毛寶珍

衢州市委黨校 浙江 衢州 324000

引言

事業(yè)單位的管理涉及科目、種類、內(nèi)容等眾多復(fù)雜要素。要實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理，工作人員需要提高工作效率，清晰檢索檔案信息，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類管理等。隨著我國科技水平的提高，引用科技手段成為提高管理效率的有效途徑。信息化和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)檔案和資料的高效管理?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)具備傳播速度快、工作效率高、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確的特征，為檔案管理帶來了極大的便利。在涉及保密性的檔案方面，特殊的檔案管理系統(tǒng)能夠滿足電子檔案的管理需求。這些系統(tǒng)不僅能實(shí)現(xiàn)檔案的普及和使用，還能通過對(duì)入庫檔案數(shù)據(jù)的分析找出共性，為后續(xù)檔案使用提供便捷渠道，從多方面提高檔案管理效率。本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理體系的現(xiàn)狀進(jìn)行了研究，并提出了信息化建設(shè)的相關(guān)建議。

1 檔案管理信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 功能豐富，效率較高

事業(yè)單位檔案管理面臨著紙質(zhì)版檔案眾多、繁雜的挑戰(zhàn)。通過引入互聯(lián)網(wǎng)科技，可以更高效地完善檔案管理工作。將紙質(zhì)版檔案掃描成數(shù)字化信息，安全、完整地保存在信息化系統(tǒng)平臺(tái)上，不僅能夠節(jié)約存儲(chǔ)成本、解決空間占用和整理時(shí)間的問題，還能通過數(shù)字化檢索、數(shù)據(jù)分析、借閱等方式大幅提高檔案管理效率?，F(xiàn)代化水平的引入使得檔案信息化更加順暢，減少了各部門之間的溝通成本[1]。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)使得檔案能夠更安全、完整地保存。這樣的平臺(tái)允許各部門之間共享檔案信息，為日常工作提供了便利，增加了各部門交流工作的效率。隨著數(shù)字化的發(fā)展，數(shù)字平臺(tái)能夠準(zhǔn)確分類、查閱和安全管理所有檔案。檔案管理人員可以充分利用數(shù)字化背景處理煩瑣的檔案工作，提升管理效率，高效分析和處理資料，確保資料的完整性。數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)得以充分體現(xiàn)。

1.2 存儲(chǔ)便利，共享性高

傳統(tǒng)檔案管理依賴于人工手動(dòng)處理，而檔案管理信息化將所有檔案轉(zhuǎn)化為影像或電子化資料，不僅減少了存儲(chǔ)室的空間、提高了工作效率、降低了存儲(chǔ)成本，還確保了檔案信息的完整和準(zhǔn)確性?；ヂ?lián)網(wǎng)存儲(chǔ)的便利和高度共享性使得檔案信息在使用過程中更為便捷。相較于傳統(tǒng)檔案管理，信息化技術(shù)的運(yùn)用使得檔案的存儲(chǔ)、傳播和使用更為高效。傳統(tǒng)方法需要手動(dòng)處理和人工參與，導(dǎo)致時(shí)間成本和資料完整性都相對(duì)較低。而信息化技術(shù)的引入打破了傳統(tǒng)存儲(chǔ)方法，通過各種終端實(shí)現(xiàn)信息共享，使用只需賬號(hào)和密碼登錄，極大地方便了用戶。隨著云存儲(chǔ)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化管理和影像傳播也在不斷進(jìn)步，提高了資料清晰度[2]?，F(xiàn)代信息化檔案管理更加完整和開放，不僅方便使用檔案資料，還能對(duì)其進(jìn)行擴(kuò)充和完善，加速了檔案管理的發(fā)展。在信息化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，檔案可以實(shí)時(shí)更新和傳輸，實(shí)現(xiàn)了多用戶同時(shí)使用和信息共享，促進(jìn)了信息傳播。檔案管理信息化的存儲(chǔ)方便和高度共享性是其顯著優(yōu)勢(shì)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

2.1 符合現(xiàn)代化發(fā)展要求

事業(yè)單位檔案信息多且雜，這些信息不僅可以準(zhǔn)確地展示出單位的經(jīng)營情況，還給事業(yè)單位的發(fā)展提供大量的信息支持，以便幫助單位領(lǐng)導(dǎo)做好管理，制定好單位的發(fā)展戰(zhàn)略，因此事業(yè)單位中檔案信息管理相當(dāng)重要，有著非常高的價(jià)值和意義。然而在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平較高的背景下，信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)讓電子檔案管理工作也有了信息安全的隱患和風(fēng)險(xiǎn)，如果檔案信息存在病毒，這就增加了信息安全的隱患和風(fēng)險(xiǎn)，如果不能快速處理信息安全的隱患，就會(huì)給信息的完整和安全造成威脅，所以在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，保證信息安全尤為重要。這就要求事業(yè)單位在建設(shè)檔案管理信息化的同時(shí)，還要對(duì)信息全程跟蹤，保證檔案信息的安全，做好相關(guān)信息的備份等。

2.2 提高整體工作效率

檔案管理信息較多，在傳統(tǒng)檔案管理中，都需要人工進(jìn)行分類整理，以達(dá)成管理的目標(biāo)，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，對(duì)于事業(yè)單位的經(jīng)營管理也有了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，事業(yè)單位要在加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的同時(shí)，還要不斷地提高工作人員的工作效率，讓自身的行政服務(wù)意識(shí)更好地提升。這樣才能進(jìn)一步提升事業(yè)單位的競爭力，不僅可以滿足人們的要求，還能滿足社會(huì)對(duì)事業(yè)單位的管理要求和效率[3]。檔案信息化管理工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展中的重要一環(huán)，事業(yè)單位不僅要做好信息化改革，還能提高整體的工作效率，從而進(jìn)一步提高事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。

2.3 實(shí)現(xiàn)資源協(xié)調(diào)配置

在事業(yè)單位的日常管理工作中，各個(gè)部門互通有無，形成連接，檔案信息涉及方面較多，一部分是相關(guān)單位中的一些證明，作為無形資產(chǎn)，要實(shí)現(xiàn)資源協(xié)調(diào)配置也是檔案管理的重要工作內(nèi)容之一。這就要求工作人員明確檔案信息的傳播意義，認(rèn)真記錄好單位的日常管理工作。檔案信息作為單位可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分，對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部來說，資料的重要性可想而知，可以有效促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

2.4 打造獨(dú)特文化氛圍

事業(yè)單位的檔案管理工作，需要各位檔案管理人員具備較高打造事業(yè)單位獨(dú)特文化氛圍的意識(shí)，通過檔案資料分析和存儲(chǔ)，促成單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人才配置。面對(duì)所有的檔案資料，管理人員要主動(dòng)尋求資料的宣導(dǎo)和文化的傳承，讓特色文化氛圍得到傳承和發(fā)展。事業(yè)單位管理人員要加強(qiáng)公眾對(duì)事業(yè)單位技術(shù)優(yōu)勢(shì)和經(jīng)營特色的了解和發(fā)展，從而符合市場發(fā)展的需要，最后帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，打造獨(dú)特的文化氛圍，讓文化得到有效的傳承。

3 檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

3.1 信息化檔案管理制度體系不完善

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，一個(gè)顯著的問題是信息化檔案管理制度體系的不完善。這一問題的存在可能對(duì)整個(gè)檔案管理體系的有效性和健壯性產(chǎn)生負(fù)面影響。首先，不完善的信息化檔案管理制度體系可能導(dǎo)致在信息采集、存儲(chǔ)、檢索和共享等方面存在混亂。缺乏規(guī)范和明確的管理制度可能會(huì)導(dǎo)致不同部門或個(gè)體在信息錄入時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)不一致，從而影響信息的一致性和準(zhǔn)確性。此外，不清晰的檔案管理制度可能導(dǎo)致信息存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)混亂，使得檢索和管理變得困難，影響了檔案信息的高效利用。其次，不完善的信息化檔案管理制度體系可能存在信息安全隱患。在信息化時(shí)代，檔案信息的安全性至關(guān)重要。如果管理體系不完善，可能存在信息泄露、篡改或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。缺乏明確的權(quán)限控制和信息保護(hù)策略可能使檔案信息容易受到惡意攻擊或非法獲取。此外，不完善的制度體系可能影響信息的長期保存和合規(guī)性。檔案管理需要符合一系列法規(guī)和規(guī)范，確保信息的長期保存和合規(guī)性。不完善的管理制度可能導(dǎo)致對(duì)這些法規(guī)和規(guī)范不能遵照?qǐng)?zhí)行，使得檔案信息在法定期限內(nèi)無法得到有效保存，甚至可能導(dǎo)致法律責(zé)任[4]。

3.2 缺乏信息化檔案管理的核心管理理念

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，一個(gè)顯著的問題是缺乏信息化檔案管理的核心管理理念。這一問題可能導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施和運(yùn)營缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)思想，影響整個(gè)信息化檔案管理的效果和長期發(fā)展。首先，缺乏核心管理理念可能導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)不夠貼近實(shí)際需求。如果在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段沒有明確的核心理念，可能導(dǎo)致系統(tǒng)功能的過度冗余或不足，無法充分滿足檔案管理的實(shí)際需求。核心管理理念的缺失可能使得系統(tǒng)設(shè)計(jì)過于理論化，而忽視了實(shí)際檔案管理工作中的具體問題和挑戰(zhàn)。其次，缺乏核心管理理念可能導(dǎo)致信息化檔案管理的實(shí)施缺乏整體性和系統(tǒng)性。不同的管理理念可能導(dǎo)致不同的實(shí)施策略和方法，而缺乏核心理念可能使得這些策略和方法缺乏協(xié)同性，無法形成統(tǒng)一的檔案管理體系。這可能導(dǎo)致信息化檔案管理的碎片化，各個(gè)環(huán)節(jié)之間缺乏緊密的銜接，從而影響了信息化檔案管理的效率和一體化。此外，缺乏核心管理理念可能導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)營難以持續(xù)優(yōu)化。核心管理理念應(yīng)該包含對(duì)檔案管理工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃和發(fā)展方向的指導(dǎo)，但如果這一理念缺失，可能導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)營過程中無法適應(yīng)不斷變化的需求和技術(shù)發(fā)展。這將影響系統(tǒng)的靈活性和可維護(hù)性，使得系統(tǒng)在長期運(yùn)營中難以實(shí)現(xiàn)持續(xù)的優(yōu)化和升級(jí)。

3.3 工作人員信息化水平低下

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，一個(gè)突出的問題是工作人員的信息化水平相對(duì)較低。這一問題可能導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的使用效果受限，影響整個(gè)信息化檔案管理的順利推進(jìn)。首先，信息化水平低下可能導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)的使用不熟練。如果工作人員缺乏對(duì)信息化工具的熟悉度和操作技能，可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)使用效率低下，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。這可能包括對(duì)系統(tǒng)功能的不充分了解、操作流程的混亂以及數(shù)據(jù)錄入的錯(cuò)誤等問題。其次，低水平的信息化素養(yǎng)可能影響檔案管理工作的整體效率。信息化檔案管理系統(tǒng)通常涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，包括數(shù)據(jù)錄入、檢索、分析和共享等。如果工作人員缺乏信息化水平，可能導(dǎo)致這些環(huán)節(jié)中存在操作錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)不一致等問題，影響檔案管理的整體效果。另外，低水平的信息化素養(yǎng)可能使得工作人員對(duì)系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢(shì)認(rèn)識(shí)不足。他們可能未能充分利用檔案管理系統(tǒng)提供的高效工具，因此就無法充分發(fā)揮系統(tǒng)在檔案管理中的潛在優(yōu)勢(shì)，從而限制了信息化檔案管理的發(fā)展空間。

4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

4.1 完善事業(yè)單位檔案管理制度

在加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，完善檔案管理制度是關(guān)鍵措施。這包括規(guī)范、流程、權(quán)限、安全等方面的優(yōu)化。規(guī)范建設(shè)需注重文件、數(shù)據(jù)錄入和檢索標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的一致性和準(zhǔn)確性。流程優(yōu)化應(yīng)貼合實(shí)際工作流程，通過信息化手段提高整體效率。權(quán)限管理機(jī)制和安全保障體系的健全是信息安全的基礎(chǔ)，確保數(shù)據(jù)隱私和完整性。通過培訓(xùn)和宣貫計(jì)劃，確保工作人員掌握系統(tǒng)使用方法和管理規(guī)范。通過這一系列措施，可以更好地完善事業(yè)單位檔案管理制度，提升整體管理水平，確保規(guī)范、高效和安全的檔案工作[5]。

4.2 提高檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)性和安全性

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施之一是提高檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)性和安全性。標(biāo)準(zhǔn)性方面，需建立明確的數(shù)據(jù)錄入和管理規(guī)范，確保檔案信息的一致性和準(zhǔn)確性，防范信息混亂和錯(cuò)誤。同時(shí)，規(guī)范化的管理流程可以提高操作效率，減少工作人員的操作負(fù)擔(dān)。安全性方面，應(yīng)建立完善的權(quán)限管理機(jī)制，確保不同層級(jí)人員僅能訪問其職責(zé)范圍內(nèi)的信息，以防數(shù)據(jù)泄露和濫用。信息加密、備份和災(zāi)備措施也是確保信息安全的不可或缺的手段。通過以上標(biāo)準(zhǔn)性和安全性的措施，可以有效提高檔案信息化管理水平，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可控。

4.3 加大資金投入，強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵之一是增加資金投入，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)。這包括更新硬件和軟件，購置高性能服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備，引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，以提高管理效能。資金投入也需覆蓋人才培養(yǎng)和技術(shù)支持，確保工作人員熟練使用系統(tǒng)，建立健全的技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。這一舉措為事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化、智能化提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.4 打造專業(yè)信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)

推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑之一是建設(shè)專業(yè)信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)。該團(tuán)隊(duì)需要具備檔案學(xué)、信息技術(shù)等專業(yè)背景，以更好地理解檔案管理的需求并應(yīng)用信息化工具。團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)接受相關(guān)培訓(xùn)，熟練掌握檔案管理系統(tǒng)，具備解決技術(shù)問題和應(yīng)對(duì)系統(tǒng)升級(jí)的能力。通過建設(shè)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，事業(yè)單位可以更高效地推動(dòng)檔案數(shù)字化、智能化，提升整體檔案管理水平。同時(shí)，專業(yè)團(tuán)隊(duì)還能更好地應(yīng)對(duì)信息安全等方面的挑戰(zhàn)，確保檔案管理的穩(wěn)妥運(yùn)行。

5 結(jié)束語

綜上所知，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)升級(jí)工作相當(dāng)重要，因?yàn)橐獫M足國家、社會(huì)、事業(yè)單位以及人們的需求的同時(shí)，要給事業(yè)單位內(nèi)部管理提供管理支撐。檔案管理是事業(yè)單位的寶貴財(cái)富，需檔案管理人員提高檔案信息化管理 意識(shí)，通過技術(shù)升級(jí)、硬件采購和人才戰(zhàn)略，讓檔案管理工作再上新臺(tái)階！