企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)問題

◎曾錦紅

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)不確定性不斷加劇，傳統(tǒng)分散式的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前企業(yè)管理決策的要求?；谡龑?dǎo)以及信息技術(shù)發(fā)展的作用下，產(chǎn)生了共享型財(cái)務(wù)模式，其將分散的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)從集團(tuán)成員單位剝離，再集中到財(cái)務(wù)共享中心實(shí)施統(tǒng)一處理。這種模式可以解決業(yè)財(cái)信息孤島問題，整合分散的業(yè)財(cái)信息，做到集中共享，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)營(yíng)的效率，有利于防范內(nèi)部和外部風(fēng)險(xiǎn)。

一、企業(yè)集團(tuán)建設(shè)共享中心的意義

基于構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，對(duì)于集團(tuán)公司具有重要意義，主要體現(xiàn)在：首先，配合建設(shè)和強(qiáng)化財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)處理的整合規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，促進(jìn)公司財(cái)務(wù)工作角色轉(zhuǎn)變、高效的落實(shí)“業(yè)財(cái)融合”的管理要求；其次，通過深層次的分析業(yè)務(wù)與合同，在業(yè)務(wù)前端實(shí)施財(cái)務(wù)管控，可以優(yōu)化資源配置，同時(shí)更好的控制管理風(fēng)險(xiǎn)；再次，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)完成之后，通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心，存儲(chǔ)各種類型的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，基于決策支持的統(tǒng)計(jì)分析，以適應(yīng)各個(gè)時(shí)期、角度的財(cái)務(wù)分析要求，為公司的智能化運(yùn)營(yíng)和精準(zhǔn)決策提供保障，逐步展現(xiàn)出數(shù)據(jù)資產(chǎn)的增值作用；第四，多業(yè)務(wù)系統(tǒng)支撐和多環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)控制，可以自動(dòng)的匹配審批流程、實(shí)施預(yù)算控制、發(fā)票驗(yàn)真、去重、資金的風(fēng)險(xiǎn)支付管控；第五，能深層次的梳理好工作流程，做好管理變革，幫助國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

二、中冶長(zhǎng)天財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)情況

中冶長(zhǎng)天是中國(guó)五礦成員企業(yè)、中國(guó)中冶控股子公司，是一家科技型、綜合性的國(guó)際工程公司，包含較多的業(yè)務(wù)，如工程咨詢、工程設(shè)計(jì)、技術(shù)研發(fā)、裝備制造、工程總承包、項(xiàng)目管理和投融資建設(shè)等。

中冶長(zhǎng)天2019年6月25日召開了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)專項(xiàng)會(huì)議，標(biāo)志共享中心建設(shè)正式啟動(dòng)，圍繞深入推進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化與信息化融合，開展相關(guān)工作的安排部署。中冶長(zhǎng)天和合作伙伴用友網(wǎng)絡(luò)公司針對(duì)中冶長(zhǎng)天財(cái)務(wù)共享中心項(xiàng)目實(shí)施中系統(tǒng)建設(shè)關(guān)注點(diǎn)、保障系統(tǒng)和關(guān)鍵注意點(diǎn)做出了具體的說明。強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目推進(jìn)要有規(guī)劃、有計(jì)劃、有落實(shí)，嚴(yán)格依據(jù)項(xiàng)目規(guī)劃進(jìn)度落實(shí)，項(xiàng)目權(quán)責(zé)到人。財(cái)務(wù)共享中心通過邊建邊完善的方式，經(jīng)過長(zhǎng)達(dá)1年的方案論證、實(shí)施和修改，于2020年10月通過中冶集團(tuán)專家團(tuán)驗(yàn)收，取得初步階段性成果。

三、企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的策略

中冶長(zhǎng)天財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)為建設(shè)“模塊功能集成、系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中、業(yè)務(wù)涵蓋全面、多級(jí)協(xié)同應(yīng)用”的財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)中冶長(zhǎng)天整體財(cái)務(wù)信息化快速、有序的建設(shè)。

（一）落實(shí)構(gòu)建規(guī)劃

這是建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的第一步，對(duì)于后續(xù)工程的建設(shè)具有重要作用。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)規(guī)劃中，應(yīng)該以戰(zhàn)略為導(dǎo)向，立足于可持續(xù)發(fā)展層面，認(rèn)真的聽取社會(huì)人士的看法以及意見，依據(jù)企業(yè)當(dāng)前和未來經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，全面的思考建設(shè)完成后運(yùn)行功能的基本性、長(zhǎng)期性以及整體性等，確?？梢赃_(dá)成預(yù)期設(shè)計(jì)功能，發(fā)揮信息共享作用，減少管理成本和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。在規(guī)劃中要注重幾個(gè)基準(zhǔn)點(diǎn)，如下面圖1所示，基于此，輻射中心構(gòu)建全局。

圖1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建規(guī)劃的基準(zhǔn)點(diǎn)

1.規(guī)劃設(shè)計(jì)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)會(huì)給企業(yè)內(nèi)財(cái)務(wù)管理組織帶去變革，所以，在建設(shè)工作初期，組建部門就需要明確的規(guī)劃，設(shè)計(jì)集團(tuán)財(cái)務(wù)總部和下級(jí)機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門間的關(guān)系，例如清楚集團(tuán)財(cái)務(wù)總部在橫、縱向和其他業(yè)務(wù)部門與下級(jí)財(cái)務(wù)部門的職責(zé)，建設(shè)完成之后新增加和設(shè)置的職責(zé)及職能，清楚各級(jí)財(cái)務(wù)部門在建設(shè)結(jié)束后的工作職能，以促進(jìn)轉(zhuǎn)變。

2.角色定位。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，就是對(duì)集團(tuán)和下級(jí)單位財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程實(shí)施重新塑造和標(biāo)準(zhǔn)化管理，是對(duì)各級(jí)相關(guān)部門財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一管理，把各層級(jí)和部門財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)統(tǒng)一到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施管理，是對(duì)各級(jí)財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)記錄以及財(cái)務(wù)報(bào)告的規(guī)范管理，因此，在建設(shè)過程中應(yīng)該清楚角色定位，例如建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限、體系、職責(zé)、職能標(biāo)準(zhǔn)等，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心投入使用之后的有效運(yùn)用奠定良好的基礎(chǔ)。

3.布局結(jié)構(gòu)選擇。布局是否合理關(guān)系到建設(shè)的效果，合理的布局選擇可以促進(jìn)相關(guān)方面工作的落實(shí)，如體系建設(shè)、組織架構(gòu)、資源配置、業(yè)務(wù)分配以及工作流程等。企業(yè)集團(tuán)的整體實(shí)力較強(qiáng)、包含較多的業(yè)務(wù)內(nèi)容，帶有跨國(guó)和跨地區(qū)的特點(diǎn)，因此，在布局結(jié)構(gòu)方面，尤其是大型企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)，可以是一個(gè)中心作為基本點(diǎn)，或是并列的多個(gè)中心作為基準(zhǔn)點(diǎn)。在多中心基準(zhǔn)點(diǎn)的情況下，可結(jié)合區(qū)域、業(yè)態(tài)塊或是業(yè)務(wù)流程等確定布局結(jié)構(gòu)。需要注意的是，每個(gè)企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展戰(zhàn)略及情況存在差異，在建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，合理的選擇布局結(jié)構(gòu)。

（二）加強(qiáng)要素整合

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，在建設(shè)中需要有效的整合相關(guān)的要素，為實(shí)際建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。具體來說，首先，信息技術(shù)基礎(chǔ)。很多企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)用的都是資源計(jì)劃系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊，然而隨著中心職能的日益增加，外圍輔助業(yè)務(wù)系統(tǒng)開始被共享服務(wù)中心應(yīng)用，中心對(duì)于信息技術(shù)的運(yùn)用也在不斷拓展。其次，業(yè)務(wù)流程核心。在構(gòu)建中要注意業(yè)務(wù)流程因素對(duì)于職能的影響，結(jié)合業(yè)務(wù)流程加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的分工，以提升生產(chǎn)高效性。結(jié)合企業(yè)情況，落實(shí)“四個(gè)中心”（如圖2所示）。對(duì)中冶長(zhǎng)天的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、審批流程、核算流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，并通過信息系統(tǒng)固化，落實(shí)財(cái)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，逐步形成中冶長(zhǎng)天“統(tǒng)一人員管理、統(tǒng)一資金結(jié)算、統(tǒng)一核算政策、統(tǒng)一信息平臺(tái)”的“四統(tǒng)一”的管理。再次，多樣化實(shí)施動(dòng)機(jī)。應(yīng)該把握住中心構(gòu)建的契機(jī)，對(duì)財(cái)務(wù)組織架構(gòu)實(shí)施優(yōu)化，規(guī)范財(cái)務(wù)流程，提升工作的效率，減少管理成本，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制。第四，市場(chǎng)角度。在建設(shè)中心時(shí)要立足于市場(chǎng)層面，結(jié)合市場(chǎng)需要，給客戶提供有效的服務(wù)，符合企業(yè)多樣化的需求。第五，注重生產(chǎn)。中心的建設(shè)要注重生產(chǎn)效率以及質(zhì)量，更好的服務(wù)于生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)。第六，服務(wù)支持。中心要將自己當(dāng)作服務(wù)端，將商業(yè)單元作為客戶端，支持下級(jí)單位的分布式業(yè)務(wù)。第七，多元化管理。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心屬于一種綜合管理模式，其中包含多樣化的管理手段，如質(zhì)量、績(jī)效、信息技術(shù)、服務(wù)以及組織管理等，因此，不能簡(jiǎn)單的將其看成財(cái)務(wù)管理。最后，安全管理。需要構(gòu)建完善各種風(fēng)險(xiǎn)防控策略，以保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性，提升中心運(yùn)行的穩(wěn)定性。

圖2 四個(gè)中心

（三）加強(qiáng)流程管理

這項(xiàng)工作的宗旨就是提升企業(yè)的管理績(jī)效，是各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)行的基礎(chǔ)。例如，一個(gè)企業(yè)和企業(yè)中不同部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系就需要靠流程實(shí)施協(xié)同運(yùn)作，流程在流轉(zhuǎn)中會(huì)帶著有關(guān)的數(shù)據(jù)信息同時(shí)運(yùn)行，例如任務(wù)、客戶、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、項(xiàng)目、文化、人員和產(chǎn)品信息等，如果流程運(yùn)轉(zhuǎn)不流暢，就會(huì)影響到企業(yè)業(yè)務(wù)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)?？梢钥吹?，流程管理的中心是流程，中心流程管理的內(nèi)容包括幾方面（如圖3所示）：

圖3 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心流程管理內(nèi)容

首先，服務(wù)水平協(xié)議。中心在投入運(yùn)行前，需要先準(zhǔn)備好協(xié)議，為后續(xù)業(yè)務(wù)合作、溝通及評(píng)估提供依據(jù)，盡可能的減少業(yè)務(wù)沖突。其次，收取費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。中心建設(shè)就是流程再造的過程，相關(guān)的業(yè)務(wù)流程都會(huì)被分解至最小單元中，最小單元就是中心制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，所以，在設(shè)置最小單元工作標(biāo)準(zhǔn)中，應(yīng)該先全面的考慮其相關(guān)特性，之后對(duì)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施量化處理，進(jìn)而制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。最后，持續(xù)優(yōu)化。中心構(gòu)建要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷的進(jìn)行優(yōu)化，包括軟件和硬件方面，進(jìn)而充分發(fā)揮出中心的作用。

四、建設(shè)成果及待解決的問題

目前，中冶長(zhǎng)天財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)已取得初步成果，通過提前布局規(guī)劃，嚴(yán)格執(zhí)行，系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行，主要成果如下：第一，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)安全平穩(wěn)的導(dǎo)入?？偛考胺肿庸矩?cái)務(wù)組織、部門等本次建設(shè)范圍內(nèi)所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已全部導(dǎo)入、錄入系統(tǒng)，并進(jìn)行核對(duì)完畢后已啟用，操作員及角色權(quán)限已按方案已設(shè)置并分配，如下面表1、圖4所示；第二，統(tǒng)一配置了業(yè)務(wù)模板及流程?？偛考胺肿庸镜慕杩顖?bào)銷單、憑證及日常賬表的顯示和打印模板均已完成，總部借款報(bào)銷流程均已配置完畢，會(huì)計(jì)平臺(tái)憑證自動(dòng)生成規(guī)則和模板已定義完成，財(cái)務(wù)報(bào)表格式及取數(shù)公式均已設(shè)置完成；第三，財(cái)務(wù)核算升級(jí)。目前總部及分子公司的期初余額均已錄入完畢并核對(duì)無誤，且已經(jīng)試算平衡和建賬，全部單位已經(jīng)開始錄入，總部稅務(wù)云完成升級(jí)工作；第四，費(fèi)用共享業(yè)務(wù)方面，已啟用的借款報(bào)銷單據(jù)，并完成與輕推平臺(tái)的接口，在輕推系統(tǒng)審批完成后，核算小組進(jìn)行提取和稽核后生成記賬憑證，已完成與交通銀行互聯(lián)并進(jìn)行在線支付；第五，開通了接口進(jìn)行二次開發(fā)，已開發(fā)完成并啟用共享平臺(tái)與輕推系統(tǒng)接口，與HR系統(tǒng)的接口。

表1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已導(dǎo)入系統(tǒng)

圖4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入情況

隨著財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)的不斷推進(jìn)，共享系統(tǒng)運(yùn)行逐漸完善，但同時(shí)也還要結(jié)合公司戰(zhàn)略發(fā)展的思路關(guān)注一下幾方面問題：第一，信息數(shù)據(jù)方面，需要及時(shí)利用先進(jìn)的信息技術(shù)為數(shù)據(jù)提供技術(shù)支撐、安全保障，防止遭受黑客及網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊，充分考慮系統(tǒng)兼容性的問題，實(shí)現(xiàn)全面共享。第二，加強(qiáng)系統(tǒng)集成性，好財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)與各分公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接工作是比較困難和復(fù)雜的，需要高度重視信息系統(tǒng)的構(gòu)建，要打通采購(gòu)、人力及其他部門之間接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)之間的共通共融。

五、推廣上線的保障建議

信息化項(xiàng)目實(shí)施，特別是管理信息系統(tǒng)的實(shí)施，與施工企業(yè)有類似之處更有不同之處。信息化項(xiàng)目實(shí)施不是交鑰匙工程，而是一個(gè)復(fù)雜的知識(shí)轉(zhuǎn)移的過程。首先，要確定共享組織和人員。依據(jù)團(tuán)公司的要求和指導(dǎo)意見，結(jié)合長(zhǎng)天的實(shí)際情況，以及項(xiàng)目實(shí)施的要求，建立財(cái)務(wù)共享中心并進(jìn)行定崗定人。其次，執(zhí)行通暢的項(xiàng)目溝通匯報(bào)。在日常工作中，雙方項(xiàng)目組成員應(yīng)首先在小組內(nèi)部討論解決問題，如不能解決應(yīng)向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告，重要問題都應(yīng)有書面材料，并向項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)。雙方項(xiàng)目組成員每周提交項(xiàng)目周計(jì)劃給項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理匯總后召開項(xiàng)目例會(huì)，重要事項(xiàng)或節(jié)點(diǎn)需邀請(qǐng)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層參加，對(duì)工作內(nèi)容和進(jìn)展情況、需要解決的問題或困難、以及需要領(lǐng)導(dǎo)層協(xié)調(diào)的工作等進(jìn)行通報(bào)和匯報(bào)，對(duì)會(huì)議做出的各項(xiàng)重要決定或討論的結(jié)果進(jìn)行文檔記錄、整理，并分發(fā)給參會(huì)都和相關(guān)人員，從而達(dá)到信息共享、提高效率、保證項(xiàng)目順利進(jìn)程的目的。再次，構(gòu)建問題收集處理體系。在系統(tǒng)測(cè)試階段，長(zhǎng)天的關(guān)鍵用戶、相關(guān)業(yè)務(wù)操作人員需與用友實(shí)施顧問一起，共同參與需求梳理和方案設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程和功能測(cè)試，用友實(shí)施顧問進(jìn)行測(cè)試指導(dǎo)配合，雙方項(xiàng)目經(jīng)理在測(cè)試后收集匯總問題并進(jìn)行分析、解決和總結(jié)；在上線運(yùn)行階段，長(zhǎng)天的業(yè)務(wù)協(xié)同人、共享中心各組的關(guān)鍵用戶，應(yīng)該承擔(dān)各使用部門和單位的上線操作指導(dǎo)工作，對(duì)NC系統(tǒng)產(chǎn)生的問題進(jìn)行跟蹤解決、做好記錄和反饋，解決不了的反饋給用友實(shí)施顧問，特殊疑難問題由用友顧問提交給用友總部支持，并做好記錄反饋。

結(jié)語：綜上所述，財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)是一項(xiàng)具有難度、復(fù)雜的工作，需要全面梳理公司業(yè)務(wù)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃布局。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享中心對(duì)于企業(yè)集團(tuán)發(fā)展具有重要的作用，可以極大的提升工作效率、及時(shí)為管理層提供決策依據(jù)以及增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。集團(tuán)高層管理者應(yīng)提升財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的重視程度，采取提前部署、科學(xué)規(guī)劃、嚴(yán)格執(zhí)行，并結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，建設(shè)具有自身管理特色的系統(tǒng)，不斷進(jìn)行工作流程以及管理制度的改進(jìn)優(yōu)化，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，提升經(jīng)營(yíng)管理水平。