俞劍飛

蘇州市獨(dú)墅湖醫(yī)院 江蘇 蘇州 215000

引言

醫(yī)院人事檔案伴隨著信息時(shí)代云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)手段的發(fā)展，其信息化管理方式因利用便捷、功能眾多、安全保障的優(yōu)勢(shì)，逐漸取代了過(guò)去紙質(zhì)檔案管理方式。隨著近年來(lái)醫(yī)務(wù)工作者的流動(dòng)性增大，人事檔案管理工作量不斷增大，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院管理模式和需求。強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，提高信息化管理水平是未來(lái)管理的趨勢(shì)。

1 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 有利于提高醫(yī)院人事檔案管理效率

信息化的醫(yī)院人事檔案管理流程與傳統(tǒng)手工管理相比，檔案信息的收集、錄入、整理、分析、利用的方式發(fā)生了深刻的變革。通過(guò)數(shù)字化、文字識(shí)別、圖像掃描識(shí)別等技術(shù)的使用，檔案信息的錄入、整理工作效率得到大幅提高，將醫(yī)院人事檔案工作者的雙手從繁復(fù)的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，使其充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，更多地開(kāi)展醫(yī)院人事檔案利用工作[1]。大數(shù)據(jù)、智能化的出現(xiàn)使得檔案信息的分析和利用更加便捷。

1.2 有利于提高醫(yī)院人事檔案利用率

由于傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的影響，部分檔案管理人員認(rèn)為人事檔案的機(jī)密性和信息化利用是矛盾的，不愿意使用信息化的手段管理醫(yī)院人事檔案，導(dǎo)致檔案利用效率較低。事實(shí)上，醫(yī)院使用專業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查詢工作，信息化檢索效率可以得到大幅提升，有效提高人事檔案的利用率。

1.3 有利于提高醫(yī)院人事工作服務(wù)水平

醫(yī)院人事檔案管理的信息化管理可以進(jìn)一步提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平，它可以和醫(yī)院其他行政、醫(yī)療系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，為醫(yī)院量化考評(píng)工作人員提供依據(jù)，不斷提高醫(yī)院的服務(wù)能力。還可以借助檔案管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)手段，將醫(yī)院人事檔案從年齡段、學(xué)歷、職稱、醫(yī)療技術(shù)水平等多個(gè)維度進(jìn)行智能化分析，更為便捷、快速地為醫(yī)院其他部門提供人事管理相關(guān)信息，拓寬人事檔案的利用范圍，為醫(yī)院人才引進(jìn)、人才培養(yǎng)的決策提供依據(jù)，有效提升人事管理工作服務(wù)水平[2]。

2 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)方向

2.1 明確醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。紙質(zhì)人事檔案在收集、整理、鑒定、審核、歸檔、查閱時(shí)所使用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不能夠直接應(yīng)用在信息化管理模式上，這一系列業(yè)務(wù)都需要根據(jù)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)管理的要求重新制定，對(duì)所有使用人事檔案的人員加以限制。同時(shí)在管理方法上不斷更新，醫(yī)院人事檔案管理制度也要隨著信息化的建設(shè)、新業(yè)務(wù)的增加逐步完善，在信息化建設(shè)日常業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中遇到的問(wèn)題都需要提出解決方案，形成管理制度，保證人事檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步進(jìn)行。

2.2 強(qiáng)化硬件設(shè)施建設(shè)

目前大多數(shù)硬件設(shè)施落后的問(wèn)題都需要科室加大資金投入來(lái)改善硬件條件，推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)。信息化建設(shè)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)設(shè)備及其他數(shù)字化設(shè)備，例如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、高速掃描儀、打印機(jī)、磁盤陣列等，沒(méi)有足夠的資金支持，沒(méi)有先進(jìn)的硬件設(shè)備和完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)只會(huì)成為空談[3]。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，醫(yī)院和相關(guān)部門一定要保持對(duì)新技術(shù)的敏感性，關(guān)注相關(guān)領(lǐng)域科技的發(fā)展情況，整合現(xiàn)有資源，著力引進(jìn)先進(jìn)的信息化硬件設(shè)備，為醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的支撐。與此同時(shí)，醫(yī)院人事檔案管理還需要專門的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。依托于醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)通信服務(wù)的建設(shè)，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以和醫(yī)院其他系統(tǒng)互聯(lián)互通，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤的錄入數(shù)據(jù)庫(kù)后，數(shù)據(jù)更新可以通過(guò)抓取其他系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，因此，醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)通信建設(shè)的質(zhì)量也是醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。

2.3 建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是依托數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，結(jié)合醫(yī)院自身情況，將各類工作人員信息存儲(chǔ)在數(shù)字介質(zhì)上，全面反映醫(yī)院人員信息及人才儲(chǔ)備情況的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模式。因其存儲(chǔ)效率較高，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案十類材料的基本信息外，人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)還可以添加其他特征信息，能夠全面記錄醫(yī)院每一個(gè)工作人員的詳細(xì)信息。例如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)檔案、服務(wù)滿意度情況、病歷合格率情況等，全面評(píng)價(jià)醫(yī)務(wù)人員的綜合素質(zhì)。

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以建立專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)庫(kù)，使醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平得到體現(xiàn)，如開(kāi)展的新業(yè)務(wù)，重要的創(chuàng)新技術(shù)、發(fā)表論文、涉及的科研項(xiàng)目、外出進(jìn)修等情況，均可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行記錄，從而分析其發(fā)展?jié)摿Γ瑸榭剖医ㄔO(shè)合理的人才梯隊(duì)，選拔學(xué)科帶頭人等工作提供參考作用。

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不僅需要考慮到信息存儲(chǔ)的安全問(wèn)題，采用可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行信息存儲(chǔ)，做好數(shù)據(jù)本地、異地備份工作，確保發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是可以及時(shí)恢復(fù)備份。還需要按照長(zhǎng)期使用的情況設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)模，以便于檢索、結(jié)構(gòu)清晰的原則設(shè)計(jì)適用于醫(yī)院使用的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為后面的信息檢索、數(shù)據(jù)更新提供技術(shù)支撐。

2.4 開(kāi)發(fā)醫(yī)院人事檔案檢索平臺(tái)

通常醫(yī)院人事檔案檢索平臺(tái)的開(kāi)發(fā)會(huì)根據(jù)不同醫(yī)院的情況個(gè)性化定制，以滿足不同的需求。這需要平臺(tái)開(kāi)發(fā)者和醫(yī)院相關(guān)部門進(jìn)行深入溝通，充分了解醫(yī)院具體情況，依托信息、軟件技術(shù)開(kāi)發(fā)出響應(yīng)時(shí)間短、使用時(shí)間長(zhǎng)、檢索效率高的信息檢索平臺(tái)[4]。檢索平臺(tái)能夠有效篩選出存儲(chǔ)在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中有價(jià)值的信息，根據(jù)使用者的需求進(jìn)行分類整合，讓使用者獲得想要的數(shù)據(jù)結(jié)果或報(bào)表。

醫(yī)院人事檔案檢索平臺(tái)的建設(shè)也要注意使用過(guò)程中的擴(kuò)展性，應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)中留出足夠的接口，以滿足后期新增加系統(tǒng)或軟件的交互，從而延長(zhǎng)整個(gè)系統(tǒng)的使用壽命，滿足醫(yī)院人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理要求。

2.5 做好醫(yī)院人事檔案安全防護(hù)

醫(yī)院在通過(guò)人事檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)的安全漏洞，在獲得信息化帶來(lái)的高效便利的同時(shí)，也面臨著信息容易被篡改、泄露的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是使用網(wǎng)絡(luò)將系統(tǒng)和醫(yī)院其他系統(tǒng)互聯(lián)后，數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題更應(yīng)該重視。醫(yī)院人事檔案的數(shù)據(jù)信息一旦被篡改將會(huì)很難被發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)重影響到檔案的真實(shí)性，這會(huì)對(duì)醫(yī)院人事檔案的利用產(chǎn)生消極影響。

對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理專用的計(jì)算機(jī)來(lái)說(shuō)，需要根據(jù)人事檔案的密級(jí)嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)的權(quán)限，盡量減少對(duì)外連接的計(jì)算機(jī)數(shù)量，有效減少信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)[5]。同時(shí)對(duì)于醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)來(lái)說(shuō)，要做好內(nèi)外網(wǎng)隔離、防火墻監(jiān)控等手段控制外部風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)說(shuō)要做到定期維護(hù)備份，盡可能的保障醫(yī)院人事檔案的數(shù)據(jù)安全。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

3.1 醫(yī)院人事檔案管理人員信息化意識(shí)薄弱

醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)是醫(yī)院整體信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)。作為現(xiàn)代化醫(yī)院，病歷檔案管理借助現(xiàn)代信息技術(shù)基本實(shí)現(xiàn)了信息化，尤其是患者就醫(yī)預(yù)約、掛號(hào)、繳費(fèi)、查詢等方面，信息化已經(jīng)是醫(yī)院業(yè)務(wù)開(kāi)展的基本要求，極大地促進(jìn)了醫(yī)療服務(wù)效率，節(jié)省了醫(yī)院和患者的時(shí)間成本。但是作為管理部門，人事部門對(duì)于人事檔案信息化管理的需要通常不受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的重視，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理在軟硬件方面較為滯后。同時(shí)，部分人事檔案管理人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)的理解不夠深刻，對(duì)信息化的新技術(shù)、新手段缺少深入的認(rèn)知，導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理工作存在隱患，如人事檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)、檔案信息管理不規(guī)范、人事檔案信息泄露等問(wèn)題。

3.2 醫(yī)院人事檔案信息更新不及時(shí)

隨著醫(yī)療改革的不斷深入，頻繁的醫(yī)務(wù)人員流動(dòng)對(duì)醫(yī)院人事檔案的收集、整理、歸檔提出了更高的要求。依據(jù)《干部人事檔案工作條例》，醫(yī)院人事檔案材料應(yīng)當(dāng)在形成之日起1個(gè)月內(nèi)移交人事檔案管理部門。但是從實(shí)際情況來(lái)看，重要的人事檔案材料整理、更新不及時(shí)仍然是普遍現(xiàn)象。

3.3 醫(yī)院人事檔案利用受限制

醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)使得人事檔案資源的收集、整理、利用更加便捷。但是由于人事檔案信息涉及個(gè)人隱私的內(nèi)容較多，在實(shí)際管理工作中，重管理輕利用的現(xiàn)象仍然很多。醫(yī)院人事檔案信息記錄的不完整也會(huì)影響到人事檔案資源的利用效率。

4 醫(yī)院人事檔案信息化優(yōu)化思路

4.1 提升醫(yī)院人事檔案信息化管理意識(shí)

醫(yī)院不僅要重視信息化建設(shè)，也要重視培養(yǎng)工作人員的信息化管理意識(shí)。同時(shí)，醫(yī)院人事檔案在管理工作中涉及機(jī)密性文件，對(duì)安全性的要求較高，需要不斷加強(qiáng)工作人員信息安全意識(shí)。醫(yī)院可以組織開(kāi)展針對(duì)人事檔案管理人員的教育培訓(xùn)，根據(jù)管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)安排合理的培訓(xùn)計(jì)劃，提高專業(yè)知識(shí)水平，提升業(yè)務(wù)能力。醫(yī)院內(nèi)部可以做好宣傳教育，鼓勵(lì)所有職工參與到人事檔案信息管理中，重視醫(yī)院人事檔案的更新與完善，保證信息的真實(shí)性。

4.2 強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案資源動(dòng)態(tài)管理

醫(yī)院人事檔案信息的來(lái)源復(fù)雜，類型多樣，保證人事檔案資源的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性是醫(yī)院人事檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)依據(jù)人事檔案資料生成部門的分布情況、形成特點(diǎn)，指定醫(yī)院人事檔案材料移交、歸檔制度，確保資料及時(shí)歸檔。加強(qiáng)人事檔案資料收集人員鑒定、審核知識(shí)培訓(xùn)，保證人事檔案真實(shí)性。

利用信息化技術(shù)，將醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)與其他辦公、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口對(duì)接，第一時(shí)間采集到的人事檔案變動(dòng)信息，化被動(dòng)為主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。

4.3 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用

醫(yī)院人事檔案信息化管理的目的是為了開(kāi)發(fā)利用人事檔案內(nèi)的信息資源[6-8]，為醫(yī)院的人才引進(jìn)和發(fā)展提供支持和決策基礎(chǔ)，以優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置。醫(yī)院要完善人事檔案利用制度，使用信息技術(shù)更加高效精準(zhǔn)的收集、分析人事檔案資源，使用專業(yè)的分析軟件對(duì)信息資源進(jìn)行深度挖掘和利用。提高醫(yī)院人事檔案利用的主動(dòng)性，從醫(yī)療醫(yī)務(wù)的一線需求出發(fā)，根據(jù)醫(yī)務(wù)人員的年齡、學(xué)歷、職稱、業(yè)務(wù)水平等維度，積極為其他部門提供人才決策參考，發(fā)揮醫(yī)院人才資源優(yōu)勢(shì)。

5 結(jié)束語(yǔ)

在信息時(shí)代飛速發(fā)展的背景下，國(guó)家關(guān)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的政策要求加快了醫(yī)院人事檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院人事檔案管理開(kāi)始了信息化的進(jìn)程。從醫(yī)院人事管理的角度來(lái)說(shuō)，充分發(fā)揮人事檔案作用的關(guān)鍵在于合理高效地利用人才信息來(lái)管理人才資源。利用計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)建立起醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)，建設(shè)準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)、高效的醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，搭建醫(yī)院人事檔案檢索平臺(tái)，提高人力資源管理效率，為醫(yī)院人事部門工作提供了平臺(tái)支撐。

通過(guò)加強(qiáng)醫(yī)院工作人員人事檔案信息化管理意識(shí)，樹(shù)立信息化管理思維，在人事檔案管理工作中保持檔案資源的動(dòng)態(tài)更新，不斷提高醫(yī)院人事檔案的及時(shí)性和有效性，從而為醫(yī)院人事檔案的利用提供了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為醫(yī)院合理配置人才梯隊(duì)、強(qiáng)化人才隊(duì)伍提供決策支持。