度大、任務(wù)重。因此，為了保證檔案整理與管理的成效，可構(gòu)建與實(shí)施績(jī)效考核機(jī)制，形成對(duì)檔案管理人員的激勵(lì)作用，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)，在具體的實(shí)施過(guò)程中，由省級(jí)民政廳負(fù)責(zé)管轄區(qū)域內(nèi)社會(huì)組織登記檔案整理與管理工作的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足，以督促民政部門進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)，持續(xù)提高檔案整理與管理的質(zhì)量[4]。

3.2 重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)規(guī)范化

社會(huì)組織登記檔案數(shù)量、種類多，材料形式多樣，采用規(guī)范化的整理與管理措施，是提高檔案整理質(zhì)量，提升管理成效的重要手段。首先，制定細(xì)則，明確整理與管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)，并配套制定管理辦法，主要是業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范，督促民政部門加緊落實(shí)、積極整改；其次，集中統(tǒng)一管理，改變?cè)瓉?lái)的分散管理局面，由辦公室負(fù)責(zé)集中管控、指導(dǎo)、監(jiān)督，登記部門為社會(huì)組織登記材料收集的最前沿，負(fù)責(zé)收集材料的整理歸檔，然后提交給辦公室，構(gòu)建上下一體管理模式；最后，整合利用區(qū)域內(nèi)檔案管理資源，比如，邀請(qǐng)檔案管理的專家進(jìn)行社會(huì)組織登記檔案整理與管理的知識(shí)講座，對(duì)檔案整理與管理工作進(jìn)行實(shí)際的指導(dǎo)?；蛘呤桥c檔案事務(wù)所建立合作，由其輔助民政部門進(jìn)行社會(huì)組織登記檔案的整理、歸檔等工作，提高整理與管理的專業(yè)化水平。

3.3 扎實(shí)保管基礎(chǔ)

社會(huì)組織登記檔案在完成規(guī)范化整理后，需要進(jìn)行妥善的保管，而保管條件則是其中的關(guān)鍵。目前，社會(huì)組織登記檔案使用統(tǒng)一的檔案盒保管，但是各級(jí)民政部門在保管基礎(chǔ)設(shè)施上存在一定的差異，影響到檔案保管的效果。首先要專門設(shè)置檔案室，配置齊全的軟硬件設(shè)施，像檔案架、保險(xiǎn)柜、計(jì)算機(jī)、除濕機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等，以及引進(jìn)檔案信息化管理軟件、監(jiān)控設(shè)備等，構(gòu)建登記檔案長(zhǎng)效化的管理機(jī)制，確保登記檔案的保管安全，為其后續(xù)的開(kāi)發(fā)利用做好準(zhǔn)備[5]。

4.結(jié)語(yǔ)

社會(huì)組織登記檔案材料內(nèi)容豐富、數(shù)量多、形式多樣，并具有動(dòng)態(tài)發(fā)展的特點(diǎn)，需要民政部門根據(jù)社會(huì)組織檔案的實(shí)際情況，積極開(kāi)展調(diào)研工作，深入研究實(shí)際操作中的問(wèn)題，并進(jìn)行規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化整理與管理，以及專門開(kāi)展培訓(xùn)工作，以促進(jìn)社會(huì)組織登記檔案整理規(guī)范化水平提升，增強(qiáng)登記檔案管理的效果，實(shí)現(xiàn)社會(huì)組織登記檔案開(kāi)發(fā)利用價(jià)值的最大化。