劉小燕 太原煤炭氣化（集團(tuán)）有限責(zé)任公司

費(fèi)用報(bào)銷是將企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門和業(yè)務(wù)發(fā)生過程作為基礎(chǔ)產(chǎn)生原始憑據(jù)，結(jié)合有關(guān)憑證和規(guī)定進(jìn)行審核，在審核結(jié)束后結(jié)算經(jīng)費(fèi)的過程。費(fèi)用報(bào)銷通常都要按照財(cái)務(wù)收支規(guī)定來實(shí)施，企業(yè)經(jīng)營的各項(xiàng)開支都要對(duì)支出的詳情進(jìn)行闡明，并且填寫報(bào)銷單據(jù)，明確報(bào)銷的金額以及發(fā)票張數(shù)等，之后由財(cái)務(wù)經(jīng)理及經(jīng)辦人簽字后才能生效。結(jié)合報(bào)銷計(jì)劃內(nèi)外的流程進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷的審批，在審批通過之后撥付款項(xiàng)。費(fèi)用報(bào)銷流程的優(yōu)化可以避免賬目混亂和責(zé)任不清、支出虛構(gòu)等問題，能夠?yàn)樨?cái)務(wù)管理提供更加安全可靠的報(bào)銷環(huán)境。

一、優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程的關(guān)鍵意義

（一）維護(hù)財(cái)務(wù)管理秩序

在企業(yè)運(yùn)營與管理工作中，費(fèi)用報(bào)銷幾乎在所有環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)，不管是設(shè)備采購還是工具采買，一系列的經(jīng)費(fèi)支出都要進(jìn)行報(bào)銷。若企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷流程存在問題，那么會(huì)出現(xiàn)兩種不利影響，具體如下：其一，若費(fèi)用報(bào)銷流程較為冗雜，那么會(huì)長時(shí)間占用財(cái)務(wù)報(bào)表，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表內(nèi)容過于混亂，不利于后續(xù)的報(bào)表使用，從而對(duì)財(cái)務(wù)管理秩序帶來影響；其二，若費(fèi)用報(bào)銷流程太過簡單，沒有經(jīng)過所屬部門及財(cái)務(wù)部門的監(jiān)管，那么很容易導(dǎo)致報(bào)銷金額和實(shí)際支出脫節(jié)的問題，讓一些違規(guī)行為鉆空子。對(duì)此費(fèi)用報(bào)銷流程的優(yōu)化能夠幫助企業(yè)維護(hù)財(cái)務(wù)管理秩序，讓各部門人員能夠嚴(yán)格按照規(guī)定來開支，保證財(cái)務(wù)管理的有效性。

（二）改善財(cái)務(wù)信息披露質(zhì)量

對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷來說，往往會(huì)涉及多個(gè)審核步驟，例如財(cái)務(wù)部門審核與有關(guān)部門審核等，在審核過程中需要保證費(fèi)用報(bào)銷的內(nèi)容與實(shí)際相符，只有這樣才能保證費(fèi)用報(bào)銷的準(zhǔn)確性與合理性。財(cái)務(wù)部門需要對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的票據(jù)進(jìn)行審核，結(jié)合財(cái)務(wù)制度和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，確保費(fèi)用報(bào)銷的合理合法，并且將費(fèi)用報(bào)銷的票據(jù)納入日常管理范圍內(nèi)，剔除掉個(gè)別不合理或與企業(yè)管理無關(guān)的票據(jù)，從而提高財(cái)務(wù)信息的披露質(zhì)量，為企業(yè)的決策規(guī)劃提供可靠支持。

（三）實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化的目標(biāo)

業(yè)財(cái)一體化指的是企業(yè)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合，利用業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的統(tǒng)一管理來提高財(cái)務(wù)管理的優(yōu)勢(shì)，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)等，利用業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)來輔助管理對(duì)策的制定，為企業(yè)的經(jīng)營與管理出謀劃策。對(duì)此企業(yè)需要對(duì)費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行優(yōu)化，將業(yè)務(wù)過程形成的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)利用規(guī)范的報(bào)銷流程實(shí)施管理，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中充分融入財(cái)務(wù)管理，幫助企業(yè)完成業(yè)務(wù)開展目標(biāo)[1]。

二、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷存在的問題

A 企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷從形成因素上可以劃分為兩個(gè)部分，其一為員工事先墊付費(fèi)用報(bào)銷，其二為行政相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷。員工在經(jīng)辦有關(guān)經(jīng)營活動(dòng)時(shí)會(huì)產(chǎn)生一定的費(fèi)用，為保證經(jīng)營活動(dòng)能夠順利開展，員工可能需要事先墊付一部分資金，在經(jīng)營活動(dòng)結(jié)束后可以憑借有關(guān)單據(jù)前往財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。例如該企業(yè)參與行業(yè)會(huì)議或職業(yè)培訓(xùn)等活動(dòng)，活動(dòng)期間形成的差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等均為員工先墊付再由企業(yè)報(bào)銷。而行政相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷一般不需要事先墊付，而是要事先申請(qǐng)，通常有關(guān)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的消耗，例如水費(fèi)、電費(fèi)、租賃費(fèi)等，在有需要的情況下向財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)部門結(jié)合企業(yè)管理規(guī)定進(jìn)行審核和批復(fù)。但A 企業(yè)的部分財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)存在滯后性，所以費(fèi)用報(bào)銷流程方面存在一些問題，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）財(cái)務(wù)共享中心任務(wù)量大，薪酬水平較低

A 企業(yè)建立了財(cái)務(wù)共享中心，將其設(shè)立在集團(tuán)所在地，共享中心共包含14 人，其中有共享中心主任1 名、一級(jí)審核員1 名，二級(jí)審核員及付款審核員分別1 人，會(huì)計(jì)核算4 人，總賬會(huì)計(jì)、報(bào)賬員、出納、付款復(fù)核員、稅務(wù)會(huì)計(jì)、報(bào)表會(huì)計(jì)各1 人。其中一級(jí)和二級(jí)審核員主要負(fù)責(zé)集團(tuán)分子機(jī)構(gòu)費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)的審核工作，在審核系統(tǒng)中由專業(yè)人員面向全部報(bào)銷原始單據(jù)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)共享中心整體的業(yè)務(wù)量較為繁重，但總部財(cái)務(wù)人員的薪酬制度卻不夠合理，普遍薪資水平較低，績效考評(píng)體系也存在一定缺陷，這使得一部分員工出現(xiàn)了消極心理，財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部員工的團(tuán)結(jié)性不足，而且也造成了人員流動(dòng)性大的問題，不利于財(cái)務(wù)管理工作的有效開展。

（二）簽章管理不夠標(biāo)準(zhǔn)

A 企業(yè)的財(cái)務(wù)章及總經(jīng)理簽章都由出納人員負(fù)責(zé)管理，并沒有實(shí)現(xiàn)崗位分離，因此也可能存在舞弊行為的風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重時(shí)可能會(huì)對(duì)企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的賬號(hào)與密碼沒有進(jìn)行針對(duì)性管理，該公司的賬號(hào)為員工姓名，為了單據(jù)修改方便而設(shè)定了統(tǒng)一的密碼，而且管理員賬號(hào)與密碼在公司內(nèi)部為公開狀態(tài)，而且密碼還可以隨意修改，這無疑帶來了嚴(yán)重的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。并且費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)和銀行付款相連接，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題較為嚴(yán)重。

（三）預(yù)算管理與現(xiàn)實(shí)脫軌

A 企業(yè)為提高管理費(fèi)用以及銷售費(fèi)用的控制效果，對(duì)于管理費(fèi)用中的業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)等都進(jìn)行了預(yù)算，但預(yù)算本身卻是以年度為單位設(shè)定的，一些費(fèi)用的復(fù)核目前仍以人力為主，經(jīng)常不能根據(jù)預(yù)算規(guī)劃來完成審批通過，還可能因?yàn)槿饲殛P(guān)系而直接通過，導(dǎo)致超預(yù)算復(fù)核等問題，而且這種問題往往只能在月底財(cái)務(wù)報(bào)表中才能發(fā)現(xiàn)。年度預(yù)算通常都會(huì)將預(yù)算平均分配到每個(gè)月份，而企業(yè)的經(jīng)營性質(zhì)不同也可能產(chǎn)生不同影響，例如企業(yè)經(jīng)營項(xiàng)目若存在季節(jié)性差異，那么在某一季節(jié)時(shí)業(yè)務(wù)量突然增大，在淡季時(shí)又會(huì)相對(duì)較少，所以平均分配預(yù)算的方式并不合理，很容易造成預(yù)算和實(shí)際脫節(jié)的現(xiàn)象。

（四）費(fèi)用報(bào)銷審核人為干預(yù)性較強(qiáng)

費(fèi)用報(bào)銷審核是決定費(fèi)用報(bào)銷是否合理、合法的重要手段，也是落實(shí)企業(yè)管理制度的必要環(huán)節(jié)，但因?yàn)锳 企業(yè)的費(fèi)用項(xiàng)目數(shù)量較多，一些發(fā)生頻率較低的費(fèi)用應(yīng)計(jì)入的會(huì)計(jì)科目以及需要提供的單據(jù)沒有進(jìn)行規(guī)定，這使得審核過程中總是出現(xiàn)不同審核人員在審核同一類報(bào)銷時(shí)將其歸集到不同的會(huì)計(jì)科目中，而且針對(duì)同類報(bào)銷所附的單據(jù)要求也不統(tǒng)一，甚至還可能出現(xiàn)同一個(gè)審核人員，在不同時(shí)間段審核同一類報(bào)銷時(shí)卻產(chǎn)生了不同結(jié)果的情況。這類問題的成因在于審核人員的主觀參與過多，對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷管理標(biāo)準(zhǔn)和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的理解存在差異，而企業(yè)又沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，造成了審核結(jié)果的人為性偏差[2]。

三、優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程的有關(guān)策略

（一）提高企業(yè)財(cái)務(wù)信息化水平

其一，確定財(cái)務(wù)信息化的需求與方向。企業(yè)信息化管理的需求在于落實(shí)科學(xué)的管理思想，加快財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，這使得企業(yè)需要在理清內(nèi)部管理關(guān)系的同時(shí)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行再造，確保其能夠滿足企業(yè)財(cái)務(wù)管理的需求。因此企業(yè)需要結(jié)合財(cái)務(wù)管理的具體情況來推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，針對(duì)內(nèi)部的費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行細(xì)致分析，找到其中存在的問題以及問題成因，根據(jù)財(cái)務(wù)信息化的要求對(duì)費(fèi)用報(bào)銷流程中利用傳統(tǒng)方法無法解決的問題進(jìn)行總結(jié)，運(yùn)用信息技術(shù)的手段進(jìn)行優(yōu)化，最終確定費(fèi)用報(bào)銷流程信息化的具體要求；其二，做好信息化的制度建設(shè)。企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的推進(jìn)需要在硬件和軟件兩個(gè)層面采取制度化保障，制度建設(shè)需要兼顧環(huán)境因素可能會(huì)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷流程帶來的影響，確保財(cái)務(wù)信息化的順利實(shí)現(xiàn)；其三，構(gòu)建信息化建設(shè)的規(guī)范體系。企業(yè)所處的經(jīng)營環(huán)境通常較為復(fù)雜，涉及的多個(gè)職能部門和分子單位的財(cái)務(wù)管理問題，所以企業(yè)需要做好內(nèi)部關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷流程的調(diào)研統(tǒng)計(jì)工作，從全局的角度出發(fā)收集財(cái)務(wù)信息，將信息化建設(shè)的規(guī)范體系作為基礎(chǔ)，解決財(cái)務(wù)信息共享等問題[3]。

（二）提高費(fèi)用報(bào)銷流程的制度控制力

其一，費(fèi)用報(bào)銷流程管理。結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)際情況推廣費(fèi)用報(bào)銷流程管理須知，在這一條件下要求各部門建立具有針對(duì)性和統(tǒng)一性的費(fèi)用報(bào)銷流程管理制度，強(qiáng)化費(fèi)用支出特性，結(jié)合部門運(yùn)作需求來建立個(gè)性化的費(fèi)用報(bào)銷流程，讓費(fèi)用報(bào)銷工作能夠擺脫單一冗余的管理制度，提高報(bào)銷流程管理制度的落實(shí)效果。

其二，單據(jù)憑證管理。推行有關(guān)的管理制度，保證費(fèi)用單據(jù)能夠規(guī)范具體，達(dá)到費(fèi)用報(bào)銷要求。

其三，預(yù)借款操作流程管理。制定預(yù)借款操作須知，以免預(yù)借款金額較大而導(dǎo)致的資金鏈斷裂或現(xiàn)金流減少等不利影響。

其四，報(bào)銷金額審批管理。設(shè)定費(fèi)用報(bào)銷上限，優(yōu)化審批制度，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷審批過程嚴(yán)格管理，確保報(bào)銷審批的規(guī)范化。

其五，提高報(bào)銷時(shí)效。利用報(bào)銷單據(jù)傳遞時(shí)效制度的管控來保證費(fèi)用報(bào)銷行為與支出活動(dòng)的一致性，費(fèi)用報(bào)銷目標(biāo)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)順利落實(shí)，將原有的費(fèi)用報(bào)銷流程精簡化，從而提高財(cái)務(wù)成本控制效果。

其六，費(fèi)用報(bào)銷流程管理的信息化。目前企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷數(shù)據(jù)的體量越來越大，這對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷審核也帶來了一定壓力。對(duì)此企業(yè)需要引進(jìn)信息化的費(fèi)用報(bào)銷流程管控措施，提高報(bào)銷審核效率，規(guī)避費(fèi)用報(bào)銷信息遺漏或造假等問題。從安全管理和流程監(jiān)控、精準(zhǔn)核算等方向來推進(jìn)管理制度的改革，突顯信息化費(fèi)用報(bào)銷的作用，避免人為因素對(duì)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷審核以及審核效率帶來的影響[4]。

（三）做好費(fèi)用報(bào)銷流程的監(jiān)督

1.原始憑證的初審

通過費(fèi)用報(bào)銷流程的初審來提高原始報(bào)銷憑證的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，從而保證會(huì)計(jì)信息的整體質(zhì)量，在受理各部門經(jīng)費(fèi)支出結(jié)報(bào)的同時(shí)通過費(fèi)用報(bào)銷流程管理機(jī)制來輔助初審，根據(jù)有關(guān)的法律規(guī)范和政策文件進(jìn)行審核，避免白條抵充發(fā)票等問題，將不科學(xué)的憑證進(jìn)行剔除，保證報(bào)銷流程的簡潔性。報(bào)賬受理憑證需要保證各項(xiàng)要素齊全，例如經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)用途以及審批意見、經(jīng)辦人員簽章等，個(gè)別不完整或內(nèi)容不真實(shí)的原始單據(jù)也要從報(bào)銷流程中剔除。

2.OA 和線上報(bào)銷系統(tǒng)結(jié)合

利用OA 及線上報(bào)銷系統(tǒng)的有效結(jié)合來設(shè)計(jì)報(bào)銷流程，報(bào)銷人和審核人員都可以實(shí)現(xiàn)單據(jù)的線上處理，未經(jīng)處理的單據(jù)可以通過OA 系統(tǒng)進(jìn)行提示，規(guī)避單據(jù)長時(shí)間積壓帶來的不利影響，也借此提高費(fèi)用報(bào)銷流程的效率性。

3.線上報(bào)銷系統(tǒng)和預(yù)算系統(tǒng)接軌

兩種系統(tǒng)的結(jié)合可以針對(duì)超預(yù)算的費(fèi)用及時(shí)停止報(bào)銷，有關(guān)部門需要事先申請(qǐng)?jiān)黾宇A(yù)算費(fèi)用，在申請(qǐng)獲得審批之后才能報(bào)銷，從而避免預(yù)算以外費(fèi)用的不斷增長。

4.審批人權(quán)限界定

通過主管部門對(duì)下屬部門費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性與科學(xué)性進(jìn)行把關(guān)，若針對(duì)下屬單位的費(fèi)用報(bào)銷沒能做好管理工作，進(jìn)而導(dǎo)致不良后果的，審批領(lǐng)導(dǎo)也要承擔(dān)一定的責(zé)任。

5.限制員工報(bào)銷時(shí)限

根據(jù)成本和費(fèi)用匹配的標(biāo)準(zhǔn)，員工在有關(guān)工作結(jié)束之后的一個(gè)月時(shí)間內(nèi)需要完成報(bào)銷工作，若工作結(jié)束后1～3 個(gè)月之間完成報(bào)銷工作，則需要上報(bào)到分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，若工作結(jié)束3 個(gè)月以后仍未完成報(bào)銷，那么費(fèi)用則不予報(bào)銷。

6.限制線上報(bào)銷流程的審批時(shí)間

若超過一定時(shí)間未能進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷審批，那么報(bào)銷系統(tǒng)將會(huì)直接進(jìn)入下一個(gè)審批環(huán)節(jié)，并且默認(rèn)該審批項(xiàng)目已經(jīng)完結(jié)且報(bào)銷審批通過。若在這一階段存在問題那么造成的后果主要由審批領(lǐng)導(dǎo)來承擔(dān)責(zé)任[5]。

（四）構(gòu)建會(huì)計(jì)憑證內(nèi)部傳送通道

對(duì)于財(cái)務(wù)管理來說，會(huì)計(jì)憑證在管理工作中占據(jù)著重要地位，通常員工都需要根據(jù)會(huì)計(jì)憑證來完成費(fèi)用報(bào)銷工作。但部分員工并沒有充分了解費(fèi)用報(bào)銷的流程，如果太過關(guān)注費(fèi)用報(bào)銷流程，那么員工可能短時(shí)間難以完成費(fèi)用報(bào)銷工作，在報(bào)銷流程方面將會(huì)占用很多時(shí)間。對(duì)此企業(yè)需要建立會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)部傳送通道，提高會(huì)計(jì)憑證在企業(yè)內(nèi)部的流通和共享效率，依托于信息技術(shù)的功能性，報(bào)銷窗口可以對(duì)費(fèi)用報(bào)銷內(nèi)容進(jìn)行初步審核，在審核通過之后利用內(nèi)部傳送通道將其遞交到出納部門，出納部門根據(jù)審核內(nèi)容來開具支票。在會(huì)計(jì)憑證傳送通道中，費(fèi)用報(bào)銷工作的開展需要保證審核內(nèi)容由主管人員簽字，在簽字之后才能遞交到出納員手中，出納員需要加蓋企業(yè)印章，并將開具的支票交予申報(bào)報(bào)銷的員工。這些流程都屬于線上操作過程，能夠大大提高費(fèi)用報(bào)銷的效率，并且提高費(fèi)用報(bào)銷過程的安全性。

（五）構(gòu)建完善的費(fèi)用報(bào)銷機(jī)制，做好財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)工作

首先費(fèi)用報(bào)銷管理辦法需要進(jìn)一步完善，確保報(bào)銷內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。所以企業(yè)需要針對(duì)報(bào)銷管理辦法進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，將未納入報(bào)銷管理辦法中的支出項(xiàng)目進(jìn)行整合管理；其次要制定費(fèi)用報(bào)銷流程圖，將審核人員和審批人員的職能和工作流程準(zhǔn)確劃分，費(fèi)用報(bào)銷所需的單據(jù)內(nèi)容通過清單的方式羅列出來，讓員工在申請(qǐng)報(bào)銷過程中能夠快速定位到費(fèi)用的類型，按照流程圖的指示完成費(fèi)用報(bào)銷工作；再次要強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)意識(shí)和稅法知識(shí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的綜合業(yè)務(wù)能力。財(cái)務(wù)部門需要定期進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷管理辦法的知識(shí)講解，以及強(qiáng)調(diào)費(fèi)用報(bào)銷過程中的關(guān)鍵點(diǎn)，盡可能減少不合理費(fèi)用的形成，避免費(fèi)用報(bào)銷流程冗余；最后要落實(shí)定期輪崗和業(yè)務(wù)互查等制度，若發(fā)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷問題需要及時(shí)解決，視情況追究責(zé)任，減少糾錯(cuò)成本的同時(shí)提高費(fèi)用報(bào)銷的安全性[6]。

四、結(jié)語

為進(jìn)一步提高企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷流程的規(guī)范性，需要保證費(fèi)用報(bào)銷流程制度的完善性，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的各項(xiàng)流程進(jìn)行監(jiān)督控制，把控費(fèi)用報(bào)銷審核工作的開展要點(diǎn)等。同時(shí)還要做好財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)工作，使其能夠了解費(fèi)用報(bào)銷的具體流程和注意事項(xiàng)，讓費(fèi)用報(bào)銷規(guī)范化，為企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的開展提供支持。