中小企業(yè)存貨管理問題與對策研究

葉春優(yōu)

（中山市煙花爆竹有限公司，廣東 中山 528463）

近年來，我國市場經(jīng)濟高速發(fā)展，中小企業(yè)數(shù)量不斷增加，我國政府陸續(xù)出臺了較多有利于中小企業(yè)繁榮發(fā)展的制度政策，這在促進其快速成長的同時也對其內(nèi)部管理水平提出了更高的要求。企業(yè)管理工作尤其是存貨管理工作在企業(yè)中起著舉足輕重的作用，其管理結(jié)果會對企業(yè)的生產(chǎn)、銷售甚至能否存續(xù)產(chǎn)生影響。因此，中小企業(yè)應加強存貨管理，提高存貨管理水平。

一、中小企業(yè)加強存貨管理的重要意義

（一）加強存貨管理能夠減少存貨的儲存成本

中小民營企業(yè)往往人員配置有限，為保證生產(chǎn)的順利進行，其通常會提前預留一定量的庫存。但庫存越多，所占用資金也越多，會對企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營活動造成一定的影響。做好庫存管理，在滿足生產(chǎn)物料需求的前提下，準備適當?shù)膸齑?，可以最大限度地?jié)約資金，并滿足銷售的需要，進而減少企業(yè)的資金成本。如，通過提高存貨管理水平，可以對一些容易采購的物品增加訂貨次數(shù)，減少單次訂貨批量，進而減少存貨占用的資金。

（二）加強存貨管理能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟效益

就中小企業(yè)而言，存貨如果缺少管控，會給企業(yè)造成不可預計的成本。對于庫存管理來講，實現(xiàn)零庫存是企業(yè)最理想的狀態(tài)，但每一種物料均有一個LT時間，其中如果市場原材料受各種異常因素，如臺風、地震或其他不可抗力因素的影響，導致原料不能及時供應，就會造成中小企業(yè)購料周期的加長或延誤，進而對產(chǎn)品上市或客戶要求的納期時間造成影響。為滿足客戶與生產(chǎn)需求，按時完成訂單任務，在缺少原材料的情況下，企業(yè)往往會花費高價購入急需的物料，此時，其所花費的代價往往比正常成本高出很多，給企業(yè)發(fā)展與產(chǎn)品成本控制造成巨大影響。如果無法采購到所需貨品，還會造成未能按時生產(chǎn)出訂單內(nèi)足夠數(shù)量的產(chǎn)品，致使承諾給客戶的訂單因為無料而延期交貨或根本無法交貨，嚴重影響了企業(yè)的信譽與客戶的銷售計劃，導致企業(yè)客戶流失。

而合理的管控存貨，可以按照生產(chǎn)計劃與銷售計劃，對于物料尤其是特殊物料進行精準的存貨管理，及時對于核心或LT時間較長物料進行預警，提前擬定對策，進而減少此種不良情況的出現(xiàn)，滿足客戶的購貨需求。因此，加強存貨管理對于提升企業(yè)效益的作用是非常明顯的。

基于價格的考慮，整批采購價格更為優(yōu)惠，但過多的存貨又會占用企業(yè)資金，因此，企業(yè)應權(quán)衡存貨所帶來的經(jīng)濟效益與存貨成本，保證最佳存貨持有量。

二、中小企業(yè)存貨管理現(xiàn)存的問題

中小民營企業(yè)存貨管理水平會對整個企業(yè)的管理水平產(chǎn)生影響。中小民營企業(yè)是否進行定期盤點，是否定期處理呆滯物料，賬、實、卡是否一致，倉庫存貨是否進行了5S管理，是否嚴格執(zhí)行按單發(fā)料、補料、退貨等的流程及其他規(guī)范要求，決定了企業(yè)的存貨管理水平。倉庫的存貨管理如果存在明顯問題，往往會導致重大安全事故與經(jīng)濟事故，對于企業(yè)整體的生產(chǎn)經(jīng)營造成不利影響。

（一）部分中小企業(yè)存貨數(shù)據(jù)混亂

大部分的中小民營企業(yè)，為節(jié)省成本，其倉庫管理人員往往未經(jīng)過倉庫管理系統(tǒng)的培訓，對于賬、物、卡一致沒有概念，對于盤點、復盤、不良品處理流程與退庫，沒有系統(tǒng)的應對對策，甚至相關(guān)制度與規(guī)定的制定都很隨意，其往往采用手工記流水賬方式記錄物料的進、銷、存，或根本沒有任何賬目；對于PMC（生管）所要求的物料庫存數(shù)據(jù)，無法提供或賬實不符，給PMC的生產(chǎn)計劃編排與客戶的成品納入規(guī)劃造成極大影響，導致每次排產(chǎn)相關(guān)人員均需要到倉庫現(xiàn)場進行物料核對后，才能對后續(xù)物料供應提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。對在途、在制、在庫物料不能很好地進行管理，造成生產(chǎn)排產(chǎn)混亂，對整個企業(yè)的生產(chǎn)造成不良影響，甚至造成產(chǎn)線停頓或換線等。

（二）企業(yè)存貯管理制度不健全

因為人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，中小民營企業(yè)的倉庫管理者，往往沒有現(xiàn)場管理能力或能力有限，對于定點、定量、定容的“三定”原則無法確切理解，不能對物料實施規(guī)范的管理活動。對于現(xiàn)場的存貨管理，其通常會延續(xù)家庭式的管理方式，同一物料二處甚至多處存放，且沒有完整的物料標識。先進先出法不能得到徹底執(zhí)行或完全不執(zhí)行，無法或不能很好地完成物料地追溯工作。

部分中小民營企業(yè)呆滯物料沒有人員進行清理，對于EC（工程設(shè)變）物料等，未及時使用，等到客戶要求切換新規(guī)格時，原有規(guī)格的物料卻仍大量存放在倉庫中，造成經(jīng)濟損失；或者是原本應當報廢的物料卻未能及時報廢處理，在車間領(lǐng)取物料時，因為管理不善，而將此批物料發(fā)往車間，造成成品的拆機與返工，嚴重者甚至會導致客戶的質(zhì)量索賠。

（三）存貨管理漏洞較多，容易出現(xiàn)安全事故，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益

首先，因未進行過系統(tǒng)的培訓與學習，部分中小企業(yè)倉庫管理人員安全意識差。其物料擺放隨意，甚至堵塞消防通道，員工在倉庫進行明火作業(yè)，極易引起安全事故。對于登高作業(yè)，也未制定基本的安全流程與制度，在設(shè)備保障方面不力，極易形成一些人員或產(chǎn)品跌落的安全事故。

其次，企業(yè)在存貨管理制度流程上欠缺，沒有相關(guān)的制度流程進行管控，造成部分倉管員與供應商進行違法交易，以次充好，或開虛單，在數(shù)據(jù)上作假，伙同供應商或相關(guān)人員騙取不正當利益。

最后，存貨防護不夠?qū)I(yè)。鑒于企業(yè)特點，中小民營企業(yè)的倉管人員自身專業(yè)素養(yǎng)并不高，其對倉庫內(nèi)的貨物儲存特性不熟悉，不清楚需要進行特殊防護的貨物種類，導致存儲方法不當，多數(shù)物料會因為存放不當造成變質(zhì)或損耗。例如原材料霉變、半成品受到污染、蒸發(fā)等，這些都會加重企業(yè)的成本負擔，從而影響企業(yè)的利潤水平。

（四）部分中小企業(yè)存貨管理水平低下，數(shù)字化程度較低

很多中小民營企業(yè)沒有應用ERP系統(tǒng)，數(shù)字化程度低。核查存貨時，需要到現(xiàn)場核實或根據(jù)倉管員作所報表進行核實，真實數(shù)據(jù)的更新滯后，造成數(shù)據(jù)需求部門考慮問題時面臨的不確定因素增多，增加了統(tǒng)籌難度，對于企業(yè)管理水平的提升，造成一定的不利影響。倉庫管理員記錄的手工流水賬，無法與采購、銷售、生產(chǎn)等部門做到信息共享，由于信息滯后或錯誤，導致容易反復采購同一存貨，形成大量存貨積壓，提高了儲存成本，擠占了公司資源。

三、中小企業(yè)存貨管理現(xiàn)存問題的解決對策

（一）建立完善的存貨管理制度，使存貨管理更加規(guī)范化、流程化

中小民營企業(yè)必須建立必要的存貨管理制度，委派專門的人員嚴格履行存貨管理的基本要求，對于物料從營業(yè)到PMC、采購、供應商接單生產(chǎn)、入庫、出庫，到成品的再次入庫，直到成品出庫，全過程均需提前制定好基本流程，以對于單據(jù)流、審批流、實物流等進行規(guī)范；此外，對于異常問題的處理，不能單純依據(jù)“報（告）、聯(lián)（絡）、商（議）”來解決，要根據(jù)企業(yè)的實際情況，定出適合企業(yè)發(fā)展的存貨管理制度，比如制定每日、每周、每月、每半年或全年的盤點要求，對于EC（工程設(shè)變）物料的跟進與處理，物料進庫的流程與退貨流程等均需提前制定流程與規(guī)定，并要求各相關(guān)方遵守，對于不符合企業(yè)發(fā)展的流程與規(guī)定，及時組織相關(guān)方進行梳理與修正，以使制度與企業(yè)的發(fā)展需求相結(jié)合。同時，因為中小民營企業(yè)人員的素質(zhì)參差不齊，對于能力水平弱的人員，企業(yè)需對其進行日常的培訓引導與學習指導，以使倉管員及其管理者的業(yè)務水平有所提升。

從源頭來看，物料采購要建立標準的采購流程，還應建立完善的供應商評價體系。供應鏈的優(yōu)劣，決定了企業(yè)競爭力的高低，企業(yè)需要確保采購的物料質(zhì)量優(yōu)良、價格合理。存貨進倉庫必須要經(jīng)過質(zhì)量檢測，以免使不合格的存貨流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)；倉庫管理員也必須對來料數(shù)量進行清點，確保采購物料數(shù)量和實際收貨的一致性。驗收流程完成后要需及時辦理存貨入倉手續(xù)。對相關(guān)供應方的入庫單應及時簽署，如系統(tǒng)要求由供方的入庫單轉(zhuǎn)化為企業(yè)的入庫單，則倉管員需對應完成并簽名確認審單，制造單位要根據(jù)PMC下達生產(chǎn)任務單核定的計劃消耗量處理生產(chǎn)領(lǐng)料。倉管員應當仔細核對領(lǐng)料的名稱數(shù)量等內(nèi)容，按單發(fā)貨，并及時對系統(tǒng)或進、銷、存賬目進行登記與核對，采用系統(tǒng)做賬的，需要相關(guān)人員及時在系統(tǒng)中進行審單處理。

（二）引入5S現(xiàn)場管理法

中小民營企業(yè)規(guī)模小、人員少，素質(zhì)參差不齊，因此更需要加強5S管理。目前企業(yè)的生產(chǎn)趨向于多品種小批量，對于人員的要求更高，所以，很多的中小民營企業(yè)也在推行“精益生產(chǎn)”。5S工作是“精益生產(chǎn)”的根本，是企業(yè)發(fā)展的重要基石，是標準化的基礎(chǔ)，可以有效減少浪費。

5S管理中第1個S代表整理，簡短來講即為要與不要，即企業(yè)應把要的物料與不要的物料進行區(qū)分；第2個S代表整頓，即“有序擺放”，企業(yè)需要將保留下來的物料進行整齊地擺放，嚴格執(zhí)行“定位、定量、定容”的三定原則并做好標識，使物料擺放清晰、明了、有序，進而使拿取物料快捷高效，物料管理數(shù)據(jù)清晰、自然；第3個S是清掃，應使物料通過清掃，保持物料存儲狀態(tài)符合樣品設(shè)計的存儲要求，第4個S是規(guī)范，即“標準作業(yè)”，要求企業(yè)在固定時間、固定地點、將固定做法堅持下去，如將每天下班前的物料清查核對、每月底的盤點、每年年中與年末的大盤點、每個月定點的物料清理工作、倉管員負責區(qū)域定時的5S工作等納入標準作業(yè)的管理范圍內(nèi)，使存貨存放干凈有序；第5個S是素養(yǎng)，代表的是“素質(zhì)培養(yǎng)”，為滿足前幾個方面的要求，倉庫管理人員應將追求高標準作業(yè)與存儲環(huán)境以及作業(yè)要求形成良好習慣，并落實到每天的工作中。

（三）針對異常情況制定應急管理對策

在存貨管理過程中，企業(yè)往往會因為物料、安全、人員等各方面的因素，影響物料的供應工作。中小民營企業(yè)必須制定涉及物料短缺、消防安全、極端天氣等特殊情況的應急對策，指定責任人、做出決策流程及確定流程內(nèi)容，并提前進行內(nèi)部會議溝通與培訓學習及演習，讓涉及存貨管理的人員，在出現(xiàn)異常情況時，能按照應急管理規(guī)定或流程緊急應對，以盡量杜絕異常情況對企業(yè)生產(chǎn)造成的影響。比如對臺風暴雨等不可控因素，企業(yè)應提前制定存貨管理的應對對策，以最大限度地減少極端天氣對企業(yè)生產(chǎn)的影響。

存貨的品種分類分區(qū)存放，對一些存在易燃易爆風險的存貨要特別注意和一般物品區(qū)分存放。關(guān)注倉庫的溫濕度，做到通風防潮，如遇溫、濕度變化，需進行庫房的通風和散熱處理。加強消防設(shè)施的安全管理，培訓員工熟悉使用消防器材，減少安全事故的發(fā)生。

（四）盡早實施ERP管理系統(tǒng)

目前，企業(yè)的競爭，很大程度上是供應鏈的競爭，而對于供應鏈管理，尤其是存貨管理，企業(yè)需要引進ERP系統(tǒng)來使其規(guī)范化與數(shù)字化，以讓系統(tǒng)數(shù)據(jù)能服務于企業(yè)經(jīng)營水平的提升，尤其在指導企業(yè)經(jīng)營管理方面，要依據(jù)貨物進出特點，讓財務或相關(guān)高層管理人員能快速根據(jù)存貨管理數(shù)據(jù)進行生產(chǎn)計劃的編排，并對呆滯物料進行清理、對短缺物料進行預警管理，進而對企業(yè)后期發(fā)展方向、成本控制等方面的相關(guān)工作做出更為合適的應變對策，提升企業(yè)經(jīng)營效益。

四、結(jié)束語

中小民營企業(yè)想要提升自身的盈利水平與競爭力，就必須重視存貨管理。企業(yè)應建立完善的存貨管理機制與流程，并要求各相關(guān)單位與人員嚴格執(zhí)行。目前，很多中小民營企業(yè)在銷售計劃、需求計劃和生產(chǎn)計劃的制定、采購管理、存貨數(shù)字化與系統(tǒng)化管理等方面存在一些問題，影響了中小民營企業(yè)的存貨管理質(zhì)量和效率。中小民營企業(yè)需要通過完善的存貨管理制度與流程來明確營業(yè)、PMC、采購、生產(chǎn)、倉庫、財務等各部門職責及其工作內(nèi)容，通過嚴格執(zhí)行相關(guān)制度、流程，加強日常管理與培訓等方式，提高自身的存貨管理水平。唯有如此，才能提高中小民營企業(yè)的自身盈利水平與市場競爭力，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，使其為國家、企業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻。