大數據背景下檔案管理現代化探究

付賀 石新英 吳園園 關建輝 姜旭

關鍵詞： 大數據 檔案管理 現代化 信息技術 數據庫 資源共享平臺

檔案管理現代化是檔案管理人員充分利用先進的信息技術，按照規(guī)則要求對數字化檔案的管理過程。大數據又稱為巨量資料，數字化檔案作為大數據的重要組成部分，采用大數據技術更能充分實現檔案管理的價值。現階段，人們通過使用云計算、分布式處理技術、存儲技術和感知技術來展示大數據從采集、處理、存儲到形成結果的整個過程。隨著大數據技術的創(chuàng)新、應用，檔案現代化管理水平的顯著提高，檔案信息利用效率也越來越高，因此檔案管理人員要重視檔案一體化網絡的構建，通過信息平臺完成資源的傳遞，突出檔案數據上的優(yōu)勢，更好地了解人才發(fā)展情況，為經濟增長提供基礎數據參考，真實、準確、完整地為社會發(fā)展提供資源上的使用便利。

1 時代背景分析

2016 年9 月，全國檔案館工作會議上，國家檔案局局長李明華指出，檔案工作必須緊密結合社會需求來深化體制機制改革，以更好地滿足社會公眾對檔案需求的多元化和個性化的特點，進而更好地服務于經濟社會發(fā)展，發(fā)揮出應有的載體作用。

社會資本的加入為檔案管理部門進行現代化管理提供了有力的經濟保障，一些社會組織能夠在軟硬件方面提供保障，后期還可與檔案管理部門加強合作，承擔一部分新的檔案工作內容，開辟新的服務內容和形式，以彌補一直以來檔案部門在財政和體制上存在的不足。具體來看，一方面，社會資本的加入能夠充分發(fā)揮其在融資和運營等方面的優(yōu)勢，提供充足的資金保障，快速解決建設成本問題，減輕檔案部門財政壓力，保證項目保質保量順利開展；另一方面，能夠充分利用社會資源做好溝通協(xié)調，維護好各方利益，增強資金利用效率，減少項目風險。由此，既實現了充分結合二者的優(yōu)勢，又為經濟社會發(fā)展提供助力[1-2]。

目前，檔案管理部門所擁有的檔案資源相對較為充足，近年來，檔案管理部門的檔案資源規(guī)模一直處于上升趨勢，面對規(guī)模更大的檔案管理，采用科技創(chuàng)新方法進行管理已是大大勢所趨。因地制宜，積極應用互聯(lián)網、大數據、人工智能等先進的技術手段，以此推進檔案數據化建設，建立檔案數據庫，完善檔案搜檢程序，對各類檔案資料進行細致的收集、分類，及時更新數據庫；對檔案的管理設備和軟件做到定期維護，快速有效地解決設備中出現的故障，實現管理軟件的高速運行，以便對海量的檔案資料進行專業(yè)而細化的現代化管理[3-4]。

職業(yè)人才培養(yǎng)方面。近年來，各地區(qū)檔案管理部門都對檔案管理人才培養(yǎng)方面予以高度重視，并積極采取措施開展人才培養(yǎng)。各地檔案管理人員數量已明顯增加，且規(guī)模上已經較為客觀。檔案管理人員的素養(yǎng)和責任意識的提高，各級部門有針對性地把日常檔案管理作為一項重點工作常抓常講常落實，根據現有檔案管理人員培訓需求，有針對性地組織培訓，并采取了一系列措施對培訓內容的吸收、應用等情況進行監(jiān)督、考核，這就為現代化檔案管理和科技創(chuàng)新提供了人力資源上的保障。

2 大數據背景下檔案現代化管理的意義

檔案數據詳細準確地記錄著各種活動和事件的成長歷程，包含著文化價值，能更加全面、多角度地考量、評價社會的發(fā)展情況。因此，要重視檔案一體化網絡的構建，通過檔案信息資源共享平臺完成資源的傳遞，突出檔案數據上的優(yōu)勢，更好地了解人才發(fā)展情況，真實、準確、完整地為社會發(fā)展提供資源上的使用便利。該舉措有助于進一步豐富檔案部門體制機制改革的相關理論，從而更好地指導檔案管理部門著力開展綜合性的改革和實踐，以推進我國檔案管理部門的工作能力水平得到顯著提升，更好地滿足社會發(fā)展的實際需求[5-7]。

從理論意義上來看，大數據背景下檔案現代化管理的科技創(chuàng)新，能夠讓檔案管理部門實現更為高效的供給，這也是適應當前我國經濟社會發(fā)展新常態(tài)的必然要求。檔案管理部門的科技管理創(chuàng)新，就是要從自身開始，對各環(huán)節(jié)的工作進行調整，以優(yōu)化供給效率和質量，為社會公眾提供數量更多和質量更好的產品和服務，以充分發(fā)揮檔案管理工作的重要價值。顯然，對這方面的研究，能夠逐步完善現有的檔案管理部門改革創(chuàng)新相關的理論研究內容，并為后續(xù)的研究提供參考。

從現實意義來看，大數據背景下檔案現代化管理的科技創(chuàng)新是基于當前檔案工作現狀的根本要求，也是應對當前檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)做出有效舉措，這就需要檔案管理工作者結合檔案日常工作，對檔案產品和服務進行優(yōu)化創(chuàng)新，以實現更高效率的檔案供給，最終滿足社會公眾在檔案方面的實際需求，讓檔案管理工作在服務經濟社會發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

3 現代化檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

3. 1 制度保障體系不完善，直接制約檔案管理體系的搭建

規(guī)章制度缺失，未能緊跟檔案信息化建設步伐，無法為檔案現代化管理保駕護航；檔案資料不能及時做到存量的信息化和增量的數字化；檔案數字化過程中各單位操作規(guī)范不統(tǒng)一，數字化檔案無法導入數據庫，造成資源浪費；所購入采用的各種技術軟件不兼容，檔案數字化價值無法充分體現。

3. 2 人員配備和基礎設施無法滿足檔案現代化管理需求

檔案管理人員素質較低，與先進的管理理念、技術設備不匹配，嚴重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展；檔案信息化技術落后，檔案信息化錄入不完整、索引功能不完善，引進的應用程序不配套，應用起來費時費力；檔案信息分散、孤立，很難發(fā)現挖掘檔案信息深層次的關系，等等。

4 大數據背景下檔案管理現代化模式的研究

4. 1 完善檔案管理體制，促進檔案管理部門科技創(chuàng)新

檔案管理體制與我國的經濟、政治與文化體制的改革有著十分緊密的聯(lián)系，圍繞國家體制改革的目的和要求而進行的檔案管理體制改革，緊密結合社會需求來深化體制機制改革，引入先進的管理理念、采用先進的技術設備，培育專業(yè)的人員隊伍，提高工作的積極性，推動管理模式創(chuàng)新。各區(qū)域在工作開展的過程中因地制宜，注重對各類檔案資料進行細致的收集和分類，及時更新數據庫，完善檔案搜檢程序，積極采用互聯(lián)網、大數據、人工智能等先進的技術手段，以便更好地滿足社會公眾對檔案服務的多元化和個性化需求[8-9]。

4. 2 檔案管理機構統(tǒng)籌規(guī)劃，加強頂層設計

完善檔案管理體系是我國檔案事業(yè)發(fā)展過程中必須重視的問題，成立檔案信息化工作領導小組，進行統(tǒng)一部署，完善現有機構框架，明確崗位職責，規(guī)范業(yè)務流程，實行從上而下管理層級清晰、權責明確的直線業(yè)務的監(jiān)督與指導，為檔案管理工作奠定堅實的基礎。加強地方行政管理部門與檔案主管部門工作的協(xié)調統(tǒng)一，在統(tǒng)籌謀劃、任務分工、工作進度、工作要求等方面同步建設，確保各部門形成的檔案信息被準確、高效地錄入檔案數據庫。在信息技術的應用過程中，加強與辦公自動化、電子商務、電子政務的匹配銜接，加快檔案管理現代化建設的智能升級[10-11]。

4. 3 培育檔案管理專業(yè)人員，滿足現代化管理需求

檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)直接影響了檔案信息化水平，檔案管理機構要加強檔案管理人員的選拔、培育工作。首先，改變檔案管理人員落后的管理理念，提高專業(yè)技術人員信息化能力，結合實際情況，根據培訓需求有針對性地制訂專業(yè)的培訓計劃，如檔案管理基礎知識、信息化操作、網絡安全等。其次，培訓效果與獎懲制度掛鉤，加強培訓效果的監(jiān)督考核，提高檔案管理人員的綜合素質。最后，引導、幫助檔案管理人員進行職業(yè)規(guī)劃，增強檔案管理人員工作的積極性，促進科技創(chuàng)新，以便滿足龐大的數據資源、繁多的數據種類、復雜的操作流程以及多元化服務的需求[12-13]。

4. 4 完善檔案信息化管理制度，規(guī)范操作，保障大數據背景下檔案信息化建設

完善檔案管理制度保障體系，實行規(guī)范化管理，加強檔案信息化建設。建立并完善電子檔案的搜集、整理、錄入、存儲、轉換、輸出、信息安全等制度，為檔案工作的開展提供有力的法律保障和制度支持。明確目標，規(guī)范操作，嚴控流程，重視驗收與信息反饋，落實獎懲，確保檔案管理工作的規(guī)范性、有效性。

從源頭規(guī)范檔案收集、移交工作，建立和實行“辦公室歸口管理、業(yè)務職能部門立卷、檔案室集中統(tǒng)一管理、全員共同參與”的全方位、多層次檔案收集方法。同時，還要充分利用新媒體技術、網絡技術，將實體檔案通過3D 形式展現出來，僅用一臺電腦就可以完整地反映出整個檔案管理全貌。以現代化、共享化、便捷化的思維進行檔案管理工作的創(chuàng)新與變革，從根本上轉變傳統(tǒng)固化的管理思維，融入新時代發(fā)展性思維與先進技術，懂得發(fā)揮先進信息技術的作用和優(yōu)勢。

4. 5 搭建檔案信息資源共享平臺，提高檔案服務質量

數據資源建設是大數據時代檔案信息服務開展的關鍵環(huán)節(jié)，在搭建檔案信息資源平臺時需注意以下幾點。

檔案信息資源共享平臺不僅包括檔案管理人員能夠部分或全部享有檔案數據庫的數據，而且還包括根據實際需要融入的信息化應用程序。數據庫是基礎，與其配套的網絡化、多媒體化、智能化應用程序是核心功能，應用程序的選擇直接影響到檔案信息資源共享平臺的科學性、快捷性，信息處理的高效性和利用效率。

政府根據當地檔案數據庫的建設情況，圍繞檔案事業(yè)發(fā)展需要，進行宏觀調控，推動關鍵領域的專項信息建設。夯實建設檔案數據庫的基礎工作，拓寬專項信息的收集整合渠道。首先，選擇多源數據融合技術，將調查、分析獲取到的不同數據源信息全部綜合到一起，實現有效數據最優(yōu)選擇。其次，再結合數據資源合理選擇像素級融合、特征級融合、決策級融合的數據融合技術。最后，對數據融合得到的結果進行分析、評價，最終得到更好、更豐富、更統(tǒng)一的專項信息。

為了滿足現階段各部門、檔案管理機構、社會公眾的多元需求，通過組織整合、集成優(yōu)化各類資源，提供可共享公用的基礎設施、設備和信息資源共享的各種渠道，為用戶提供一個開放的支撐和服務系統(tǒng)，以期為用戶提供系統(tǒng)、全面、方便、高效的相關公共服務，達到減少重復投入、提高資源效率、加強信息共享的目的。

檔案管理機構的管理職能和公共服務性的改革方向和程度受限于國家的發(fā)展水平，即政治、經濟、文化水平，以及檔案管理人員綜合素質、技術、設備等多種因素的影響。檔案管理部門從自身開始，轉變理念，利用先進的技術設備，對各環(huán)節(jié)的工作進行調整，以優(yōu)化供給效率和供給質量，為社會公眾提供數量更多和質量更好的產品和服務，滿足社會公眾在檔案方面的實際需求，以充分發(fā)揮檔案管理工作的重要價值。促進檔案管理部門實現更為高效的供給，讓檔案管理工作在服務經濟社會發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

4. 6 檔案信息管理系統(tǒng)權限劃分

在構建安全的檔案管理系統(tǒng)時，人們通常會根據工作需要將檔案管理系統(tǒng)的權限分為錄入維護權和管理使用權?；鶎訖n案管理人員利用計算機等技術手段，將經過鑒選、原本存儲與傳統(tǒng)載體上的檔案信息，如文字、數值、圖形、圖像、聲音等信息，通過掃面、文本錄入、照片錄入等形式進行數字化轉換并加以存儲、保護[14-15]；再根據具體的檔案分類將信息置放到不同的管理空間內，并標好對應的搜索關鍵字，保證后期檔案查找能夠實現快速檢索。擁有更高身份權限的領導者根據工作需要，可隨時檢索、調取數字化檔案，以便適應現代信息社會，滿足社會各方面對檔案信息資源日益擴大的需求，提供遠程和便捷的檔案利用服務，提高檔案信息檢索速度，減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損，保護檔案原件。

4. 7 檔案數據庫的安全維護

我國新修訂的《檔案法》已強化安全要求，從機制、責任、技術、方法等方面進行了規(guī)定，且總則規(guī)定“把檔案事業(yè)納入國民經濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經費列入政府預算”，根據長遠規(guī)劃，重視檔案數據庫的安全，推進檔案安全體系建設，劃撥充裕的資金，專款專用，滿足數字傳輸、存儲、解密、公共訪問以及技術系統(tǒng)維護與升級等。

大數據時代在給工作和生活帶來便捷和高效的同時也帶來了重大的挑戰(zhàn)，檔案數據庫的特質決定了數據風險防空方式和手段。數字化檔案包括電子圖片、數字代碼、特殊符號等，數據及應用程序在輸入、存儲、轉換、輸出時，為了確保數據的安全性，不僅要建立嚴格的保密制度，根據數據的重要程度劃分保密等級，區(qū)分管理，嚴格把控；而且要及時做好數據備份，以免造成數據的丟失和損壞；更重要的是要確保數據的安全性，避免黑客攻擊等惡意行為造成數據的被盜、泄漏、非法侵犯。

4. 8 提升檔案現代化管理水平，加強檔案管理系統(tǒng)建設

檔案管理系統(tǒng)根據用戶的需求進行設計和開發(fā)，檔案管理系統(tǒng)主要包含檔案收集模塊、檔案管理模塊、檔案服務模塊和檔案系統(tǒng)管理模塊。通過檔案管理系統(tǒng)的數字化、網絡化以及檢索技術的開發(fā)應用，檔案管理工作將會更加規(guī)范化、高效化。

檔案收集模塊是由檔案錄入、檔案修改、檔案刪除、檔案上報、數據導入導出等功能組成，其主要是對登錄用戶檔案的預收集操作，將檔案數字化。

檔案管理模塊是檔案的審核、鑒定、檢查功能，能夠將滿足檔案管理系統(tǒng)基本要求的數字檔案納入數據庫。

檔案服務模塊是由檔案查詢、利用、設計、統(tǒng)計、打印功能組成，其可根據用戶的需求提供全方位、多維度的信息。

檔案系統(tǒng)管理模塊包含兩部分，即系統(tǒng)的管理功能和對系統(tǒng)用戶的管理，具體為系統(tǒng)登錄、系統(tǒng)注銷，數據備份、數據恢復、日志管理、角色權限管理。系統(tǒng)管理功能是對系統(tǒng)參數和數據庫進行配置，對系統(tǒng)用戶的管理是對用戶的訪問權限進行管理。只有檔案管理系統(tǒng)不斷地進行維護與升級，才能更好地保障了檔案信息的安全性。

檔案管理系統(tǒng)，通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范文件管理，采用先進的信息化技術，構建檔案資源信息共享服務平臺，并根據用戶需求提供個性化、多元化服務。檔案管理系統(tǒng)，為檔案現代化管理提供了完整的解決方案。

5 結語

總而言之，大數據時代背景下，圍繞體制機制改革方向，在制度保障體系的維護下，通過創(chuàng)新檔案管理理念、引進先進的技術設備、采用高效的方法手段，提供資源共享平臺等，實現檔案管理現代化，確保檔案管理體系有條不紊地運行，為用戶帶來更多個性化、科學化、多元化的檔案信息服務，助力檔案事業(yè)高速高質量的發(fā)展。