魏彬琳
(江西建工第二建筑有限責(zé)任公司,江西 南昌 330000)
隨著全球化經(jīng)濟(jì)形勢(shì)日趨復(fù)雜和中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展改革的不斷深入,建筑集團(tuán)企業(yè)面臨眾多挑戰(zhàn)。很多企業(yè)管理人員都能感受到企業(yè)財(cái)務(wù)管理所依賴的基本條件與信息技術(shù)更加緊密相關(guān),互聯(lián)網(wǎng)和IT技術(shù)快速發(fā)展,企業(yè)管理人員對(duì)信息技術(shù)也越來越重視,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)運(yùn)而生,成為當(dāng)今集團(tuán)企業(yè)非常關(guān)心的一個(gè)熱點(diǎn)話題。在國(guó)內(nèi),財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心經(jīng)歷了較為快速的變更發(fā)展,特別是國(guó)內(nèi)的大型建筑企業(yè)集團(tuán)和跨國(guó)公司對(duì)這項(xiàng)服務(wù)的需求日漸增多。
近年來,國(guó)內(nèi)眾多優(yōu)秀的建筑企業(yè)集團(tuán)逐漸開始以財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為驅(qū)動(dòng),帶動(dòng)企業(yè)整體財(cái)務(wù)管理升級(jí)轉(zhuǎn)型。但是目前財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在建筑集團(tuán)企業(yè)的應(yīng)用還不是很普遍,存在一定的問題,需要進(jìn)一步探究。
與其他企業(yè)相比,建筑企業(yè)集團(tuán)組織架構(gòu)龐大復(fù)雜,項(xiàng)目分布全國(guó)乃至全球范圍內(nèi)。財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)等信息傳遞時(shí)效滯后,使得集團(tuán)總部對(duì)下屬單位的管理得不到及時(shí)反饋;同時(shí)建筑企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理工作存在較高的專業(yè)性、業(yè)務(wù)重復(fù)性等特征。平均每一個(gè)建筑施工項(xiàng)目都需要配置專門的財(cái)務(wù)核算人員,但實(shí)際上基層財(cái)務(wù)人員基本面臨一人分管多個(gè)項(xiàng)目和跨地區(qū)管理等情況,被基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作捆綁。
其實(shí)很多工作都具有重復(fù)性,尤其當(dāng)財(cái)務(wù)崗位人員嚴(yán)重不足,財(cái)務(wù)工作的及時(shí)性和有效性便大打折扣,很難提升財(cái)務(wù)管理效率。建筑企業(yè)集團(tuán)的特點(diǎn)可以反映出建筑行業(yè)應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將是必然趨勢(shì)。具體來說,建筑企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的重要性包括以下幾個(gè)方面。
隨著集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)的迅速擴(kuò)張,許多下屬公司以及全國(guó)區(qū)域辦事處成立,每個(gè)分公司和實(shí)體都要建立一套完整的財(cái)務(wù)賬套體系,還需要委派財(cái)務(wù)人員管理,這就造成財(cái)務(wù)人員數(shù)量在不斷增加,大大增加了財(cái)務(wù)人員管理成本。同時(shí)存在財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息聯(lián)系不緊密、溝通滯后的問題,建筑業(yè)財(cái)務(wù)管理工作存在信息屏障,嚴(yán)重影響建筑企業(yè)的正常發(fā)展,這使得集團(tuán)公司的運(yùn)營(yíng)管理和財(cái)務(wù)管理成本大大增加。
建筑施工企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建成后,財(cái)務(wù)人員集中度顯著提高,并可以簡(jiǎn)化一系列重復(fù)的機(jī)械錄入等工作,使財(cái)務(wù)管理工作簡(jiǎn)化。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、項(xiàng)目信息業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也能緊密聯(lián)系,企業(yè)工作協(xié)同辦公流程開始標(biāo)準(zhǔn)化和共享化。財(cái)務(wù)核算人員可以通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來突破時(shí)間和地域限制,利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)統(tǒng)一處理同一性質(zhì)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),有效降低建筑企業(yè)集團(tuán)的運(yùn)營(yíng)成本和財(cái)務(wù)人員管理成本。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建成可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理流程標(biāo)準(zhǔn)化。統(tǒng)一制定財(cái)務(wù)管理相關(guān)流程和制度,使企業(yè)集團(tuán)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理都遵循統(tǒng)一的流程方案。同時(shí),集團(tuán)各個(gè)下屬單位統(tǒng)一財(cái)務(wù)信息軟件和業(yè)務(wù)軟件,統(tǒng)一規(guī)范財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)科目代碼,確保集團(tuán)公司內(nèi)部之間的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和會(huì)計(jì)科目體系的一致性。統(tǒng)一規(guī)范的財(cái)務(wù)處理可以有效避免集團(tuán)內(nèi)部各單位的賬務(wù)處理方式不同而造成的財(cái)務(wù)信息處理效率低下問題,使財(cái)務(wù)管理水平和效益得到顯著提高。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以打通財(cái)業(yè)稅數(shù)據(jù)壁壘,實(shí)現(xiàn)智能賬務(wù)處理、業(yè)財(cái)無縫連接、多維度核算、企業(yè)價(jià)值實(shí)時(shí)呈現(xiàn)。同時(shí)利用AI創(chuàng)新技術(shù),數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)精準(zhǔn)決策。隨著數(shù)字建工到智慧建工的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變,建筑集團(tuán)借助財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái),能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)考核單元的統(tǒng)一管理,復(fù)雜項(xiàng)目從建立到資金支付一體化管理,打破信息孤島,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享,讓管理高效透明,為企業(yè)提供多場(chǎng)景多層次的數(shù)字化服務(wù)支撐。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成立時(shí),著眼于集團(tuán)全局發(fā)展,能夠解決集團(tuán)公司企業(yè)組織結(jié)構(gòu)繁雜的問題,有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)模擴(kuò)張和高質(zhì)量發(fā)展。集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是從集團(tuán)層面出發(fā),面向整個(gè)集團(tuán)提供服務(wù),同時(shí)可以根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)拓展地理區(qū)域范圍不同,劃分建立區(qū)域辦事處(如華東區(qū)、華南區(qū)、華北區(qū)等),再按照各個(gè)辦事處建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。建成后,將進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)從傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算到數(shù)據(jù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型,完成業(yè)務(wù)、財(cái)稅合二為一的管理體系建設(shè)工作,從而更好地助力建筑集團(tuán)發(fā)展和整體價(jià)值創(chuàng)造。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程的不斷加快,建筑集團(tuán)企業(yè)對(duì)經(jīng)營(yíng)管理提出了更高的要求,對(duì)成立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心機(jī)構(gòu)的定位也較為復(fù)雜,企業(yè)跨區(qū)域經(jīng)營(yíng)造成財(cái)務(wù)管理成本逐年上升,財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)大大增加,財(cái)務(wù)管理能力影響著企業(yè)的進(jìn)一步戰(zhàn)略發(fā)展。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)籌企業(yè)制度管理體系的實(shí)施,優(yōu)化和運(yùn)營(yíng)財(cái)務(wù)管理共享建設(shè)全過程,集中參與企業(yè)總體戰(zhàn)略規(guī)劃,優(yōu)化項(xiàng)目流程制度。因此,建設(shè)與運(yùn)營(yíng)結(jié)合企業(yè)自身情況的財(cái)務(wù)共享中心,需要較高的信息技術(shù)支持,必須依靠成熟的信息技術(shù)平臺(tái)和傳輸系統(tǒng),建設(shè)初期,外部第三方機(jī)構(gòu)專業(yè)服務(wù)費(fèi)用較高,需要大量投入財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)費(fèi)用。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為面向大型集團(tuán)的新型信息技術(shù)財(cái)務(wù)管理平臺(tái),對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)核算人員的專業(yè)素質(zhì)和學(xué)習(xí)能力也有較高要求,同時(shí)對(duì)遇到業(yè)務(wù)問題的分析能力也有所提高,實(shí)際工作中無法保證財(cái)務(wù)人員快速適應(yīng)學(xué)習(xí)以及熟練操作平臺(tái)軟件,否則可能影響集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)進(jìn)度。
建筑企業(yè)集團(tuán)現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)龐大、管理組織分散、管理層涉及面較廣,財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)協(xié)同溝通不夠順暢。因此對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)框架難以全面統(tǒng)一。
首先,企業(yè)員工對(duì)財(cái)務(wù)共享中心這一數(shù)據(jù)庫平臺(tái)的定位及認(rèn)識(shí)不足,對(duì)財(cái)務(wù)管理體系缺乏全面了解。
其次,建設(shè)中涉及財(cái)務(wù)管理模式的調(diào)整、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理的調(diào)整,會(huì)遇到重重困難;財(cái)務(wù)共享信息數(shù)據(jù)等建設(shè)進(jìn)程不能得到及時(shí)總結(jié)匯報(bào),各個(gè)成員企業(yè)不能及時(shí)推進(jìn)。
最后,財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)兼容問題。財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有行業(yè)的特殊性,在開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)需要兼顧集團(tuán)業(yè)務(wù)的多樣性,對(duì)部分特殊業(yè)務(wù)操作流程要充分考慮個(gè)性化銜接,運(yùn)營(yíng)框架難以得到全面統(tǒng)一管理。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)建筑集團(tuán)企業(yè)是一種新型管理模式,根據(jù)大數(shù)據(jù)云計(jì)算實(shí)時(shí)整合處理信息資源,但是與此同時(shí)存在信息安全隱患。對(duì)集團(tuán)企業(yè)來說,企業(yè)系統(tǒng)信息安全尤為重要,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)現(xiàn)是企業(yè)全體員工共同參與的結(jié)果,如果企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)安全問題,則會(huì)影響集團(tuán)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。所以共享服務(wù)中心的構(gòu)建是離不開信息技術(shù)的大力支持,需要定期打補(bǔ)丁、查漏洞。
實(shí)際上,構(gòu)建企業(yè)財(cái)務(wù)信息共享服務(wù)中心需要較大的資金投入,項(xiàng)目綜合管理軟件,數(shù)據(jù)庫共享平臺(tái)等運(yùn)用在建筑施工行業(yè)還在初級(jí)階段,項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)在穩(wěn)定性、安全性等方面仍存在許多缺陷,一旦出現(xiàn)信息安全風(fēng)險(xiǎn),就會(huì)影響企業(yè)財(cái)務(wù)管理效能的發(fā)揮。
建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的初衷就是節(jié)約成本、提高財(cái)務(wù)管理效率。因此在創(chuàng)立時(shí)期就需要對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)核準(zhǔn),并從人員培訓(xùn)費(fèi)、專業(yè)服務(wù)費(fèi)、場(chǎng)地費(fèi)等方面進(jìn)行效益分析,切實(shí)分析財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)建筑企業(yè)集團(tuán)造成的影響,可以更好地幫助共享平臺(tái)在企業(yè)中生存發(fā)展。
同時(shí),企業(yè)計(jì)劃構(gòu)建自己專門的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,可以選擇由第三方合作代建?,F(xiàn)在很多代建企業(yè)都有相對(duì)成熟穩(wěn)定的構(gòu)建方案,如金蝶、用友、廣聯(lián)達(dá)等知名第三方機(jī)構(gòu)。第三方代建企業(yè)也配備了專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn),加強(qiáng)管理人員培訓(xùn),可以保證財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍穩(wěn)定,保持較高的工作效率。在共享中心運(yùn)營(yíng)初期,建筑集團(tuán)企業(yè)管理層需要與第三方團(tuán)隊(duì)不斷磨合交流,不斷地在系統(tǒng)的優(yōu)化運(yùn)行中尋找最佳方案。
財(cái)務(wù)共享中心的建立對(duì)建筑企業(yè)集團(tuán)來說是一次重大改革。企業(yè)在戰(zhàn)略決策體系和組織架構(gòu)方面必須做出相應(yīng)的變革。建筑企業(yè)集團(tuán)應(yīng)組織各直屬企業(yè)認(rèn)真梳理各項(xiàng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)工作的會(huì)計(jì)核算方法和財(cái)務(wù)統(tǒng)一規(guī)范流程??梢韵葟狞c(diǎn)到面、從局部開始試點(diǎn)運(yùn)行,然后逐步進(jìn)行深入推廣,如先將固定資產(chǎn)、管理費(fèi)用等內(nèi)容先做集中財(cái)務(wù)共享處理,再慢慢逐步推廣到項(xiàng)目收入成本確認(rèn)原則、項(xiàng)目資金審批流程管理等方面。
一方面,根據(jù)集團(tuán)企業(yè)實(shí)際管理需要,整理匯總編制集團(tuán)企業(yè)共享財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)核算管理操作手冊(cè),實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)執(zhí)行統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算處理方法,從而提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可用性。
另一方面,根據(jù)集團(tuán)公司自身各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的要求制定統(tǒng)一的協(xié)同辦公審批流程,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)確定執(zhí)行后統(tǒng)一發(fā)起線上協(xié)同審批流程,同時(shí)可添加附件查看審批。各審批節(jié)點(diǎn)均可通過電腦終端、手機(jī)APP軟件等方式查看審批。線上審批,可以避免因線下審批時(shí)間過長(zhǎng)影響經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成效率的現(xiàn)象。
學(xué)習(xí)和運(yùn)營(yíng)管理共享服務(wù)平臺(tái)會(huì)顯著提高建筑集團(tuán)企業(yè)管理效率,但大量的信息數(shù)據(jù)處理和多個(gè)終端網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸,在一定程度上會(huì)存在信息安全隱患,因此企業(yè)必須加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全建設(shè),保障信息安全,強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理。應(yīng)在集團(tuán)單位內(nèi)部加大企業(yè)員工的網(wǎng)絡(luò)信息安全教育知識(shí)普及、警示教育和講座等形式的線上線下培訓(xùn)活動(dòng),聯(lián)系企業(yè)實(shí)際工作情況,邀請(qǐng)建筑施工行業(yè)內(nèi)的專家為員工宣講建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的重要性及防范財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)的專題培訓(xùn)班,避免讓管理人員在符合規(guī)定的工作范圍內(nèi)出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息泄露情況,增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。
同時(shí),根據(jù)企業(yè)扎實(shí)推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型及成本管控的進(jìn)一步要求,設(shè)立專門的信息安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)科室,實(shí)現(xiàn)全方位安全聯(lián)合管理體制。在有風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提示的協(xié)同辦公業(yè)務(wù)流程中另外增加法務(wù)合規(guī)部審核節(jié)點(diǎn),延長(zhǎng)重大特殊風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)的審批流程,使重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)出現(xiàn)差錯(cuò)的概率降低,可以更有效防控流程風(fēng)險(xiǎn)。
另外,設(shè)立由企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)骨干和平臺(tái)維護(hù)管理人員共同組成的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心稽核管理小組,定期對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程進(jìn)行核查和分析,實(shí)時(shí)更新問題清單臺(tái)賬,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在問題的業(yè)務(wù)流程,并準(zhǔn)確高效地進(jìn)行升級(jí)處理。
與此同時(shí),信息技術(shù)管理人員要嚴(yán)格設(shè)置規(guī)范的管理授權(quán)流程,授予每個(gè)員工工作賬號(hào),對(duì)不符合管理權(quán)限要求的人員不能對(duì)其他部門數(shù)據(jù)信息進(jìn)行審核查閱,給予賬號(hào)授權(quán)加密處理。構(gòu)建集團(tuán)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息防火墻,在財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)流程建立后,要保證業(yè)務(wù)管理流程的統(tǒng)一性和可操作性,軟件設(shè)計(jì)人員還應(yīng)當(dāng)根據(jù)建筑集團(tuán)企業(yè)要求對(duì)流程進(jìn)行細(xì)化和本土化處理,持續(xù)優(yōu)化,不定時(shí)開展共享服務(wù)信息系統(tǒng)的突擊檢查工作。
信息技術(shù)人員要實(shí)時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)安全維護(hù),定期備份公司重要的信息數(shù)據(jù)庫,降低數(shù)據(jù)庫意外丟失或被病毒攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。選擇合適的數(shù)據(jù)平臺(tái)、建立完善的管理流程對(duì)建設(shè)共享服務(wù)中心尤為重要,所以共享中心的建設(shè)必須選擇適合本企業(yè)管理特點(diǎn)的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)平臺(tái),在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)上合理規(guī)劃信息共享,切實(shí)提升信息技術(shù)安全防護(hù)水平以及發(fā)現(xiàn)隱患和快速處置的能力,設(shè)置安全保護(hù)屏障,保障數(shù)據(jù)信息安全,提高信息安全應(yīng)急響應(yīng)能力。
縱觀當(dāng)前激烈競(jìng)爭(zhēng)的情況,我國(guó)的建筑企業(yè)集團(tuán)應(yīng)通過建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心開展數(shù)字化建設(shè)落地應(yīng)用,提升施工項(xiàng)目管理水平,增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力,提高企業(yè)的創(chuàng)造力。利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)信息平臺(tái)進(jìn)行新型信息財(cái)務(wù)管理,整合集團(tuán)項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息和資源數(shù)據(jù),針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)字化建設(shè),制定各項(xiàng)信息化共享管理標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)建筑集團(tuán)企業(yè)管理模式向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化過渡。設(shè)立集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心,可以大幅度分散企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),階段性實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。隨著建筑集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的不斷升級(jí)改造,企業(yè)的財(cái)務(wù)管理統(tǒng)籌能力將大幅提升,建筑集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作必將跨越新的臺(tái)階,對(duì)提高集團(tuán)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)都有著舉足輕重的作用。