趙靜

（忻州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 山西忻州 034000）

當(dāng)今時(shí)代，以信息化數(shù)字化為標(biāo)志的新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革加快推進(jìn)，對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了廣泛而深遠(yuǎn)的影響，也給檔案管理工作帶來了深刻變革。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)新時(shí)代下不斷變革的要求，逐步向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化轉(zhuǎn)變。為推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提出，要加快檔案信息化建設(shè)、引領(lǐng)檔案管理的現(xiàn)代化，到2025 年檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。2023 年新修訂的《山西省檔案管理?xiàng)l例》也對(duì)檔案信息化建設(shè)做出了具體規(guī)定。所以說，檔案的數(shù)字代和信息化的時(shí)代已經(jīng)到來。

安全保密是檔案利用工作的基本要求，也是檔案利用過程中的必要手段。對(duì)于高職院校來說，校內(nèi)檔案清晰地記錄了學(xué)校在黨政工作、招生工作、教學(xué)工作、學(xué)生工作、科研工作等方面的原始數(shù)據(jù)，是學(xué)校彌足珍貴的信息資源，具有極大的保密價(jià)值。2021 年修訂的《中華人民共和國(guó)保密法》對(duì)定密、保密和解密有了新規(guī)定和新方向，在新時(shí)期高職院校如何在保守秘密與檔案信息的合理利用中尋找契合點(diǎn)、如何做好檔案信息化建設(shè)規(guī)劃、如何加強(qiáng)數(shù)字化下檔案信息安全管理是我們需要高度關(guān)注的重要問題。

1 高職院校檔案保密工作情況分析

檔案是各單位發(fā)展和管理的重要依據(jù)，它記載了單位的發(fā)展歷史、領(lǐng)導(dǎo)決策以及各項(xiàng)工作的開展，具有十分重要的史料價(jià)值和現(xiàn)實(shí)參考意義。高校的檔案機(jī)構(gòu)不單單是檔案管理的工作機(jī)構(gòu)，更承擔(dān)著高校檔案信息資源的開發(fā)利用、學(xué)術(shù)研究等工作，可以說是高校文化資源的交流平臺(tái)及信息溝通的橋梁。具體來說，高校檔案關(guān)乎學(xué)校的發(fā)展能力、辦學(xué)水平、人才培養(yǎng)能力的提升，是高校需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的攻堅(jiān)工程和戰(zhàn)略工程。但是和普通本科院校相比，我國(guó)多數(shù)高職院校檔案管理方式、管理手段、工作觀念等都相對(duì)落后。同時(shí)各院校的發(fā)展水平、重視程度的不同，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理水平的參差不齊，整體仍處于保存管理為主、全面應(yīng)用為輔的初級(jí)發(fā)展階段。多數(shù)人還停留在較為淺層的認(rèn)知層面，往往認(rèn)為，檔案管理和應(yīng)用主要包括了收集、保存和借閱文件等三個(gè)主要環(huán)節(jié)，這種觀點(diǎn)和思維根本談不上對(duì)檔案資源的有效利用，有時(shí)連檔案查詢的基本需要都無法滿足，更不能使保密工作在檔案管理中有效開展。

隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的來臨，檔案的保密工作面臨著全新的要求和挑戰(zhàn)。在過去傳統(tǒng)檔案管理工作開展過程中，檔案資源所服務(wù)的對(duì)象具有方便性和固定性的特點(diǎn)，同時(shí)傳統(tǒng)檔案和載體是密不可分的，檔案管理人員在其提供檔案服務(wù)的過程中，往往處于人為監(jiān)控的狀態(tài)下，這就會(huì)使檔案的泄密竊密問題能夠得到有效控制。而在當(dāng)前信息化條件下，數(shù)字檔案信息在傳輸和處理的過程中都處于相對(duì)開放的狀態(tài)，人為攻擊、信息泄露等都會(huì)帶來安全保密方面的問題。以目前情況看，檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)還不是非常成熟，網(wǎng)絡(luò)加密、防盜技術(shù)等還不能夠滿足檔案保密工作的全新要求，檔案保密工作也難以適應(yīng)信息化飛速發(fā)展下的形勢(shì)要求。這就必然形成矛盾，使得數(shù)字檔案信息安全存在較大隱患。

2 信息化時(shí)代高職院校檔案保密工作存在的問題

2.1 檔案保密制度建設(shè)相對(duì)滯后

2008 年，我國(guó)發(fā)布了新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》。隨后在2010 年，我國(guó)發(fā)布了新修訂的《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》。國(guó)家和各省市行政管理部門陸續(xù)制定了一系列保密工作相關(guān)法律法規(guī)，但是鑒于諸多因素的各種限制，目前仍缺少專門針對(duì)檔案保密工作的法律規(guī)范，現(xiàn)行法律的滯后性對(duì)檔案保密工作的開展形成了較大制約，檔案工作者在涉密工作中遇到的許多困擾和矛盾，往往是無章可循，更是無法可依，給檔案保密管理工作增添了不少難度。雖然一直實(shí)行的《保密法》在過去對(duì)檔案工作的發(fā)展起到了促進(jìn)作用，但是在新環(huán)境下很難適應(yīng)信息化發(fā)展需要。

我們所處的時(shí)代是一個(gè)信息高度發(fā)達(dá)、網(wǎng)絡(luò)全面普及的時(shí)代，一些高職院校已經(jīng)開始將信息化模式全面融入檔案工作，但在融入過程中不可避免地會(huì)形成許多安全隱患和漏洞。院校進(jìn)行全方位的檔案保密管理，不僅構(gòu)成了對(duì)高職院校日常教學(xué)和科研安全的有力保障，也是對(duì)教師和學(xué)生檔案隱私安全的有效保護(hù)。但是我們?cè)陂_展檔案工作時(shí)，經(jīng)常忽視了檔案保密制度的建設(shè)，一些高職院校沒有建立系統(tǒng)的保密制度，更有一些檔案室（館）沒有完善的檔案保密管理制度，保密制度的缺位使檔案保密工作缺少了基本保障。

2.2 檔案保密意識(shí)淡薄

檔案保密工作既需要有責(zé)任感，更需要有使命感，檔案管理人員必須堅(jiān)定使命意識(shí)，才能織密檔案管理的防護(hù)網(wǎng)絡(luò)?？梢钥吹?，在高職院校檔案管理具體工作中，管理人員的思想觀念以及保密意識(shí)總體較低，對(duì)檔案進(jìn)行保密管理的責(zé)任感不強(qiáng)，使命感較弱。

部分檔案管理人員潛意識(shí)中對(duì)所從事的檔案保密工作存在重視不夠、認(rèn)可度較低的想法，滿足于現(xiàn)有傳統(tǒng)的檔案保密手段，不愿緊跟形勢(shì)和時(shí)代發(fā)展的需求，主動(dòng)思考加強(qiáng)和改進(jìn)檔案保密工作的措施。特別是許多從事檔案工作的人員，在開展檔案工作過程中，自身對(duì)檔案保密工作的法律意識(shí)不強(qiáng)，專業(yè)知識(shí)不足，更不愿意主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)國(guó)家保密法律、學(xué)院保密制度以及專業(yè)保密知識(shí)的學(xué)習(xí)，不能發(fā)現(xiàn)也不能堵塞檔案信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)漏洞。還有一些人員是通過借調(diào)或臨時(shí)抽調(diào)的方式從事檔案管理工作的，缺少對(duì)檔案保密工作相關(guān)法律法規(guī)的深入學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)的不足，導(dǎo)致保密工作的缺位。還有部分檔案室（館）的主要領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案保密工作，仍然存在檔案保密工作就是將檔案放在“鐵柜、鐵鎖、鐵窗”之內(nèi)這樣的低端認(rèn)知。在這樣的情況下，面對(duì)信息化數(shù)字化時(shí)代的全新挑戰(zhàn)，就會(huì)出現(xiàn)力不從心的局面。

2.3 檔案管理人員專業(yè)水平有待提升

檔案管理人員缺少專業(yè)檔案管理知識(shí)，不僅降低了工作的質(zhì)量和效率，不可避免地影響了檔案管理中的保密工作。當(dāng)前，高職院校已普遍將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，然而檔案管理人員受信息化知識(shí)和能力的局限，電子檔案的信息管理系統(tǒng)經(jīng)常無法規(guī)避和及時(shí)處理黑客和病毒的侵襲，造成許多檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)隱患，有的甚至給檔案管理甚至學(xué)校建設(shè)帶來了無法估量的損失。

對(duì)于一些高職院校來講，很多檔案管理人員可能只是一個(gè)兼職工作。學(xué)校管理者往往認(rèn)為，學(xué)校規(guī)模較小，檔案的數(shù)量不多，單獨(dú)設(shè)立一個(gè)檔案管理部門會(huì)浪費(fèi)學(xué)校的人力物力，所以這類人員缺乏檔案專業(yè)人員具有的專業(yè)素質(zhì)和政策水平，更不具有檔案保密的專業(yè)知識(shí)，應(yīng)對(duì)密級(jí)較高的檔案文件時(shí)，就會(huì)顯現(xiàn)出能力較弱和無法處理的被動(dòng)局面。所以，在當(dāng)今世界全面信息化的時(shí)代，從事檔案管理的人員絕不應(yīng)該將工作重心和知識(shí)能力仍停滯在過去傳統(tǒng)的在紙質(zhì)檔案處理和簡(jiǎn)單計(jì)算機(jī)錄入的層面，而應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)信息化浪潮，全面提升專業(yè)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，提升解決檔案保存和應(yīng)用中的各類系統(tǒng)漏洞和安全隱患的能力[3]。

3 做好信息化時(shí)代下高職院校檔案保密工作的對(duì)策

3.1 健全數(shù)字化檔案保密制度

數(shù)字檔案保密是做好保密工作的前提，是檔案工作人員開展檔案工作的根本保障，是增強(qiáng)檔案工作人員責(zé)任感和使命感的基本要求。

一是結(jié)合工作實(shí)際，參照《檔案法》和《保密法》及國(guó)家和省市法律法規(guī)和相關(guān)政策，全面建立起數(shù)字檔案保密工作制度，明確數(shù)字檔案各項(xiàng)工作程序，對(duì)數(shù)字檔案資料的收集、整理、保管、利用、銷毀、掃描等各流程進(jìn)行詳盡規(guī)定，對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理人員提出明確具體的工作規(guī)范要求，并在日常工作中嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作規(guī)范。在制度執(zhí)行中還要根據(jù)工作實(shí)際和發(fā)現(xiàn)的問題，對(duì)原有制度的漏洞和缺陷進(jìn)行補(bǔ)充和修改，保證各項(xiàng)制度在實(shí)際工作中的能夠廣泛適用。二是涉密檔案數(shù)據(jù)必須按照專人負(fù)責(zé)、固定存放、全程監(jiān)管、確保安全的制度進(jìn)行規(guī)范管理，而且要單設(shè)一名專職涉密管理崗位，用專業(yè)人員管理和利用涉密檔案。涉密檔案會(huì)依據(jù)不同內(nèi)容劃分不同的密級(jí)，劃分為一般涉密級(jí)別的檔案，須經(jīng)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在嚴(yán)格履行各項(xiàng)涉密手續(xù)后，才可以在專用涉密電腦上查閱利用；對(duì)保密級(jí)別重要的數(shù)字化涉密檔案，其涉密檔案內(nèi)容必須加密處理，在專用的涉密電腦上查閱，必須由專門涉密管理人員輸入密碼，密碼要定時(shí)不定時(shí)更新，保障檔案數(shù)據(jù)的安全有效。檔案保密管理人員要對(duì)查閱全過程進(jìn)行監(jiān)督，在相關(guān)人員查閱保密數(shù)字化檔案時(shí)絕不能有私自拷貝和拍照的情況發(fā)生。如確實(shí)因工作需要必須對(duì)涉密數(shù)字化檔案資料進(jìn)行復(fù)制和下載，須向校分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示并經(jīng)制作單位批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)制和下載的涉密數(shù)字化檔案等同原件進(jìn)行管理并編號(hào)，其涉密等級(jí)、保密期限和知悉范圍不會(huì)因?yàn)槠錇閺?fù)制件而發(fā)生不改變[4]。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍培養(yǎng)

傳統(tǒng)檔案管理方法已無法適應(yīng)數(shù)字時(shí)代形勢(shì)發(fā)展的要求。因此，提高檔案管理人員特別是涉密人員的的保密專業(yè)能力水平已迫在眉睫。

在學(xué)校檔案管理過程中，專業(yè)檔案管理人員，必須熟悉和掌握國(guó)家和省市出臺(tái)的政策方針、學(xué)校制定的各類檔案規(guī)章制度，必須掌握軟件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等多方面的基礎(chǔ)知識(shí)，也必須具備扎實(shí)的檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)和熟練的信息檢索能力。專業(yè)檔案管理人員更需要順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的潮流，及時(shí)更新檔案信息化專業(yè)知識(shí)。所以，檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案保密知識(shí)相關(guān)培訓(xùn)，通過多種方式加強(qiáng)對(duì)保密專業(yè)知識(shí)的掌握，提高檔案保密意識(shí)，拓寬保密知識(shí)視野，還要精通計(jì)算機(jī)專業(yè)技能和操作水平，全面提升應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)的能力。

不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。制定科學(xué)合理的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，建立公正的管理監(jiān)督體制，執(zhí)行嚴(yán)格的考核制度，將工作業(yè)績(jī)與晉級(jí)評(píng)定掛鉤，引進(jìn)公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，形成檔案管理人員積極進(jìn)取的工作氛圍。充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的工作積極性和主觀能動(dòng)性，人盡其才安排適合個(gè)人能力的工作崗位，讓所有檔案管理人員都能夠勝任自己的崗位。讓檔案管理工作融入到每個(gè)人的人生價(jià)值中。

3.3 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)壁壘

保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中涉密檔案的安全，必須加強(qiáng)入侵防御和檢測(cè)技術(shù)、防火墻和防病毒技術(shù)等必要的檔案保密技術(shù)的不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，及時(shí)應(yīng)對(duì)處理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各類漏洞風(fēng)險(xiǎn)，防范不法分子對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)的攻擊破壞、對(duì)配置網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的篡改，保障信息系統(tǒng)安全運(yùn)行。

一要設(shè)立防火墻。防火墻是內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間的堅(jiān)強(qiáng)保護(hù)屏障，用來抵御黑客的攻擊，同時(shí)可以用來阻斷和過濾不安全的網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。二是信息加密。信息加密是防止信息泄露、防范黑客攻擊、預(yù)防電腦病毒的重要手段。信息加密的方式和算法多種多樣，檔案涉密人員應(yīng)熟悉信息加密技術(shù)，掌握解密方法，能夠?qū)⒚魑男畔⑥D(zhuǎn)換為密文信息，需要時(shí)將密文信息還原為正常可讀的內(nèi)容。三是入侵檢測(cè)。通過監(jiān)視檔案信息的工作狀態(tài)和日常活動(dòng)，可以有效預(yù)防黑客侵入，保護(hù)檔案信息安全。四安裝防病毒軟件。必須安裝正規(guī)防毒軟件，及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)，及時(shí)對(duì)操作系統(tǒng)的漏洞進(jìn)行修復(fù)。五是備份信息。對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)庫必須做好數(shù)據(jù)備份，防止服務(wù)器損壞或遭遇黑客攻擊，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)損壞或丟失。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代的大背景下，所有檔案管理人員都應(yīng)該提高保密意識(shí)，熟悉法律法規(guī)，掌握最新政策，不斷提升專業(yè)技術(shù)水平，以務(wù)實(shí)的態(tài)度和扎實(shí)的工作，加強(qiáng)檔案保密工作，確保檔案信息安全。