王安妮 云南省交通投資建設(shè)集團(tuán)有限公司
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展,大數(shù)據(jù)技術(shù)在集團(tuán)企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用,對(duì)集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平提升起到了良好作用。在大數(shù)據(jù)背景下,集團(tuán)企業(yè)高層要轉(zhuǎn)變管理思維,樹立財(cái)務(wù)共享理念,通過(guò)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的模式,對(duì)內(nèi)部流程進(jìn)行精簡(jiǎn),對(duì)財(cái)務(wù)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行不斷優(yōu)化,降低集團(tuán)的財(cái)務(wù)成本,增強(qiáng)集團(tuán)對(duì)內(nèi)部的管控能力,促進(jìn)集團(tuán)運(yùn)營(yíng)效率提升,這對(duì)集團(tuán)企業(yè)規(guī)?;l(fā)展具有重要意義。
財(cái)務(wù)共享中心,也稱財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,它是一種業(yè)務(wù)處理與會(huì)計(jì)報(bào)告方式。它將分散于各個(gè)不同區(qū)域的實(shí)體組織的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中到一個(gè)專業(yè)化的處理中心,進(jìn)行統(tǒng)一記賬與會(huì)計(jì)報(bào)告,這一中心對(duì)會(huì)計(jì)記錄與會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行規(guī)范管理,保持統(tǒng)一的會(huì)計(jì)結(jié)構(gòu),集團(tuán)企業(yè)下屬分支機(jī)構(gòu)不必單獨(dú)設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)。由財(cái)務(wù)共享中心為集團(tuán)企業(yè)以及分支機(jī)構(gòu)提供財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)服務(wù)。
財(cái)務(wù)共享中心作為集團(tuán)企業(yè)所屬的一個(gè)專門機(jī)構(gòu),其運(yùn)行模式是通過(guò)構(gòu)建“財(cái)務(wù)共享中心”來(lái)實(shí)現(xiàn),財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)一套先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),為集團(tuán)企業(yè)及其所有分支機(jī)構(gòu)提供統(tǒng)一的、專業(yè)化的會(huì)計(jì)服務(wù),集團(tuán)內(nèi)部及分支機(jī)構(gòu)中財(cái)務(wù)職能由財(cái)務(wù)共享中心集中辦理。
財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)處理集團(tuán)企業(yè)及其分支機(jī)構(gòu)各項(xiàng)收支業(yè)務(wù),生成會(huì)計(jì)總賬、應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)賬款及其他賬目。以應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)處理為例,財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)處理流程涉及出納、報(bào)賬員、審核、審批等不同權(quán)限人員。業(yè)務(wù)流程涉及申報(bào)、審核、審批及支付各環(huán)節(jié)。
財(cái)務(wù)共享中心是一種全新的財(cái)務(wù)管理模式,其宗旨是借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)幫助集團(tuán)企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,防止集團(tuán)內(nèi)部職能重疊,解決管理效率低下的問(wèn)題。在大數(shù)據(jù)背景下,財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建,有著諸多優(yōu)勢(shì):
一是有利于集團(tuán)企業(yè)運(yùn)作成本降低。與傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式相比,集團(tuán)企業(yè)構(gòu)建一個(gè)職能健全的財(cái)務(wù)共享中心,將集團(tuán)所屬的財(cái)務(wù)工作集中起來(lái),財(cái)務(wù)管理層級(jí)減少,財(cái)務(wù)人員數(shù)量精簡(jiǎn),通過(guò)財(cái)務(wù)工作分工,運(yùn)用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作,一些計(jì)算類、繁瑣性的會(huì)計(jì)處理工作由系統(tǒng)代替,一個(gè)財(cái)務(wù)人員的可處理的業(yè)務(wù)量更多,工作質(zhì)量更高,財(cái)務(wù)管理成本大大降低。
二是集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)工作效率更高。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行模式下,集團(tuán)內(nèi)部所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)采用了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)方式,會(huì)計(jì)流程更清晰,嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)核算步驟進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作,減少了沉余環(huán)節(jié)。會(huì)計(jì)工作流程更簡(jiǎn)潔,會(huì)計(jì)人員按各自分工進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,將分散在不同區(qū)域的會(huì)計(jì)工作集中在網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)平臺(tái)上,將跨區(qū)域、跨部門間的會(huì)計(jì)資源進(jìn)行了有效整合,將傳統(tǒng)管理模式下的會(huì)計(jì)處理難的問(wèn)題輕松解決,會(huì)計(jì)人員的工作效率大大提高。同時(shí),會(huì)計(jì)人員的專業(yè)優(yōu)勢(shì)可以更好地發(fā)揮作用,對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析,提供會(huì)計(jì)報(bào)告,為集團(tuán)企業(yè)管理決策提供科學(xué)依據(jù)。
三是為集團(tuán)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供支撐。在傳統(tǒng)管理模式下,集團(tuán)公司要想進(jìn)入新區(qū)域發(fā)展,難度很大,必須組建一套龐大的班子,財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)必要不可少。而在大數(shù)據(jù)背景下,集團(tuán)企業(yè)開拓新的發(fā)展區(qū)域變得相對(duì)簡(jiǎn)單,財(cái)務(wù)共享中心可以隨時(shí)為新區(qū)域的企業(yè)服務(wù),不會(huì)影響新企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展。因此,集團(tuán)公司有更多精力用在核心業(yè)務(wù)拓展上,一些財(cái)務(wù)功能由共享務(wù)中心完成。集團(tuán)公司高層可以專注于戰(zhàn)略發(fā)展,為進(jìn)入新區(qū)域、新領(lǐng)域做好科學(xué)決策,進(jìn)行戰(zhàn)略布局,增強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
四是可以對(duì)外提供專業(yè)化商業(yè)化的服務(wù)。共享服務(wù)中心的構(gòu)建模式既可以設(shè)置為集團(tuán)企業(yè)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),也可設(shè)立為獨(dú)立的公司形式,作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),主要為集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)提供財(cái)務(wù)管他服務(wù),作為獨(dú)立的公司,財(cái)務(wù)中心除了服務(wù)于集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部外,還可以利用專業(yè)優(yōu)勢(shì),對(duì)外提供商業(yè)服務(wù),為其他公司解決財(cái)務(wù)管理問(wèn)題,獲得一定的服務(wù)收入,為集團(tuán)企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。
與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式相比,財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建模式有著諸多優(yōu)勢(shì),然而,構(gòu)建過(guò)程要求較高,必須解決好如下問(wèn)題。
在集團(tuán)業(yè)務(wù)不斷拓展,企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下,集團(tuán)企業(yè)的管理層級(jí)變多,集團(tuán)內(nèi)部管理更加復(fù)雜化,集團(tuán)企業(yè)必須對(duì)其管理模式進(jìn)行變革,使之與財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建體系相適應(yīng),才能讓財(cái)務(wù)共享中心的作用得到有效發(fā)揮。為此,集團(tuán)企業(yè)要對(duì)管理架構(gòu)與管理模式進(jìn)行認(rèn)真分析,梳理影響管理效能發(fā)揮的影響環(huán)節(jié),圍繞財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建,尋求管理體系與管理模式上的變革,將對(duì)集團(tuán)企業(yè)發(fā)展的制約因素逐步排除,從而打破發(fā)展上的障礙,保持集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)行的統(tǒng)一性。
在共享模式下,財(cái)務(wù)共享中心與單純的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)存在較大差距,財(cái)務(wù)共享中心要為集團(tuán)企業(yè)所有機(jī)構(gòu)提供優(yōu)質(zhì)、完善的服務(wù),保持服務(wù)質(zhì)量與工作效率,才能取得內(nèi)部的好評(píng),從而提升財(cái)務(wù)共享中心在集團(tuán)內(nèi)部的影響力。這就需要對(duì)現(xiàn)行的財(cái)務(wù)管理組織體系進(jìn)行變革,對(duì)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整合,對(duì)財(cái)務(wù)職能進(jìn)行調(diào)理,財(cái)務(wù)共享中心將不再單獨(dú)服務(wù)于某個(gè)企業(yè)或部門,而是為整個(gè)集團(tuán)提供全方位的財(cái)務(wù)服務(wù),因此,財(cái)務(wù)管理組織體系需要重構(gòu),財(cái)務(wù)管理職能需要轉(zhuǎn)型,必須滿足集團(tuán)內(nèi)部各方面管理的需要。
在大數(shù)據(jù)背景下,財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建離不開功能強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),它將分散于各處的工作網(wǎng)點(diǎn)聯(lián)接在一起,構(gòu)建成一個(gè)完整的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)服務(wù)體系,在此模式下,財(cái)務(wù)共享中心可以通過(guò)遠(yuǎn)程方式進(jìn)行全面監(jiān)控,為集團(tuán)企業(yè)管理決策提供支持。這一系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)為依托,系統(tǒng)功能極其強(qiáng)大,能夠?yàn)榧瘓F(tuán)企業(yè)所有業(yè)財(cái)活動(dòng)及管理功能發(fā)揮提供支撐,它能跨地域、跨行業(yè),為集團(tuán)企業(yè)提供管理服務(wù)。在系統(tǒng)平臺(tái)上,數(shù)據(jù)接口銜接通暢,數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)共享,各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源要有安全保障,部門協(xié)同一致,響應(yīng)及時(shí),可以保障集團(tuán)內(nèi)部管理的需要。
在系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)行上,必須保持內(nèi)部制度的統(tǒng)一性,運(yùn)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度規(guī)范內(nèi)部行為,財(cái)務(wù)核算口徑要保持統(tǒng)一,財(cái)務(wù)工作流程與工作標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)范,符合內(nèi)部管理要求。同時(shí),要加強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè),構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系,保持系統(tǒng)運(yùn)行“一盤棋”。要對(duì)集團(tuán)企業(yè)各項(xiàng)管理制度進(jìn)行細(xì)化、優(yōu)化,嵌入到管理系統(tǒng)中,確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)接口統(tǒng)一,并實(shí)時(shí)對(duì)接,解決跨地域、跨行業(yè)上的障礙,強(qiáng)化集團(tuán)企業(yè)的集中管理能力。
在大數(shù)據(jù)背景下,財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)可以發(fā)揮更高效率,財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建,讓管理變得更簡(jiǎn)單,集團(tuán)企業(yè)要做好業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員的調(diào)配,對(duì)相關(guān)職能進(jìn)行整合,對(duì)相關(guān)崗位進(jìn)行重新調(diào)整,對(duì)業(yè)財(cái)人員進(jìn)行重新分工。在系統(tǒng)管理模式下,財(cái)務(wù)工作猶如流水線作業(yè),業(yè)財(cái)人員通過(guò)培訓(xùn)可以快速上崗,通過(guò)系統(tǒng)管理,可以對(duì)業(yè)財(cái)工作進(jìn)行事前預(yù)警、事中防控、事后監(jiān)督與評(píng)價(jià);在系統(tǒng)平臺(tái)上,由于設(shè)計(jì)了專業(yè)的財(cái)務(wù)模板,人工作業(yè)難度大大降低,通過(guò)系統(tǒng)可以對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)生成,轉(zhuǎn)換成有益的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),自動(dòng)生成各類財(cái)務(wù)報(bào)表。這些是由系統(tǒng)提供的基本功能,發(fā)揮重要作用的是集團(tuán)企業(yè)需要一大批高端財(cái)務(wù)管理人才,統(tǒng)領(lǐng)全局,從海量數(shù)據(jù)中挖掘有重大價(jià)值的信息,為集團(tuán)企業(yè)管理決策提供服務(wù)。
在大數(shù)據(jù)背景下,集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建中面臨系列問(wèn)題,主要涉及信息安全、風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)及管理轉(zhuǎn)型等方面,集團(tuán)企業(yè)需要結(jié)合內(nèi)部管理狀況,做好資源整合,在構(gòu)建過(guò)程中,可以選擇如下策略:
在大數(shù)據(jù)背景下,集團(tuán)企業(yè)要保持內(nèi)部發(fā)展協(xié)調(diào)一致,就要不斷增強(qiáng)內(nèi)部管控能力財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建就要以此為目標(biāo),幫助集團(tuán)企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管控,提高管控效率,將集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)成本降下來(lái),實(shí)現(xiàn)降本增收目的。為此,集團(tuán)企業(yè)要確定戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃,做好集團(tuán)發(fā)展總體布局,對(duì)內(nèi)部各分支機(jī)構(gòu)職責(zé)進(jìn)行精準(zhǔn)定位,按不同職能進(jìn)行詳細(xì)劃分,設(shè)定科學(xué)的考核目標(biāo),對(duì)考核目標(biāo)進(jìn)行細(xì)化、量化,運(yùn)行系統(tǒng)管理模式,進(jìn)行精準(zhǔn)對(duì)接,促進(jìn)集團(tuán)企業(yè)管理轉(zhuǎn)型。如對(duì)業(yè)務(wù)部門考核指標(biāo)要確立工作進(jìn)度,設(shè)立專門的部門做好統(tǒng)計(jì)分析,實(shí)行進(jìn)程管理;對(duì)各個(gè)職能部門要明確工作要點(diǎn),考核部門履職能力與協(xié)調(diào)配合程度,引入相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,激發(fā)內(nèi)部活力。
在財(cái)務(wù)共享模式下,集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理體系需要重新設(shè)計(jì),財(cái)務(wù)工作由共享中心承擔(dān),各分支機(jī)構(gòu)不再單設(shè)專門的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu),這對(duì)財(cái)務(wù)共享中心及各單位來(lái)講,都是一項(xiàng)重大考驗(yàn)。一方面,集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理體系發(fā)生了重大變化,財(cái)務(wù)共享中心的責(zé)任更重、壓力更大,成為集團(tuán)財(cái)務(wù)運(yùn)行的樞紐,財(cái)務(wù)共享中心設(shè)計(jì)要規(guī)范,配置要高,必須在集團(tuán)直接領(lǐng)導(dǎo)下工作。另一方面,集團(tuán)內(nèi)部財(cái)務(wù)運(yùn)行流程發(fā)生了變化,集團(tuán)企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)資金的管控,這是管好財(cái)務(wù)工作的關(guān)鍵,否則,財(cái)務(wù)共享中心則淪為記賬員的角色,財(cái)務(wù)職能難以發(fā)揮作用。因此,財(cái)務(wù)共享中心要對(duì)集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部所有銀行賬戶實(shí)行集中管理,內(nèi)部所有資金流動(dòng)必須經(jīng)由財(cái)務(wù)共享中心掌握,收支活動(dòng)通過(guò)銀行賬戶結(jié)算。為此,財(cái)務(wù)共享中心要構(gòu)建以資金管理為系統(tǒng)的財(cái)務(wù)運(yùn)行體系,編制資金預(yù)算,確立資金收付計(jì)劃,保持資金所有權(quán)不變,對(duì)資金實(shí)行統(tǒng)一調(diào)度,建立內(nèi)部銀行結(jié)算制度,不斷提高內(nèi)部資金的使用效益。
集團(tuán)企業(yè)要將信息資源進(jìn)行整合,構(gòu)建業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)與管理相融合的一體化的管理系統(tǒng),保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng),為集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。管理系統(tǒng)要涵蓋業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)及管理等多個(gè)部門,各個(gè)單獨(dú)的節(jié)點(diǎn)都能通過(guò)系統(tǒng)開展業(yè)務(wù),集團(tuán)企業(yè)與分支機(jī)構(gòu)能夠保持信息對(duì)接,實(shí)時(shí)掌握分支機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)狀況。為此,集團(tuán)企業(yè)要結(jié)合內(nèi)部管理的需要,對(duì)業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)流程進(jìn)行不斷優(yōu)化、升級(jí),確保數(shù)據(jù)流通正常,資金運(yùn)行規(guī)范,信息資源實(shí)時(shí)共享,總部與分支機(jī)構(gòu)之間,業(yè)務(wù)部與財(cái)務(wù)部之間,都能相互協(xié)作,保持統(tǒng)一性。集團(tuán)企業(yè)要不斷完善供應(yīng)鏈系統(tǒng),做好客戶關(guān)系管理,加強(qiáng)產(chǎn)品產(chǎn)供銷管理,對(duì)業(yè)務(wù)資源與財(cái)務(wù)信息進(jìn)行整合,隨時(shí)生成分析報(bào)告,為集團(tuán)企業(yè)高層提供決策依據(jù),集團(tuán)企業(yè)要以財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)為依托,做好業(yè)務(wù)對(duì)接,所有業(yè)務(wù)通過(guò)線上運(yùn)行,數(shù)據(jù)資源在集團(tuán)內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享。
集團(tuán)企業(yè)在按國(guó)家財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)法規(guī)規(guī)定,制定完善的集團(tuán)內(nèi)部控制制度,統(tǒng)一業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn),制定標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)行模式。一是要制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度,對(duì)會(huì)計(jì)科目、核算標(biāo)準(zhǔn)及報(bào)表體系進(jìn)行統(tǒng)一,規(guī)范會(huì)計(jì)行為。二是統(tǒng)一編碼管理,對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)項(xiàng)目編制統(tǒng)一的編碼,保持產(chǎn)品、對(duì)應(yīng)項(xiàng)目與業(yè)務(wù)編碼的唯一性,項(xiàng)目編碼要采用標(biāo)準(zhǔn)模式,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。
三是保持業(yè)務(wù)流程與信息系統(tǒng)的統(tǒng)一性,集團(tuán)企業(yè)要對(duì)各項(xiàng)流程進(jìn)行重構(gòu),對(duì)業(yè)務(wù)權(quán)限進(jìn)行分設(shè),請(qǐng)款、審核、審批、支付等環(huán)節(jié)要相互制約,增強(qiáng)集團(tuán)對(duì)內(nèi)部的掌控能力,做好內(nèi)部控制工作。
集團(tuán)企業(yè)要做好崗位設(shè)計(jì),按職能精簡(jiǎn)、崗位優(yōu)化的總要求,加強(qiáng)崗位建設(shè),整合人力資源,減少冗員,降低管理費(fèi)用。為此,要加大人才引進(jìn)力度,全方位做好人才培育。對(duì)業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員開展常態(tài)化培訓(xùn),讓他們?nèi)嬲莆障到y(tǒng)操作流程,能夠適應(yīng)不同崗位職能的需要。同時(shí),在做好崗位輪換工作,對(duì)相關(guān)人員定期輪崗,減少崗位風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),要加大內(nèi)部監(jiān)督檢查力度,集團(tuán)企業(yè)要完善內(nèi)審制度,對(duì)集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展常態(tài)化審計(jì)監(jiān)督,改進(jìn)管理系統(tǒng)中的不足,降低系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
集團(tuán)企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享中心的作用,以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為依托,構(gòu)建與集團(tuán)企業(yè)管理相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理模式,將大數(shù)據(jù)技術(shù)與集團(tuán)管理相融合,構(gòu)建專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)共享體系,對(duì)集團(tuán)企業(yè)所有業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)集中控管,將財(cái)務(wù)共享中心的管理功能充分發(fā)揮出來(lái),為集團(tuán)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)全面擴(kuò)張?zhí)峁?qiáng)力支撐,促進(jìn)集團(tuán)企業(yè)管理效率不斷提升,推進(jìn)集團(tuán)企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。