信息化背景下測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)建設(shè)策略分析

李杰鴻

（泉州市規(guī)劃勘測(cè)研究院，福建泉州 362000）

現(xiàn)在社會(huì)中，大數(shù)據(jù)處理技術(shù)正在高速的發(fā)展，已經(jīng)對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)科技和其他行業(yè)都呈現(xiàn)出了更大的作用。大數(shù)據(jù)以獨(dú)特的數(shù)據(jù)處理速率和數(shù)據(jù)處理方式，改變了原有的信息系統(tǒng)工作方式，尤其在測(cè)繪工作方面，這種優(yōu)勢(shì)更加明顯。傳統(tǒng)測(cè)繪檔案管理過(guò)程中，需要大量的工作人員投入大量的時(shí)間，才可能將復(fù)雜且巨大的工作任務(wù)完成。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，數(shù)字化的處理手段已經(jīng)越來(lái)越先進(jìn)，并且對(duì)測(cè)繪檔案信息系統(tǒng)建設(shè)有重要的促進(jìn)作用，所以該文將由此展開(kāi)詳細(xì)的探究，提升我國(guó)測(cè)繪檔案管理工作的管理水平。

1 測(cè)繪檔案的基本特點(diǎn)

1.1 專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)

測(cè)繪檔案的高度專(zhuān)業(yè)化體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面，測(cè)繪檔案是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的知識(shí)，在專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，隨著測(cè)繪工作的深入，要求的技術(shù)水平越來(lái)越高，測(cè)繪檔案的專(zhuān)業(yè)性越來(lái)越強(qiáng)。另一方面，做好測(cè)繪檔案工作，員工需要掌握檔案知識(shí)，了解測(cè)繪基礎(chǔ)知識(shí)。在收集和整理測(cè)繪檔案時(shí)，可以保證測(cè)繪檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

1.2 階段性強(qiáng)

測(cè)繪檔案的收集具有階段性特征，主要體現(xiàn)在決策、實(shí)施和驗(yàn)收三個(gè)方面。首先，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須在決策階段收集和繪制檔案，并生成全面的文件；其次，在實(shí)施階段，監(jiān)測(cè)測(cè)繪資料的使用將具有較高的應(yīng)用價(jià)值，從而更好地完成后續(xù)任務(wù)，提供測(cè)繪信息服務(wù)；最后，在驗(yàn)收階段，檢測(cè)和質(zhì)量評(píng)價(jià)文件和資料的價(jià)值非常高[1]。嚴(yán)格接受這些測(cè)繪文件和數(shù)據(jù)，確保工程質(zhì)量和效益的雙贏。總的來(lái)說(shuō)，在這三個(gè)不同的階段，測(cè)繪檔案管理的內(nèi)容也是不同的。

1.3 分散性強(qiáng)

涉及測(cè)繪的部門(mén)有外業(yè)測(cè)繪技術(shù)部門(mén)、 質(zhì)檢部門(mén)、驗(yàn)收部門(mén)等。既有單位內(nèi)部檔案，也有外部相關(guān)單位檔案。這使得測(cè)繪檔案的內(nèi)容和形式大不相同，也很分散。此外，測(cè)繪檔案還需要分發(fā)給不同部門(mén)的負(fù)責(zé)人，這對(duì)測(cè)繪項(xiàng)目檔案的收集提出了一定的挑戰(zhàn)，體現(xiàn)了測(cè)繪檔案強(qiáng)大的溝通能力。

2 測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的價(jià)值

測(cè)繪檔案管理工作十分重要，測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)也具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。第一，其可以滿足社會(huì)信息發(fā)展的需求。信息技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入到大部分人的工作和生活之中，并且已經(jīng)改變了人們?cè)械纳罘绞絒2]。所以在測(cè)繪檔案管理工作之中，融合這種信息技術(shù)可以加速每項(xiàng)工作的工作進(jìn)程，提高工作的完成程度。第二，信息建設(shè)可以讓測(cè)繪體系更加完善，能夠滿足不同模式下的工作轉(zhuǎn)變方式和工作轉(zhuǎn)變速率，讓測(cè)繪工作更加符合現(xiàn)代的工作潮流。第三，測(cè)繪工作具有很強(qiáng)的社會(huì)服務(wù)功能，能夠滿足社會(huì)的大容量需求。

3 測(cè)繪檔案管理信息化的必要性

隨著社會(huì)的發(fā)展和信息化水平的不斷提高，社會(huì)各領(lǐng)域?qū)y(cè)繪檔案的利用和服務(wù)都提出了新的要求。同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展為測(cè)繪檔案管理信息化建設(shè)提供了技術(shù)支持，因此，測(cè)繪檔案管理信息化建設(shè)也成為必然趨勢(shì)。

3.1 社會(huì)信息化發(fā)展的要求

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)城市化和數(shù)字化的快速發(fā)展，越來(lái)越多的數(shù)據(jù)集在電子環(huán)境中產(chǎn)生，人們的傳播方式也逐漸由紙質(zhì)向電子媒介過(guò)渡。與此同時(shí)，測(cè)繪檔案在各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，尤其在社會(huì)公共管理和城市智能化管理中發(fā)揮著重要作用。因此，在測(cè)繪檔案管理工作中，應(yīng)注重信息化建設(shè)[3]。

3.2 信息化測(cè)繪體系發(fā)展的要求

測(cè)繪系統(tǒng)已從模擬化、數(shù)字化、電腦化向縱深發(fā)展，測(cè)繪模式也從傳統(tǒng)的模擬測(cè)量、測(cè)繪過(guò)程、數(shù)字化測(cè)量向信息測(cè)繪轉(zhuǎn)變。測(cè)繪檔案資源豐富、媒體多樣、內(nèi)容豐富，在由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向地理數(shù)據(jù)檔案轉(zhuǎn)變過(guò)程中，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)測(cè)繪檔案的管理提出了更高的要求。必須從傳統(tǒng)的人工管理模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式轉(zhuǎn)變。

4 信息化時(shí)代下測(cè)繪檔案管理建設(shè)的具體內(nèi)容

測(cè)繪檔案系統(tǒng)是以測(cè)繪行業(yè)的活動(dòng)為基礎(chǔ)，連接測(cè)繪行業(yè)的不同行政部門(mén)。它是測(cè)繪項(xiàng)目日常管理的重要平臺(tái)，有助于實(shí)現(xiàn)測(cè)繪工作的在線操作，促進(jìn)測(cè)繪行業(yè)的信息化發(fā)展。

測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)將充分考慮具體的測(cè)繪工作，實(shí)現(xiàn)在線測(cè)繪業(yè)務(wù)的處理和測(cè)繪工作流程。它不僅對(duì)測(cè)繪檔案的收集起到了很好的促進(jìn)作用，也為測(cè)繪檔案和測(cè)繪產(chǎn)生的項(xiàng)目數(shù)據(jù)的監(jiān)控提供了便利[4]。根據(jù)相應(yīng)的存檔模塊，對(duì)成功的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的分類(lèi)和管理，并利用MIS 技術(shù)采集測(cè)量和測(cè)繪信息，確保數(shù)據(jù)的安全存檔。

在信息化時(shí)代，測(cè)繪檔案系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)、手工填寫(xiě)和手工審批的工作狀態(tài)。測(cè)繪檔案系統(tǒng)的工作流程貫穿于測(cè)繪行業(yè)的所有業(yè)務(wù)流程，完整記錄了測(cè)繪項(xiàng)目的審核、實(shí)施、成果等過(guò)程，檔案管理的各個(gè)流程完成后，應(yīng)重新進(jìn)行處理，并設(shè)置相應(yīng)的處理時(shí)間，確保歸檔的及時(shí)性。測(cè)繪檔案管理人員擁有適當(dāng)?shù)墓芾頇?quán)限，以支持工作的迭代處理。如果在檔案管理進(jìn)程的后續(xù)鏈接中發(fā)現(xiàn)與之前的鏈接不一致，可以返回查看。在輸入測(cè)繪成果信息時(shí)，能夠支持各種附件數(shù)據(jù)的上傳，實(shí)現(xiàn)數(shù)碼相機(jī)與掃描儀的連接，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪成果的直接導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)與多個(gè)軟件界面的配合，并實(shí)現(xiàn)檔案存貯表格的自動(dòng)填寫(xiě)[5]。完成測(cè)繪業(yè)務(wù)后，可以對(duì)電子檔案進(jìn)行存檔，并開(kāi)展測(cè)繪檔案查詢(xún)業(yè)務(wù)。在測(cè)繪檔案處理過(guò)程中，提供短信提醒服務(wù)，及時(shí)記住業(yè)務(wù)結(jié)算所需的數(shù)據(jù)和流程，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)傳遞和激勵(lì)的電腦化，避免業(yè)務(wù)人員的重復(fù)工作，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案業(yè)務(wù)的在線處理。

5 測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的問(wèn)題

5.1 專(zhuān)業(yè)程度不足

測(cè)繪檔案管理工作，對(duì)于工作人員的專(zhuān)業(yè)程度要求非常高。如果專(zhuān)業(yè)工作人員沒(méi)有具備專(zhuān)業(yè)的測(cè)繪知識(shí)和檔案管理知識(shí)，就無(wú)法適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展需求。所以必須對(duì)專(zhuān)業(yè)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，才能夠完善其知識(shí)體系，讓其更加符合崗位的基本要求。

5.2 信息管理意識(shí)淡薄

測(cè)繪檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的工作性質(zhì)并無(wú)間接性的聯(lián)系，但是工作的內(nèi)容具有千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。檔案管理工作就是將從其他部門(mén)之間提取到的工作數(shù)據(jù)，以文字或者數(shù)字化的形式記錄下來(lái)，并且保存下來(lái)。這是整個(gè)測(cè)繪檔案管理工作的主要工作內(nèi)容。但是信息化的管理意識(shí)，在目前測(cè)繪檔案管理工作之中相對(duì)應(yīng)用效果不佳，工作人員的管理意識(shí)也比較薄弱[6-7]。所以必須強(qiáng)化工作人員的管理知識(shí)和管理意識(shí)，才能夠讓信息化的技術(shù)手段，更好地應(yīng)用在測(cè)繪檔案管理工作之中。

5.3 信息管理制度不完善

相比較其他部門(mén)的工作，檔案部門(mén)的工作也十分重要，甚至決定著整個(gè)生產(chǎn)部門(mén)和企業(yè)在行業(yè)中的重要地位。所以對(duì)于檔案管理制度的建設(shè)必須格外重視，才能達(dá)到更好的企業(yè)發(fā)展效果。必須制定完善的檔案管理制度，讓每個(gè)制度都能夠在實(shí)際的工作和生活之中得到落實(shí)。也要強(qiáng)化對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的吸引程度，讓專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事情，才能夠讓整個(gè)企業(yè)呈現(xiàn)出更好的發(fā)展趨勢(shì)。

6 測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的措施

6.1 提升管理人員的專(zhuān)業(yè)技能

在測(cè)繪檔案管理工作方面，需要檔案管理工作人員具備一定的測(cè)繪知識(shí)，并且掌握基本的檔案管理技巧，能夠保證數(shù)據(jù)和檔案可以準(zhǔn)確地保存下來(lái)，當(dāng)需要調(diào)取檔案時(shí)能夠第一時(shí)間調(diào)取到相關(guān)的資料。但是現(xiàn)在的工作之中，很多檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代化的科技知識(shí)并沒(méi)有很好的了解，只是依靠過(guò)去的檔案管理知識(shí)，對(duì)測(cè)繪檔案進(jìn)行工作。這樣的工作方法，雖然也能夠達(dá)到檔案管理的目的，但是不符合現(xiàn)代社會(huì)高效率應(yīng)用新型科技的趨勢(shì)。所以必須強(qiáng)化測(cè)繪檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，才能讓其更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。

6.2 進(jìn)行信息化建設(shè)

隨著信息化測(cè)繪技術(shù)的快速發(fā)展，原有的測(cè)繪檔案管理工作變得更加先進(jìn)?？梢允褂镁W(wǎng)格化的管理手段進(jìn)行數(shù)據(jù)和檔案的各種工作。隨著人們對(duì)公共服務(wù)信息水平的了解和各種信息平臺(tái)的普及，測(cè)繪檔案服務(wù)工作已經(jīng)融入到人們的日常生活之中，加速了信息的傳播速度，讓信息的遠(yuǎn)程共享更加便捷，讓人們的生活更加便捷，有了更加高效的服務(wù)質(zhì)量。所以有效推進(jìn)信息化建設(shè)，能夠使這種信息化的手段，在測(cè)繪檔案管理工作之中得到更好的應(yīng)用，并且?guī)椭鷾y(cè)繪檔案管理平臺(tái)得到快速的建設(shè)[8]。

6.3 完善測(cè)繪檔案管理制度

每個(gè)行業(yè)必須制定相應(yīng)的管理制度，才可能讓行業(yè)得到繁榮的發(fā)展。對(duì)于測(cè)繪檔案管理行業(yè)而言，同樣如此。信息技術(shù)屬于一種新型的行業(yè)和新型的技術(shù)，如果能夠?qū)⑦@種技術(shù)與原有的檔案管理工作相結(jié)合，一定可以讓檔案管理工作有更高的工作效率，并且完善檔案管理工作原有的工作制度，讓其工作制度隨著現(xiàn)代化技術(shù)的加入而調(diào)整。也可以擴(kuò)大建檔、存檔和檔案調(diào)取的工作面，讓整個(gè)管理制度更加詳盡，并且注重工作人員的日常管理和對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)，以及工作的移交等內(nèi)容。每項(xiàng)管理制度的背后，都需要制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，以及讓基層人員得到真正的落實(shí)。

6.4 應(yīng)用測(cè)繪檔案信息化管理模式

檔案管理工作必須制定信息化的管理模式，才可能讓傳統(tǒng)的檔案管理工作更加具有時(shí)代的價(jià)值。測(cè)繪檔案管理同樣如此，測(cè)繪可以將各種測(cè)量數(shù)據(jù)和對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況的記錄資料進(jìn)行詳細(xì)的保管。只有將這種詳細(xì)情況的文字資料以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在系統(tǒng)的后臺(tái)之中，才可以在多年之后不易丟失和十分方便調(diào)取相應(yīng)的信息，供后來(lái)的工作人員進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)。整個(gè)行業(yè)呈現(xiàn)出勃勃的生機(jī)，能夠?qū)ξ磥?lái)的某些工程提出一些數(shù)據(jù)上的支持，幫助工作人員處理未來(lái)的一些問(wèn)題。相信這種信息化的管理模式，未來(lái)將逐步改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。

6.5 推進(jìn)測(cè)繪檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程

隨著大數(shù)據(jù)集成系統(tǒng)的快速創(chuàng)新，更多的行業(yè)發(fā)生了工作方式和工作模式上的轉(zhuǎn)變。原有的檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，必須在現(xiàn)在的工作基礎(chǔ)之上應(yīng)用信息化的技術(shù)手段，讓整體的工作質(zhì)量得到改變，讓整體的工作速度獲得提升。這樣才可能讓整個(gè)測(cè)繪檔案管理工作產(chǎn)生勃勃的生機(jī)，讓數(shù)據(jù)量化的處理系統(tǒng)，更好地應(yīng)用在行業(yè)之中。只有讓每個(gè)工作人員意識(shí)到自己崗位對(duì)于企業(yè)發(fā)展和行業(yè)創(chuàng)新的重要意義，才可能更好地在測(cè)繪檔案管理工作之中融合信息化的技術(shù)手段，使測(cè)繪管理真正向著智能化、科技化的方向轉(zhuǎn)變。

6.6 加強(qiáng)多功能數(shù)字測(cè)繪模式的應(yīng)用

數(shù)字化、 信息化的測(cè)繪檔案具有通用電子檔案的特點(diǎn)。因此，在管理測(cè)繪檔案時(shí)，需要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)字化測(cè)繪檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行管理。

①全流程元數(shù)據(jù)管理功能。文檔本身、文檔的版本號(hào)、文檔的創(chuàng)建時(shí)間、創(chuàng)建文檔的人及地圖框架號(hào)都屬于測(cè)繪文件的源對(duì)象。在管理元數(shù)據(jù)時(shí)，還需要管理不同階段和版本的映射、管理文件統(tǒng)計(jì)、管理文件安全等。

②空間查詢(xún)和查詢(xún)功能。所謂的空間查詢(xún)意味著所需的搜索地圖可以快速定位, 根據(jù)空間位置轉(zhuǎn)移或根據(jù)一些里程碑式的特點(diǎn),通過(guò)各種方法,縮小其范圍,然后找到搜索位置，得到精確的地圖號(hào)碼和坐標(biāo)。

6.7 建設(shè)安全保障體系

根據(jù)管理的情況，提高安全性和保密制度,創(chuàng)建一個(gè)實(shí)用的保密機(jī)制,加強(qiáng)制度保障,實(shí)現(xiàn)安全性和保密性的文件管理系統(tǒng), 密碼管理文件存儲(chǔ)的文件系統(tǒng)和日常維護(hù)。嚴(yán)格執(zhí)行文件系統(tǒng)，規(guī)范收集、分類(lèi)、歸檔、檢索、使用等業(yè)務(wù)流程。審查和完善檔案的防水、防火、可拆等安全措施，確保檔案的安全。定期檢查存儲(chǔ)介質(zhì)的性能安全性和存儲(chǔ)文件的可讀性，確保文件存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性、 文件存儲(chǔ)環(huán)境的可靠性和文件的完整性。加強(qiáng)信息安全透明度，提高信息安全意識(shí)，按照法律、行政法規(guī)實(shí)施檔案管理。監(jiān)督測(cè)繪檔案安全機(jī)制和管理的執(zhí)行情況，避免因意外刪除和管理不善造成檔案的損壞，確保檔案的安全。嚴(yán)格監(jiān)督定期銷(xiāo)毀授權(quán)制度的實(shí)施，確保授權(quán)后進(jìn)行銷(xiāo)毀，防止檔案無(wú)故丟失。同時(shí)，要保證測(cè)繪檔案資源的現(xiàn)狀，避免歷史檔案的無(wú)序堆積，浪費(fèi)有效的檔案存儲(chǔ)空間。

7 結(jié)語(yǔ)

總而言之，測(cè)繪檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，仍然存在著專(zhuān)業(yè)程度不佳、信息管理意識(shí)不足、信息管理制度不完善的問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，必須提升專(zhuān)業(yè)測(cè)繪檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能、 強(qiáng)化信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的質(zhì)量、完善測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)的制度，并且讓測(cè)繪檔案信息化管理模式在實(shí)際的工作之中得到快速的推廣，才可能改變這種現(xiàn)狀，更好地保證測(cè)繪檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)能夠真正投入到實(shí)際的工作之中，并且為工作帶來(lái)較大的積極影響。