文/福建省血液中心 林燕英
檔案工作是各血站管理體系中不可或缺的一部分。高水平、高質(zhì)量的檔案管理對(duì)推進(jìn)血站信息化建設(shè)起到重要作用。當(dāng)前,血站檔案工作中存在一些問(wèn)題,影響了血站信息化建設(shè)的步伐,需要結(jié)合實(shí)際工作,優(yōu)化檔案工作思路,推動(dòng)血站檔案數(shù)字化建設(shè)方式戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,才能更快建成智慧型血站,更好投入數(shù)字中國(guó)建設(shè)中。
(一)當(dāng)前總體環(huán)境要求血站檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。福建省一直是全國(guó)數(shù)字化強(qiáng)省,作為省會(huì)城市的福州,數(shù)字經(jīng)濟(jì)規(guī)模和發(fā)展增速已連續(xù)3年成為全省的“排頭兵”。上級(jí)部門(mén)要求各行各業(yè)節(jié)能減排、環(huán)保、智能化發(fā)展。目前福建省政府機(jī)關(guān)、社保系統(tǒng)、交通系統(tǒng)、金融系統(tǒng)、公檢法系統(tǒng)、教育系統(tǒng)、檔案館及部分醫(yī)院已實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化或部分檔案數(shù)字化,而血站檔案管理工作依然是單套紙質(zhì)保存階段。另一方面,無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)蓬勃發(fā)展,獻(xiàn)供血工作在近20年間不斷規(guī)范、完善,獻(xiàn)血量穩(wěn)步攀升。各血站不斷探索獻(xiàn)供血工作信息化建設(shè)新思路,不斷將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)融入血站工作中。2020年下半年,經(jīng)上級(jí)衛(wèi)生部門(mén)統(tǒng)籌安排和各血站共同努力,我省血站系統(tǒng)信息化建設(shè)在業(yè)務(wù)平臺(tái)上得到統(tǒng)一,實(shí)現(xiàn)了我省獻(xiàn)供血業(yè)務(wù)系統(tǒng)的完全統(tǒng)一。血站系統(tǒng)迎來(lái)了血站信息化建設(shè)的新飛越。繼而,探索5G技術(shù)在獻(xiàn)供血工作中的應(yīng)用,建設(shè)智慧血站提上了議程。這些因素導(dǎo)致血站檔案工作與血站業(yè)務(wù)工作存在脫節(jié),引發(fā)一系列問(wèn)題。為了有效解決這些問(wèn)題,血站檔案需要進(jìn)行數(shù)字化建設(shè),搭建數(shù)字化信息服務(wù)平臺(tái),以跟上血站信息化建設(shè)的步伐。
(二)政策上要求血站檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。2021年1月實(shí)施的新《檔案法》增加了“檔案信息化建設(shè)”這一章。說(shuō)明黨中央對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。2020年國(guó)家檔案局發(fā)布的《各級(jí)各類(lèi)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》(國(guó)家檔案局第9號(hào)令)要求,省直單位檔案移送進(jìn)館“除紙質(zhì)檔案外還需提供電子檔案和紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本”。2021年10月26日,經(jīng)省委領(lǐng)導(dǎo)同意,省檔案局、省發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)《福建省“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》。這個(gè)規(guī)劃是根據(jù)《福建省國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》和《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》再結(jié)合我省實(shí)際制訂的。全文從總體要求、主要任務(wù)、發(fā)展環(huán)境及保障措施四個(gè)方面闡述“十三五”時(shí)期發(fā)展情況。提出推動(dòng)檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型這一主要任務(wù)。我省血站檔案被納入民生檔案范疇。根據(jù)文件要求,我們應(yīng)該積極探索知識(shí)管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)在檔案信息深層加工利用中的應(yīng)用,加快民生檔案數(shù)據(jù)共享,運(yùn)用微博、微信、政務(wù)APP等平臺(tái),提升檔案利用的便捷化。我省已經(jīng)實(shí)現(xiàn)通過(guò)福建省血液中心官方微信及福建省血液中心網(wǎng)站查詢(xún)絕大部分獻(xiàn)血記錄及血液檢測(cè)結(jié)果報(bào)告。我們之所以說(shuō)是“絕大部分獻(xiàn)血記錄”,而不是全部,是因?yàn)闅v史遺留問(wèn)題造成早期的獻(xiàn)血電子數(shù)據(jù)缺失或錯(cuò)誤。如何改進(jìn)或者彌補(bǔ)這些錯(cuò)漏呢?可以通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案開(kāi)展數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有館藏?zé)o償獻(xiàn)血檔案數(shù)據(jù)資源的完全共享。
(三)現(xiàn)實(shí)條件需要血站檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。血站檔案以業(yè)務(wù)檔案為主。其中大量是獻(xiàn)血者獻(xiàn)血相關(guān)記錄,包括獻(xiàn)血前告知、獻(xiàn)血者個(gè)人信息、獻(xiàn)血前體檢初篩、獻(xiàn)血記錄、獻(xiàn)血后血液檢測(cè)、血液成分制備、血液質(zhì)量管理、血液供應(yīng)及后續(xù)獻(xiàn)血者與直系親屬用血報(bào)銷(xiāo)等相關(guān)記錄。因此與獻(xiàn)血者及受血者是息息相關(guān)的。依據(jù)《中國(guó)血站質(zhì)量管理規(guī)范》第十一章規(guī)定,血站業(yè)務(wù)檔案需要保存至少10年以上。但對(duì)這些記錄具體保存內(nèi)容及保存期限沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。各血站檔案管理工作是根據(jù)各自工作流程及檔案管理經(jīng)驗(yàn)自行制訂的檔案管理辦法。特別是對(duì)業(yè)務(wù)檔案的管理,各不相同。除了保存范圍及檔案保管利用不相同外,保存期限從10年到20年各不相同。目前我省大部分血站是保存10年,但實(shí)際上能夠按照血站管理辦法按時(shí)銷(xiāo)毀的業(yè)務(wù)檔案基本沒(méi)有。究其原因,是這些檔案經(jīng)過(guò)10年依然存在利用價(jià)值。血站信息化建設(shè)是逐步完善的,存在歷史遺留問(wèn)題,如獻(xiàn)血者信息不完整甚至錯(cuò)誤。導(dǎo)致獻(xiàn)血者及其家屬在用血報(bào)銷(xiāo)時(shí)需要查找原始紙質(zhì)記錄作為憑證。通過(guò)對(duì)參與無(wú)償獻(xiàn)血人群的分析,參與無(wú)償獻(xiàn)血的主力是在校大學(xué)生及機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的中青年,根據(jù)我省血站用血報(bào)銷(xiāo)及相關(guān)檔案利用統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示,獻(xiàn)血者或其直系家屬用血報(bào)銷(xiāo)時(shí)間一般在獻(xiàn)血后20~50年間,歷時(shí)較長(zhǎng),單純按照衛(wèi)生檔案管理規(guī)定保存10年顯然是不夠的。為了更好地保障獻(xiàn)血者利益,各血站都盡可能延長(zhǎng)業(yè)務(wù)檔案的保存期限。但延長(zhǎng)血站檔案保存期限至30年甚至更長(zhǎng)時(shí)間,則需要極大的庫(kù)房和更多的專(zhuān)業(yè)設(shè)備,對(duì)檔案進(jìn)行有效保護(hù)及保存,要不斷對(duì)檔案室進(jìn)行擴(kuò)容,增加對(duì)檔案工作人力、物力上的投入,對(duì)檔案自身也有較高的要求,不切實(shí)際。
(四)長(zhǎng)期頻繁地對(duì)血站檔案進(jìn)行利用,需要對(duì)血站檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。相對(duì)頻繁的檔案利用,會(huì)造成檔案不可逆的損毀,甚至存在人為涂改破壞檔案的風(fēng)險(xiǎn)。
(五)紙質(zhì)檔案的唯一性需要血站檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。由于紙質(zhì)檔案的唯一性,會(huì)導(dǎo)致無(wú)法多人同時(shí)利用檔案。
基于上述原因,在現(xiàn)有的環(huán)境下,有必要對(duì)血站檔案開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)工作。結(jié)合本中心獻(xiàn)供血業(yè)務(wù)數(shù)字化進(jìn)程,開(kāi)展檔案數(shù)字化,能夠進(jìn)一步優(yōu)化中心檔案庫(kù)藏結(jié)構(gòu),有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程,逐步推進(jìn)全文信息采集,充實(shí)檔案信息服務(wù)內(nèi)容,構(gòu)建中心內(nèi)部檔案信息共享平臺(tái),提供高效、便捷服務(wù)。
(一)制訂方案并確定檔案數(shù)字化的具體內(nèi)容及數(shù)量。檔案數(shù)字化建設(shè)不是一蹴而就的,應(yīng)該結(jié)合本單位實(shí)際情況來(lái)制訂具體實(shí)施方案,并確定需要數(shù)字化的具體內(nèi)容及數(shù)量。這里需要考慮到單位的館藏量、檔案的價(jià)值、利用率、預(yù)算經(jīng)費(fèi)及人力、物力甚至場(chǎng)地等因素。目前,福建省血液中心館藏量已達(dá)600萬(wàn)頁(yè),經(jīng)綜合考慮,應(yīng)采用分批分次逐步轉(zhuǎn)化的形式來(lái)完成現(xiàn)有館藏的數(shù)字化。結(jié)合單位實(shí)際,設(shè)定檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo),規(guī)劃可持續(xù)發(fā)展的建設(shè)方案。以福建省血液中心為例:計(jì)劃用兩年的時(shí)間將中心館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,并從軟件到硬件進(jìn)行升級(jí)改造,搭建檔案信息化平臺(tái)。同時(shí),中心檔案工作人員通過(guò)該階段的學(xué)習(xí)培訓(xùn),積累經(jīng)驗(yàn),為后續(xù)自主開(kāi)展檔案數(shù)字化工作奠定基礎(chǔ)。逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作與血站信息化建設(shè)的融合,最終實(shí)現(xiàn)智慧型血站的目標(biāo)。
(二)獲取專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和幫助。目前我省血站系統(tǒng)甚至全國(guó)血站系統(tǒng)均未實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。我省血站系統(tǒng)作為第一個(gè)吃螃蟹的先鋒,存在經(jīng)驗(yàn)不足、水平有限等各種問(wèn)題。向?qū)I(yè)的組織機(jī)構(gòu)尋求幫助可以減少人力、物力損失,少走彎路,提高工作效率。因此,在調(diào)研初期,我們請(qǐng)教了福建省檔案館相關(guān)處室的專(zhuān)家,每位專(zhuān)家都根據(jù)本部門(mén)管理范疇給出了專(zhuān)業(yè)的指導(dǎo)意見(jiàn),讓人受益匪淺。專(zhuān)家從我省檔案數(shù)字化建設(shè)需要遵守的法律法規(guī)到開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)流程、注意事項(xiàng)等方面都提出了寶貴的建議。部分專(zhuān)家還介紹我省檔案數(shù)字化建設(shè)工作比較先進(jìn)的立檔單位,以供學(xué)習(xí)借鑒。如省公安廳不但加強(qiáng)了檔案資源體系建設(shè),順利推進(jìn)各地公安部門(mén)檔案數(shù)字化工作,還試行低價(jià)值電子檔案單軌管理。省醫(yī)保局聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案整理,開(kāi)展電子文件歸檔管理。這不僅能提升自身業(yè)務(wù)水平,也能拓展檔案工作的視野。建議在檔案數(shù)字化建設(shè)初期,邀請(qǐng)檔案館相關(guān)處室的專(zhuān)家蒞臨本單位,進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo),為檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化保駕護(hù)航。
(三)確定開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)的方式。經(jīng)過(guò)專(zhuān)家們的指導(dǎo),明確了血站檔案數(shù)字化建設(shè)的大致方向,結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際,擬定本單位檔案數(shù)字化方式。第一階段,通過(guò)外包手段完成館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,建立獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。升級(jí)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)軟件,打造數(shù)字化加工系統(tǒng)軟件。第二階段,通過(guò)檔案管理系統(tǒng)分別與中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)及OA軟件相結(jié)合,使原先獻(xiàn)供血工作中需要打印歸檔的元數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)化成電子檔案標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行歸檔,并添置數(shù)字化加工設(shè)備,對(duì)其他紙質(zhì)檔案自行開(kāi)展數(shù)字化加工工作,形成電子副本。最終實(shí)現(xiàn)血站檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。本人認(rèn)為,各單位實(shí)際情況各不相同,應(yīng)采取不同的方式實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。例如:在經(jīng)費(fèi)允許、人力資源有限且沒(méi)有檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)的情況下,檔案數(shù)字化外包服務(wù)是首選。如果經(jīng)費(fèi)有限,但有足夠的時(shí)間、充足的人力物力,有一定的數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)或基礎(chǔ),可以自行完成機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)字化建設(shè)。如果館藏資源的數(shù)字化率達(dá)到50%以上,量大于100萬(wàn)頁(yè)時(shí),建議構(gòu)架獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并使用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件。
(四)根據(jù)需求開(kāi)展調(diào)研工作。根據(jù)預(yù)期目標(biāo),明確檔案數(shù)字化的需求,并具體落實(shí)到各項(xiàng)參數(shù)中。這里,建議在擬定需求參數(shù)前開(kāi)展調(diào)研工作。調(diào)研工作包括單位內(nèi)部調(diào)研和外部市場(chǎng)調(diào)研。通過(guò)細(xì)致的調(diào)研工作,有利于把控全局,有效開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)工作。單位內(nèi)部調(diào)研,熟悉本單位各類(lèi)檔案的同時(shí),與本單位各部門(mén)進(jìn)行充分溝通,特別是信息管理部門(mén)。應(yīng)讓各部門(mén)了解檔案數(shù)字化可能給本部門(mén)帶來(lái)的影響,聽(tīng)取各部門(mén)的意見(jiàn),及時(shí)調(diào)整建設(shè)方案和需求參數(shù)。要讓信息管理部門(mén)了解整個(gè)方案,并盡可能地讓信息管理員參與其中,這樣可以高效找到檔案數(shù)字化建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相融的最佳方案。市場(chǎng)調(diào)研,對(duì)滿足需求的軟、硬件及數(shù)字化外包服務(wù)開(kāi)展市場(chǎng)價(jià)格、服務(wù)流程等調(diào)研;同時(shí)對(duì)能提供相關(guān)服務(wù)的商家進(jìn)行資質(zhì)、實(shí)力、售后等多方面了解和對(duì)比,做到心中有數(shù)。
(五)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目中各種需求參數(shù)的設(shè)定。這里要考慮到的參數(shù)主要分兩類(lèi):一是技術(shù)參數(shù),二是商務(wù)參數(shù)。不論采用何種采購(gòu)方式,準(zhǔn)確設(shè)定這兩類(lèi)參數(shù)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的有效性及可持續(xù)發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。不同單位需求不同,但相關(guān)參數(shù)的設(shè)定是必要且關(guān)鍵的。設(shè)定參數(shù)是一項(xiàng)細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎枰粩嗤魄?、完善。技術(shù)參數(shù)主要指招標(biāo)方對(duì)擬采購(gòu)標(biāo)的的技術(shù)、規(guī)格、性能、質(zhì)量、供應(yīng)商資質(zhì)條件等要求,一般采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等。技術(shù)參數(shù)的設(shè)定要注意以下三點(diǎn):一是完整、明確、合規(guī)。便于組織采購(gòu)活動(dòng),避免產(chǎn)生歧義。二是防止差別待遇。避免犯錯(cuò)誤。三是采購(gòu)周期合理。通常為90日左右。商務(wù)參數(shù)主要指對(duì)企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、報(bào)價(jià)、售后等的要求,是投標(biāo)方實(shí)力的展現(xiàn),也是招標(biāo)方需求品質(zhì)的一種保障。以福建省血液中心檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目為例,該項(xiàng)目需求有三:一是館藏檔案的數(shù)字化外包服務(wù);二是綜合檔案管理系統(tǒng)及數(shù)字化加工系統(tǒng)采購(gòu);三是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)所需硬件的采購(gòu)。針對(duì)這三項(xiàng)需求,我們分別提出了相應(yīng)的技術(shù)參數(shù)。數(shù)字化外包服務(wù)主要對(duì)加工前準(zhǔn)備、掃描前處理、掃描標(biāo)準(zhǔn)和要求、檔案還原裝訂、圖像處理要求、著錄要求、格式轉(zhuǎn)換和OCR識(shí)別、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收審核、數(shù)字化檔案命名、備份存儲(chǔ)、歸還入庫(kù)、數(shù)據(jù)安全保障要求、現(xiàn)場(chǎng)管理、數(shù)字化工作需要遵守的相關(guān)法律法規(guī)15個(gè)方面進(jìn)行具體的要求。軟件技術(shù)參數(shù)涵蓋了數(shù)字檔案管理軟件和數(shù)字化加工系統(tǒng)。數(shù)字檔案管理軟件參數(shù)設(shè)定主要包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)功能,實(shí)現(xiàn)對(duì)紙張、電子文件等資料的收、管、用、存等功能,實(shí)現(xiàn)檔案信息的閉環(huán)管理及一站式服務(wù)。及時(shí)、開(kāi)放地接收各種信息系統(tǒng)檔案資料,避免信息沉淀,降低業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化加工系統(tǒng)設(shè)定的參數(shù)主要包括目錄數(shù)據(jù)著錄、目錄打印、影像掃描及圖像處理、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、批量數(shù)據(jù)輸出、OCR識(shí)別等功能。針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中的檔案條目著錄、檔案原文掃描處理、圖像壓縮轉(zhuǎn)換、原文數(shù)據(jù)掛接校對(duì)等加工環(huán)節(jié)而專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)的。能實(shí)現(xiàn)與電子檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接。具備流程定義、任務(wù)分配、過(guò)程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、統(tǒng)計(jì)分析等功能,并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員,實(shí)行“三員分離”。硬件參數(shù)的設(shè)定要根據(jù)現(xiàn)有預(yù)算,在滿足實(shí)際工作需求的基礎(chǔ)上,還要留有一定冗余空間。同時(shí)應(yīng)該注意的是,軟硬件產(chǎn)品的采購(gòu)應(yīng)基于國(guó)產(chǎn)化信創(chuàng)環(huán)境,并要求符合“安可”體系,即國(guó)家提出的“2+8”安全可控體系。要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化不是簡(jiǎn)單的升級(jí)采購(gòu)軟硬件,還應(yīng)考慮平臺(tái)建設(shè)及數(shù)據(jù)資源建設(shè)。搭建一個(gè)檔案信息化的平臺(tái),融合更多的系統(tǒng),能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)匯聚,信息共享,才能最大限度提高各項(xiàng)工作效率。因此數(shù)字檔案管理軟件應(yīng)預(yù)留與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)對(duì)接的端口,甚至更多的端口。商務(wù)參數(shù)方面,除了要考慮到商家必須具備的資質(zhì)外,還應(yīng)考慮到對(duì)所需軟、硬件及數(shù)字化外包成果完成進(jìn)度、完成質(zhì)量、售后保障、違約處理等。
(六)采購(gòu)。經(jīng)過(guò)前期工作,可以進(jìn)入采購(gòu)階段。各單位可以根據(jù)本單位相關(guān)管理制度及采購(gòu)項(xiàng)目的內(nèi)容、規(guī)模綜合考慮,采用適當(dāng)?shù)牟少?gòu)方式,并按相關(guān)要求執(zhí)行。
充分運(yùn)用人工智能、大數(shù)據(jù)、云簽名、區(qū)塊鏈技術(shù)等新技術(shù),拓展人工智能輔助檔案收集、整理、鑒定、開(kāi)發(fā)、利用,提升血站檔案歸檔、管理、開(kāi)發(fā)利用等工作水平,加快血站檔案數(shù)字化建設(shè),實(shí)現(xiàn)新技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)工作深度融合,實(shí)現(xiàn)血站檔案建設(shè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,建設(shè)“收、管、存、用”一體化的血站數(shù)字檔案室。檔案數(shù)字化建設(shè)工作并非一朝一夕能夠完成的,我們應(yīng)該持續(xù)深化血站檔案管理創(chuàng)新應(yīng)用,努力提高檔案自身利用服務(wù)能力,逐步完善全省血站檔案共享服務(wù)體系。為血站管理、決策和業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)提供可靠的檔案信息服務(wù)。