韋柳鳴

（廣西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西 南寧 530001）

智能財(cái)務(wù)是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和AI機(jī)器人等技術(shù)為基礎(chǔ)發(fā)展起來(lái)的。近年來(lái)，隨著用友易代賬、金蝶賬無(wú)憂、云賬房、億企代賬等財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)、應(yīng)用和推廣，代理記賬（簡(jiǎn)稱代賬，下同）行業(yè)緊跟時(shí)代步伐，進(jìn)入全新的智能化時(shí)代。智能財(cái)務(wù)在代賬行業(yè)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要有：一是提高工作效率。智能財(cái)務(wù)可實(shí)現(xiàn)票據(jù)自動(dòng)識(shí)別、自動(dòng)做賬、自動(dòng)報(bào)稅、自動(dòng)對(duì)賬和智能管理等功能，大大提高工作效率。二是減少人工成本。智能財(cái)務(wù)把代賬人員從簡(jiǎn)單重復(fù)、低附加值的勞動(dòng)中解放出來(lái)，提升人力管理效率。三是推動(dòng)財(cái)務(wù)管理向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型。智能財(cái)務(wù)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立模型分析，幫助企業(yè)進(jìn)行指標(biāo)分析、風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)、經(jīng)營(yíng)評(píng)價(jià)等活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)智慧管理和數(shù)字化經(jīng)營(yíng)。

一、智能財(cái)務(wù)在應(yīng)用實(shí)踐中存在的主要問(wèn)題

智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)作為一個(gè)新興技術(shù)革命產(chǎn)物，雖然設(shè)計(jì)理念先進(jìn)、技術(shù)手段強(qiáng)大，但在代賬工作實(shí)踐中仍存在一些問(wèn)題，亟需改進(jìn)和完善。

（一）紙質(zhì)票據(jù)的掃描轉(zhuǎn)換和識(shí)別校驗(yàn)工作量大

智能賬務(wù)處理系統(tǒng)的工作原理是通過(guò)引入電子發(fā)票，自動(dòng)識(shí)別發(fā)票要素從而生成會(huì)計(jì)分錄。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，代理記賬人員面臨的困難主要有：一是發(fā)票掃描轉(zhuǎn)化工作量大。目前，我國(guó)開具電子發(fā)票主要集中在增值稅和通行費(fèi)發(fā)票，其他類型的發(fā)票主要為紙質(zhì)形式。而代理記賬行業(yè)的客戶大多為小微企業(yè)，小微企業(yè)由于缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)人員，大多不具備接收電子發(fā)票的能力，在日常工作中更愿意接收紙質(zhì)類型。除了發(fā)票外，證據(jù)鏈中相關(guān)的結(jié)算單、入庫(kù)單、收貨單等原始交易單據(jù)也是紙質(zhì)形式。因此，記賬人員在賬務(wù)處理前，必須將紙質(zhì)發(fā)票通過(guò)機(jī)器掃描或拍照的方式換為電子版憑證才能夠?qū)胴?cái)務(wù)系統(tǒng)。二是發(fā)票整理識(shí)別難度大。對(duì)于代理記賬公司而言，客戶的票據(jù)一般為一個(gè)月集中收集一次。但由于積攢時(shí)間長(zhǎng)并缺乏相關(guān)發(fā)票保管的意識(shí)，客戶提供的票據(jù)大多不夠平整，會(huì)出現(xiàn)折痕、污漬、缺角或者字跡模糊的情況。因此，代理記賬人員在掃描前就需要花費(fèi)大量的人工和時(shí)間進(jìn)行處理，如撫平折角、擦凈污漬、壓平折痕等，否則掃描出來(lái)的圖片會(huì)因?yàn)榍逦炔粔驅(qū)е沦~務(wù)系統(tǒng)無(wú)法識(shí)別或者識(shí)別錯(cuò)誤。三是人工校驗(yàn)繁瑣。為確保掃描票證和電子票證的一致性，還需要進(jìn)行人工校驗(yàn)發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票金額、稅額、開票單位，接收單位、張數(shù)等關(guān)鍵因素，無(wú)形中增加記賬人員工作量。而且紙質(zhì)發(fā)票還容易出現(xiàn)收到假票的情況，會(huì)計(jì)人員鑒別真?zhèn)蔚呢?zé)任重大。

（二）記賬分錄模板固化，賬務(wù)處理仍需要人工調(diào)整

與傳統(tǒng)核算技術(shù)相比，智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)最大的進(jìn)步就是可自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄。其工作流程是智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定好各種類型的會(huì)計(jì)分錄模板，通過(guò)識(shí)別電子票證上的各要素，自動(dòng)觸發(fā)并引入對(duì)應(yīng)的分錄模板，從而完成會(huì)計(jì)分錄的編制。該方法快捷方便，可極大提高分錄的編制效率。但在實(shí)際工作中，由于系統(tǒng)只能根據(jù)票證上有限的要素進(jìn)行識(shí)別，無(wú)法判斷業(yè)務(wù)發(fā)生的具體情況，導(dǎo)致生成的分錄不一定與實(shí)際業(yè)務(wù)相吻合。如系統(tǒng)識(shí)別出差旅費(fèi)發(fā)票時(shí)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成借方科目“管理費(fèi)用”。但按照會(huì)計(jì)核算的要求，費(fèi)用科目的確定是要按照使用部門來(lái)分類的。如果是行政部門的差旅費(fèi)應(yīng)計(jì)入“管理費(fèi)用”，銷售部門的差旅費(fèi)就應(yīng)該計(jì)入“銷售費(fèi)用”。而且，就算系統(tǒng)識(shí)別正確也僅限于一級(jí)科目，還未能明確到明細(xì)科目。如，“管理費(fèi)用”應(yīng)根據(jù)企業(yè)管理要求下設(shè)不同的明細(xì)科目，差旅費(fèi)發(fā)票是計(jì)入“差旅費(fèi)”還是計(jì)入“培訓(xùn)費(fèi)”或是“專項(xiàng)調(diào)研費(fèi)”等明細(xì)科目，還需借助人工判斷來(lái)進(jìn)行調(diào)整。

（三）管理會(huì)計(jì)職能未得到充分利用，轉(zhuǎn)型遭遇困難

管理會(huì)計(jì)模塊是在財(cái)稅核算模塊基礎(chǔ)上，依托大數(shù)據(jù)分析技術(shù)發(fā)展起來(lái)。該系統(tǒng)可將客戶企業(yè)運(yùn)營(yíng)結(jié)果數(shù)據(jù)化，通過(guò)建立分析模型、生成各類管理報(bào)表，為客戶企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供信息數(shù)據(jù)支持。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型符合當(dāng)今會(huì)計(jì)潮流的趨勢(shì)。但目前代理記賬的客戶大多為小微企業(yè)，其委托代賬最主要的目的是為了完成簡(jiǎn)單的賬務(wù)處理和納稅申報(bào)，能順利通過(guò)稅務(wù)、工商等部門的檢查，即這些企業(yè)委托代理的記賬業(yè)務(wù)俗稱“外賬”。而涉及“內(nèi)賬”的核心的財(cái)務(wù)信息，小微客戶并未完全提供甚至拒不提供給代理記賬公司，造成管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)模塊無(wú)法通過(guò)數(shù)據(jù)層面挖掘梳理有價(jià)值的信息。由于缺乏數(shù)據(jù)基礎(chǔ)源，經(jīng)營(yíng)分析無(wú)法有效開展，管理會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)型遭遇困難。在實(shí)踐中，少部分同代賬公司深度合作企業(yè)即使愿意提供全面的財(cái)務(wù)信息，管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)的分析也只是停留在簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)指標(biāo)和模型上。代賬公司由于缺乏高層次的管理會(huì)計(jì)人才，針對(duì)平臺(tái)提供的數(shù)據(jù)，無(wú)法結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)環(huán)境進(jìn)行更深入的研究，使得分析報(bào)告的價(jià)值大打折扣。

（四）安全防護(hù)措施不足，信息系統(tǒng)存在安全隱患

智能財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)涉及網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全的隱患主要集中在以下幾點(diǎn)。一是智能財(cái)務(wù)管理平臺(tái)對(duì)內(nèi)連接財(cái)稅核算、運(yùn)營(yíng)管理和增值服務(wù)三大模塊，對(duì)外可對(duì)接稅務(wù)、工商、社保、金融等平臺(tái)。涉及的部門和外接端口越多，各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)連接、交互、依賴、協(xié)調(diào)、協(xié)同等相互關(guān)聯(lián)的難度就越大，導(dǎo)致智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)存在不穩(wěn)定性；而且數(shù)據(jù)來(lái)源復(fù)雜，外部信息的接入會(huì)帶來(lái)安全隱患。二是代理記賬公司的客戶企業(yè)眾多，中等規(guī)模的代賬公司其客戶數(shù)量可達(dá)1 000戶以上。企業(yè)的財(cái)務(wù)和運(yùn)營(yíng)管理信息屬于企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，一旦遭受非法黑客、病毒侵襲或者員工操作失誤，就會(huì)造成信息泄露、被盜或者毀滅，后果非常嚴(yán)重。三是代賬公司自身的安全防護(hù)手段和措施不到位，極易造成信息泄露。如缺乏安全管理制度或者執(zhí)行不力、服務(wù)器和計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的配置普遍不高、員工缺乏設(shè)備維護(hù)和安全保障方面的專業(yè)知識(shí)、公司人員流動(dòng)大、員工的安全保密意識(shí)較為淡薄等。

二、改善智能財(cái)務(wù)在實(shí)踐中應(yīng)用的對(duì)策和建議

（一）增強(qiáng)發(fā)票管理意識(shí)，提高電子檔案系統(tǒng)的處理效率

一是針對(duì)客戶企業(yè)發(fā)票管理意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題。代理記賬公司可通過(guò)辦理培訓(xùn)班等方式，宣傳解讀最新的發(fā)票管理規(guī)定，提高客戶企業(yè)接收、保管和傳輸發(fā)票的水平，學(xué)習(xí)電子發(fā)票的開具、查驗(yàn)、核銷、接收以及紙質(zhì)發(fā)票的真?zhèn)伪鎰e和日常保管等知識(shí)；指導(dǎo)客戶逐步接受電子發(fā)票這一先進(jìn)方式，并在日常工作中按規(guī)定進(jìn)行管理，從源頭推動(dòng)電子票據(jù)采集模式的轉(zhuǎn)變。二是代理記賬公司可以適當(dāng)縮短發(fā)票的收集時(shí)間。對(duì)于一些票據(jù)較多的客戶企業(yè)，發(fā)票的收集時(shí)間可以從一個(gè)月一次改為一旬一次；也可主動(dòng)為客戶提供相應(yīng)的票據(jù)夾以便保管收集票據(jù)。通過(guò)以上措施，可以最大程度保證票據(jù)的平整、清晰和有效，提高票據(jù)的掃描處理效率進(jìn)而縮短前期的處理時(shí)間。三是通過(guò)配置硬件設(shè)備，進(jìn)一步提升生電子檔案系統(tǒng)的處理效率，包括影像化處理的速度和質(zhì)量。

（二）改進(jìn)智能化賬務(wù)處理模式，提高會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確性

針對(duì)記賬分錄模板固化、生成分錄不夠準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，軟件公司可以通過(guò)事先設(shè)置部門和明細(xì)科目代碼、增加分錄模板類型等方法加以改進(jìn)和完善。部門和明細(xì)科目的代碼設(shè)置要求簡(jiǎn)單易懂，可以由系統(tǒng)自帶，也可以由代理記賬公司根據(jù)客戶情況自行設(shè)置。這種處理方式在初始化設(shè)置時(shí)雖然比較繁瑣，但設(shè)置成功后，就可以極大提高賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性。如行政部門的差旅費(fèi)，在票據(jù)識(shí)別時(shí)只要附加輸入行政部門的代碼，引入的分錄模板所對(duì)應(yīng)科目的就是“管理費(fèi)用”；在處理銷售部門的差旅費(fèi)時(shí)，只要附加輸入銷售部門的代碼，引入的分錄模板所對(duì)應(yīng)科目就是“銷售費(fèi)用”。如果核算需要精確到明細(xì)科目，在識(shí)別發(fā)票時(shí)同時(shí)輸入部門和明細(xì)科目代碼，系統(tǒng)就會(huì)按要求自動(dòng)引入符合條件的分錄模板。通過(guò)改進(jìn)后，賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性大大提高，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)分錄一票轉(zhuǎn)化、自動(dòng)生成、核算準(zhǔn)確的目標(biāo)。

（三）加快推動(dòng)管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型，提高代賬人員的專業(yè)素質(zhì)

對(duì)于小微企業(yè)而言，自身規(guī)模小、抗風(fēng)險(xiǎn)能力差，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中本來(lái)就處于弱勢(shì)。近三年來(lái)受疫情影響小微企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)困難，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的判斷失誤就有可能稱成為其破產(chǎn)的誘因。市場(chǎng)環(huán)境的惡化，倒逼小微企業(yè)的財(cái)務(wù)管理觀念必須進(jìn)行轉(zhuǎn)變，即從傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算、納稅申報(bào)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)換并提升到兼具運(yùn)營(yíng)管理、風(fēng)險(xiǎn)控制和戰(zhàn)略決策的管理會(huì)計(jì)；用數(shù)據(jù)模型、知識(shí)圖譜、各類報(bào)表工具等對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理分析、成本控制管理、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、預(yù)算決策編制、薪酬績(jī)效評(píng)定等進(jìn)行全新的賦能。因此，小微企業(yè)迫切需要智能管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)為每一環(huán)節(jié)提供實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)服務(wù)，幫助其進(jìn)行預(yù)測(cè)、計(jì)劃、控制、分析和調(diào)整?；诖四康?，代理記賬公司可以通過(guò)加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)等工作，助力小微企業(yè)轉(zhuǎn)變代賬目的，將全盤賬務(wù)交由代理記賬公司處理并接受指導(dǎo)。在進(jìn)行系統(tǒng)推廣時(shí)，代理記賬公司可通過(guò)限時(shí)免費(fèi)或優(yōu)惠費(fèi)率等模式進(jìn)行營(yíng)銷。隨著智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)的推廣，代理記賬公司還需注重提升會(huì)計(jì)人員的綜合技能，增強(qiáng)其在觀察洞悉、形勢(shì)解讀、數(shù)據(jù)分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、決策判斷等方面的能力。對(duì)客戶企業(yè)實(shí)行專人管轄，要求專管人員既要熟悉客戶企業(yè)的賬務(wù)核算，又要掌握客戶企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)和運(yùn)營(yíng)管理要求；能根據(jù)管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，結(jié)合客戶的自身特點(diǎn)和需求，提供專業(yè)指導(dǎo)，為其量身定制各種運(yùn)營(yíng)方案，提供高質(zhì)量決策分析報(bào)告。

（四）提高信息安全管理的水平，構(gòu)建信息安全保障體系

一是建立健全信息安全管理體系。代賬公司要根據(jù)行業(yè)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和客戶保密需求，制定本公司的信息安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，并在日常工作中切實(shí)執(zhí)行安全管理規(guī)范、完善控制設(shè)施和積極防范風(fēng)險(xiǎn)。二是提高設(shè)備配置，切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)的安全。加強(qiáng)對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的投入，確保智能系統(tǒng)安全高效運(yùn)行，保證票據(jù)和數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)安全。三是強(qiáng)化從業(yè)人員的安全防范意識(shí)，做到“信息安全，人人有責(zé)”。代賬公司要設(shè)立安全員崗位，關(guān)鍵崗位應(yīng)配備多人共同管理；加強(qiáng)員工安全意識(shí)的培訓(xùn)，提升其計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，減少操作風(fēng)險(xiǎn)；通過(guò)簽訂保密協(xié)議，要求人員對(duì)接觸到的商業(yè)秘密嚴(yán)加保守。四是聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)信息安全保障。在公司缺乏專業(yè)技術(shù)人員的情況下，代賬公司可聘請(qǐng)社會(huì)專業(yè)測(cè)評(píng)機(jī)構(gòu)，對(duì)本公司定期進(jìn)行信息安全等級(jí)測(cè)試和檢查，全程指導(dǎo)并落實(shí)各項(xiàng)保障措施，構(gòu)建三百六十度的安全保障體系。

代理記賬行業(yè)作為眾多小微企業(yè)的財(cái)務(wù)管家，一直致力于提供優(yōu)質(zhì)、高效、安全的財(cái)務(wù)服務(wù)。智能財(cái)務(wù)+代理記賬作為新技術(shù)革命力量，正引領(lǐng)代理記賬行業(yè)跨時(shí)代發(fā)展。針對(duì)在實(shí)踐中出現(xiàn)的問(wèn)題，我們需要通過(guò)不斷改進(jìn)和完善，逐一破解，確保智能財(cái)務(wù)的設(shè)計(jì)目標(biāo)得到順利實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)行業(yè)的智能化發(fā)展。