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      大數(shù)據(jù)時代企業(yè)物資采購管理與風(fēng)險控制措施

      2023-04-05 04:41:27李大為開灤集團有限責(zé)任公司物資分公司
      環(huán)球市場 2023年12期
      關(guān)鍵詞:物資供應(yīng)商流程

      李大為 開灤(集團)有限責(zé)任公司物資分公司

      現(xiàn)代化發(fā)展環(huán)境下,很多行業(yè)及領(lǐng)域都提高了對大數(shù)據(jù)采購模式的重視,在物資采購管理環(huán)節(jié)運用大數(shù)據(jù)技術(shù),能夠?qū)崿F(xiàn)對采購風(fēng)險的識別、評估以及防控,配合做好風(fēng)險的轉(zhuǎn)移工作,為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。因此,企業(yè)應(yīng)該增強成本控制及采購決策環(huán)節(jié)的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用意識,構(gòu)建健全的物資采購管理及風(fēng)險控制體系。

      一、企業(yè)物資采購管理中的常見風(fēng)險

      企業(yè)開展物資采購管理工作的過程中,涉及的風(fēng)險較多,在采購計劃及采購流程等層面有明顯體現(xiàn)。部分企業(yè)缺少科學(xué)的采購計劃,或者采購人員沒有嚴格按照制定的采購計劃落實自身工作,導(dǎo)致無法實現(xiàn)采購目標。一些企業(yè)的采購申請流程在未順利通過審批的情況下即投入使用,很難保證采購管理質(zhì)量,且影響物資配置水平。企業(yè)缺少對市場的全方位調(diào)研,在不了解市場環(huán)境變化的情況下,很難了解供應(yīng)商的資質(zhì),容易受到供應(yīng)商哄抬物價等情況的干擾,同時,部分采購人員缺乏職業(yè)道德提升意識,在物資采購中頻繁出現(xiàn)徇私舞弊等違規(guī)行為,容易給企業(yè)帶來巨大經(jīng)濟損失,一定程度上增加了物資采購管理風(fēng)險的發(fā)生概率。除此之外,部分企業(yè)缺乏物資采購數(shù)量控制意識,導(dǎo)致出現(xiàn)采購不足或者貨物積壓的情況,一旦出現(xiàn)采購不足的情況,會阻礙實際的生產(chǎn)經(jīng)營;而面對貨物積壓問題,容易引發(fā)資源浪費,給企業(yè)的經(jīng)營管理及經(jīng)濟建設(shè)帶來不良影響。以上風(fēng)險均會給企業(yè)帶來威脅,需要做好防范工作。

      二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)物資采購管理要點

      (一)基于大數(shù)據(jù)奠定企業(yè)物資采購管理基礎(chǔ)

      1.加強物資分析階段大數(shù)據(jù)的應(yīng)用

      物資分析階段是物資采購管理的重要環(huán)節(jié),在物資采購管理中發(fā)揮著重要作用,是后續(xù)物資采購工作的基礎(chǔ)保障。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于物資分析階段,能夠明確企業(yè)采購物資的主要類型及數(shù)量,傳統(tǒng)的物資采購模式為各部門向采購管理人員提交物資需求,采購人員會依據(jù)相應(yīng)的需求編制采購清單,再由上級領(lǐng)導(dǎo)部門進行逐層審核,不僅體現(xiàn)出很強的繁瑣性,還需要投入大量的時間和精力,且由于清單傳遞環(huán)節(jié)較多,容易受到環(huán)境及人為等因素影響,出現(xiàn)錯誤信息,對后續(xù)的采購產(chǎn)生不良影響。而運用大數(shù)據(jù)技術(shù),能夠很好地規(guī)避以上問題,還能簡化采購清單審批流程,只需在采購管理信息平臺上進行審核即可,不僅可以保證采購數(shù)據(jù)的準確性,還能減少各環(huán)節(jié)的人力資源投入。

      2.加強招標階段大數(shù)據(jù)的應(yīng)用

      在企業(yè)的物資采購招標階段運用大數(shù)據(jù)技術(shù),能夠?qū)崿F(xiàn)對多種物資采購項目的整理與分析,在完成相關(guān)工作之后,可以開展采購工作,因為部分供應(yīng)商的資質(zhì)無法滿足企業(yè)采購需求,所以應(yīng)該重視對供應(yīng)商的選擇,而為了保證供應(yīng)商的質(zhì)量與實力,需要配合開展招標工作,通過招標操作可以篩選能夠滿足企業(yè)采購需求的供應(yīng)商。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)與招標工作的有機結(jié)合,能夠強化對各類供應(yīng)商相關(guān)數(shù)據(jù)信息的分析和處理,還可以在此基礎(chǔ)上提高各招標環(huán)節(jié)的信息傳遞效率,明確招標工作中的注意事項,強化各項操作的透明性、規(guī)范性,讓招標工作變得更加可信、可靠,進而為企業(yè)采購質(zhì)量提供保證。

      (二)基于大數(shù)據(jù)構(gòu)建企業(yè)物資采購管理體系

      1.構(gòu)建全流程的物資采購數(shù)據(jù)庫

      對于企業(yè)物資采購管理體系的構(gòu)建來說,全流程的采購數(shù)據(jù)庫是重要構(gòu)成部分,能夠?qū)崿F(xiàn)對各類數(shù)據(jù)信息的采集、分析、優(yōu)化及儲存,占據(jù)十分關(guān)鍵的地位。為此,企業(yè)應(yīng)該增強大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識,明確數(shù)據(jù)為管理服務(wù)的理念,加大互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用力度,強化對多元化產(chǎn)品信息的整合及利用,逐步實現(xiàn)采購管理全要素的數(shù)據(jù)化建設(shè),讓管理決策擁有可靠依據(jù)。開展數(shù)據(jù)采集工作時,需要重視操作數(shù)據(jù)人信息,包含流程執(zhí)行用時、具體操作人、操作修改時間、等待審核用時等,還應(yīng)該囊括變更記錄、報價記錄以及撤銷記錄等重要信息。同時,給予執(zhí)行數(shù)據(jù)更多關(guān)注,主要涉及采購物品的供應(yīng)商、價格、規(guī)格、數(shù)量等,此外,加強對各類關(guān)系數(shù)據(jù)的分析,統(tǒng)計與梳理操作人相關(guān)數(shù)據(jù)和不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息,進而強化對不同數(shù)據(jù)關(guān)系的真實反映,突顯采購數(shù)據(jù)庫的完善性。

      2.合理控制物資采購計劃管理

      運用大數(shù)據(jù)進行企業(yè)物資采購管理時,除了需要構(gòu)建全流程的采購數(shù)據(jù)庫,還應(yīng)該增強采購計劃管理意識,在數(shù)據(jù)系統(tǒng)中輸入不同的生產(chǎn)要素數(shù)據(jù),主要包括生產(chǎn)能力及生產(chǎn)線等,物資采購管理系統(tǒng)將以上信息作為基礎(chǔ)依據(jù),針對企業(yè)的標準產(chǎn)能進行計算,之后在系統(tǒng)中輸入產(chǎn)品的生產(chǎn)數(shù)量,為系統(tǒng)的后續(xù)運行提供歷史采購計劃及具體執(zhí)行情況等相關(guān)數(shù)據(jù)信息,在自動分類匯總的功能作用下,能夠?qū)崿F(xiàn)對歷史采購數(shù)量、計劃實行進度以及采購時間等信息的提取,將以上數(shù)據(jù)信息作為基礎(chǔ)依據(jù),配合利用專業(yè)的計算方法,選擇優(yōu)質(zhì)的客戶進行合作,有助于強化企業(yè)物資采購的針對性、可靠性。此外,相關(guān)工作人員需要重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集,保證此類數(shù)據(jù)信息的準確性,幫助企業(yè)實現(xiàn)物資采購管理中的采購計劃目標。

      3.加大供應(yīng)商的管理控制力度

      對于物資采購來說,供應(yīng)商管理是不可或缺的重要環(huán)節(jié),同時在供應(yīng)商管理階段,管理風(fēng)險的發(fā)生概率較高,需要做好相應(yīng)的防范工作。因為供應(yīng)商資質(zhì)直接影響企業(yè)的供應(yīng)鏈保障及安全運行,所以,應(yīng)該加強供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)對大數(shù)據(jù)分析方法的利用,明確各類影響經(jīng)營管理的要素,配合采用數(shù)據(jù)協(xié)同分析的方法,可以強化供應(yīng)客戶的匹配性。利用大數(shù)據(jù)分析法還能實現(xiàn)對供應(yīng)客戶產(chǎn)品報價、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、失信檔案、基礎(chǔ)資料等多元化信息的識別,為供應(yīng)商的分類提供合理依據(jù),通過編制不同的供應(yīng)方案,能夠幫助企業(yè)達到篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的目的,確??蛻裟軌虺蔀槠髽I(yè)的優(yōu)質(zhì)資源,還能在此基礎(chǔ)上提高合作效率,強化對各方利益的有效保護。

      4.構(gòu)建采購質(zhì)量管理控制模式

      針對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營來說,物資采購質(zhì)量及與生產(chǎn)鏈條的契合性是重要影響因素,與企業(yè)的生產(chǎn)平衡及資源配置存在密切聯(lián)系,一旦以上環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,容易造成嚴重的經(jīng)濟損失。利用大數(shù)據(jù)針對企業(yè)物資供應(yīng)商開展信用評定工作,同時,綜合評價重復(fù)采購數(shù)量、支付進度等重要信息,可以強化企業(yè)對供應(yīng)商判斷的直觀性、可靠性,幫助企業(yè)及時獲取供應(yīng)商的失信數(shù)據(jù)及履約數(shù)據(jù),通過掌控供應(yīng)商的信息,能夠達到從根源控制采購質(zhì)量的目的,為采購質(zhì)量管理奠定良好的基礎(chǔ)。

      5.選擇采購成本管理控制方法

      傳統(tǒng)的采購模式容易受到利益及采購人員主觀性的影響,部分采購人員會為了獲得更多個人利益,選擇虛報物資采購成本,企業(yè)采用傳統(tǒng)的采購管理方式,無法實現(xiàn)對采購成本的有效管控。而運用大數(shù)據(jù)技術(shù),能夠?qū)崿F(xiàn)對供應(yīng)商報價的直接判斷,系統(tǒng)會針對價格波動明顯或者成本缺乏可控性的物資發(fā)出預(yù)警信號,為企業(yè)的風(fēng)險防控提供可靠基礎(chǔ)。同時,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠強化物資采購價格信息整合分析的實效性,幫助采購管理人員明確物資價格的可靠波動范圍,進而以此為依據(jù)編制科學(xué)完善、合理可控的成本控制方案。此外,大數(shù)據(jù)能夠為上游及下游企業(yè)提供多元化的供應(yīng)鏈電子服務(wù),強化不同物資供應(yīng)環(huán)節(jié)的有效銜接,有利于提高物資采購管理效率,在保證物資質(zhì)量的基礎(chǔ)上強化成本控制。

      三、大數(shù)據(jù)時代構(gòu)建企業(yè)物資采購安全體系強化風(fēng)險控制的路徑

      (一)增強頂層牽引意識,構(gòu)建物資采購管理新模式

      為了達到可持續(xù)生產(chǎn)的目的,同時降低物資采購管理風(fēng)險的發(fā)生概率,需要增強頂層策劃意識,將供應(yīng)鏈戰(zhàn)略布局、元器件儲備、換型以及供應(yīng)商穿透管理等作為主線,有序落實產(chǎn)品器材的管理工作。進行頂層謀劃的過程中,應(yīng)合理設(shè)定供應(yīng)鏈管理目標、合理判斷管理風(fēng)險,制定切實可行的物資采購管理計劃,建立科學(xué)完善的考核獎懲機制,設(shè)定行政指揮目標,構(gòu)建高效的資源調(diào)配模式,編制更加可靠的技術(shù)行政指揮技術(shù)方案,拓展產(chǎn)品規(guī)劃的實現(xiàn)路徑。此外,增強信息化建設(shè)意識,加大物資選用管理系統(tǒng)的管控力度,針對不同的新型器材進行多維度管理,調(diào)整及優(yōu)化管理流程,逐步實現(xiàn)頂層牽引,強化相關(guān)數(shù)據(jù)信息的可查詢、可追溯性,不斷提高不同環(huán)節(jié)的工作效率,進一步突顯物資采購管理的可操作性。

      (二)加強產(chǎn)品統(tǒng)型管理,緩解企業(yè)的生產(chǎn)壓力

      為了強化企業(yè)物資采購管理的實效性,應(yīng)該增強統(tǒng)型管理意識,強化新型器材選擇與行業(yè)主流發(fā)展要求的契合性。因此,針對新研產(chǎn)品落實器材管理工作的過程中,應(yīng)該合理設(shè)計“先統(tǒng)型、再選型”的管理思路,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的離散型設(shè)計方式,變?yōu)榻y(tǒng)一化、集約化管理模式,強化各項技術(shù)需求指標的可行性。配合做好行業(yè)企業(yè)需求與技術(shù)的牽引,以器材生命周期分析為依托,規(guī)范新研產(chǎn)品的選型。開展統(tǒng)型工作的過程中,應(yīng)該加強對系統(tǒng)需求統(tǒng)型的分析,立足于源頭的角度,加大共性通用模塊的系統(tǒng)設(shè)計力度。除了需要進行系統(tǒng)需求統(tǒng)型,還應(yīng)該做好專業(yè)需求統(tǒng)型工作,配合落實專業(yè)梳理工作,制定切實可行的需求統(tǒng)型模塊需求策劃,構(gòu)建高效的統(tǒng)型清單梳理模式,有利于緩解企業(yè)的生產(chǎn)壓力,通過以點帶面實現(xiàn)國產(chǎn)化目標,能夠達到降低物資采購管理風(fēng)險的目的。

      (三)加強產(chǎn)品選型管理,降低上下游企業(yè)合作風(fēng)險

      對于企業(yè)產(chǎn)品的選型來說,需要以統(tǒng)型為依托,具體指在供應(yīng)商中進行調(diào)研和對比,為進一步提升選型工作水平,企業(yè)應(yīng)該針對物資采購管理的流程制度進行明確,設(shè)定經(jīng)濟性、必要性、合理性選型指標,強化相關(guān)流程設(shè)計的標準化以及組織建設(shè)的規(guī)范性。企業(yè)通過開展統(tǒng)型工作,能夠突顯自身采購規(guī)模優(yōu)勢,且可以提高產(chǎn)品的研發(fā)競爭力,確保實現(xiàn)傳統(tǒng)粗放型供應(yīng)鏈管理向精細化管理模式的轉(zhuǎn)變。企業(yè)應(yīng)基于供應(yīng)商布局策略以及分級思路,針對各專業(yè)領(lǐng)域編制相應(yīng)的供應(yīng)鏈布局方案,不僅可以讓需求調(diào)研擁有堅實基礎(chǔ),還能強化產(chǎn)品選型及其管理的針對性。在供應(yīng)商考核評價體系中引入供應(yīng)商合同履約率、產(chǎn)品返修率以及按時交貨率等數(shù)據(jù)信息,配合落實相關(guān)的考核工作,可以將考核結(jié)果作為供應(yīng)鏈布局方案的優(yōu)化依據(jù),并加強在供應(yīng)商參與新器材選型調(diào)研層面的運用,有助于激發(fā)供應(yīng)商參與考核的積極性,強化供應(yīng)商對考核結(jié)果的正確認識,進而形成雙方合作的良性循環(huán)體系。

      (四)加強供應(yīng)商穿透管理,降低全鏈條安全風(fēng)險

      為了保證企業(yè)物資采購管理的可靠性,應(yīng)該提高對不同供應(yīng)商保障能力的重視,避免供應(yīng)商成為供應(yīng)鏈安全管理的短板。企業(yè)應(yīng)該通過落實供應(yīng)商穿透管理工作,強化供應(yīng)鏈安全風(fēng)險的可控性,工作內(nèi)容主要包含產(chǎn)品保障工作及供應(yīng)商配套產(chǎn)品設(shè)計選型的穿透管理。開展穿透管理工作的作用是了解供應(yīng)商的產(chǎn)品使用情況,針對供應(yīng)商的采購儲備、國產(chǎn)化換型以及國產(chǎn)化方案開發(fā)給予適當?shù)闹笇?dǎo)與牽引,進而強化研發(fā)中產(chǎn)品、生產(chǎn)中產(chǎn)品供貨的安全性。此外,企業(yè)應(yīng)該組建專業(yè)的專項團隊進行統(tǒng)籌規(guī)劃,明確下一級供應(yīng)商的穿透管理方案,合理選擇相關(guān)的管理手段,合理劃分各部門及崗位的職能權(quán)責(zé),有助于保證全鏈條供應(yīng)安全,強化對物資采購管理風(fēng)險的強力防控。

      (五)依托于信息化系統(tǒng),減少物資質(zhì)量管理風(fēng)險

      為了強化物資采購管理的透明性、高效性,應(yīng)該加強對信息化系統(tǒng)的有效構(gòu)建及利用,建立科學(xué)完善的管理制度,認真梳理物資采購管理流程模型,始終堅持協(xié)同化發(fā)展原則,在軟件系統(tǒng)中實現(xiàn)對管理流轉(zhuǎn)途徑與邏輯的固化,通過信息化建設(shè)約束物資采購管理。企業(yè)應(yīng)該嚴格按照流程制度要求落實管理工作,總結(jié)分析以往的管理經(jīng)驗,構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理框架。首先,立足于客戶基本需求的角度,明確物資采購管理方法,減少設(shè)計師資源的投入;其次,加強與內(nèi)部及外部合規(guī)性要求的融合,合理簡化管理流程,針對重要的審核環(huán)節(jié)進行保留,以免因管理流程不規(guī)范引發(fā)審計風(fēng)險;最后,立足于產(chǎn)品全生命周期的角度進行分析,加大外購產(chǎn)品的保障力度,在供應(yīng)商考核指標中引入質(zhì)量穩(wěn)定性指標,逐步形成健全的產(chǎn)品選型體系,有助于實現(xiàn)提質(zhì)增效的物資采購管理目標。

      四、結(jié)語

      大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下,企業(yè)通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù),能夠調(diào)整及優(yōu)化物資采購計劃及方案,同時還能實現(xiàn)對優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商及客戶的甄別,為成本管理控制提供技術(shù)支撐,不斷提高經(jīng)營管理效率。因此,企業(yè)需要增強大數(shù)據(jù)技術(shù)分析意識,明確物資采購管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用要點及注意事項,在此基礎(chǔ)上,運用大數(shù)據(jù)分析方法,強化對物資采購風(fēng)險的有效防控,減少采購風(fēng)險給企業(yè)帶來的經(jīng)濟損失,逐步實現(xiàn)企業(yè)利益最大化的發(fā)展目標。

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