淺談如何加強水利工程項目檔案管理工作

程家燕

一、水利工程項目檔案的特點

相對于其他檔案，水利工程項目檔案既具有其他檔案的基本特點，又有其獨有的自身屬性。水利工程建設與農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力等多個領域存在交叉關聯(lián)，本身又包含建筑工程、機電設備、金屬機構等內(nèi)容，類型有水電站、泵站、堤壩、道路、橋梁等。工程建設需要兼顧到征地移民、拆遷補償、生態(tài)環(huán)境保護等，內(nèi)容繁雜，領域廣泛。此外，檔案的成套性是水利科技檔案最為顯著的特征。水利工程通常是將一個完整的水利工程劃分為多個分支項目，從立項、可研、初設、施工、科研最后到驗收移交，會涉及到諸多的環(huán)節(jié)，施工周期長。因此，水利工程項目會形成海量的檔案資料與文件，需要分門別類，按規(guī)范要求錄入歸檔，以備調(diào)用。

二、水利工程項目檔案在管理中存在的問題

（一）水利工程項目檔案管理不規(guī)范

有的參建單位的檔案管理人員是兼職，對水利工程檔案業(yè)務及管理缺少經(jīng)驗，僅限材料保存，至于水利工程檔案在建設、施工、竣工等不同階段的整檔要求知之甚少；有的參建單位的檔案人員缺乏驗收材料的實踐經(jīng)驗，致使驗收材料整理不夠全面；有的檔案人員缺少管理經(jīng)驗，只是被動地從業(yè)務部門接受材料，導致檔案歸檔整理不規(guī)范。

（二）水利檔案資料收集不及時

一般的水利工程項目建設周期較長，檔案資料收集工作需要多個部門通力協(xié)作完成。而各個部門的工作進度并不完全一致，有一定的時間差。所以，在實施檔案資料收集工作的時候，往往會發(fā)生上交不及時，需要多次催繳的情況。造成這一問題的原因一方面來自水利工程本身的復雜性：工程分項目眾多，工地分散范圍廣，交通來往不便，參建人員數(shù)量多，人員流動大等。另一方面也存在主觀因素：項目負責人對檔案工作不夠重視，未指定專人專職負責資料統(tǒng)一收集歸檔，未培訓參建單位科學規(guī)范地收集上交資料，交接工作不主動及時等。以上的客觀因素與主觀因素共同影響著檔案資料的收集效率與準確性。

（三）水利工程項目檔案人員業(yè)務素質薄弱

檔案工作不產(chǎn)生短期直接經(jīng)濟效益，因此很多參建單位沒有太多的積極性去主動做好檔案的收集工作。另一方面檔案專兼職人員待遇較低，工作積極性不高，易造成較大的流動性，給檔案管理工作的穩(wěn)定性造成影響，進而影響檔案資料的連貫性與完整性。

（四）水利工程項目檔案組卷不規(guī)范

水利工程檔案管理工作涉及到的內(nèi)容較多，在實際開展檔案整理工作的過程中，如果從業(yè)人員業(yè)務能力不足，往往會造成分類不準確，卷宗內(nèi)文件排序缺少良好的有序性。不規(guī)范的整理組卷方式導致后期查閱相關資料時，很難快速地找到相應的資料，也給檔案整編造成了困難。

三、提高水利工程項目檔案管理水平的對策建議

（一）建立完備的檔案管理網(wǎng)絡體系

針對水利檔案的復雜性與系統(tǒng)性，應當按照“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則，建立完備的制度，以項目法人及各個參建單位為責任主體，打造出一個行之有效的各負其責的管理體制。各建設單位負責人為檔案責任人，應明確職責，配備檔案專、兼職人員，負責建設期間的日常文件、材料的管理，確保及時、準確、齊全、完整地歸檔，提高案卷質量。

（二）重視基礎工作，建立規(guī)章制度

為加強檔案工作管理，使檔案工作進一步規(guī)范化、制度化，項目開工前應制定檔案管理制度，包括崗位責任制、歸檔、保管、保密、庫房管理、統(tǒng)計、借閱、利用、鑒定銷毀、獎懲等。通過制定檔案管理辦法，并嚴格按制度開展檔案管理工作，才能確保檔案工作有序進行。

（三）納入合同管理、監(jiān)理管理

為加強工程檔案管理，應將檔案管理工作納入合同管理和監(jiān)理管理中。水利工程建設在項目立項時就涉及到檔案管理工作，因此及時安排專業(yè)檔案人員收集信息資料，并且全面了解水利工程建設各項工作流程，從而獲知各階段工作產(chǎn)生的檔案資料，保證工程項目檔案資料的準確性和全面性。簽訂施工協(xié)議時，明確規(guī)定應提交材料的目錄、份數(shù)和提交時間。監(jiān)理單位除對自己移交的工程檔案材料準確性、完整性與系統(tǒng)性負責外，還應負責對施工單位的工程檔案材料進行審查并履行簽字手續(xù)，藉此加強施工檔案資料的管理。

（四）確保檔案收集與整理的規(guī)范化

在檔案收集工作中，各參建單位的檔案人員要及時收集各類文件、圖表等各種原始記錄，做好預立卷工作，確保應歸檔的文件材料完整與齊全；在檔案整理過程中，文件內(nèi)容填寫要真實、準確、完整，無錯、漏、改現(xiàn)象。檔案工作人員需要對水利工程涉及到的所有信息資料實施規(guī)范化、數(shù)字化的管理，重點確保信息的完整性和準確性，為水利工程建設工作的實施創(chuàng)造良好的基礎條件。

（五）制定檔案整理操作規(guī)程

為提高參建單位檔案管理人員的素質，項目法人單位應定期組織施工單位檔案人員參加培訓，對所有參建單位的檔案人員進行工程檔案整理培訓，統(tǒng)一整理規(guī)范和標準。檔案管理人員要學習檔案管理知識，針對本工程制定工程檔案管理辦法、工程檔案分類及編號方案、工程檔案歸檔范圍及保管期限表、工程檔案立卷及整編操作規(guī)程。

（六）加強檔案案卷審查后歸檔

項目工程文件材料歸檔范圍包括從項目立項、勘測、設計、科研、招投標、施工、監(jiān)理到竣工驗收、運行管理等過程中形成的、應當歸檔保存的全部文字、圖紙、圖表、照片、音像、磁盤、光盤等不同形式與載體的各種文件材料。項目檔案管理部門應會同工程部門組成歸檔材料審查組，在文件材料歸檔前，依據(jù)國家有關法律法規(guī)、相關行業(yè)技術規(guī)范和標準規(guī)定對要歸檔的文件材料進行審查、驗收，合格后方可歸檔，并填寫工程檔案交接單、工程檔案移交清單，辦理相關的交接手續(xù)，發(fā)現(xiàn)問題要及時整改。工程項目驗收應組織相關單位的工程技術人員、檔案管理人員進行三方材料核對，對文字表述不一致、數(shù)字有出入的進行確認糾正。再次對竣工圖及隱蔽工程的工程量進行復核。案卷組卷不夠合理、題名過于復雜的應及時改正，確保應歸檔材料的準確性。確定工程檔案的分類及編號方案、歸檔范圍與保管期限，以便各參建單位能夠按要求及時做好案卷的歸檔工作。努力實現(xiàn)檔案信息化管理，各參建單位應配備計算機及檔案管理軟件等基礎設施設備，并對工程檔案進行掃描掛接，實現(xiàn)檔案利用便捷、迅速、準確，提高工程檔案信息化管理水平。

四、結語

水利工程檔案管理工作是一項長期的基礎工作，它既是工程建設的依據(jù)，又是工程建設成果的真實記錄，檔案管理工作的好壞，將影響到整個工程的進度和質量。因此，應運用現(xiàn)代化科技手段和思維提高檔案管理水平，完善管理體制，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面工作，使水利工程檔案管理更加科學、合理和標準■