集中采購衛(wèi)生物資的驗收管理

王維明，王岑(通信作者)

沈陽聯(lián)勤保障中心藥品儀器監(jiān)督檢驗站衛(wèi)生器材監(jiān)督檢修科 (遼寧沈陽 110026)

集中采購衛(wèi)生物資是指由醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)部門正式下達(dá)指令，由專業(yè)采購機(jī)構(gòu)按照相關(guān)程序進(jìn)行采購，并集中結(jié)算支付的通用藥品、衛(wèi)生裝備器材及醫(yī)用耗材等物資。軍隊規(guī)定，須對集中采購衛(wèi)生物資實行質(zhì)量驗收制度。質(zhì)量驗收工作是衛(wèi)生物資使用全生命周期的第一個環(huán)節(jié)，也是軍隊物資采購流程中的最后環(huán)節(jié)，故驗收工作對于衛(wèi)生物資的使用和管理尤為重要。隨著軍隊醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)改革的不斷深入，新式、高端衛(wèi)生物資配備數(shù)量的增加，更新速度的加快，衛(wèi)勤保障能力得到提升，為了更好地服務(wù)部隊，我們必須嚴(yán)格謹(jǐn)慎守好第一道質(zhì)量驗收關(guān)。規(guī)范軍隊驗收流程管理為確保軍隊衛(wèi)生物資的安全使用、高效運行提供了前提和基礎(chǔ)。與醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的驗收管理流程相比[4-7]，軍隊衛(wèi)生物資質(zhì)量驗收在前期準(zhǔn)備和實施過程中的側(cè)重點各有差異。本研究結(jié)合工作中發(fā)現(xiàn)的問題，通過細(xì)化衛(wèi)生物資質(zhì)量驗收流程管理細(xì)節(jié)規(guī)范驗收流程。

1 衛(wèi)生物資質(zhì)量驗收流程

與醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的驗收管理流程不同，軍隊對衛(wèi)生物資進(jìn)行質(zhì)量驗收時，根據(jù)其是否安裝、使用分為出廠驗收和安裝驗收。由于出廠驗收時有些物資還未進(jìn)行封箱打包，而安裝驗收時物資已開始運行使用，故對于安裝驗收不傾向于進(jìn)行開箱檢查；且通常將性能檢查作為兩種驗收流程中的重點，性能檢查需對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)、包裝及出廠資料等內(nèi)容進(jìn)行逐項測試。

軍隊衛(wèi)生物資質(zhì)量驗收工作流程：首先，由受檢單位向物資集中采購單位衛(wèi)勤機(jī)關(guān)提報驗收申請，然后由物資集中采購單位衛(wèi)勤機(jī)關(guān)下達(dá)驗收計劃；計劃內(nèi)容包括牽頭單位、物資名稱、驗收地點及完成時限等；牽頭單位在收到驗收計劃后，具體組織實施驗收工作，并對驗收結(jié)果形成“合格”或“不合格”的驗收意見，可安排不合格設(shè)備進(jìn)行1次復(fù)驗，在驗收完成后形成驗收報告。

2 驗收過程中的問題

集中采購衛(wèi)生物資的質(zhì)量驗收是一項嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，其驗收結(jié)果對于廠家和軍隊均十分重要，但在既往工作中，仍有部分問題影響驗收進(jìn)程和驗收結(jié)果。具體問題如下：其一，資料準(zhǔn)備不足，在進(jìn)行現(xiàn)場驗收核對資料時，發(fā)現(xiàn)部分受檢單位攜帶的資料不符合規(guī)定，如未按驗收清單逐項準(zhǔn)備、準(zhǔn)備的某項驗收資料不全、資料上沒有公章、沒有電子版資料光盤(U盤)等，導(dǎo)致后續(xù)驗收工作無法進(jìn)行，影響驗收進(jìn)程；其二，專業(yè)人員不對口，在進(jìn)行現(xiàn)場質(zhì)量驗收時，部分受檢單位配合驗收的專業(yè)技術(shù)人員為維修售后工程師或銷售經(jīng)理，對投標(biāo)響應(yīng)要求演示的性能參數(shù)不熟悉，無法進(jìn)行演示，導(dǎo)致驗收結(jié)果不合格。

3 質(zhì)量驗收前期準(zhǔn)備

3.1 制定實施方案

要想確保驗收工作有序開展，制定合理的實施方案必不可少。牽頭單位在收到上級業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)下達(dá)的驗收計劃后，要根據(jù)計劃內(nèi)容明確此次驗收的物資名稱、驗收數(shù)量、驗收地點，保證在規(guī)定的時限內(nèi)完成驗收工作，這就要求牽頭單位在開展任務(wù)前制定好科學(xué)詳細(xì)的工作實施方案。制定的驗收方案要包括具體的驗收行程安排、人員組成名單、設(shè)備抽樣數(shù)量、現(xiàn)場檢驗內(nèi)容，其中，檢驗內(nèi)容要詳細(xì)列明實測項目、資料核驗及標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)等。

3.2 進(jìn)行驗收準(zhǔn)備

為了順利地開展現(xiàn)場驗收工作，在實施驗收前，應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，主要包括驗收資料準(zhǔn)備、抽組人員準(zhǔn)備及檢測設(shè)備準(zhǔn)備等。

3.2.1驗收資料準(zhǔn)備

驗收所依據(jù)的最重要的資料是物資采購合同、招投標(biāo)文件和技術(shù)偏離表等，這些技術(shù)材料需要驗收計劃下達(dá)部門協(xié)調(diào)相關(guān)采購服務(wù)機(jī)構(gòu)提供給驗收組，驗收組將依據(jù)這些技術(shù)材料提前做好《衛(wèi)生物資質(zhì)量驗收檢驗原始記錄表》，以便現(xiàn)場驗收使用；同時，驗收組要通知供應(yīng)商提前按《驗收資料收集清單》準(zhǔn)備好紙質(zhì)版驗收資料和存有電子掃描件的光盤(U盤)，包括企業(yè)證照資質(zhì)、產(chǎn)品注冊標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)要求、全套產(chǎn)品檢驗報告、全套產(chǎn)品使用操作及維修保養(yǎng)手冊、零配件價格表等，以供現(xiàn)場驗收使用，并于驗收結(jié)束后由驗收組直接帶回存檔。

3.2.2抽組人員準(zhǔn)備

為保證驗收過程的專業(yè)、高效，驗收結(jié)果的公正、準(zhǔn)確，驗收組成員應(yīng)為驗收項目相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的技術(shù)專家，人數(shù)為3人以上奇數(shù)。驗收工作實行組長負(fù)責(zé)制，組長由驗收組內(nèi)部推選產(chǎn)生。技術(shù)專家原則上從驗收牽頭單位中抽選，若需抽選其他單位的技術(shù)專家，則由機(jī)關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。驗收組確認(rèn)驗收時間后通知供應(yīng)商提前安排調(diào)配專業(yè)技術(shù)人員。技術(shù)人員需熟悉產(chǎn)品軟硬件技術(shù)性能、能溯源投標(biāo)參數(shù)，并具備現(xiàn)場展示產(chǎn)品功能的能力；受檢單位在場參與驗收人員應(yīng)不少于2人。若為安裝驗收，需與受檢地點的工作人員事先溝通，咨詢設(shè)備日常使用和人員在位時間，在保證三方人員均在場、盡量減少對診治工作影響的情況下，確認(rèn)具體的驗收時間。

3.2.3檢測設(shè)備準(zhǔn)備

檢測設(shè)備是確保驗收結(jié)果準(zhǔn)確的基礎(chǔ)條件，應(yīng)符合量值溯源要求，并經(jīng)過計量檢定或校準(zhǔn)合格有效。驗收牽頭單位要根據(jù)驗收項目需要，提前準(zhǔn)備好對應(yīng)的檢測設(shè)備。驗收組應(yīng)按照檢驗驗收要求，及時清點檢驗設(shè)備及其附件，認(rèn)真核對所用的檢驗設(shè)備是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否在有效期內(nèi)等；在前往驗收地點時，需做好所攜帶檢測設(shè)備的運輸防護(hù)工作，避免因檢測設(shè)備出現(xiàn)問題而對所驗衛(wèi)生物資性能參數(shù)的檢測結(jié)果產(chǎn)生影響。

4 質(zhì)量驗收實施過程

4.1 現(xiàn)場驗收

現(xiàn)場驗收是驗收工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，分為工廠出廠驗收和使用單位安裝驗收，兩者的驗收流程基本一致。在驗收組到達(dá)現(xiàn)場后，首先需查驗供應(yīng)商代表委托函、相關(guān)資質(zhì)證明等材料的完整性和規(guī)范性，確認(rèn)資料齊全、公章規(guī)范后，依據(jù)驗收實施方案進(jìn)行驗收。在進(jìn)行抽樣驗收時，首先應(yīng)清點物資總數(shù)，確認(rèn)無誤后，嚴(yán)格按照《計數(shù)抽樣檢驗程序》和《計數(shù)抽樣檢查程序及表》，采用隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行驗收。驗收牽頭單位一般不具備對物資的所有參數(shù)進(jìn)行實測的能力，故對于具備檢測能力且驗收現(xiàn)場符合檢測條件的性能參數(shù)，要進(jìn)行實測；不具備實測條件的性能參數(shù)，可通過查看具備資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)出具的檢驗報告及現(xiàn)場功能展示等進(jìn)行核定。衛(wèi)生物資性能驗收以技術(shù)偏離表中的投標(biāo)響應(yīng)為主，主要包括主機(jī)規(guī)格型號、硬件配置、技術(shù)要求、配套配件、保修、維修等。技術(shù)人員在進(jìn)行參數(shù)演示時，驗收組成員逐項填寫《衛(wèi)生物資質(zhì)量驗收檢驗原始記錄表》，若偏離表中無相關(guān)的配件信息，還需根據(jù)裝箱清單核驗配件數(shù)量。驗收完成后，基于誰簽字誰負(fù)責(zé)的責(zé)任追溯機(jī)制，驗收組全體成員需與供應(yīng)商代表共同簽字(蓋章)，確認(rèn)檢驗結(jié)果。

4.2 驗收結(jié)果

現(xiàn)場檢驗結(jié)果依據(jù)中標(biāo)企業(yè)投標(biāo)文件響應(yīng)進(jìn)行評判，對符合投標(biāo)文件響應(yīng)的，檢驗結(jié)論評為合格；對不符合投標(biāo)文件響應(yīng)，但符合招標(biāo)文件要求的，檢驗結(jié)論原則上評為不合格，但對臨床使用或設(shè)備性能影響微小的，檢驗結(jié)論可評為合格。對現(xiàn)場整改完畢的不合格項，檢驗結(jié)論為合格，但必須在原始記錄中予以說明。對于驗收檢驗不合格的，驗收組應(yīng)向受檢單位出具《衛(wèi)生物資質(zhì)量驗收結(jié)果通知書》，明確提出整改要求，受檢單位代表現(xiàn)場簽字確認(rèn)。

現(xiàn)場驗收的衛(wèi)生物資出現(xiàn)不合格的情況時，可安排一次復(fù)驗。驗收組應(yīng)要求受檢單位現(xiàn)場評估整改時間，能在次日12點前完成整改的，驗收組應(yīng)于復(fù)驗完成后再行撤離，反之可先行撤離，并要求受檢單位完成整改后及時向驗收牽頭單位提報書面復(fù)驗申請。驗收牽頭單位收到復(fù)驗申請后，應(yīng)在7個工作日內(nèi)組織原驗收組成員開展復(fù)驗?，F(xiàn)場驗收(復(fù)驗)結(jié)束后，要盡快整理數(shù)據(jù)資料，出具《衛(wèi)生物資質(zhì)量驗收報告》，在驗收組成員全體確認(rèn)簽字并加蓋牽頭單位和受檢單位公章后，上報驗收計劃下達(dá)部門；驗收結(jié)果為不合格的，需同時上報《醫(yī)療設(shè)備檢驗驗收原始記錄表》；另外，驗收組要將物資采購合同、招投標(biāo)文件、技術(shù)偏離表等技術(shù)資料及驗收原始記錄表、驗收報告、驗收結(jié)果通知書、廠家技術(shù)資料等交由牽頭單位存檔，留存期限不低于15年。

5 結(jié)語

在新的國際安全形勢下，軍隊將衛(wèi)勤保障工作的重點聚焦在備戰(zhàn)打仗十分必要。提升軍隊衛(wèi)勤保障能力需要先進(jìn)的衛(wèi)生物資作為支撐。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高精尖的衛(wèi)生設(shè)備不斷投入到軍隊中，衛(wèi)生物資的驗收工作也隨之復(fù)雜化、細(xì)致化和嚴(yán)格化，與之對應(yīng)的驗收制度必須更加規(guī)范、具體，才能保障驗收工作的高效準(zhǔn)確。我們根據(jù)工作中顯現(xiàn)的問題，總結(jié)了驗收前期準(zhǔn)備和實施過程中的細(xì)節(jié)，并將嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范應(yīng)用在實際工作中，相信在供應(yīng)商和醫(yī)院的有力支持下，衛(wèi)生物資驗收制度將更加完善，驗收效率將得到提高，軍隊的衛(wèi)勤保障能力也將得到進(jìn)一步的提升。