■袁海芳

一、前言

近些年來，企事業(yè)單位的檔案管理越來越發(fā)揮著重要作用，尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，企事業(yè)單位在延續(xù)自身傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，更應(yīng)該結(jié)合實際創(chuàng)新檔案管理新措施。隨著計算機(jī)技術(shù)日新月異的不斷提高，無論是行政事業(yè)單位還是企業(yè)單位，檔案管理均在發(fā)生著巨大的變化。因此，伴隨著信息化技術(shù)的變革，企事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究也被充分顯現(xiàn)出來[1]。

二、國內(nèi)企事業(yè)單位研究現(xiàn)狀

檔案管理工作是國內(nèi)一直很關(guān)注的研究熱點(diǎn)，許多專家學(xué)者針對全國不同類型的企事業(yè)單位檔案管理發(fā)展進(jìn)行了深入細(xì)致地研究。

（一）院校事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

從全國院校來看，尤其是高校，不斷轉(zhuǎn)變檔案管理工作的意識，在檔案管理工作中不斷探索，不僅從單一的管理模式向多元化管理模式發(fā)展，更加注重檔案管理的保密性[2]。同時，根據(jù)實際工作需要，院校檔案管理進(jìn)一步實現(xiàn)資源共享、信息共享，逐步建立完善的檔案管理制度，形成新的智能化管理體系[3]，從而使檔案資源更好地服務(wù)于院校的管理工作。

（二）行政事業(yè)單位管理工作現(xiàn)狀

行政事業(yè)單位不同于高校檔案管理方向，一是“重”審核。側(cè)重人事檔案中的人才選拔、人力資源配置等各項工作[4]，尤其是從“三齡兩歷”（三齡：年齡、工齡、黨齡。兩歷：學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷）審核[5]，以“優(yōu)”選為著手，進(jìn)一步優(yōu)化人才，從而更有效地發(fā)揮人才庫的高效作用。二是“變”模式。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案卷宗管理模式已經(jīng)不能很好滿足行政事業(yè)單位人才的選拔，不僅在查閱、利用等方面浪費(fèi)大量的人力和物力，更降低工作效率，經(jīng)長期探索研究，逐步形成以電子信息為基礎(chǔ)的人才庫管理系統(tǒng)。三是“分”責(zé)任。檔案管理涉及人才資源安全等問題，建立完善的責(zé)任制，分級分權(quán)限管理，一方面可以防止人才信息的泄露，保證信息安全，一方面能權(quán)責(zé)分明，避免職責(zé)不分的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

無論是公立還是私立醫(yī)院，醫(yī)院檔案管理工作在進(jìn)行醫(yī)療、科研和管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的角色[6]。國內(nèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)主要從三個方面不斷演變。一是強(qiáng)化檔案管理意識。從管理者至人事檔案具體負(fù)責(zé)人員，不斷轉(zhuǎn)變檔案管理工作思想意識，建立科學(xué)決策，才能把檔案管理工作發(fā)揮到最大用處。二是健全檔案制度以及考核制度。在面對各種醫(yī)療事件等應(yīng)急事件中，以及上級各種檢查考核中，利用檔案管理制度的不斷創(chuàng)新，從優(yōu)、從速出臺最優(yōu)處置方案，保證檔案管理不斷地蛻變提升。三是不斷提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)在不斷進(jìn)步的當(dāng)今時代，最基本標(biāo)準(zhǔn)已不能滿足患者的需要，實用性強(qiáng)、可操作性強(qiáng)、更標(biāo)準(zhǔn)化也是近年來醫(yī)療機(jī)構(gòu)研究、探索的目標(biāo)所在。

（四）企業(yè)檔案管理工作研究現(xiàn)狀

企業(yè)單位檔案管理在近年來也已形成獨(dú)有的體系[7]，主要有三方面。一是管理機(jī)構(gòu)的形成。從全國來看，各類型企業(yè)已形成比較規(guī)范的管理和制度，部分企業(yè)一般采取獨(dú)立的檔案管理模式，配備專門人員進(jìn)行檔案管理工作，還有一些企業(yè)采用人事代理，優(yōu)化資源。二是管理制度已初見效果。國家層面先后出臺的條例、規(guī)范、規(guī)定等，促使各企業(yè)有了更好的用人制度，也更好地達(dá)到管理目的。三是管理人員不斷增多。由于檔案管理工作日益突出，各企業(yè)在管理人員的傾注也越來越多，使得檔案管理效率不斷提高，實現(xiàn)人事資源管理工作更加規(guī)范化。

三、企事業(yè)單位目前存在的問題

（一）在檔案管理工作中思想不重視

在檔案管理工作中，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，各級分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理實際利用缺乏遠(yuǎn)見性，迫使檔案管理實踐長期處于教育改革的最底層，甚至是一直擱置。傳統(tǒng)檔案管理采用的是成套裝訂方法，無論是打孔還是裝訂，工作量大、投入人力多、成本高，既不利于人事調(diào)動查閱，也無法適應(yīng)人才流動迅速的當(dāng)今時代。

（二）對檔案管理人才調(diào)入力量不充沛

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，隨著信息技術(shù)的不斷更新，檔案管理工作本身對檔案管理人員素質(zhì)要求就在不斷地提高。加上單位高層對檔案管理人員的不重視，以及檔案管理人員自身知識和技能存在的不足，靠以往的年齡大、人員少、專業(yè)要求低、管理單一的檔案管理人員已經(jīng)沒有辦法滿足各類企事業(yè)單位的檔案管理崗位，更沒有辦法提高檔案管理的質(zhì)量來面對當(dāng)今的每一次信息技術(shù)的挑戰(zhàn)。

（三）在檔案管理工作中責(zé)任機(jī)制不健全

雖然國內(nèi)各類企事業(yè)單位已經(jīng)設(shè)置了基本的制度，但在操作性方面、針對性方面都存在一定的不足。如制度不夠健全，針對性不強(qiáng)，雖制定了制度，但在執(zhí)行時脫離實際或操作性不強(qiáng)。也有的企事業(yè)單位制度與大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息化技術(shù)不匹配或脫節(jié)，甚至有的企事業(yè)單位只滿足于原來的基本制度，與智能化信息產(chǎn)生排斥，拒絕與時俱進(jìn)。也有的企事業(yè)單位在落實制度過程中，執(zhí)行力打折扣，或者機(jī)制不順暢。以上所述，導(dǎo)致檔案管理的綜合利用和發(fā)展受到阻礙，制約著檔案管理工作的質(zhì)量提升。

四、關(guān)于檔案管理工作中的創(chuàng)新性舉措

（一）不斷強(qiáng)化檔案管理意識

企事業(yè)單位不斷轉(zhuǎn)變檔案管理的思想，創(chuàng)新檔案管理工作措施，來打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，才能對檔案收集、分析、整理、利用等全方面進(jìn)行改革。首先加強(qiáng)管理者的高層決策。管理者應(yīng)深入研究現(xiàn)代檔案管理技術(shù)采用合適的管理方式，以安全為前提，實現(xiàn)檔案管理資源的共享模式。其次加強(qiáng)檔案管理工作統(tǒng)籌協(xié)作。依托于先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，分級分權(quán)限的從單一管理模式向多元化管理模式不斷遞增，形成有利于單位長期向好的發(fā)展模式。此外，應(yīng)加強(qiáng)檔案工作落地落實。任何工作都離不開執(zhí)行到位，尤其是檔案管理工作，只有科學(xué)性強(qiáng)、操作簡單，才是檢驗存在的最好證據(jù)。

（二）不斷強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊人才的培養(yǎng)

檔案管理工作專業(yè)領(lǐng)域不同，如人事檔案、黨務(wù)檔案、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案等，對管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也不同。一要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)。任何性質(zhì)的企事業(yè)單位檔案管理工作，首要條件是遵紀(jì)守法、政治素養(yǎng)好。其次是通過具體負(fù)責(zé)人參加各種檔案管理的培訓(xùn)會，以及學(xué)習(xí)國家相繼出臺的各種規(guī)定、辦法、規(guī)范等，才能在思想上不斷更新，不斷武裝頭腦。二要強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識。無論專業(yè)素質(zhì)高與低，都需要具備高度的責(zé)任意識和保密意識，在檔案工作中，從繁瑣、無序、乏味的檔案資料中留有規(guī)范、有序、可利用性強(qiáng)的檔案資源，才能在實際工作中，時刻抱有敏銳的洞察力。三要不斷拓展學(xué)習(xí)檔案管理與信息技術(shù)。惟有利用豐富的檔案管理經(jīng)驗，結(jié)合信息技術(shù)科學(xué)，形成檔案管理工作有機(jī)體系，才能真正從根本上實現(xiàn)人才資源高效管理的最終目的。

（三）不斷完善檔案管理工作機(jī)制

無規(guī)矩不成方圓，檔案管理涉及大量個人信息，從安全性角度考慮，健全檔案管理工作機(jī)制意義重大。一是制定檔案管理規(guī)范化制度，健全工作機(jī)制。根據(jù)各類企事業(yè)單位專業(yè)領(lǐng)域的要求，制定針對性強(qiáng)、操作性高的制度，進(jìn)一步完善工作機(jī)制，讓制定者、使用者、操作者形成閉環(huán)管理，無論檔案在收集、歸檔、應(yīng)用等各個環(huán)節(jié)，都有制度可遵循，保障管理機(jī)制順暢。二是檔案管理工作機(jī)制要與信息科學(xué)技術(shù)強(qiáng)強(qiáng)結(jié)合。要加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案管理向電子化、智能化管理進(jìn)程，利用信息技術(shù)科學(xué)的優(yōu)勢，制定更高效、精準(zhǔn)的查閱、收集、使用的現(xiàn)代化檔案管理制度，形成智能化檔案管理新體系。三是建立健全完善的責(zé)任追究制度。檔案管理基于安全保密的考慮，根據(jù)工作需要，結(jié)合分級、分權(quán)限的管理模式，完善責(zé)任追究制度，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識，從而有效避免檔案信息泄露、丟失等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

五、小結(jié)

綜上所述，本文從企事業(yè)單位檔案管理研究的意義、檔案工作的研究現(xiàn)狀、存在問題，提出對應(yīng)的創(chuàng)新措施，探索企事業(yè)單位檔案管理工作中的變革，從而實現(xiàn)在不同領(lǐng)域的企事業(yè)單位中，加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，同時樹立現(xiàn)代化的管理思維意識，借助高科技設(shè)備，從而達(dá)到預(yù)期的高效管理目標(biāo)。隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作的探索與研究仍然面臨很大的挑戰(zhàn)，需要更多的學(xué)者專家乃至管理者進(jìn)一步重視，才能不斷適應(yīng)各種新的挑戰(zhàn)。