朱少禹

一、高校人事檔案的重要價(jià)值

人事檔案是高校檔案的重要組成部分，記載了學(xué)校教職工的“三齡二歷一身份”及家庭成員、獎(jiǎng)懲情況等重要信息，能夠全面真實(shí)地反映教職工的個(gè)人情況，為職稱評(píng)定、干部考察、辦理公證等提供必要的依據(jù)，為提升高校的教學(xué)水平和管理水平提供保障，具有非常重要的價(jià)值。

（一）原始記錄價(jià)值

高校人事檔案記載了教職工在成長(zhǎng)過(guò)程中的學(xué)習(xí)、工作、家庭等各類信息，是原始的真實(shí)的記錄。一般的人事檔案從入團(tuán)材料起，包括高中至最高學(xué)歷的所有學(xué)習(xí)材料，及工作后的入職、職稱、考核、獎(jiǎng)懲、工資、提拔等產(chǎn)生的各類材料，客觀地反映了教職工的學(xué)習(xí)、工作能力和水平，是原始數(shù)據(jù)的集成，為干部人事檔案專項(xiàng)審核等提供原始記錄。

（二）憑證價(jià)值

人事檔案記載了多元化的人事信息，包括基本信息、家庭情況、業(yè)務(wù)能力等的信息，能夠綜合反映被記錄人的成長(zhǎng)過(guò)程，為辦理公證、工資定級(jí)、職稱評(píng)審、干部考察等提供參考憑證價(jià)值，有時(shí)甚至具備法律效力，在學(xué)校的發(fā)展中，能夠?yàn)槿瞬胚x拔、人事提拔、干部調(diào)動(dòng)等提供重要參考，為學(xué)校事業(yè)的健康發(fā)展提供有力的幫助。

二、高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理意識(shí)方面

進(jìn)入新時(shí)代，各類高校人事檔案管理水平都得到了較大水平的提升，但在檔案管理的意識(shí)上仍舊存在一定的欠缺。人事檔案完整記錄了教職工的學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷和工作簡(jiǎn)歷，能夠較為客觀地評(píng)價(jià)教職工的工作能力和業(yè)務(wù)水平，在教職工調(diào)動(dòng)、提拔等考察時(shí)提供憑證，但是在對(duì)如此重要的材料進(jìn)行管理時(shí)，卻存在管理意識(shí)淡薄的情況，對(duì)于人事檔案的巨大價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，大多只是機(jī)械的保管，對(duì)歸檔材料的真實(shí)性和有效性缺乏風(fēng)險(xiǎn)管控，主動(dòng)提供利用的意識(shí)欠缺，制約了服務(wù)水平的提升。

（二）管理環(huán)境方面

高校人事檔案管理環(huán)境與實(shí)際需求還有較大差距，檔案管理的條例中，對(duì)庫(kù)房面積、庫(kù)房環(huán)境、“八防”措施等都作了明確的要求，然而實(shí)際管理卻很少能夠做到。庫(kù)房面積不足、庫(kù)房潮濕、環(huán)境較差、自動(dòng)滅火設(shè)備缺失等問(wèn)題依然存在，對(duì)于人事檔案的管理實(shí)為不利，尤其是一些早期檔案材料，所用紙張本來(lái)就很脆弱，再加上外部環(huán)境影響，更是造成不斷脆化、字跡模糊等現(xiàn)象。長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，對(duì)檔案查閱及學(xué)校名人檔案乃至校史編纂等均會(huì)產(chǎn)生較大影響。

（三）管理方式方面

隨著國(guó)家及各省市對(duì)人事檔案的逐步重視，高校人事檔案管理方式已經(jīng)大有改進(jìn)，但仍然存在管理方式與教職工需求不符的矛盾。高校人事檔案管理主要是管理紙質(zhì)檔案，教職工或?qū)W院、部門(mén)有查借閱需求時(shí)，需要付出一定的時(shí)間成本。隨著學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展及信息化時(shí)代提出的新需求，查閱人事檔案的要求越來(lái)越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理在提供服務(wù)時(shí)已然顯得吃力，且與新時(shí)代發(fā)展有些脫節(jié)，實(shí)效性無(wú)法得到保障，因此，改變管理方式已刻不容緩。

（四）管理人員方面

高校人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政策性都很強(qiáng)的工作，因此檔案管理工作人員的重要性不言而喻。高校檔案管理應(yīng)配備專業(yè)人才，但是目前的情況卻不甚理想，各類高校所配備的檔案管理人員中，大多沒(méi)有相應(yīng)的專業(yè)背景，或同時(shí)兼任其他崗位，無(wú)法全身心投入其中，缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，造成管理水平比較低下，阻礙學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。

（五）管理安全方面

檔案作為原始記錄，材料一旦丟失便會(huì)造成嚴(yán)重的損失，而高校人事檔案作為記錄教職工個(gè)人信息的原始憑證，其安全性更是重中之重，一定要引起高度重視。然而在上述多重因素的制約下，在專業(yè)人才缺失、管理環(huán)境較差以及傳統(tǒng)的管理方式下，在人事檔案的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制難以把握的情況下，檔案的安全性還難以得到萬(wàn)全的保障。

三、提升高校人事檔案管理水平的具體措施

（一）提高人事檔案管理意識(shí)

檔案管理對(duì)整個(gè)高校檔案事業(yè)發(fā)展乃至學(xué)校發(fā)展都有著重要意義，因此，提高人事檔案管理意識(shí)，對(duì)人事檔案的重要價(jià)值產(chǎn)生充足的認(rèn)識(shí)，是每個(gè)高校的必修課。首先，領(lǐng)導(dǎo)層面要對(duì)人事檔案有足夠的重視，帶領(lǐng)工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，定期對(duì)學(xué)校人事檔案工作進(jìn)行培訓(xùn)、監(jiān)督、檢查，對(duì)檔案專業(yè)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)測(cè)試；其次，管理人員要提高自身管理意識(shí)，提升職業(yè)責(zé)任感，在學(xué)校范圍內(nèi)對(duì)人事檔案加強(qiáng)宣傳，提高教職工整體對(duì)人事檔案重要性的了解和認(rèn)識(shí)。

（二）改善人事檔案管理環(huán)境

檔案存放環(huán)境對(duì)檔案能否長(zhǎng)期保存有著重要影響，必須引起重視。各高校都應(yīng)根據(jù)檔案管理的規(guī)范，做到庫(kù)房、辦公室、整檔室、閱檔室分離，并劃撥專項(xiàng)資金用于庫(kù)房建設(shè)。要結(jié)合自身館藏?cái)?shù)量及未來(lái)數(shù)年預(yù)招聘人員數(shù)量，配備相應(yīng)規(guī)模的庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備自動(dòng)滅火設(shè)備，且防光、防霉、防盜設(shè)備等一應(yīng)俱全，為檔案管理提供良好的基礎(chǔ)設(shè)施，確保人事檔案能夠長(zhǎng)期保存，為高校事業(yè)發(fā)展不斷助力。

（三）改變?nèi)耸聶n案管理方式

管理方式是高校人事檔案發(fā)展至關(guān)重要的一環(huán)，在現(xiàn)今信息化時(shí)代飛速發(fā)展的背景下，高校人事檔案管理也應(yīng)順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展，利用最新科學(xué)技術(shù)手段，改變傳統(tǒng)純紙質(zhì)檔案的管理方式，建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式。黨的十九屆五中全會(huì)強(qiáng)調(diào)要加快數(shù)字化發(fā)展，堅(jiān)定不移建設(shè)數(shù)字中國(guó)。高校人事檔案也應(yīng)緊跟國(guó)家政策，進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案掃描進(jìn)入專門(mén)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，與各高校人事系統(tǒng)結(jié)合，在借閱申請(qǐng)、審批、提供服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上操作，節(jié)省人力和時(shí)間成本，真正做到為教職工“辦實(shí)事”。同時(shí)，可與職稱評(píng)審、科研等系統(tǒng)連接，為教職工提拔、評(píng)審等提供更加直接客觀的數(shù)據(jù)。再者，由于紙質(zhì)檔案是不可替代的，因此可構(gòu)建智慧庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)恒溫恒濕、防火防盜等自動(dòng)化設(shè)備、智能密集架可顯示所存檔案基本信息等，真正讓高校人事檔案進(jìn)入信息化管理的時(shí)代，提高管理效率，更好地提升學(xué)校的整體發(fā)展水平。

（四）建設(shè)人事檔案管理隊(duì)伍

高校人事檔案管理人員的水平會(huì)直接影響到管理的效率，建設(shè)一支高水平管理隊(duì)伍十分必要。在檔案數(shù)字化大環(huán)境的要求下，干部檔案管理人員所具備的素質(zhì)大體分為以下兩個(gè)方面。首先是政治素質(zhì)，要把政治素質(zhì)擺在干部隊(duì)伍建設(shè)的首位，檔案管理人員要堅(jiān)持以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想武裝頭腦，指導(dǎo)實(shí)踐，推動(dòng)工作，牢固樹(shù)立“四個(gè)意識(shí)”，堅(jiān)定“四個(gè)自信”；其次是業(yè)務(wù)素質(zhì)，在選聘人事檔案管理人員時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮具有相應(yīng)專業(yè)背景的人員，同時(shí)能夠?qū)τ?jì)算機(jī)技術(shù)有一定了解，并具備良好的學(xué)習(xí)能力，能夠盡快掌握新知識(shí)新技術(shù)。學(xué)校層面在提拔干部時(shí)也應(yīng)適當(dāng)考慮人事檔案管理人員，使檔案管理人員能夠增強(qiáng)職業(yè)榮譽(yù)感與自豪感。

（五）確保人事檔案管理安全

檔案的安全在整個(gè)檔案管理中是尤為重要的，須引起十分的重視。在紙質(zhì)檔案管理中，檔案安全主要表現(xiàn)在庫(kù)房的安全上，人事檔案庫(kù)房需單獨(dú)設(shè)立，庫(kù)房應(yīng)選用防盜門(mén)、采用指紋鎖或密碼鎖、庫(kù)房?jī)?nèi)安裝360°無(wú)死角攝像頭、安裝報(bào)警裝置、設(shè)置自動(dòng)滅火器等，通過(guò)這些設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全。在數(shù)字化檔案管理中，因已將檔案內(nèi)容通過(guò)科學(xué)技術(shù)手段顯示在信息系統(tǒng)中，因此需要保證數(shù)據(jù)及系統(tǒng)安全，信息化系統(tǒng)需由專業(yè)人員設(shè)置賬號(hào)密碼，安裝專業(yè)的服務(wù)器、數(shù)據(jù)備份設(shè)備等確保數(shù)據(jù)不會(huì)丟失。

綜上，高校人事檔案作為促進(jìn)學(xué)校事業(yè)高速發(fā)展不可或缺的重要組成部分，對(duì)學(xué)校的師資水平、人才發(fā)展、教學(xué)水平等都有著特殊的意義，應(yīng)該引起學(xué)校及檔案管理部門(mén)的高度重視。高校應(yīng)設(shè)立專項(xiàng)資金，改善檔案管理環(huán)境，引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，創(chuàng)建專業(yè)化管理?xiàng)l件，順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展需求，采用先進(jìn)智能技術(shù)，提升高校人事檔案管理水平，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供更加全面、準(zhǔn)確、客觀、便捷的數(shù)據(jù)和服務(wù)。