網(wǎng)絡(luò)時(shí)代文書檔案管理信息化探究

文/鄒少姣（山東省煙臺(tái)市芝罘區(qū)檔案館）

信息化技術(shù)的高度發(fā)展，在一定程度上推動(dòng)了各行各業(yè)的進(jìn)步，特別是在文書檔案管理當(dāng)中，更是起到了提升管理效率、保障管理質(zhì)量、優(yōu)化管理流程等一系列積極作用，在提升文書檔案管理綜合水平方面扮演著不容忽視的重要角色。但是也必須要看到，受到理念更新不及時(shí)等問題的影響，許多單位在建設(shè)文書檔案管理信息化的過程中，并沒能取得實(shí)質(zhì)性成果，在這種情況下對(duì)本課題進(jìn)行研究可謂是勢(shì)在必行。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代文書檔案管理信息化意義

文書檔案是十分重要的檔案資料之一，指的是單位日常工作中涉及的各類文書形成的檔案資料，從文書檔案的具體內(nèi)容來看，其主要包括命令、指示、決定、會(huì)議記錄、工作總結(jié)等材料信息，在單位的運(yùn)營管理過程中發(fā)揮著重要作用，通過文書檔案，能夠明確過去的工作方式、決策內(nèi)容等，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)分析，往往能積累更多的工作經(jīng)驗(yàn)，從而保障后續(xù)工作的有效性[1]。在信息化技術(shù)高度發(fā)展的今天，文書檔案管理工作也必須要朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，及時(shí)進(jìn)行信息化建設(shè)，是未來檔案管理部門的必然選擇，通過行之有效的信息化文書檔案管理手段，將原有的紙質(zhì)版文書檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案資料，能夠在降低工作人員工作量的基礎(chǔ)上，提升文書檔案管理的效率，更重要的是，在進(jìn)行文書檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，可以更加便利地調(diào)閱需要的文書檔案材料，這對(duì)于整個(gè)單位的發(fā)展都有一定的裨益。相比于傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，信息化技術(shù)模式下的文書檔案管理工作顯然具有不可估量的優(yōu)勢(shì)：第一，其有利于減輕勞動(dòng)強(qiáng)度。在過去的文書檔案管理模式下，工作人員需要始終面臨歸檔、管理、存儲(chǔ)等方面的挑戰(zhàn)，需要花費(fèi)大量時(shí)間重復(fù)機(jī)械性的工作，而信息化文書檔案管理則能夠解決這一問題，能夠從根本上降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)還能保證管理的準(zhǔn)確性。第二，有利于查漏補(bǔ)缺。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，工作人員需要對(duì)收集不齊或遺漏歸檔的文檔進(jìn)行重新拆卷裝訂等，這些文書檔案的順序一旦被打亂，工作人員必須要重新對(duì)其排列、編排檔案頁碼、編抄卷內(nèi)目錄等，整體工作難度比較大，而信息化文書檔案管理模式則不存在此類問題。第三，有利于節(jié)約庫房空間。傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)文書檔案的體積非常大，進(jìn)行儲(chǔ)存往往需要大量的空間，但是在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，文書檔案資料都能夠直接儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，進(jìn)行查閱的時(shí)候也可以直接進(jìn)行檢索，便利性非常突出。第四，有利于文檔資料的保密。在文書檔案管理信息化建設(shè)取得成果以后，調(diào)閱文書檔案時(shí)可以有針對(duì)性的只提取某一份文書資料，這解決了過去整卷文檔直接查閱帶來的保密性風(fēng)險(xiǎn)，更重要的是，在信息化技術(shù)的支持下，文書檔案資料可以更加便利地進(jìn)行備份，相比于傳統(tǒng)文書檔案管理模式下資料易丟失和缺損，信息化文書檔案管理模式完全不存在此類安全風(fēng)險(xiǎn)[2]。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代文書檔案管理信息化既存問題

第一，缺乏應(yīng)有的信息化管理重視度。文書檔案管理工作本身具有一定的重要性，但是一些單位的領(lǐng)導(dǎo)管理層時(shí)至今日也沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案的重要性，這給文書檔案管理信息化建設(shè)帶來了一定的不便。另外，部分工作人員本身也沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的價(jià)值，在工作中得過且過的問題比比皆是，造成了文書檔案管理較為混亂的問題，歸檔標(biāo)準(zhǔn)不清晰、檔案資料查閱難度大等情況并不少見，長此以往，工作人員的積極性也逐漸下降，在煩瑣復(fù)雜的文書檔案管理工作中失去了工作熱情，這必然會(huì)影響到文書檔案管理的最終效果，即使進(jìn)行信息化建設(shè)也無法取得預(yù)期效果[3]。第二，缺乏專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。信息化技術(shù)的應(yīng)用，改變了許多行業(yè)的發(fā)展模式，進(jìn)行文書檔案管理信息化建設(shè)可謂是勢(shì)在必行，但是在這個(gè)過程中，工作人員往往需要面臨著從傳統(tǒng)工作模式到信息化工作模式的轉(zhuǎn)變，其工作能力是否突出、信息化素養(yǎng)是否過硬、工作態(tài)度是否積極，都決定著其能否在文書檔案管理信息化模式下取得應(yīng)有的工作成績(jī)。在實(shí)際工作中，有很大一部分工作人員一味地沿用過去的工作模式，不愿意更新知識(shí)體系，對(duì)信息化技術(shù)的使用方法毫無了解，也不愿意學(xué)習(xí)有關(guān)設(shè)備的使用技巧，這在一定程度上影響了文書檔案管理信息化的有效性。第三，文書檔案信息化管理缺乏業(yè)務(wù)支持。文書檔案管理信息化絕非易事，除了檔案管理部門本身要做出努力之外，業(yè)務(wù)部門也需要進(jìn)行配合與協(xié)調(diào)，才能取得實(shí)質(zhì)性成果，但是在實(shí)際工作中，許多單位的業(yè)務(wù)部門都未能按照要求提供信息化檔案。這導(dǎo)致檔案管理工作人員還需要將紙質(zhì)檔案不斷地轉(zhuǎn)化為電子檔案材料，工作量非常大，需要消耗大量的時(shí)間，在這種情況下文書檔案管理效果可想而知。除此之外，檔案管理人員在收集文書檔案的過程中，也存在工作態(tài)度不端正、收集分類不到位的問題，這也影響了文書檔案的管理效果[4]。

三、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代文書檔案管理信息化舉措

（一）創(chuàng)新管理理念

文書檔案管理的重要價(jià)值不言而喻，在進(jìn)行信息化管理的過程中，必須要從理念角度入手，改變傳統(tǒng)工作理念帶來的問題，讓信息化、現(xiàn)代化文書檔案管理模式成為后續(xù)工作的重要支柱。創(chuàng)新管理理念應(yīng)從兩方面分別入手，首先單位的領(lǐng)導(dǎo)層人員應(yīng)盡快改變傳統(tǒng)觀念，認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，并對(duì)借助信息化技術(shù)開展文書檔案管理工作的積極作用進(jìn)行了解，在此基礎(chǔ)上為文書檔案信息化管理提供符合實(shí)際需求的各方面支持，提升其信息化建設(shè)的有效性。其次檔案管理部門的工作人員本身必須要扭轉(zhuǎn)錯(cuò)誤思想，從自己的本職工作入手，充分認(rèn)識(shí)到文書檔案信息化管理的重要性，在單位開展信息化建設(shè)的情況下，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)信息化系統(tǒng)操作方法，并對(duì)文書檔案資料的電子化處理措施進(jìn)行細(xì)致研究，保證每一份紙質(zhì)文書檔案都能被轉(zhuǎn)化成電子版文檔，為后續(xù)的文書檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[5]。

（二）打造優(yōu)質(zhì)隊(duì)伍，提升管理水平

文書檔案信息化管理工作的難度不言而喻，其中涉及各類系統(tǒng)軟件的使用、數(shù)據(jù)庫的管理等，對(duì)工作人員的專業(yè)化素養(yǎng)和信息化素養(yǎng)有極高的要求，想要保證文書檔案信息化管理效果，就必須要從建成高質(zhì)量檔案管理團(tuán)隊(duì)入手，著力提升檔案管理工作人員的工作水平、業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，確保其能夠在文書檔案信息化管理的過程中取得實(shí)質(zhì)性成果。

進(jìn)行工作隊(duì)伍建設(shè)主要從兩方面進(jìn)行:首先，要從在崗的工作人員入手，結(jié)合文書檔案信息化管理對(duì)工作人員的素質(zhì)要求，組織工作人員參加相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，比如可以組織信息化素養(yǎng)比較差的員工接受系統(tǒng)性的操作培訓(xùn)，使他們更好地了解文書檔案信息化管理系統(tǒng)的使用方法，避免因人為操作問題導(dǎo)致文書檔案信息化管理失誤。其次，要加強(qiáng)對(duì)新進(jìn)人員的招聘工作，文書檔案信息化管理實(shí)際上具有一定的復(fù)雜性，可以通過提升薪酬待遇水平的方式，吸引更多具有專業(yè)化素養(yǎng)和信息化素養(yǎng)的綜合性人才加入文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，從源頭上提升工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)[6]。

（三）完善信息化平臺(tái)

文書檔案信息化管理工作包含多方面內(nèi)容，而建成信息化平臺(tái)、提升檔案信息采集效率，無疑是行之有效的管理措施之一，能夠從根本上提升文書檔案管理效率，將零散的文書檔案材料整合到信息化管理平臺(tái)上，從根本上提升文書檔案資料的收集、整合、存檔、查閱工作一體化程度。從實(shí)際情況來看，高質(zhì)量的文書檔案信息化管理平臺(tái)，能夠協(xié)助工作人員更好地完成工作任務(wù)，在先進(jìn)管理軟件的作用下，其管理質(zhì)量將會(huì)得到進(jìn)一步提升。另外，在建設(shè)文書檔案信息化管理平臺(tái)的過程中，工作人員必須要認(rèn)識(shí)到文書檔案資料安全保障的重要性，對(duì)重要的文書檔案進(jìn)行集中保護(hù)，利用防火墻技術(shù)等，對(duì)無權(quán)限人員的訪問行為進(jìn)行管控，從而避免出現(xiàn)不必要的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更新軟硬件

文書檔案信息化管理模式的落實(shí)，能夠在一定程度上提升其管理效率，但是從實(shí)際情況來看，目前很多單位并沒有建成配套的信息化軟件系統(tǒng)，在硬件設(shè)備更新?lián)Q代方面也存在速度比較慢、投資比較少的問題，這嚴(yán)重影響了文書檔案信息化管理的順利進(jìn)行。在今后的發(fā)展中，必須要針對(duì)這兩方面問題進(jìn)行研究，對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造、對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，使之能夠滿足新時(shí)期文書檔案信息化管理的需求。在建設(shè)文書檔案信息化管理軟件系統(tǒng)的過程中，工作人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)文書檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)及要求進(jìn)行總結(jié)歸納，并積極引進(jìn)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，從而使信息化技術(shù)在文書檔案預(yù)歸檔、整合、歸類、管理等方面發(fā)揮應(yīng)有的作用。單位的領(lǐng)導(dǎo)層也需要在扭轉(zhuǎn)思維誤區(qū)的基礎(chǔ)上，從資金、技術(shù)和人員等幾個(gè)方面分別入手，為信息化建設(shè)提供各方面的支持，從而在最短時(shí)間內(nèi)建成具有實(shí)用價(jià)值、符合單位文書檔案信息化管理需求的信息化系統(tǒng)。另外，還需要對(duì)采購的計(jì)算機(jī)設(shè)備等進(jìn)行檢查，確認(rèn)其性能符合文書檔案信息化管理的要求，避免因硬件設(shè)備不過硬導(dǎo)致一系列問題發(fā)生。

（五）重視安全建設(shè)，做好檔案?jìng)浞?/h3>

第一，要加強(qiáng)文書檔案信息化安全文化建設(shè)。文書檔案信息化管理模式的落實(shí)，能夠從根本上提升管理的效率和質(zhì)量，但是其本身也存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，為了進(jìn)一步提升文書檔案信息化管理安全性，必須要樹立安全文化理念，打造更加合理的安全思維模式、安全流程、安全管理制度及安全行為規(guī)范等，對(duì)文書檔案信息化管理過程進(jìn)行細(xì)致分析，形成安全思想蔚然成風(fēng)、安全制度高效落實(shí)的新局面。第二，要加強(qiáng)文書檔案信息化管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)文書檔案信息化管理安全發(fā)展的需求進(jìn)行了解，建立健全安全管理制度，要求工作人員在后續(xù)工作中積極貫徹落實(shí)安全責(zé)任，解決過去部分工作人員對(duì)安全問題認(rèn)識(shí)不深刻的問題[7]。通過建立文書檔案信息化管理安全制度執(zhí)行檢查機(jī)制等方式，明確安全管理標(biāo)準(zhǔn)是否得到了落實(shí)，從而保證檔案信息的安全。第三，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員安全培訓(xùn)。文書檔案信息化管理能夠提升管理效率，但是其帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)同樣不容忽視，想要保證文書檔案信息化安全管理取得實(shí)質(zhì)性成果，就必須要從提升檔案管理工作人員安全意識(shí)水平入手，使他們從理論層面認(rèn)識(shí)到進(jìn)行文書檔案信息化安全管理的必要性，要求其嚴(yán)格遵守安全管理的有關(guān)要求，對(duì)文書檔案資料進(jìn)行仔細(xì)收集和妥善存儲(chǔ)，每隔一段時(shí)間對(duì)文書檔案資料的完整性進(jìn)行一次檢查，確認(rèn)無誤后方可進(jìn)入后續(xù)工作，只有這樣才能讓文書檔案信息化管理效果更上一層樓。第四，要加強(qiáng)文書檔案信息化管理的安全防范，通過建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的方法，提升文書檔案資料管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，避免與外網(wǎng)直接接觸帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)，在有必要的情況下也可以在本單位的局域網(wǎng)上建立監(jiān)控點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)文書檔案信息化管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。另外，還需要做好數(shù)據(jù)備份工作，對(duì)重要的文書檔案資料進(jìn)行備份儲(chǔ)存，以便于在數(shù)據(jù)庫信息丟失的情況下及時(shí)恢復(fù)文件，為后續(xù)的文書檔案信息化管理提供支持。

（六）建立文書檔案信息化常態(tài)機(jī)制

第一，要盡快建立健全規(guī)范性機(jī)制。文書檔案信息化管理工作中，工作人員必須要始終遵循信息真實(shí)性的原則，對(duì)重要的文書資料進(jìn)行準(zhǔn)確精細(xì)的收集，涉及復(fù)印件、電子圖片等特殊資料時(shí)，可將其納入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。對(duì)過去產(chǎn)生的紙質(zhì)文書檔案，應(yīng)通過數(shù)字化技術(shù)等對(duì)其進(jìn)行全文識(shí)別，利用文字識(shí)別轉(zhuǎn)換技術(shù)在最短時(shí)間內(nèi)將其轉(zhuǎn)化為電子版文書檔案，無論是檢索速度還是處理速度，都能夠得到提升。為了提升文書檔案信息化管理的質(zhì)量，還需要嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)的格式要求，對(duì)文書檔案資料進(jìn)行歸檔管理等，從而規(guī)避不必要的檔案風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，要嚴(yán)格遵守《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)不同工作崗位的工作責(zé)任進(jìn)行分配，從而保證其整體的規(guī)范性。第二，要建立健全實(shí)用性機(jī)制。文書檔案管理信息化建設(shè)絕不能成為空中樓閣，其必然要在實(shí)際工作中發(fā)揮一定的作用，因此在今后的發(fā)展中，應(yīng)盡快建立健全實(shí)用性機(jī)制，結(jié)合本單位的文書檔案資料特點(diǎn)，對(duì)信息化建設(shè)的先后順序進(jìn)行調(diào)整，在保證系統(tǒng)完善性的同時(shí)，考慮不同功能模塊的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，從而提升文書檔案信息化管理的實(shí)效性。第三，要建立健全一體化機(jī)制。國家檔案局2018年第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》當(dāng)中明確提出，電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，一些不能轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件的檔案資料可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔，在法律層面具有同等效力，因此，在今后進(jìn)行文書檔案信息化管理的過程中，工作人員可以秉持著一體化原則，把檔案信息化、辦公自動(dòng)化等融合起來，從而提升文書檔案信息化管理效率[8]。

（七）建立共享機(jī)制，發(fā)揮主體配合優(yōu)勢(shì)

除了上文已經(jīng)提到過的幾方面措施之外，文書檔案信息化管理工作還可以從建設(shè)共享機(jī)制入手，將十分重要的文書檔案資料錄入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，為其他業(yè)務(wù)部門等提供資料共享支持，這能夠從根本上提升文書檔案信息化管理的有效性。

在單位發(fā)展規(guī)模越來越大的今天，文書檔案資料的數(shù)量越來越多、管理難度越來越大，但是與此同時(shí)負(fù)責(zé)文書檔案管理的工作人員數(shù)量卻沒有明顯增長，這給管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，而通過建立文書檔案信息共享機(jī)制，對(duì)文書檔案資源進(jìn)行共享，則能夠讓文書檔案資料發(fā)揮出更大的作用，同時(shí)縮減工作人員查找調(diào)閱檔案資料的時(shí)間，使之能夠?qū)⒕Ψ旁诟又匾墓ぷ鲀?nèi)容上。為了達(dá)到這一目標(biāo)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)文書檔案管理工作與云存儲(chǔ)存技術(shù)結(jié)合的方法進(jìn)行探索，通過設(shè)置訪問權(quán)限等方法，允許各部門根據(jù)需求在云終端上查看文書檔案資料，另外可以在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中內(nèi)置搜索引擎，有需求的工作人員就可以通過關(guān)鍵字檢索、時(shí)間檢索等方法快速找到特定的文書檔案，從而達(dá)到提升文書檔案信息化管理質(zhì)量的效果[9]。

四、結(jié)語

文書檔案資料在單位發(fā)展過程中扮演著極為重要的角色，加強(qiáng)文書檔案管理，是未來工作的重中之重。因此，必須要充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下信息化技術(shù)的優(yōu)越性，采取加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、做好檔案?jìng)浞荨⒔⑽臅鴻n案信息化常態(tài)機(jī)制、建立共享機(jī)制等一系列措施，提升網(wǎng)絡(luò)時(shí)代文書檔案管理信息化水平。