新時期物業(yè)服務企業(yè)如何加強財務內(nèi)部控制

文/崔宏（中國石油天然氣集團公司機關服務中心）

近年來，我國經(jīng)濟發(fā)展速度明顯有所放緩，但高質量發(fā)展逐漸成為其主要方向。而在這樣的趨勢下，物業(yè)服務企業(yè)的發(fā)展較為明顯，其運營管理的規(guī)范化程度也在逐年提升，但其財務內(nèi)部控制工作仍存在一些問題，還未得以改善，物業(yè)服務公司需要更加重視財務內(nèi)部控制工作的落實，積極采取一些措施、手段，盡可能完善該工作上的漏洞，從而助力企業(yè)實現(xiàn)長遠穩(wěn)定發(fā)展。鑒于此，新時期物業(yè)服務企業(yè)加強財務內(nèi)部控制的具體實施路徑，應當作為現(xiàn)階段物業(yè)服務企業(yè)管理層以及相關專業(yè)人士的重點研究課題。

一、財務內(nèi)部控制的相關內(nèi)容闡述

財務內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證財產(chǎn)安全完整，以及財務管理目標的順利完成，在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，針對其中存在的財務問題及時進行制止與改善，從而確保財務工作高效且高質量完成的一種管理活動。

就物業(yè)服務企業(yè)而言，其財務內(nèi)部控制主要是對企業(yè)收支以及各類物資等方面的控制。物業(yè)服務公司財務管理人員在落實財務內(nèi)部控制時，主要通過各類制度實現(xiàn)對財務的高效管理，同時基于大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術，時刻掌控企業(yè)財務管理的實際現(xiàn)狀，進而為企業(yè)財務管理的后續(xù)發(fā)展以及財務工作的進一步開展提供更加正確的方向[1]。

二、物業(yè)服務企業(yè)加強財務內(nèi)部控制的必要性

（一）有助于企業(yè)財務管理水平的提升

通過加強財務內(nèi)部控制，不僅能夠從根源上對企業(yè)內(nèi)部員工的行為進行規(guī)范，從而避免出現(xiàn)徇私舞弊、貪污腐敗等不良現(xiàn)象，而且能夠進一步完善企業(yè)的財務管理機制，確保企業(yè)財務管理水平的有效提升。

（二）有助于企業(yè)對各類風險的準確預測

通過加強財務內(nèi)部控制，物業(yè)服務企業(yè)可以基于財務角度對企業(yè)所面臨的各類風險因素進行準確預測，并對這些風險展開進一步的綜合性分析評估，從而提出更加行之有效的防范控制措施，進而提升物業(yè)服務企業(yè)的風險應對能力。

（三）有助于確保企業(yè)資產(chǎn)安全完整

通過對企業(yè)財務內(nèi)控體系以及財務內(nèi)控工作的進一步完善，能夠有效提升企業(yè)資金資產(chǎn)配置的合理性及其使用的有效性，同時通過考核激勵機制，端正企業(yè)員工的工作態(tài)度及提升員工的工作質量，從而確保企業(yè)資金的安全完整性。

（四）有助于企業(yè)經(jīng)濟活動的有序進行

通過加強財務內(nèi)部控制，能夠對企業(yè)的各項規(guī)章制度以及工作流程加以進一步規(guī)范，尤其指導企業(yè)的各項經(jīng)濟活動，能夠有效確保企業(yè)經(jīng)濟活動的合規(guī)性，同時通過對各類政策的貫徹落實，合理規(guī)避可能發(fā)生的各類財務風險，從而確保企業(yè)經(jīng)濟活動的正常運行[2]。

三、物業(yè)服務企業(yè)加強財務內(nèi)部控制的具體路徑

（一）創(chuàng)造良好的內(nèi)控環(huán)境

良好的內(nèi)控環(huán)境是財務內(nèi)部控制工作有序開展的基本條件，物業(yè)服務企業(yè)要想加強財務內(nèi)部控制，提升財務內(nèi)部控制的有效性，具體可從這四個方面著手：

1.增強財務內(nèi)控意識

第一步，企業(yè)管理層必須率先正確認識財務內(nèi)部控制的重要性，并積極學習財務內(nèi)控相關知識，對財務內(nèi)控建立正確認知，從而在企業(yè)內(nèi)部起到帶頭表率的作用，同時確保他們做好財務內(nèi)控相關支持工作，譬如說，定期檢查財務內(nèi)控體系的運行狀況，確保體系的正常運行；加大財務內(nèi)部控制的培訓力度，確保內(nèi)控人員的專業(yè)性；將財務內(nèi)部控制工作提升至戰(zhàn)略層面，并培養(yǎng)財務內(nèi)控文化，為財務內(nèi)控工作的落實創(chuàng)造濃厚的氛圍。

除了從企業(yè)管理層著手之外，第二步，企業(yè)還必須由上至下、由點到面提升企業(yè)全體員工的財務內(nèi)部控制意識，促使他們積極主動地參與到財務內(nèi)部控制工作當中。為此，企業(yè)管理層具體可采取如下手段：一是加大財務內(nèi)部控制理念的宣傳力度；二是將財務內(nèi)部控制相關指標納入員工的績效考核當中[3]。

2.優(yōu)化內(nèi)控治理結構

就決策層而言，企業(yè)應當設置專門的內(nèi)控委員會，由其負責財務內(nèi)控目標及其工作重點的制定與明確；就監(jiān)督層而言，企業(yè)可以將內(nèi)部審計部門作為監(jiān)督主體，對企業(yè)的財務內(nèi)控制度流程及其執(zhí)行情況進行監(jiān)督審計。在此過程中，企業(yè)應當進一步強化內(nèi)部審計部門的獨立性與權威性，從而確保審計結果的客觀性與公平公正性；就執(zhí)行層而言，主要由業(yè)務、財務以及其他職能部門組成，由其共同負責財務內(nèi)控工作的具體落實與執(zhí)行。

3.基于風險意識，建立健全財務內(nèi)控制度

在對制度進行健全的過程中，物業(yè)服務企業(yè)應當基于財務管理的實際需求以及當前企業(yè)財務內(nèi)控工作的落實情況，對財務內(nèi)部控制制度進行完善，同時在制度中明確各崗位的職責權限并優(yōu)化責任追究機制，以此來引導相關人員明確自身職責，從而確保財務內(nèi)部控制工作的高效有序進行。以資產(chǎn)管理為例，資產(chǎn)盤點、定期核算、評估以及處置等資產(chǎn)管理各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容，應當全部納入財務內(nèi)部控制制度當中，這樣資產(chǎn)管理人員才能夠根據(jù)相關制度，對企業(yè)的資產(chǎn)進行管理、維護并定期公布，從而接受企業(yè)內(nèi)部、上級集團、社會部門的監(jiān)督。在完善過程中，企業(yè)也可參考VK物業(yè)服務企業(yè)的財務內(nèi)部控制制度，該企業(yè)的財務內(nèi)部控制制度主要包含了專項審計制度、關鍵崗位員工培訓制度以及崗位責任制度。其中，專項審計制度主要發(fā)揮著監(jiān)督管理的作用；關鍵崗位員工培訓制度主要是規(guī)范關鍵崗位的員工培訓工作；崗位責任制度則是確保各類問題責任到人[4]。

4.加大人才培養(yǎng)力度

物業(yè)服務企業(yè)應當重視財務內(nèi)部控制人才的培養(yǎng)，加大培養(yǎng)力度，組建一支專業(yè)化高水平的財務內(nèi)控隊伍。就人才培養(yǎng)而言，物業(yè)服務企業(yè)可從這幾個方面著手：

第一，建立常態(tài)化的內(nèi)部學習機制，基于現(xiàn)代化師徒制，在企業(yè)內(nèi)部成立一對一學習小組，該小組主要包含兩部分，一部分是經(jīng)驗豐富的老員工，一部分是專業(yè)知識儲備扎實的新員工，兩者彼此之間主要完成工作經(jīng)驗分享、管理思維轉變等工作，如此在企業(yè)內(nèi)部形成互動式的學習局面。第二，企業(yè)還可以將一些高效可行的管理經(jīng)驗、科學專業(yè)的管理方法，進行系統(tǒng)化與透明化處理。比如說，在企業(yè)內(nèi)部搭建互動學習、知識共享平臺，加快知識分享的速度，擴大分享范圍，確保企業(yè)每位員工都能夠及時接受到最新且有用的知識與操作技能。第三，企業(yè)還可為財務內(nèi)部控制人員提供更多的外部交流與學習的機會，定期與優(yōu)秀企業(yè)學習，積極借鑒優(yōu)秀企業(yè)的成功經(jīng)驗，同時再結合本企業(yè)財務內(nèi)部控制需求，對企業(yè)的財務內(nèi)部控制體系及控制模式進行更新與完善。通過以上三種方式能夠有效提升企業(yè)財務內(nèi)部控制人員的工作經(jīng)驗，確保他們能夠得以階段性成長以及全面性發(fā)展，并運用自身所掌握的專業(yè)知識與工作經(jīng)驗，加強財務內(nèi)部控制，從而達到提升企業(yè)財務內(nèi)部控制水平的目的[5]。

（二）加大風險控制力度

1.完善風險評估機制

風險評估是內(nèi)部控制的重要組成部分，財務內(nèi)部控制也同樣如此，所以物業(yè)服務企業(yè)應當就當前的風險評估機制加以完善。為此，物業(yè)服務企業(yè)可設立專門的風險管理部門，對企業(yè)所面臨的風險因素予以全面收集，并基于風險發(fā)生概率、風險的損害程度以及企業(yè)對風險的容忍度這三個維度，對這些風險因素加以評估，從而根據(jù)評估結果對風險進行等級劃分。

2.搭建風險預警機制，加強風險識別與控制

風險評估機制得以完善后，企業(yè)還需要加強風險識別與控制。鑒于此，物業(yè)服務企業(yè)需要借助大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在企業(yè)內(nèi)部建立健全風險預警機制，當關鍵節(jié)點的數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常情況時，該機制可以自動完成相應的報警工作，使企業(yè)能夠第一時間采取相應的防范措施，從而避免風險對企業(yè)造成更大的損失。與此同時，還需針對企業(yè)業(yè)務運行情況定期組織開展月度會議，會議中主要就新出現(xiàn)的風險因素加以分析

（三）嚴格執(zhí)行控制活動

1.預算管理

預算管理是企業(yè)實施內(nèi)部控制的有效手段，它涉及企業(yè)的各項財務活動，因此對預算指標進行編制的時候，需要將各項財務活動兼顧到位。鑒于此，物業(yè)服務企業(yè)可以組建一支專門的預算管理小組，若已經(jīng)建立此類機構，企業(yè)需對其進行進一步完善，確保小組或者機構成員包含管理層以及各個部門的工作人員，并且根據(jù)項目內(nèi)容以及成員特點進行分工，明確每位成員的權利和責任，這樣在進行預算編制的時候，可以更好地進行協(xié)同合作，編制出來的預算也更全面，且能把握住大的方向。與此同時，編制預算的相關人員需要對企業(yè)的財務管理現(xiàn)狀以及資金運轉的實際情況進行較為詳細且專業(yè)的分析研究，確保預算編制前期分析工作的全面有效性，如此編制出來的預算才會更科學。在編制預算的時候，企業(yè)需要對每一筆預算支出應該發(fā)揮的作用、達到的績效做出詳細說明，這樣在具體實施過程中才會為工作人員提供更加明確的目標，為管理人員提供了更為詳細的參考，最終在核查的時候也更容易發(fā)現(xiàn)問題所在，并有針對性地予以解決。

2.不相容職務相分離

不相容職務相分離是財務內(nèi)部控制的重要手段之一，通過不相容職務相分離，能夠有效避免各部門及其員工之間相互推諉的想象，能夠提升財務管理工作的規(guī)范化程度。鑒于此，物業(yè)服務企業(yè)應當嚴格落實“不相容職務相分離”這一原則。其中不相容崗位主要有資產(chǎn)保管崗位與資產(chǎn)登記崗位、費用審批崗位與費用報銷崗位等，如此通過對不相容職務分離管理制度的進一步完善，既能夠提升企業(yè)上傳下達的效率，又能夠確保企業(yè)各項工作落實的合規(guī)性[6]。

（四）確保信息溝通渠道暢通

在信息化建設過程中，物業(yè)服務企業(yè)不僅需要對單獨的軟件系統(tǒng)予以優(yōu)化，增強其功能，而且還要對各類系統(tǒng)加以整合。

在各大系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)接口，從而使其形成一體化的系統(tǒng)群，更好地服務于財務內(nèi)控工作。

除此之外，由于信息技術的引進雖然為各項工作帶來了極大便利，但同時也帶來了更多的安全隱患，所以物業(yè)服務企業(yè)還需加大信息安全防護措施，確保各類信息在企業(yè)內(nèi)部的安全傳遞與使用。

具體可參考如下措施：（1）通過優(yōu)化完善會計核算系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)以及信息共享系統(tǒng)中的功能模塊，使其更好地支撐企業(yè)財務內(nèi)部控制工作；（2）在財務系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)以及項目管理系統(tǒng)中設置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，確保系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息的互通互聯(lián)，從而打破信息壁壘，提升各類信息傳遞、處理以及反饋與應用的效率，提高本企業(yè)財務內(nèi)控管理的信息化程度；（3）統(tǒng)一信息錄入與統(tǒng)計口徑，統(tǒng)一各級之間信息傳遞的方式，從而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的集中管理；（4）指定專業(yè)團隊對企業(yè)內(nèi)部各類系統(tǒng)軟件進行定期維護與更新優(yōu)化，并增設自動備份功能，防止重要數(shù)據(jù)信息的丟失。

（五）健全內(nèi)審機構，加強外部審計職能，確保監(jiān)管到位

監(jiān)管機制既是財務內(nèi)部控制的主要組成部分，又是獨立于財務內(nèi)部控制工作之外的一項保障措施。通常情況下，監(jiān)管機制的主體是審計機構，在發(fā)展成熟的企業(yè)內(nèi)部，既有內(nèi)部審計又有外部審計。為此，現(xiàn)主要從這兩方面，來健全物業(yè)服務企業(yè)監(jiān)管機制。

就內(nèi)部監(jiān)督而言，物業(yè)服務企業(yè)首先需立足實際，完善內(nèi)部控制審計制度，并優(yōu)化內(nèi)部審計模式，旨在確保內(nèi)部審計工作的權威性與獨立性。內(nèi)部審計在企業(yè)運營管理中主要發(fā)揮的是監(jiān)督職能，通過開展審計工作，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控制度、內(nèi)控流程、內(nèi)控執(zhí)行，以及其他內(nèi)部管理工作中的問題與漏洞。

在這樣的工作性質下，審計人員與其他部門人員之間存在一定的利益沖突，因此為了確保審計結果的客觀性與公平公正性，物業(yè)服務企業(yè)需將內(nèi)審機構從其他部門中獨立出來，并由企業(yè)董事會或高層直接領導。

其次，物業(yè)服務企業(yè)還需對審計方法與內(nèi)容加以明確，同時將審計重點從“錯誤檢查”轉向“錯誤預防”，從而更好地發(fā)揮審計職能。

就外部審計職能而言，物業(yè)服務企業(yè)需聘請專業(yè)水平較高、口碑較好的審計師事務所，對企業(yè)予以全面審計，同時還需基于外部審計結果，進一步判斷企業(yè)各類數(shù)據(jù)信息的真實準確性，并對內(nèi)控風險點予以補充完善。

外部審計雖然具有較強獨立性與專業(yè)指導性，但其時效性有所欠缺，所以物業(yè)服務企業(yè)既要確保內(nèi)部監(jiān)督的健全性，又要確保外部審計職能的充分發(fā)揮，將內(nèi)部監(jiān)督與外部審計充分結合在一起，從而確保監(jiān)管到位。

四、結束語

綜合上述分析，在物業(yè)服務行業(yè)快速發(fā)展以及市場競爭愈加激烈的形勢下，物業(yè)服務企業(yè)應當重視財務內(nèi)部控制工作的落實，并通過創(chuàng)造良好的內(nèi)控環(huán)境、加大風險控制力度、嚴格執(zhí)行各類控制活動以及確保信息溝通渠道暢通等手段措施，優(yōu)化企業(yè)加強財務內(nèi)部控制的路徑，從而提升物業(yè)服務企業(yè)的財務內(nèi)部控制水平，強化企業(yè)應對風險的能力，確保物業(yè)服務企業(yè)在當前市場環(huán)境下的長遠穩(wěn)定發(fā)展。