基于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理探討

王紹鋒 張桂金

1 寧德師范學(xué)院附屬寧德市醫(yī)院 福建寧德 352100; 2 寧德市中醫(yī)院 福建寧德 352100

近幾年來,隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,在社會經(jīng)濟的推動下,電子信息行業(yè)的發(fā)展不斷加速,逐漸讓整個社會向著數(shù)字化的方向蛻變,并取得了較大的成果。作為向社會民眾提供醫(yī)療服務(wù)的醫(yī)療機構(gòu),我國國內(nèi)各大醫(yī)療機構(gòu)為了滿足自身內(nèi)部的管理需求,就必須做好醫(yī)院內(nèi)檔案管理工作,提升檔案管理的準(zhǔn)確率和有效率,并逐漸完成數(shù)字化建設(shè),借助信息化檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化醫(yī)院檔案管理,讓整個醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)都能夠快速接軌現(xiàn)代化社會,實現(xiàn)信息同步發(fā)展[1-2]。在醫(yī)院檔案管理中,數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在整個院內(nèi)的應(yīng)用率非常高,也正因如此,其容易受到其他外部因素的影響,從而影響到檔案管理的效率和進度,甚至?xí)蓴_到醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展,干擾到醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益[3]。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中,結(jié)合檔案信息管理、電子信息數(shù)字化管理方法,大大提升了技術(shù)的集約化程度,讓數(shù)字化管理系統(tǒng)成為醫(yī)院檔案管理的主流系統(tǒng)之一[4]。因此,醫(yī)院內(nèi)的檔案管理部門必須加大對數(shù)字化管理的重視程度,正確理清數(shù)字化檔案管理中的不足之處和問題,同時基于醫(yī)療信息環(huán)境的變化,動態(tài)調(diào)整處理方案,努力解決數(shù)字化檔案管理過程中存在與出現(xiàn)的問題,讓數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分發(fā)揮作用,促進醫(yī)院和檔案管理行業(yè)快速發(fā)展,讓醫(yī)院更好地行使社會職責(zé),更好地為社會發(fā)展提供助力。

1 醫(yī)院檔案管理工作的概述

作為醫(yī)院管理工作中的一環(huán),檔案管理工作的重要性不言而喻。該工作不僅能夠精準(zhǔn)地記錄醫(yī)院的沿革,還能夠為醫(yī)院未來的發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持[5]。和其他管理工作相比,檔案管理工作的特點如下:①工作量大且工作內(nèi)容復(fù)雜性高。檔案管理工作的內(nèi)容涉及面較廣,其包括會議記錄、基建檔案、人事檔案、藥劑處方、文書檔案、科研教學(xué)檔案、病案以及財務(wù)檔案等。從載體上細分,醫(yī)院的檔案又分為教學(xué)檔案、實物檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案以及電子檔案等,其載體不僅多元化,還有復(fù)雜的類型,所以,檔案管理工作難度非常大。同時,醫(yī)院內(nèi)的檔案信息產(chǎn)生速度非常快,比如病案每日都在持續(xù)增加,且增加量巨大。此外,還有住院患者的病案,由于患者住院時間長,需要接受的檢查內(nèi)容較多,如醫(yī)囑、檢查、化驗等等,都需要進行檔案登記,錄入至檔案系統(tǒng)中。②關(guān)聯(lián)性強。醫(yī)院檔案之間存在密切的聯(lián)系,在就診的各個環(huán)節(jié)中,就診活動會產(chǎn)生不同的檔案,而這些檔案會被各個科室反復(fù)地利用;同時,病案與教學(xué)檔案間,也具有一定的聯(lián)系,同一份檔案在不同科室內(nèi),其發(fā)揮的作用也有所不同,比如同一份病案,科教科可利用其開展教學(xué),臨床科可利用其開展病案討論,而宣傳科可利用其進行成果展示等等。③專業(yè)性強。醫(yī)院內(nèi)的檔案類型非常多,不同的檔案,其管理的規(guī)定也有所不同,同時,不同科室在規(guī)章制度上也有所不同。

2 應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的必要性

隨著社會的發(fā)展,醫(yī)療系統(tǒng)改革的不斷推進,現(xiàn)在的醫(yī)院檔案內(nèi)容,相較于以前復(fù)雜程度越來越高,不僅涵蓋了醫(yī)院管理過程中形成的檔案、常規(guī)的醫(yī)療檔案,還涵蓋了關(guān)于醫(yī)療科研創(chuàng)新的檔案[6]。同時,還有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、視頻檔案、數(shù)據(jù)檔案以及影像檔案等,這些復(fù)雜的檔案來源,讓醫(yī)院管理檔案的難度系數(shù)大大提升。醫(yī)院在推進數(shù)字化檔案管理的過程中,加快數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè),其優(yōu)勢如下:①建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),能幫助醫(yī)院快速收集檔案信息資源,能便于工作人員實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理,進一步提升信息管理的有效性。數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng),能在醫(yī)院日常工作的過程中,或者在服務(wù)患者的過程中,提供快速檢索信息服務(wù),同時提高檢索信息的準(zhǔn)確性;數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng),能在開發(fā)和利用檔案信息時,或者在整理檔案信息時,減少相關(guān)工作人員的工作量和差錯率,快速為醫(yī)護人員匹配完整的患者信息,盡早確診患者的病情,為患者爭取治療時間,提高醫(yī)療質(zhì)量,進一步減少誤診、漏診的發(fā)生率,最大程度發(fā)揮出檔案信息資源的作用。②建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),有助于實現(xiàn)資源的共享。在管理醫(yī)院內(nèi)各類檔案信息時,需要結(jié)合醫(yī)院內(nèi)的各部門,共同協(xié)助、共同配合,一起將重要的檔案信息資源錄入到系統(tǒng)中,并借助數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有效對接業(yè)務(wù)系統(tǒng),進一步提升醫(yī)院整體的辦公效率。同時,數(shù)字化檔案信息管理體系的建立,還能實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)資源的整合和共享,集中資源進行有效開發(fā),最大程度上發(fā)揮出檔案信息資源的作用[7]。

3 應(yīng)用數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)存在的問題

缺乏完善的制度:目前,仍有一些醫(yī)院缺乏對數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的重視,沒有根據(jù)數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的特點,制定與之相匹配的制度,這在一定程度上影響醫(yī)院推進信息化檔案管理的建設(shè)步伐,難以有效保障醫(yī)院檔案管理工作的有序開展,難以有效保障其向著數(shù)字化管理的推進,使得數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)難以在醫(yī)院的檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)用的作用,難以實現(xiàn)檔案信息的整合和共享,導(dǎo)致檔案信息資源被閑置、被浪費。還有一些醫(yī)院,雖然根據(jù)數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的特點,制定了相應(yīng)的制度,但是在制度的落實過程中,并未落到實處,仍存在著形式主義,甚至執(zhí)行制度過程中還有人未全面清楚制度的內(nèi)容,難以根據(jù)制度要求,開展相關(guān)工作,最終導(dǎo)致制定的檔案管理制度形同虛設(shè)[8-9]。

3.1 缺乏先進的管理方法

在信息時代下,醫(yī)院要想更好地開展檔案管理工作,就必須借助現(xiàn)代化管理技術(shù),創(chuàng)新檔案管理的方式,積極引用先進的數(shù)字化系統(tǒng),管理醫(yī)院的各類檔案信息資源[10]。但是,從目前的管理模式上看,不少醫(yī)院仍以人工管理為主,在多個環(huán)節(jié),如信息采集以及開發(fā)、利用、管理、保存、整理等,依舊還沿用著人工操作,同時,在實踐操作過程中,出現(xiàn)不少失誤的情況,不僅容易破壞紙質(zhì)檔案信息的完整性,還不利于紙質(zhì)檔案的修復(fù)。再加上,管理紙質(zhì)檔案的模式,易受到其他因素的影響,如管理人員自身的素質(zhì)、環(huán)境以及天氣等,進一步增加了管理的難度系數(shù),加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān),也正因如此,數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)替代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的。

3.2 存在網(wǎng)絡(luò)安全問題

在建設(shè)數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)時,離不開信息技術(shù)的應(yīng)用,而在數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)融入檔案管理工作中時,確保網(wǎng)絡(luò)信息安全,就顯得尤為重要。但是,從目前檔案管理工作開展的過程中來看,不少醫(yī)院明顯沒有認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)信息安全的重要性,不僅如此,還減弱了數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的安全性能,導(dǎo)致檔案信息資源易受病毒侵害、易丟失、易泄密等安全問題的影響。尤其是關(guān)乎醫(yī)院發(fā)展的數(shù)據(jù)、科研創(chuàng)新的數(shù)據(jù)等,這類核心數(shù)據(jù)一旦泄密,就會嚴(yán)重妨礙到醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展[11]。

4 基于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理策略

4.1 轉(zhuǎn)變觀念,重視數(shù)字化檔案管理

為了確保醫(yī)院能順利實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用,發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的作用和價值,就離不開醫(yī)院管理層的重視和支持[12]。所以,醫(yī)院檔案管理是否能夠完成向數(shù)字化的轉(zhuǎn)型,在很大程度上,取決于醫(yī)院管理層的態(tài)度和支持。唯有持續(xù)不斷的參與,持續(xù)不斷地統(tǒng)籌和規(guī)劃,做好總體布局,才能夠穩(wěn)步推進數(shù)字化建設(shè)。因此,醫(yī)院檔案管理完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型,首先需要從認(rèn)知上入手,要求醫(yī)院管理層的相關(guān)人員主動轉(zhuǎn)變觀念,正確認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性,并加大宣傳,持續(xù)不斷地投入轉(zhuǎn)型所需的資金。

此外,檔案部門的相關(guān)管理人員同樣要與時俱進,主動與現(xiàn)代社會的發(fā)展接軌,正確認(rèn)識到向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義和作用,并在延續(xù)醫(yī)院寶貴文化的同時,創(chuàng)新管理方式。而檔案管理部門,則需要基于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的特點,制定相應(yīng)的應(yīng)用計劃,切實將資金落實分配到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的各個方面,如引進技術(shù)、人才培育、基礎(chǔ)設(shè)施運行等。因此,檔案管理部門要總體規(guī)劃,統(tǒng)籌分配,基于實際情況科學(xué)分配投入的資金,并做好全程的監(jiān)控管理,讓投入的資金準(zhǔn)確落實,最大化產(chǎn)生價值。

4.2 優(yōu)化制度,明確數(shù)字化制度體系

為了發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的作用,實現(xiàn)檔案工作數(shù)字化的轉(zhuǎn)型,就必須優(yōu)化內(nèi)部檔案管理制度,為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型保駕護航[13]。首先,基于醫(yī)院目前檔案資源管理的實際情況,優(yōu)化檔案管理制度,同時結(jié)合國家的相關(guān)規(guī)定,明確材料的歸檔時間、歸檔要求以及歸檔范圍,確保每一項檔案資源的完整性和齊全度。并且,嚴(yán)格按照國家的相關(guān)要求,規(guī)范檔案數(shù)字化加工技術(shù),確保數(shù)字化系統(tǒng)能覆蓋到檔案收集的各個環(huán)節(jié),并做到全程監(jiān)控,明確權(quán)責(zé)劃分。其次,完善數(shù)字化檔案制度,制定《電子文件歸檔與電子檔案管理制度》,明確檔案資源的收集方式、檔案資源的種類與來源,以及檔案資源的范圍。根據(jù)不同部門的具體情況,對照紙質(zhì)檔案,轉(zhuǎn)化成電子檔案。制定《電子文件歸檔元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》,發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中元數(shù)據(jù)的作用,深入挖掘檔案數(shù)字化的深層次價值,進一步提升檔案資源的使用率,做好元數(shù)據(jù)的收集工作和管理工作。

4.3 重視信息安全,完善信息安全措施

在建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)時,常見的檔案信息資源存儲方式主要包括檔案室備份、光盤存儲、硬盤式存儲等,不同的檔案信息資源存儲方式,其安全性也有所不同,而采用不同的存儲方式進行搭配,不僅能夠滿足檔案信息資源的存儲要求,還能滿足數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)型要求。但如果視頻類文件過多,則需要升級存儲介質(zhì)。同時,做好安全防護建設(shè)工作,設(shè)置防火墻,以防火墻為屏障,隔離內(nèi)外網(wǎng),為檔案管理數(shù)字化做好安全保障工作[14]。

基于數(shù)字化檔案管理的要求,防火墻的設(shè)置必須滿足以下幾點要求:①實時報警功能;②持續(xù)升級;③連接大數(shù)據(jù)功能;④管理方便、設(shè)計快捷;⑤全狀態(tài)監(jiān)測系統(tǒng);⑥獨立的硬件設(shè)施、獨立的程序軟件。

除了設(shè)置防火墻來隔斷醫(yī)院的內(nèi)外網(wǎng)以外,還要在內(nèi)網(wǎng)中的安全等級系統(tǒng)中,設(shè)置防火墻和入侵檢測防御系統(tǒng),一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)入侵,可及時提供保障,確保檔案信息不被泄露。同時,入侵檢測防御系統(tǒng)還具有自我數(shù)據(jù)的檢測功能,能實現(xiàn)雙向保護。此外,由于以往查殺病毒的方式主要以被動查殺為主,所以還需要設(shè)置網(wǎng)關(guān)病毒防御系統(tǒng),一旦系統(tǒng)出現(xiàn)感染,則會自動開始查殺[15]。但由于自動查殺病毒,會占用大量資源,所以,在建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)時,要基于相關(guān)建設(shè)要求,設(shè)置網(wǎng)關(guān)病毒防御系統(tǒng),雙向檢查進出數(shù)據(jù)。

4.4 注重人才資源,構(gòu)建內(nèi)部人才梯隊

醫(yī)院為了確保數(shù)字化檔案管理工作的有序開展,必然離不開人才資源,所以,提高現(xiàn)階段對檔案管理人員的素質(zhì)水平成為必然。例如現(xiàn)階段的檔案管理人員不僅要熟練掌握管理方面的知識,還要掌握其他學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的知識,如計量統(tǒng)計學(xué)、計算機學(xué)等。

因此,在構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)時,醫(yī)院需要引進復(fù)合型人才,優(yōu)化檔案管理人才的隊伍。首先,和高校建立長期的合作關(guān)系,直接從高校內(nèi)部引進人才,鼓勵專業(yè)知識出色的學(xué)生,如檔案專業(yè)、計算機專業(yè)等,來到醫(yī)院內(nèi)進行實習(xí),熟練掌握數(shù)字化檔案管理的相關(guān)工作內(nèi)容,讓其在實習(xí)過程中,完成專業(yè)知識向工作技能的轉(zhuǎn)變;同時,還要基于數(shù)字化檔案管理工作的內(nèi)在要求,向社會上打開招聘大門,吸納社會上的優(yōu)秀人才,進一步壯大醫(yī)院檔案管理部門的人才隊伍。其次,加強檔案管理人員間的交流,加大對院內(nèi)檔案管理人員的培訓(xùn)力度,定期在檔案管理部門中開展講座,講解相關(guān)的專業(yè)知識,如檔案管理知識、業(yè)務(wù)操作技能等,進一步提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平[15-16]。

醫(yī)院還需優(yōu)化獎懲激勵制度,展示優(yōu)秀成果,并以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性,加快數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)型。此外,實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理必然要涉及到諸多主體,為確保各方穩(wěn)定配合,醫(yī)院還需要建立多層次的培訓(xùn)體系?；谂嘤?xùn)主體,應(yīng)用“請進來”“走出去”的方式,邀請檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)層進行調(diào)研和參觀,鼓勵檔案管理部門其他人員走出去,前往其他醫(yī)院內(nèi)進行調(diào)研,了解其他醫(yī)院在數(shù)字化檔案管理上采用的方法?；谂嘤?xùn)形式,應(yīng)用線上結(jié)合線下的方式,在醫(yī)院內(nèi)部開展培訓(xùn)班,舉行知識講座,設(shè)立技能競賽等,并借助手機客戶端以及網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺,讓檔案管理人員能利用其他時間進行自主學(xué)習(xí),真正做到線上線下靈活學(xué)習(xí),進一步提升檔案管理人員的專業(yè)水平[17-18]。

4.5 優(yōu)化歸檔流程

在以往的檔案歸檔過程中,時常會出現(xiàn)審查依據(jù)缺乏、文件不齊全、整理規(guī)范不統(tǒng)一等問題,所以,為了提高歸檔效率,提升歸檔的準(zhǔn)確率,就必須改善歸檔手段,優(yōu)化歸檔流程,借助數(shù)字化手段,實現(xiàn)審查溯源、在線移交。針對需要歸檔的紙質(zhì)檔案資料,需要科學(xué)審查其數(shù)量和內(nèi)容,有效整理文件,并在完成審查后,制作案卷目錄。若在審查過程中,發(fā)現(xiàn)文件數(shù)量不全、整理不規(guī)范等問題,則需要立即處理,確保文件歸檔的質(zhì)量[19]。在歸檔方式上,要走現(xiàn)代化歸檔路線,采用線上歸檔的方式,將散落于各個部門的檔案信息資料,進行線上歸檔,同時,基于醫(yī)院內(nèi)不同部門工作模式的不同,設(shè)置線上歸檔平臺,讓各部門做好檔案資料的移交、審批等環(huán)節(jié),以便于保障后續(xù)的責(zé)任追溯。

綜上所述,醫(yī)院內(nèi)的檔案管理部門必須加大對數(shù)字化管理的重視程度,正確理清數(shù)字化檔案管理中的不足之處和問題,同時基于醫(yī)療信息環(huán)境的變化,動態(tài)調(diào)整處理方案,提高解決問題的有效性,減少數(shù)字化檔案管理的問題,讓數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分發(fā)揮其作用,促進醫(yī)院和檔案管理行業(yè)快速發(fā)展,讓醫(yī)院更好地行使社會職責(zé),更好地為社會發(fā)展提供助力。