事業(yè)單位辦公室行政管理精細(xì)化的思考與探索

馬茹茹 廣饒縣知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)中心

隨著人們生活水平的發(fā)展，我國事業(yè)單位的工作范圍擴(kuò)大，工作內(nèi)容增加，各項(xiàng)事務(wù)繁多。辦公室行政管理質(zhì)量能夠直接影響事業(yè)單位的辦公質(zhì)量，為了使事業(yè)單位更好地發(fā)揮服務(wù)作用，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化勢在必行。當(dāng)前階段行政管理還不夠規(guī)范化和精細(xì)化，事業(yè)單位需要客觀地面對自身存在的問題，采取改進(jìn)措施，規(guī)范辦公室的行政管理，進(jìn)一步提升自身的社會服務(wù)職能。

一、事業(yè)單位辦公室行政精細(xì)化管理的意義

(一)使辦公室內(nèi)部進(jìn)行有效的溝通

精細(xì)化管理是以科學(xué)合理的管理理念和精細(xì)化的管理思想為依據(jù)，來對范圍各個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行精細(xì)的管理，能夠使各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。辦公室連接各環(huán)節(jié)的工作，涉及的很多工作都需要各部門進(jìn)行溝通。事業(yè)單位的辦公室行政管理具有綜合性，起到協(xié)調(diào)各方的作用，在協(xié)調(diào)的過程中就需要進(jìn)行信息的傳遞和交流，行政管理精細(xì)化就能夠?qū)崿F(xiàn)各部門的有效溝通，避免層層傳達(dá)過程中對信息產(chǎn)生變動，節(jié)約信息傳遞的時(shí)間，將各環(huán)節(jié)的工作流程簡化[1]。使各部門共同交流去制定計(jì)劃協(xié)調(diào)工作，通過辦公室內(nèi)部的有效溝通，共同實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的工作目標(biāo)。

(二)能夠規(guī)范工作人員的工作

工作人員的工作素質(zhì)直接決定了事業(yè)單位的辦事效率，提高工作人員的素質(zhì)就需要通過精細(xì)化的行政管理來實(shí)現(xiàn)。進(jìn)行精細(xì)化的行政管理，將工作職責(zé)詳細(xì)落實(shí)到個(gè)人，便于事業(yè)單位實(shí)行問責(zé)制度，從而規(guī)范管理人員的工作。同時(shí)，能夠讓各項(xiàng)工作按照規(guī)定有序進(jìn)行，為工作人員提供工作方向，使工作人員明白自己的職責(zé)范圍，提升他們的工作效率。此外，精細(xì)化行政管理為工作人員制定相關(guān)的規(guī)章制度，為工作人員的工作提供保障的指導(dǎo)，并且對工作人員的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行規(guī)范，這樣就有利于工作人員了解事業(yè)單位的工作性質(zhì)和范圍，讓工作人員明白事業(yè)單位工作給社會帶來的好處，從而促使他們積極主動地發(fā)揮自己的價(jià)值，做好自己的分內(nèi)工作。

(三)有利于提高辦公室的工作效率

首先，辦公室行政管理精細(xì)化可以利用辦公室協(xié)調(diào)各方的作用，使各部門協(xié)調(diào)起來發(fā)揮聰明才智來尋找問題的解決辦法，提升事業(yè)單位的工作理念，創(chuàng)新工作方法，發(fā)揮各部門的長處，提高解決問題的效率。其次，能夠完善事業(yè)單位工作的各項(xiàng)制度，使事業(yè)單位的工作流程得到優(yōu)化，將復(fù)雜的事情簡便化，將復(fù)雜的流程簡潔化，將事務(wù)的傳遞信息化。從而提升事業(yè)單位服務(wù)的信息化、規(guī)范化、程序化，發(fā)揮事業(yè)單位的服務(wù)職能。同時(shí)，還能夠創(chuàng)新事業(yè)單位的工作模式和方法，使事業(yè)單位能夠適應(yīng)社會的發(fā)展，符合時(shí)代發(fā)展需求，更好地實(shí)現(xiàn)為人民服務(wù)的宗旨。

二、事業(yè)單位辦公室行政管理精細(xì)化存在的問題

(一)行政管理制度不完善

行政管理工作需要有完善的制度去引導(dǎo)和保障，能夠?qū)κ聵I(yè)單位的工作進(jìn)行規(guī)范。首先，現(xiàn)階段部分事業(yè)單位沒有形成獨(dú)具特色的行政管理制度，只是根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)和機(jī)械地模仿形成的管理體系。這就導(dǎo)致了事業(yè)單位的行政管理千篇一律，沒有創(chuàng)新，不能真正根據(jù)實(shí)際需要去制定與完善相關(guān)的制度。其次，沒有形成嚴(yán)格的監(jiān)督制度，單位員工的工作需要有效制度的監(jiān)督，才能保障各員工做好自己的工作，共同促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。而部分事業(yè)單位內(nèi)部沒有形成完善的監(jiān)督機(jī)制，工作人員工作散漫，部分工作人員還利用職務(wù)之便去謀取私利，違背了事業(yè)單位為人民服務(wù)的初心。再次，部分單位沒有給工作人員進(jìn)行詳細(xì)的分工，導(dǎo)致工作人員的工作職責(zé)范圍不明確，出現(xiàn)職能范圍交叉，在工作過程中互相推卸責(zé)任，導(dǎo)致部分事業(yè)單位工作效率低下，不利于其發(fā)揮為人民服務(wù)的職能。

(二)精細(xì)化管理觀念不強(qiáng)

辦公室精細(xì)化管理是在常規(guī)管理基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是對常規(guī)化管理的提升和深入，能夠協(xié)調(diào)事業(yè)單位管理的矛盾，提升整體的管理水平。部分事業(yè)單位管理者的精細(xì)化管理觀念不強(qiáng)，只是制定了常規(guī)管理的相關(guān)體系制度，沒有及時(shí)更新管理理念，導(dǎo)致事業(yè)單位的管理理念落后于實(shí)際發(fā)展。不能夠滿足于社會需求，這就使得事業(yè)單位的服務(wù)職能弱化，不利于事業(yè)單位樹立良好的形象，也不利于人們配合事業(yè)單位的工作[2]。由于管理者的精細(xì)化管理觀念不強(qiáng)，導(dǎo)致管理者制定計(jì)劃和管理目標(biāo)時(shí)，沒有考慮到長遠(yuǎn)發(fā)展，與社會和人民的需求也不完全貼合，缺乏先進(jìn)性和全面性。此外，管理者的管理理念出現(xiàn)問題就會導(dǎo)致員工的思維受到影響，員工進(jìn)行工作也不能制定精細(xì)化的計(jì)劃，不能夠全面考慮實(shí)際問題，在進(jìn)行工作時(shí)，不能夠去實(shí)際考察人民的需求，只是根據(jù)上級的命令和固定的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行工作，在工作中也不進(jìn)行創(chuàng)新，工作模式僵化死板。既影響了員工個(gè)人的發(fā)展，也影響了事業(yè)單位整體工作水平的提高。

三、提高事業(yè)單位行政管理精細(xì)化的方法

(一)構(gòu)建精細(xì)化管理的規(guī)章制度體系

事業(yè)單位是服務(wù)型的社會組織，主要職責(zé)是為人民服務(wù)，因此涉及到的事務(wù)比較繁多，要保障各項(xiàng)工作有序進(jìn)行就需要辦公室行政管理發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。這就需要通過構(gòu)建精細(xì)化管理的規(guī)章制度體系來對各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行精細(xì)化的管理。首先，構(gòu)建權(quán)責(zé)一致體系。明確事業(yè)單位工作的權(quán)利和義務(wù)，使事業(yè)單位能夠發(fā)揮權(quán)力去進(jìn)行工作，明確各部門的工作范圍，對辦公室內(nèi)部的工作內(nèi)容、各部門的工作職責(zé)、各工作人員的工作內(nèi)容進(jìn)行明確的劃分，確保每項(xiàng)事務(wù)都落實(shí)到個(gè)人。同時(shí)，還要明確事業(yè)單位的義務(wù)，讓事業(yè)單位為人民謀福利，促進(jìn)社會的發(fā)展，更好地發(fā)揮自己的社會職能。其次，建立完善的監(jiān)督體系。一方面是辦公室內(nèi)部和各部門之間進(jìn)行監(jiān)督。這是事業(yè)單位實(shí)行自我監(jiān)督、自我完善的重要途徑。進(jìn)行自我監(jiān)督主要監(jiān)督工作人員的工作，讓工作人員能夠更認(rèn)真地完成自己的工作內(nèi)容，降低工作人員失誤的幾率，提高工作人員的工作效率。對工作人員進(jìn)行定崗定責(zé)制度，監(jiān)督工作人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，能夠各司其職，共同維持事業(yè)單位的穩(wěn)定。另一方面，有關(guān)部門要對事業(yè)單位的工作進(jìn)行監(jiān)督，讓事業(yè)單位的工作能夠真正滿足人民的需求，滿足社會的發(fā)展需要，提高事業(yè)單位的服務(wù)職能。

(二)加強(qiáng)事業(yè)單位的辦公室行政管理精細(xì)化意識

要解決辦公室行政管理存在的問題，就需要更新行政管理的意識，來帶動行政管理的工作的實(shí)際轉(zhuǎn)變與水平提升。首先，要強(qiáng)化管理人員的精細(xì)化意識。管理人員的管理理念是事業(yè)單位做出各項(xiàng)調(diào)整和工作的重要依據(jù)，管理人員做出正確的決策，才能夠優(yōu)化事業(yè)單位的管理。所以管理人員要全面了解事業(yè)單位的工作內(nèi)容的范圍，對各項(xiàng)工作的內(nèi)容有充分的了解才能夠促進(jìn)管理人員做出正確的決策。而且管理人員還對精細(xì)化管理理念有充分的了解，在實(shí)際做出計(jì)劃時(shí)，要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況來改善事業(yè)單位的工作流程，使事業(yè)單位的工作流程能夠更加簡潔規(guī)范，符合社會發(fā)展的要求。其次，應(yīng)該加強(qiáng)辦公室工作人員的精細(xì)化管理意識。對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓工作人員了解精細(xì)化管理給事業(yè)單位帶來的好處和重要性，從而提升工作人員主觀能動性，讓他們能夠配合事業(yè)單位由常規(guī)管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。通過工作人員的思想轉(zhuǎn)變，提升精細(xì)化管理的可操作性，使事業(yè)單位辦公室行政管理能夠切實(shí)落實(shí)精細(xì)化管理。最后，要提高工作人員的工作素質(zhì)，提高工作人員的工作水平和職業(yè)道德，讓工作人員時(shí)刻遵循為人民服務(wù)的工作宗旨。在落實(shí)工作時(shí)，保障廣大人民的利益，履行好工作義務(wù)。在實(shí)際工作過程中要能夠靈活變通，工作不能過于經(jīng)驗(yàn)化和固定化，發(fā)揮創(chuàng)新創(chuàng)造能力保障事業(yè)單位工作的有序進(jìn)行。

(三)構(gòu)建有利于行政管理精細(xì)化的辦公環(huán)境

事業(yè)單位是區(qū)別于其他經(jīng)濟(jì)主體的組織，是一種社會公益性組織，它的發(fā)展重點(diǎn)不在于獲得經(jīng)濟(jì)效益，而是注重促進(jìn)社會的發(fā)展和為人民服務(wù)。在這種情況下，事業(yè)單位內(nèi)部就缺乏有效的競爭機(jī)制。長此以往，工作人員的工作態(tài)度就會散漫，這不利于提高事業(yè)單位的辦事效率。所以事業(yè)單位要依托精細(xì)化辦公理念去構(gòu)建有利于提高辦事效率的辦公環(huán)境。首先，可以讓員工之間進(jìn)行適當(dāng)?shù)母偁帲瑸閱T工創(chuàng)造公平競爭的環(huán)境。對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行獎勵(lì)，通過公平競爭的環(huán)境來提高工作人員工作的積極性，讓工作人員能夠吸取他人的長處，彌補(bǔ)自己的短處，從而提高工作人員整體工作的水平，實(shí)現(xiàn)工作人員的個(gè)人價(jià)值[3]。其次，創(chuàng)造和諧交流的辦公室環(huán)境，選拔優(yōu)秀員工參與到事業(yè)單位的精細(xì)化管理方法的制定中。讓員工獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策去完善事業(yè)單位工作的不足。同時(shí)能夠了解員工的想法和實(shí)際需求，這樣打造了事業(yè)單位內(nèi)部的雙向交流環(huán)境，讓事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)和諧的交流，為事業(yè)單位創(chuàng)設(shè)精細(xì)化管理的辦公環(huán)境來促進(jìn)辦公室行政管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。

(四)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新精細(xì)化管理模式

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為事業(yè)單位開展工作提供了便利。首先，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以將事業(yè)單位的工作范圍進(jìn)行明確的記錄，然后將復(fù)雜的事務(wù)進(jìn)行分類歸納整理，使同一類型的工作可以同時(shí)處理，這樣就節(jié)約了事業(yè)單位辦公室的工作時(shí)間，提高了事業(yè)單位的工作效率。同時(shí)還能夠通過網(wǎng)絡(luò)資料進(jìn)行分析，降低工作人員工作失誤的幾率。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以進(jìn)行網(wǎng)上辦事。一些線下處理距離較長，耗時(shí)較多的工作可以適當(dāng)進(jìn)行線上處理。這需要事業(yè)單位加強(qiáng)網(wǎng)上工作信息的安全性，設(shè)置特殊的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作，過濾不良網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，辦公室還可以建立線上交流平臺，讓各部門之間可以實(shí)時(shí)進(jìn)行信息溝通和傳遞，共同處理相關(guān)事務(wù)。通過互聯(lián)網(wǎng)來打破事業(yè)單位辦公室行政管理的僵化模式，探究精細(xì)化管理的新模式。以科技為依托，提高事業(yè)單位辦公室的辦公效率。

(五)打造高質(zhì)量的人才隊(duì)伍

工作人員的工作素質(zhì)能夠決定精細(xì)化管理是否順利實(shí)施，所以要提高工作人員的工作水平，打造高質(zhì)量的辦公室行政管理團(tuán)隊(duì)。首先，事業(yè)單位辦公室在招聘人才時(shí)，就需要選擇各方面都全面發(fā)展的人才，并且著重選擇具有管理才能和創(chuàng)新能力的人才，使工作人員能夠勝任行政管理工作。其次，要選擇有經(jīng)驗(yàn)的辦公室行政人員去帶新上任的工作人員。給他們講解行政精細(xì)化管理的要點(diǎn)，讓他們能夠盡快勝任新工作，適應(yīng)精細(xì)化管理的工作環(huán)境。對辦公室行政管理的每一環(huán)節(jié)全面了解，通過大量的實(shí)踐來掌握行政管理精細(xì)化的規(guī)律，然后去根據(jù)實(shí)際情況對工作內(nèi)容進(jìn)行改善，切實(shí)滿足社會和人民的需要。第三，要選擇一些有互聯(lián)網(wǎng)基本技能的人才，去任職辦公室管理工作，事業(yè)單位辦公室行政工作需要通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)去創(chuàng)新精細(xì)化管理模式。因此，選擇人才時(shí)，就要選擇有互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)知識的人才，通過高質(zhì)量的人才隊(duì)伍來提高事業(yè)單位辦公室行政管理精細(xì)化的質(zhì)量。第四，對事業(yè)單位辦公室工作人員進(jìn)行定期考核。這就需要事業(yè)單位對辦公室工作人員的工作完成情況、職責(zé)素養(yǎng)和精細(xì)化管理能力進(jìn)行考核，通過考核制度來促使工作人員去提升工作能力和水平。

(六)增強(qiáng)事業(yè)單位辦公室行政管理軟實(shí)力

第一，事業(yè)單位要讓全體工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作理念和黨的重要思想。讓工作人員樹立正確的價(jià)值觀念，能夠堅(jiān)定不移地為人民服務(wù)，盡心盡責(zé)工作。第二，要更新工作人員的意識，將精細(xì)化管理融入事業(yè)單位的文化，滲透到工作人員的思想之中，讓他們能夠主動配合精細(xì)化管理工作。第三，利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)，讓工作人員掌握時(shí)事和人民的訴求，確保事業(yè)單位辦公室的精細(xì)化管理工作能夠落實(shí)。同時(shí)保證管理人員能夠適應(yīng)崗位的要求，不斷學(xué)習(xí)承擔(dān)起崗位的責(zé)任，用科學(xué)的思想武裝頭腦。第四，優(yōu)化事業(yè)辦公室行政管理的設(shè)備。采用先進(jìn)的、保密性比較高的設(shè)備來進(jìn)行信息的傳播和記錄。使這些設(shè)備能夠滿足精細(xì)化工作的要求，為工作人員配備足夠數(shù)量的設(shè)備，方便他們辦公。第五，關(guān)注事業(yè)單位員工的實(shí)際生活，為他們解決生活中的難題，幫助他們能夠?qū)⒏嗑D(zhuǎn)移到工作中來，更好地進(jìn)行工作。

四、結(jié)語

辦公室行政管理精細(xì)化能夠讓事業(yè)單位的工作流程更加科學(xué)，辦事效率提高，能夠更好地為人民服務(wù)。事業(yè)單位要提高精細(xì)化管理意識，健全精細(xì)化管理制度，并且通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)去創(chuàng)新精細(xì)化管理模式。增強(qiáng)事業(yè)單位辦公室工作人員的工作實(shí)力，促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化工作有效開展?！?/p>