企業(yè)電子檔案管理的問題與措施分析

賀靖貽

（大慶油田檔案館，黑龍江大慶 163712）

0.引言

在慶祝中國共產(chǎn)黨成立100周年的重大歷史時刻，習(xí)總書記對檔案工作作出重要批示，將檔案工作地位的認識提高到了新的高度，也為新時期檔案工作指明了方向。在進入信息時代后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以滿足新時期需求，各大企業(yè)陸續(xù)運用計算機技術(shù)，從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，使檔案信息以數(shù)碼形式存儲在設(shè)備載體中還可借助網(wǎng)絡(luò)渠道進行檔案閱讀與處理。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的保存期限更長，檢索效率更高，但在管理過程中仍存在些許問題，主要體現(xiàn)在管理思維、管理模式、檔案安全與利用率等方面，需要采取科學(xué)有效的措施進行完善，確保電子檔案的健康發(fā)展，為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)提供更多助力。

1.企業(yè)電子檔案管理的重要意義

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在流通性、信息共享方面優(yōu)勢顯著。在現(xiàn)代化企業(yè)運營中，加強電子檔案管理具有以下重要意義。（1）有助于檔案資源共享。在信息化時代背景下，一些企業(yè)開始重視檔案資源共享平臺建設(shè)，引入先進管理模式，并將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子信息技術(shù)等融入平臺中，使管理者借助該平臺了解員工的基本信息，如學(xué)歷、職稱等，還可迅速了解企業(yè)固定資產(chǎn)與庫存狀態(tài)，提高各部門間的溝通頻率，極大地促進了資源共享與工作效率提升。（2）可為決策者提供有力參考。電子檔案對員工信息、企業(yè)發(fā)展情況等進行記錄，可在一定程度上反映真實的經(jīng)營情況，借助信息系統(tǒng)使檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。當(dāng)某部門要做出重大決策時，可根據(jù)檔案系統(tǒng)收集的信息資料，為決策者查閱參考、綜合分析提供依據(jù)，從而做出更多科學(xué)決策，引導(dǎo)企業(yè)朝著可持續(xù)方向發(fā)展。（3）有助于整體運營效率提升。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，企業(yè)要想查詢檔案信息需要先向檔案部門提交申請，由管理者根據(jù)申請者權(quán)限進行批準(zhǔn)后，才可查閱相應(yīng)檔案，浪費諸多時間成本。但在電子檔案管理模式下，管理者應(yīng)提前創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，員工可借助計算機登錄系統(tǒng)，輸入賬號密碼便可實時查閱自身權(quán)限內(nèi)的檔案資料，不但節(jié)約了大量時間成本，還使企業(yè)整體運營效率得到極大提升[1]。

2.企業(yè)電子檔案管理存在的問題

2.1 電子檔案人才匱乏，管理隊伍結(jié)構(gòu)不合理

信息化本身屬于一項創(chuàng)新型工作，需要懂管理、會信息技術(shù)的人才參與，才可真正提高電子檔案管理效率，使檔案資源優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。當(dāng)前，各大企業(yè)積極響應(yīng)國家號召，開展檔案改革與調(diào)整等工作，領(lǐng)導(dǎo)層對該項工作也給予高度重視，能夠充分認識到信息化的意義，舍得在人財物方面增加投入，對電子檔案管理工作給予充分的理解與支持，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。但因內(nèi)部缺乏復(fù)合型檔案管理人才，部分從業(yè)者缺乏基本操作技能，盡管配備了許多信息化工作所需設(shè)備，但因管理人員自身信息素養(yǎng)較低，導(dǎo)致大量設(shè)備閑置，電子檔案的現(xiàn)代化管理效率很難得到顯著提升。此外，現(xiàn)有管理隊伍結(jié)構(gòu)不合理，以中年管理者為主，缺乏青年人才的融入，很難將最新的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，管理工作缺乏活力，影響了管理效率[2]。

2.2 管理模式落后，重復(fù)建設(shè)時有發(fā)生

在管理模式方面，部分企業(yè)存在沒有連續(xù)、完整的保管電子檔案的問題，在管理全過程中仍存在漏洞。例如，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化期間，因從業(yè)者操作失誤或者存儲介質(zhì)出現(xiàn)問題，均會造成信息失真、不完整等情況產(chǎn)生，且檔案載體形式、存儲格式等具有多樣性，加上檔案自身的流動性，均可能使數(shù)字化期間出現(xiàn)內(nèi)容丟失或缺損等情況。因電子檔案多采用U盤、計算機等進行保存，此類載體尚未列入檔案登記簿，取用較為隨意。一些企業(yè)沒有在計算機中設(shè)施檔案獲取權(quán)限，安全管理力度缺失，由此產(chǎn)生管理缺陷，嚴重影響檔案的管理效率。與國外企業(yè)相比，國內(nèi)企業(yè)的電子檔案建設(shè)與管理工作相對落后，因管理體制不夠完善，管理模式單一老化，導(dǎo)致各部門不遵守制度的行為時有發(fā)生，嚴重阻礙檔案信息數(shù)字化進程。因檔案管理工作不夠規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，各部門間缺乏交流與溝通，信息共享補償，很容易出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等情況發(fā)生，信息利用率也受到嚴重影響。這就要求企業(yè)應(yīng)注重管理模式的創(chuàng)新與體制完善，并創(chuàng)建一個共同參與的平臺，在該平臺上實現(xiàn)信息無成本共享，由此避免重復(fù)建設(shè)造成的資源和精力浪費，提高檔案管理效率[3]。

2.3 檔案信息存在安全隱患

企業(yè)檔案作為發(fā)展歷程的記錄者，其內(nèi)容不但有企業(yè)日?；顒樱€有一些商業(yè)機密、人事檔案與個人隱私等，因此在檔案管理中還應(yīng)注重安全隱患。從整體來看，檔案安全風(fēng)險主要包括以下幾個方面。（1）受外界因素影響，可能是競爭對手通過電子檔案的漏洞，借助黑科技、病毒等竊取商業(yè)機密，或者不法分子攻擊企業(yè)檔案系統(tǒng)，將檔案中的保密信息公之于眾，從中獲取私利。（2）受內(nèi)部因素影響。部分企業(yè)為了節(jié)約用人資本，聘請兼職人員負責(zé)檔案管理工作，因從業(yè)者專業(yè)技術(shù)和知識不過關(guān)，無法深刻意識到檔案內(nèi)容的重要性、保密性，很容易受他人利用，在檔案錄入和輸出時不加查驗，導(dǎo)致企業(yè)保密信息與個人信息泄露，造成不良影響?？梢?，電子檔案管理應(yīng)高度重視安全隱患問題，使企業(yè)與員工信息安全得到保障，以免造成不必要的利益損失。

2.4 檔案信息開發(fā)和共享較為薄弱

大部分企業(yè)在檔案資源開發(fā)方面較為保守，仍處于表層，如存儲、匯編等，而檔案編研、信息開發(fā)、專題調(diào)研等卻很少受到關(guān)注和落實。檔案工作能否與時俱進，達到世界領(lǐng)先水平，一個重要的指標(biāo)便是電子化程度，這也是實現(xiàn)工業(yè)化的重要因素之一。當(dāng)前許多企業(yè)尚未創(chuàng)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫，缺乏對現(xiàn)有資源的深入開發(fā)，信息共享與服務(wù)范圍十分有限。在企業(yè)各部門之間，信息資源單純實現(xiàn)橫向共享，縱向共享尚未實現(xiàn)，需要吸引更多優(yōu)秀的技術(shù)人才加入進來，在現(xiàn)有檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)方面仍存在問題，滯后于行業(yè)發(fā)展需求，成為檔案信息共享和高效利用的瓶頸所在，嚴重制約著檔案資源的深度與廣度開發(fā)與利用。

3.企業(yè)電子檔案管理問題的完善措施

3.1 樹立信息化思維，優(yōu)化檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)

根據(jù)中辦、國辦印發(fā)的《十四五全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》內(nèi)容，企業(yè)管理者應(yīng)樹立長遠眼光，樹立信息化思維，制定與時俱進的發(fā)展規(guī)劃，深入了解電子檔案管理流程與職責(zé)范圍，并結(jié)合實際運營情況進行管理職責(zé)劃分，為檔案工作給予應(yīng)有的重視，并增加軟硬件建設(shè)與更新的資金投入。同時，管理層還應(yīng)借鑒國內(nèi)外成功的電子檔案管理案例，創(chuàng)建完善的信息化管理體系，重視檔案數(shù)據(jù)庫、管理系統(tǒng)、安全防護系統(tǒng)等方面的建設(shè)，在軟件升級、設(shè)備養(yǎng)護等方面增加投入，促進電子檔案管理效率提升。例如購買數(shù)字化設(shè)備和辦公用品、重新裝修庫房、軟件升級、人員培訓(xùn)等。

此外，還應(yīng)優(yōu)化檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)。當(dāng)前電子檔案在各大企業(yè)中普及應(yīng)用，首要任務(wù)在于培養(yǎng)一支懂檔案知識、會計算機操作的復(fù)合型人才團隊，使企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化，整體素質(zhì)得到提升，充分迎合現(xiàn)代社會發(fā)展需求，具體措施如下。（1）各高校應(yīng)注重電子檔案人才培養(yǎng)，從本質(zhì)上解決復(fù)合型人才缺失問題。企業(yè)可與高校建立合作關(guān)系，根據(jù)自身需求進行“訂單式”人才培養(yǎng)，為檔案管理注入新鮮血液，使其更具生命力。（2）各企業(yè)應(yīng)注重現(xiàn)代化檔案管理人才的招聘，尤其是青年人才的引進，可使先進管理理念滲透到電子檔案管理中，完善該部門的人員結(jié)構(gòu)。（3）面向現(xiàn)有檔案管理人員開展培訓(xùn)活動，不斷豐富管理者對電子檔案的認知，充分意識到網(wǎng)絡(luò)、計算機對檔案管理產(chǎn)生的影響，使其在現(xiàn)有經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，快速掌握電子檔案管理要點，積極接觸新事物，清楚意識到電子檔案在未來將取代紙質(zhì)檔案這一趨勢，以長遠眼光看待電子檔案發(fā)展帶來的各類問題，能夠熟練運用計算機設(shè)備進行檔案管理，促進信息化管理工作的貫徹落實[4]。

3.2 完善管理制度，創(chuàng)建檔案管理新模式

在電子檔案管理中，應(yīng)從制度層面著手對文件管理與電子文檔二者結(jié)合起來進行管理。因電子文件以文檔形式存在，只有規(guī)范基礎(chǔ)操作，才可使文檔形式更加真實合規(guī)。在檔案采集階段，還應(yīng)創(chuàng)建專門的采集整理體系，保障檔案資料整理過程規(guī)范統(tǒng)一。企業(yè)應(yīng)成立專門的檔案檢測小組，在接收檔案后先進行檢測，保障信息準(zhǔn)確無誤的情況下再錄入系統(tǒng)。為了實現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案部門還應(yīng)制定各項標(biāo)準(zhǔn)，對現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)進行完善，保障各部門能夠遵循各項標(biāo)準(zhǔn)落實相關(guān)工作。在“互聯(lián)網(wǎng)＋”背景下，檔案管理應(yīng)充分借助信息技術(shù)手段進行模式創(chuàng)新，走數(shù)字化建設(shè)之路。對此，可借鑒國外先進的管理經(jīng)驗，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機等引入工作中。例如，某企業(yè)采取“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”模式，先聘請專業(yè)人才到場指導(dǎo)，并根據(jù)檔案管理保密程序規(guī)定，采用微縮儀、掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案信息化處理，借助互聯(lián)網(wǎng)將單位各部門連接起來，創(chuàng)建數(shù)字化信息采集模式，拓展檔案采集范圍，還可實現(xiàn)智能化檢索，深挖檔案信息背后價值。此舉不但可提高管理效率，還可確保檔案安全。

3.3 加強軟硬件建設(shè)，保障檔案信息安全

一方面，加強軟硬件建設(shè)。企業(yè)應(yīng)不定期巡查硬件設(shè)備運行情況，包括服務(wù)器狀態(tài)、網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)、檔案日志更新情況、老化設(shè)備換新以及安全排查等方面，使線路、運行環(huán)境和設(shè)備安全得到切實保障。為了應(yīng)對不可控因素，應(yīng)創(chuàng)建數(shù)據(jù)備份中心，與檔案數(shù)據(jù)中心相互獨立，定期將檔案中心數(shù)據(jù)拷貝到備份中心，以免出現(xiàn)意外導(dǎo)致檔案信息丟失。運用防火墻技術(shù)，將其設(shè)置在內(nèi)外網(wǎng)之間，對黑客病毒起到“保護傘”的作用，通過安全訪問控制，保障檔案信息安全。企業(yè)還可借助網(wǎng)絡(luò)管理平臺設(shè)立在線報警軟件，當(dāng)病毒入侵到網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意設(shè)備時，管理者都能夠及時發(fā)現(xiàn)并采取措施，將以往被動防御變?yōu)橹鲃臃烙?/p>

另一方面，維護檔案系統(tǒng)安全。按照檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)建安全的應(yīng)用系統(tǒng)，在系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)與建設(shè)中，企業(yè)應(yīng)創(chuàng)建用戶訪問權(quán)限平臺，運用生物技術(shù)、加密防盜竊技術(shù)等，在檔案管理軟件中設(shè)置用戶權(quán)限，用戶在登錄系統(tǒng)后需要認證身份信息，身份合法才允許訪問檔案資源，非法用戶則或被拒絕訪問，由此保障檔案安全。還應(yīng)創(chuàng)建日志文檔中心，包括用戶訪問、數(shù)據(jù)庫更新、管理軟件更新等情況，當(dāng)出現(xiàn)檔案泄露等安全事件時，可為追本溯源提供數(shù)據(jù)支持，使安全隱患得到及時排查，創(chuàng)建出可靠且高效的檔案管理平臺[5]。

3.4 優(yōu)化服務(wù)平臺，推進“智慧檔案”發(fā)展

在“智慧城市”建設(shè)發(fā)展下，檔案部門可抓住契機，借助“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案管理”的戰(zhàn)略思路，與檔案工作現(xiàn)狀相結(jié)合，創(chuàng)造出完善的“智慧檔案”服務(wù)平臺，該平臺建設(shè)是借助先進的技術(shù)手段，對電子檔案信息進行分析處理，挖掘用戶數(shù)據(jù)與檔案資源，對二者的關(guān)系趨勢進行預(yù)測。該平臺信息眾多、操作規(guī)范，有助于擴充和信息提取，還可結(jié)合特殊需求創(chuàng)建專題數(shù)據(jù)庫，面向全社會提供跨設(shè)備、跨服務(wù)機制的電子檔案服務(wù)，充分整合各類信息，有效避免“信息孤島”問題產(chǎn)生，使電子檔案管理更加專業(yè)且智能，通過全力推廣“智慧檔案”，為社會發(fā)展和企業(yè)創(chuàng)新提供更多助力。還可創(chuàng)建服務(wù)型門戶網(wǎng)站，此類網(wǎng)站在內(nèi)容編排、功能設(shè)置方面具有服務(wù)性特點，可為用戶提供信息咨詢、信箱服務(wù)、業(yè)務(wù)活動等功能。也可將企業(yè)檔案信息及時公示，特別是在新媒體飛速發(fā)展的今天，如何高效利用新媒體為電子檔案服務(wù)，成為企業(yè)檔案管理值得深思的課題。

4.結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，電子檔案逐漸替代紙質(zhì)檔案成為檔案管理的主流趨勢。但在實際管理中應(yīng)結(jié)合實際情況通過樹立信息化思維、完善管理制度、加強軟硬件建設(shè)、創(chuàng)建“智慧檔案”服務(wù)平臺等方式，彌補管理思維、管理模式、檔案安全與服務(wù)能力等方面存在的不足，使電子檔案的價值被深入挖掘出來，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”技術(shù)的支持下，顯著提高檔案管理效率，走信息化、智慧化發(fā)展之路，推動企業(yè)長久穩(wěn)健發(fā)展。