李 楊

（河北省科技創(chuàng)新服務中心 河北石家莊 050021）

長期以來，我國檔案事業(yè)得到良好發(fā)展，無論是檔案開發(fā)、檔案利用還是檔案的服務社會功能等各個方面，都發(fā)生了明顯改變，尤其是在當前信息技術(shù)融入檔案管理的背景下，促使檔案管理工作發(fā)生巨大變化，這對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與能力提出新要求，但從當前基層單位檔案管理人員實際工作情況看，人員素質(zhì)存在諸多不理想之處，影響著基層單位檔案管理工作整體水平的發(fā)展，也限制了新時期檔案管理人員素質(zhì)提升。為此，有必要明確檔案管理人員的必備素質(zhì)，并結(jié)合當前實際情況，探索有效的培養(yǎng)對策，促使基層單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)得以有效提升，更好地開展檔案管理工作。

一、現(xiàn)階段基層單位檔案管理人員必備素質(zhì)

現(xiàn)階段，基層單位檔案管理人員必備素質(zhì)包括三個方面：政治素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)、文化素養(yǎng)，如圖1所示。

圖1 現(xiàn)階段基層單位檔案管理人員必備素質(zhì)

（一）政治素養(yǎng)

作為基層單位檔案管理人員，在實際工作中最為基本的素質(zhì)是要熱愛檔案管理工作，忠誠檔案事業(yè)，始終堅決擁護黨的領導，認真履行黨和國家各項方針政策，在檔案管理工作中，必須做到實事求是、相信科學、堅守原則，公正無私、嚴守機密，明確檔案管理工作要服務基層單位。此外，必須始終堅持職業(yè)道德，依法進行檔案管理，以自身政治素養(yǎng)，不計名利開展檔案管理工作，并且始終高標準、高質(zhì)量、嚴要求自身工作，服務于基層單位的檔案需求。

（二）專業(yè)素養(yǎng)

在基層單位日常檔案管理過程中，工作人員專業(yè)素養(yǎng)主要體現(xiàn)在四個方面：其一，必須具備專業(yè)的檔案管理知識，比如，檔案文獻編纂學、文書學、檔案管理學、中外檔案史、檔案保護技術(shù)學等。同時，還要熟知黨和國家針對檔案工作出臺的各項法規(guī)，明確相應的方針和政策，還要全面了解上級檔案行政管理部門制定的各項業(yè)務規(guī)定。其二，在檔案管理工作中，工作人員必須熟悉相關業(yè)務內(nèi)容，可以靈活運用與檔案管理相關的法規(guī)、政策、專業(yè)知識等，保證檔案管理工作有序開展。其三，可以結(jié)合單位實際情況，制定適合單位的檔案管理制度，并將其落實到實際中，確保檔案收集、存儲、借閱、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)科學完善。其四，基層單位檔案管理人員應當具備較強的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠有效處理好各部門之間的問題，確保檔案收集、開發(fā)利用等管理工作可以順利實施。

（三）文化素養(yǎng)

檔案管理工作涉及一些歷史文化工作，對檔案管理人員的知識素養(yǎng)提出較高要求。除了基本的檔案專業(yè)知識外，工作人員還要具備較高的文化素養(yǎng)，這主要取決于基層單位所屬行業(yè)。此外，檔案管理人員也必須具備一定領導學、管理學、情報學等文化知識，尤其是與新時期檔案管理、開發(fā)利用相關的新技術(shù)，如現(xiàn)代計算機、電子網(wǎng)絡技術(shù)等，只有具備相關專業(yè)知識，才能輔助基層單位更好地開展檔案管理工作。

二、基層單位檔案管理人員素質(zhì)問題及原因分析

（一）基層單位檔案管理人員的素質(zhì)問題

基層單位檔案管理人員的素質(zhì)問題主要有三個方面，分別是：專業(yè)知識方面存在一定欠缺、科學管理意識不強、缺乏一定創(chuàng)新意識，如圖2所示。

首先，從當前基層單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的表現(xiàn)看，在專業(yè)知識方面存在一定欠缺。由于基層單位多數(shù)并未設置專職檔案管理崗位，很多都是其他部門、科室臨時調(diào)過來的，并不具備專業(yè)基礎知識，對本單位檔案情況掌握也不全面，導致檔案管理工作效率不高，也抑制單位整體發(fā)展。

其次，當前檔案管理人員的科學管理意識不強。對于基層單位發(fā)展而言，檔案管理直接影響著單位運行和發(fā)展。但從實際工作情況來看，多數(shù)檔案管理人員并未認識到單位檔案的重要性，片面地認為檔案管理工作就是保存資料，缺乏科學管理認識，也未能發(fā)揮檔案管理工作對其他部門工作的作用。

最后，大部分檔案管理人員在實際工作過程中，缺乏一定的創(chuàng)新意識。與基層單位其他工作相比，檔案管理工作較為單調(diào)、簡單，使得管理人員很輕松就能完成，并未認識到深入檔案工作，挖掘潛在價值內(nèi)容的重要性。此外，檔案工作不會產(chǎn)生直接經(jīng)濟利益，以至于工作人員缺乏足夠的熱情，停留在現(xiàn)有工作基礎上，缺乏鉆研、創(chuàng)新意識。

圖2 基層單位檔案管理人員素質(zhì)問題

（二）基層單位檔案管理人員素質(zhì)問題的原因分析

一方面，基層檔案館雖然不斷建設，但缺乏高質(zhì)量的檔案管理人員。許多基層單位只能接收一些退休干部、工人等進行檔案管理，導致基層單位檔案管理工作非?；靵y。也正是因為這種不良環(huán)境，造成基層單位檔案管理人員整體專業(yè)素質(zhì)偏低。另一方面，當前基層單位針對檔案管理人員的培訓明顯不足，缺乏足夠的培養(yǎng)意識。由于基層用人單位并未重視檔案管理工作的專業(yè)性，所以傳達給教育院校不良信息反饋，導致針對檔案管理招生方面處于被忽視的狀態(tài)。此外，基層單位在日常培訓過程中，并沒有為檔案管理人員提供專業(yè)的培訓機會，再加上高校檔案專業(yè)大學生深入基層單位工作的人數(shù)較少，由此導致基層單位檔案管理人員整體素質(zhì)不高。

三、基層單位檔案管理人員的素質(zhì)對檔案工作的影響

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響著基層單位檔案管理工作的實際水平，以及單位檔案管理工作效率與質(zhì)量?？梢哉f，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)越高，其對應的工作能力越強，若是檔案管理人員本身素質(zhì)低下，則很難保證其能夠認真對待檔案管理工作，必然會降低檔案工作質(zhì)量。除此之外，在基層單位檔案管理工作過程中，工作人員體現(xiàn)出來的綜合素質(zhì)，如責任意識、服務意識、工作態(tài)度等，都會直接影響基層單位檔案管理水平，如果檔案管理人員粗心大意，還會導致檔案丟失、檔案損壞等問題，給基層單位造成一定損失。由此可見，基層單位檔案管理人員素質(zhì)會直接影響檔案工作質(zhì)量，進而影響基層單位實際發(fā)展，必須予以高度重視。

四、基層單位加強培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)的思路

基層單位加強培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)的思路包括：注重強化檔案管理人員的責任感、注重道德素質(zhì)培養(yǎng)、建立健全檔案管理規(guī)章制度、不斷增強服務意識、借助繼續(xù)教育強化人員業(yè)務學習能力、提升檔案管理人員綜合業(yè)務能力、引入現(xiàn)代化技術(shù)強化信息意識等，如圖3所示。

圖3 基層單位檔案管理人員素質(zhì)對檔案工作的影響

（一）注重強化檔案管理人員責任感

在基層單位檔案管理工作過程中，檔案管理工作人員最基本的素質(zhì)就是具備一定責任意識，這也是提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的首要前提。相比其他工作，檔案管理工作更加繁瑣、復雜，當中涉及較多內(nèi)容，需要檔案管理人員具備一定的耐心、細心、責任心，才能更好地開展各項工作。為此，基層單位應當注重培養(yǎng)檔案管理人員的責任意識，促使其能夠端正工作態(tài)度，認識到積極學習專業(yè)檔案知識的重要性，在實踐工作中嚴格要求自己，能夠積極樂觀地面對工作困難，并且，學會主動向經(jīng)驗豐富的檔案管理人員虛心學習，才能更好落實各項工作。檔案管理人員必須熟悉檔案管理每個流程，以高度責任心落實好每項工作，確保檔案信息準確、完整、清晰記錄，保證檔案信息登記表完整性，才能逐步提高檔案管理工作質(zhì)量。

（二）注重道德素質(zhì)培養(yǎng)

為進一步強化基層單位檔案管理工作質(zhì)量，保證檔案發(fā)揮效用，助力基層單位發(fā)展，必須加強對人員的職業(yè)道德素質(zhì)進行培養(yǎng)，明確要求檔案管理人員必須始終堅守職業(yè)道德，正確認識檔案對單位的重要性，提高檔案信息保密意識。此外，基層單位也要鼓勵、引導檔案管理人員養(yǎng)成良好的主動學習、終身學習意識，能夠利用業(yè)余時間，加強對檔案管理知識的學習，提升檔案管理的實踐能力和工作能力。在面對利益誘惑時，要堅持職業(yè)道德，堅守自身崗位，不做違背良知的事情，始終以強烈的使命感、責任感開展檔案管理工作。

（三）建立健全檔案管理規(guī)章制度

為強化檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，借助明確的規(guī)章制度進行約束和管理十分重要。在規(guī)章制度作用下，檔案管理工作人員需要嚴格遵守檔案管理各項法律法規(guī)，依法依規(guī)辦事，這對其各方面素養(yǎng)提升起到一定促進作用。基層單位必須堅持依法治檔、加快制度建設。在具體實踐中，基層單位檔案部門領導應當從實際出發(fā)，組織部門會議，分析單位過往檔案管理工作流程、效果情況，帶領工作人員找出現(xiàn)有制度問題，結(jié)合單位當下情況及未來發(fā)展需求，制定符合單位需求的檔案保密制度、歸檔制度、借閱制度、統(tǒng)計制度、保管制度等內(nèi)容。通過基層檔案管理人員的參與，不僅可以幫助其更進一步明確檔案管理內(nèi)容，同時，還可以有效強化其工作責任意識，在檔案管理工作中嚴格約束自己，自覺遵守各項規(guī)章制度，促使檔案管理工作程序化、科學化、規(guī)范化落實。

（四）不斷增強服務意識

事實上，檔案管理工作具有較強的服務性，要求從業(yè)人員具備一定的服務意識，能夠在日常工作中發(fā)揮自身能力，為基層單位檔案需求者提供高質(zhì)量的服務，注重滲透“工作就是服務”觀念意識，積極增強服務意識，有效提升服務水平。對此，基層單位必須從人員的觀念意識出發(fā)，幫助其轉(zhuǎn)變以往檔案管理“接收—整理—保管”單向的工作流程認識，而應當樹立積極主動的服務認知，不僅服務單位，也為社會提供良好的服務。針對此，基層單位可以組織檔案管理人員結(jié)合館藏檔案信息，開展宣傳活動，增強檔案資料的“知名度”，并不斷鼓勵檔案管理人員編制館藏指南、檔案信息目錄，致力于更好地服務檔案需求者，為查檔者、借檔者帶去極大便利。通過開展這類服務方式，可以使工作人員享受到超前的、高質(zhì)量的、優(yōu)質(zhì)的服務，進而逐步增強對檔案重要性的認知，更好地助力檔案管理工作的有序開展。

（五）借助繼續(xù)教育強化人員業(yè)務學習能力

新時期，基層檔案管理工作若想進一步突破，要求檔案管理人員必須具備較強的學習能力，擁有足夠的知識儲備量。與此同時，也需要在實踐工作中，不斷增強對新知識的學習，注重提高文化素質(zhì)。檔案管理人員只有具豐富的知識和學識，才能從容面對更多檔案管理工作中遇到的問題。針對此，基層單位可以結(jié)合自身情況，適度投入資金，建立相應的制度，高度重視繼續(xù)教育，為檔案管理人員提高認知水平提供良好機會。在繼續(xù)教育過程中，檔案管理人員必須具備一定的認知能力，積極配合，抓住完善自我的機會，在工作中響應“繼續(xù)教育”的方針，主動將知識技能應用到日常工作中，提高檔案管理人員的業(yè)務水平，進而推動基層單位檔案管理工作有序進行。

（六）提升檔案管理人員綜合業(yè)務能力

基層單位檔案管理從業(yè)者，除了要保證具備專業(yè)的檔案管理理論知識、檔案管理專業(yè)技巧外，也必須具備良好的溝通能力、寫作能力、邏輯思維能力等，綜合業(yè)務能力要符合現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展需求。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，信息化電子檔案具有較強的安全性，檔案留存時間更久，有利于基層單位隨時調(diào)用歷史檔案，對各項工作順利開展發(fā)揮著重要作用。檔案管理人員必須具備較強的計算機應用能力，能夠熟練操作信息化系統(tǒng)，同時，也要掌握檔案安全管理技能，避免病毒入侵，損害檔案內(nèi)容。除此之外，檔案管理人員的寫作能力也非常關鍵，在日常工作實踐中，要注意語言的正確使用，確保檔案信息清晰有秩序，進而更好地提升檔案管理工作準確性。

（七）引入現(xiàn)代化技術(shù)，強化信息意識

信息技術(shù)的引入使基層單位管理檔案更加便利、高效，對提升檔案利用率起著重要作用。對此，基層單位應當積極開展信息技術(shù)培訓，促使檔案工作人員的計算機操作技能不斷提升，并積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單向檔案管理工作流程?？梢匝埿袠I(yè)內(nèi)專業(yè)技術(shù)人員，教授檔案管理人員熟練使用檔案管理系統(tǒng)軟件，確保能夠采用現(xiàn)代化管理方式開展檔案管理工作。在具體實踐中，基層單位的檔案管理人員需要做好崗前培訓，確保檔案管理人員了解并熟悉計算機、掃描儀、數(shù)碼聲像產(chǎn)品等高科技產(chǎn)品使用方法，保證檔案信息的保密性、安全性。此外，管理層也需要在培訓過程中，強調(diào)檔案人員在實際工作中，必須具備較強的電子數(shù)據(jù)安全防護意識，通過對不同級別檔案資料設置不同的保密手段，增強各級檔案安全性。

五、結(jié)語

總之，在基層檔案管理工作過程中，檔案管理人員應當明確現(xiàn)階段基層單位檔案管理人員的必備素質(zhì)及基層單位檔案管理人員素質(zhì)對檔案工作的影響。在此基礎上，檔案管理人員要結(jié)合自身情況，找出不足，采取針對性的措施解決其中存在的問題，對相關管理流程和制度進行優(yōu)化和改進。而基層單位的領導和各個部門也必須高度重視這項工作，在資金、技術(shù)、人員方面給予大力支持，通過培訓、繼續(xù)教育等方式，加強對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，為單位長久發(fā)展打好基礎。