數(shù)字時(shí)代電子會(huì)計(jì)檔案全流程路徑構(gòu)建研究

王艷 楊寅 吳忠生 黃長(zhǎng)胤

【摘 要】 萬物互聯(lián)互通的數(shù)字時(shí)代，正在改變著新商業(yè)模式下企業(yè)的內(nèi)部管理和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。會(huì)計(jì)檔案作為企業(yè)重要的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，直接反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督作用，并輔助企業(yè)完成預(yù)測(cè)前景、決策經(jīng)營(yíng)、評(píng)價(jià)業(yè)績(jī)、制定戰(zhàn)略等工作，因此開展數(shù)字時(shí)代電子會(huì)計(jì)檔案研究具有重要的積極意義。在電子會(huì)計(jì)檔案技術(shù)、政策、管理背景等影響的基礎(chǔ)上，解析電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的采集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱、鑒定、銷毀、安全的全流程路徑過程，提出從發(fā)票采集方式、實(shí)物流、影像流、業(yè)務(wù)流、電子化歸檔五個(gè)方面構(gòu)建數(shù)字時(shí)代的電子會(huì)計(jì)檔案解決方案，指導(dǎo)企業(yè)建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)治理。

【關(guān)鍵詞】 電子會(huì)計(jì)檔案； 數(shù)字時(shí)代； 數(shù)字技術(shù)

【中圖分類號(hào)】 F275? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A? 【文章編號(hào)】 1004-5937（2023）02-0124-07

一、引言

企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表，以及合同、發(fā)票、對(duì)賬單等其他會(huì)計(jì)資料是單位檔案的重要來源，也是國(guó)家檔案的核心內(nèi)容[ 1 ]。大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等數(shù)字技術(shù)使數(shù)據(jù)資源能夠以更低成本隨處隨時(shí)獲取，并加速流動(dòng)和分享，使人類社會(huì)進(jìn)入了數(shù)字時(shí)代。會(huì)計(jì)工作已經(jīng)邁入數(shù)智化時(shí)代，數(shù)字技術(shù)將加速企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用和管理模式的創(chuàng)新變革[ 2 ]。與此同時(shí)，國(guó)家政策制度的不斷修訂、企業(yè)內(nèi)部管理的不斷變革，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案開始從紙質(zhì)模式邁入電子模式。

在國(guó)家政策制度的驅(qū)動(dòng)下，理論界與實(shí)務(wù)界的專家學(xué)者開始關(guān)注電子會(huì)計(jì)檔案的最新進(jìn)展與應(yīng)用實(shí)踐。學(xué)者在對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的研究中都非常關(guān)心國(guó)家政策制度的影響作用。2013年12月，發(fā)改委、財(cái)政部、國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家檔案局聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于組織開展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案綜合試點(diǎn)工作的通知》，明確提出增加開具、查詢、接收、驗(yàn)證、歸檔、調(diào)閱等電子發(fā)票管理環(huán)節(jié)。中國(guó)聯(lián)通、中國(guó)人保和中國(guó)電信三家企業(yè)在2012年成功完成了電子會(huì)計(jì)檔案試點(diǎn)工作，財(cái)政部和國(guó)家檔案局從2014年開始對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行修訂，于2016年1月施行，明確提出企業(yè)可以利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案[ 3 ]。2020年3月又印發(fā)了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，更加明確地指出電子會(huì)計(jì)檔案可以不再另以紙質(zhì)形式保存，電子與紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力；同年12月20日，國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布了《關(guān)于在新辦納稅人中實(shí)行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項(xiàng)的公告》，明確提出在全國(guó)新辦納稅人中實(shí)行增值稅專用發(fā)票電子化，為規(guī)范使用電子發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔提供了基礎(chǔ)。

在電子會(huì)計(jì)檔案管理及應(yīng)用研究方面，有研究認(rèn)為，企業(yè)通過對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的全面管理，如領(lǐng)導(dǎo)層的重視、數(shù)據(jù)真實(shí)性的保障、電子數(shù)據(jù)安全的保護(hù)、專業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理人員的培養(yǎng)等，更加有效地保證會(huì)計(jì)檔案的完整、真實(shí)、安全、可用，在降低檔案管理成本的基礎(chǔ)上，更能保障檔案的安全[ 4-5 ]。會(huì)計(jì)檔案電子化在企業(yè)應(yīng)用至關(guān)重要，在企業(yè)內(nèi)部管理和利用過程中，具有智能識(shí)別、高速傳遞、高效查詢等優(yōu)勢(shì)，幫助企業(yè)節(jié)省人力財(cái)力，從而提高檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率。數(shù)字時(shí)代，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈、云計(jì)算等新技術(shù)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)的優(yōu)勢(shì)作用將更加明顯，有助于實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的安全性和真實(shí)性，以及精細(xì)化、智能化和實(shí)時(shí)化[ 6-7 ]。

電子會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)高效管理與積極應(yīng)用方面已經(jīng)得到了普遍的認(rèn)可，雖然會(huì)計(jì)檔案的電子化幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)異地實(shí)時(shí)稽核，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管控能力，但在數(shù)字時(shí)代，隨著會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)類型多樣和數(shù)量激增，企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔數(shù)量、歸檔方式、訪問效率、使用成本、數(shù)據(jù)安全等提出了更高的要求[ 6 ]，企業(yè)迫切希望通過智能化、數(shù)字化的電子會(huì)計(jì)檔案，幫助管理者高效、實(shí)時(shí)管理和分析電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。當(dāng)前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)：第一，會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量過大，會(huì)計(jì)憑證、發(fā)票、合同等紙質(zhì)附件較多，難于管理；第二，企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)，以及外部供應(yīng)鏈的全流程未打通，會(huì)計(jì)檔案管理的部分節(jié)點(diǎn)手工操作較多；第三，部分企業(yè)初步建立了電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，但是紙質(zhì)檔案未能與相對(duì)應(yīng)的電子檔案建立有效的索引關(guān)系，為會(huì)計(jì)人員和業(yè)務(wù)人員的借閱、查詢帶來諸多困難；第四，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督職責(zé)缺失，會(huì)計(jì)檔案容易丟失，數(shù)據(jù)容易被篡改和損壞，可能造成會(huì)計(jì)檔案無法完全保存完整；第五，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存占據(jù)較大物理空間，也需要大量檔案管理人員進(jìn)行維護(hù)，紙質(zhì)單據(jù)需要手工匹配、裝訂，管理成本較高；第六，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案服務(wù)于會(huì)計(jì)實(shí)踐較為繁瑣，會(huì)計(jì)檔案信息的共享難于實(shí)現(xiàn)，未能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用價(jià)值；第七，電子會(huì)計(jì)檔案的管理可能存在一定的安全隱患，尤其是企業(yè)內(nèi)部對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，導(dǎo)致出現(xiàn)管理制度及文檔不夠健全、管理人員能力不足、會(huì)計(jì)資料的電子化程度不夠等問題，無形中增加了檔案的管理難度[ 8 ]。

正是由于信息技術(shù)的快速迭代和政策制度的積極引領(lǐng)，為企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)的問題提供應(yīng)對(duì)方案，也為本文展開系列研究提供了可能。電子會(huì)計(jì)檔案利用移動(dòng)互聯(lián)、人工智能、電子影像等技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)為電子化的線上處理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料智能化的調(diào)閱和共享。電子會(huì)計(jì)檔案在打破企業(yè)內(nèi)外部信息孤島的前提下，提高會(huì)計(jì)檔案處理效率，降低財(cái)務(wù)成本，基于數(shù)字技術(shù)和已沉淀的數(shù)據(jù)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模擬、管理決策提供數(shù)字化的經(jīng)濟(jì)洞察。因此，數(shù)字時(shí)代，企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的全流程路徑應(yīng)該包括哪些階段？基于這些路徑階段，企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的解決方案又該如何構(gòu)建？對(duì)這些問題的回答，有助于科學(xué)評(píng)價(jià)電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)的全流程，深入分析電子會(huì)計(jì)檔案構(gòu)建的解決方案，更好地促進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案為我國(guó)會(huì)計(jì)高質(zhì)量發(fā)展服務(wù)提供經(jīng)驗(yàn)證據(jù)和對(duì)策建議。

二、電子會(huì)計(jì)檔案全流程路徑解析

無論是手工時(shí)代和信息化時(shí)代，還是數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理主要包括采集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱、鑒定、銷毀的全流程。數(shù)字時(shí)代使企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生的原始憑證、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)檔案以幾何級(jí)數(shù)量增長(zhǎng)，并與財(cái)政系統(tǒng)、稅票系統(tǒng)等外部系統(tǒng)提供的各類電子票據(jù)，以及企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等提供的電子資料緊密關(guān)聯(lián)。企業(yè)的電子會(huì)計(jì)檔案管理利用OCR（光學(xué)字符識(shí)別）、RPA（機(jī)器人流程自動(dòng)化）、移動(dòng)互聯(lián)等數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料電子化，通過影像系統(tǒng)存儲(chǔ)和管理電子會(huì)計(jì)資料，并借助數(shù)據(jù)挖掘、大機(jī)器學(xué)習(xí)、知識(shí)圖譜等數(shù)字技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行智能分析與決策。數(shù)字時(shí)代企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案全流程路徑如圖1所示。

（一）檔案采集

2021年2月22日，國(guó)家檔案局聯(lián)合財(cái)政部、商務(wù)部、國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作的通知》，再次明確了增值稅電子發(fā)票的合法化。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生的原始憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、銀行對(duì)賬單、銀行回單、合同、票據(jù)等會(huì)計(jì)資料主要以紙質(zhì)形式存在，企業(yè)可通過內(nèi)外部系統(tǒng)的集成實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料采集自動(dòng)化，并利用影像系統(tǒng)使紙質(zhì)單據(jù)以電子化的形式存在。

企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集如圖2所示。企業(yè)通過第三方商旅平臺(tái)的稅票系統(tǒng)直接采集和驗(yàn)證各類電子發(fā)票，直接傳遞至電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。而對(duì)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中生成的各類實(shí)物紙質(zhì)單據(jù)，企業(yè)利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的影像系統(tǒng)，自動(dòng)生成相應(yīng)的各類電子單據(jù)批量上傳或手工上傳至電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。會(huì)計(jì)人員基于電子化的原始憑證自動(dòng)化或智能化生成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等電子化會(huì)計(jì)資料，并存放在會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與會(huì)計(jì)資料相關(guān)的原始單據(jù)通過內(nèi)外部系統(tǒng)與電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)對(duì)接，諸如，通過銀企互聯(lián)系統(tǒng)采集電子銀行回單、電子銀行對(duì)賬單，ERP系統(tǒng)中電子入庫(kù)單、出庫(kù)單，合同管理系統(tǒng)中電子合同，采購(gòu)系統(tǒng)中電子采購(gòu)單等。

（二）檔案整理

電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)收集完各類數(shù)據(jù)后，企業(yè)需要對(duì)電子檔案建立有序的管理體系。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)對(duì)采集的各類電子檔案建立數(shù)據(jù)資產(chǎn)目錄，對(duì)各類電子檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類并建立相互之間具有關(guān)聯(lián)關(guān)系的索引體系，更好地為后續(xù)電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)分析提供管理支持。

（三）檔案歸檔及保管

電子會(huì)計(jì)檔案的管理優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案及其之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系可以利用系統(tǒng)自動(dòng)化處理。企業(yè)根據(jù)各種財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)已有的電子會(huì)計(jì)檔案，基于系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)融合關(guān)系以及電子會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的溯源查詢，以及同一業(yè)務(wù)事項(xiàng)單據(jù)、發(fā)票等會(huì)計(jì)資料的關(guān)聯(lián)關(guān)系。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)生成的電子會(huì)計(jì)檔案可根據(jù)各自的編號(hào)以及建立好的映射關(guān)系，在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)中自動(dòng)完成電子單據(jù)的匹配。在此基礎(chǔ)上，會(huì)計(jì)人員通過掃描具有二維碼標(biāo)識(shí)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子之間的完美匹配。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)保留手動(dòng)匹配的權(quán)限，保證紙質(zhì)單據(jù)影像生成的電子單據(jù)與電子記賬憑證之間的準(zhǔn)確匹配和對(duì)應(yīng)關(guān)系。

另外，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的分冊(cè)入庫(kù)在全流程檔案管理中至關(guān)重要，將實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案與電子檔案之間按照順序執(zhí)行歸檔，主要體現(xiàn)在：第一，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的分冊(cè)入庫(kù)是以檔案準(zhǔn)確匹配實(shí)現(xiàn)為前提。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)對(duì)電子憑證進(jìn)行分冊(cè)，保證電子檔案分冊(cè)信息與實(shí)物紙質(zhì)檔案保持一致；第二，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)保存分冊(cè)信息后，會(huì)計(jì)人員可在系統(tǒng)中修改和維護(hù)分冊(cè)信息，以保證實(shí)物紙質(zhì)檔案發(fā)生信息變化后，電子會(huì)計(jì)檔案能夠與之相匹配，維護(hù)電子檔案與實(shí)物檔案之間的映射關(guān)系；第三，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)利用二維碼技術(shù)，實(shí)時(shí)跟蹤紙質(zhì)檔案的存放位置，保證電子檔案分冊(cè)信息與實(shí)物檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案虛擬化的電子管理和紙質(zhì)檔案盤點(diǎn)的自動(dòng)化管理；第四，企業(yè)可能存在多個(gè)紙質(zhì)檔案保管地點(diǎn)或檔案室，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)隨時(shí)查詢實(shí)物檔案所在地，并能實(shí)時(shí)申請(qǐng)實(shí)物檔案調(diào)撥，具有監(jiān)控實(shí)物檔案調(diào)撥進(jìn)度、檔案分冊(cè)信息修改等功能。

（四）檔案查詢與借閱

電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)形成了線上電子檔案和線下實(shí)物檔案的聯(lián)動(dòng)管理模式，各種會(huì)計(jì)資料可以隨時(shí)線上查詢。會(huì)計(jì)檔案借閱人基于查詢內(nèi)容定位相關(guān)電子資料，管理人員通過掃描分冊(cè)條形碼完成檔案的借閱與歸還。對(duì)于線下紙質(zhì)歸檔部分，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)通過勾稽線上電子檔案與線下實(shí)物檔案的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)線上與線下的聯(lián)動(dòng)管理。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)對(duì)線上電子檔案通過影像系統(tǒng)按照規(guī)則自動(dòng)關(guān)聯(lián)，線下實(shí)物檔案通過二維碼的方式實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)的自動(dòng)關(guān)聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)線下實(shí)物檔案的聯(lián)動(dòng)管理。

企業(yè)將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生的電子化原始憑證，以及生成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等電子會(huì)計(jì)資料，通過電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)外部系統(tǒng)利用API、RPA等技術(shù)自動(dòng)化地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成和數(shù)據(jù)映射的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以供業(yè)務(wù)人員或會(huì)計(jì)人員查詢。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)具有一定的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析能力和展示多維統(tǒng)計(jì)報(bào)表的功能，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)提供會(huì)計(jì)檔案數(shù)量和狀態(tài)的可視化結(jié)果，按照核算主體、主營(yíng)業(yè)類型、法人單位、借閱情況、產(chǎn)品分類等不同維度個(gè)性化地展示各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)，使電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)具有精細(xì)化、多維化、可視化的能力。

企業(yè)內(nèi)部管理、外部審計(jì)、上級(jí)監(jiān)管等都需要借閱電子會(huì)計(jì)檔案，因此電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)需要設(shè)計(jì)滿足各類組織和人員查閱需求的應(yīng)用場(chǎng)景。企業(yè)通過實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)多維度查閱電子會(huì)計(jì)檔案的需求模式，有效幫助會(huì)計(jì)人員提高數(shù)據(jù)資產(chǎn)的利用效率，盤活企業(yè)參與市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的數(shù)據(jù)分析能力。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)通過設(shè)置各種權(quán)限和查閱規(guī)則保障數(shù)據(jù)的安全可靠，確保查閱過程實(shí)時(shí)留存訪問日志，做到全程安全可控。

（五）檔案鑒定與銷毀

電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的鑒定與銷毀主要是判定電子會(huì)計(jì)資料的真?zhèn)?、價(jià)值、保管期限，并決定是否刪除無保存價(jià)值的電子檔案，及時(shí)予以銷毀。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的鑒定工作要判斷電子會(huì)計(jì)檔案的原始性、準(zhǔn)確性、完整性，根據(jù)電子會(huì)計(jì)檔案的情報(bào)作用和信息價(jià)值，以及社會(huì)的需求程度和企業(yè)工作的有用性，以明確檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值和保管期限。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)在支持?jǐn)?shù)據(jù)永久備份的同時(shí)，根據(jù)企業(yè)制定的電子檔案銷毀制度和流程，可以對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀處理。

（六）檔案安全

紙張保存仍然被認(rèn)為是最安全的方式之一，電子形式的會(huì)計(jì)資料以無形的方式存放在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，很容易引起數(shù)據(jù)丟失、篡改、盜取等安全問題，保障電子會(huì)計(jì)檔案安全的方法主要體現(xiàn)在：第一，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)在安全認(rèn)證制度的指引下，企業(yè)利用二維碼、水印、電子簽名等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理及其數(shù)據(jù)的完整性、保密性、可靠性、真實(shí)性，并可安全地實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的異地存儲(chǔ)，提升安全保障等級(jí)。第二，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)通過設(shè)置保密信息等級(jí)與分級(jí)分類授權(quán)設(shè)計(jì)，建立完善而又有內(nèi)控制度的查詢權(quán)限管理機(jī)制。企業(yè)按照電子會(huì)計(jì)檔案管理的保密等級(jí)，根據(jù)不同的崗位職責(zé)和人員要求設(shè)置不同的訪問權(quán)限。企業(yè)可以將電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的借閱審批流程嵌入到辦公OA等內(nèi)部信息系統(tǒng)，避免財(cái)務(wù)管理內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。第三，數(shù)字技術(shù)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的安全將起到積極作用，尤其是區(qū)塊鏈技術(shù)聯(lián)合密碼學(xué)方法以去中心化的方式保障數(shù)據(jù)的安全可靠。企業(yè)工作人員借閱電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的相關(guān)信息利用區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行封裝，當(dāng)電子會(huì)計(jì)檔案不再查閱時(shí)，通過電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)與區(qū)塊鏈進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，如果區(qū)塊鏈沒有存儲(chǔ)相關(guān)信息，則該檔案不是電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)所提供，可能存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

三、電子會(huì)計(jì)檔案解決方案構(gòu)建

電子會(huì)計(jì)檔案解決方案構(gòu)建的基本原則是要保證數(shù)據(jù)資源的安全性、實(shí)用性、準(zhǔn)確性，并能在數(shù)字時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)智能化的檔案管理，主要體現(xiàn)在：第一，電子會(huì)計(jì)檔案的解決方案應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)政策及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，國(guó)家檔案局、財(cái)政部、發(fā)改委、國(guó)家稅務(wù)總局發(fā)布的有關(guān)辦法、通知等政策能指引電子會(huì)計(jì)檔案解決方案構(gòu)建。第二，企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)生成的各類會(huì)計(jì)資料利用影像掃描技術(shù)全面實(shí)現(xiàn)電子化。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)利用影像掃描技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)實(shí)物單據(jù)的電子化，并利用OCR、RPA等技術(shù)在企業(yè)內(nèi)外部系統(tǒng)中自動(dòng)化地采集數(shù)據(jù)，完成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等電子會(huì)計(jì)資料的檔案歸檔。第三，電子會(huì)計(jì)資料類型的不同維度，需要電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)歸檔、分冊(cè)、借閱全流程的規(guī)范化與自動(dòng)化。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)自動(dòng)化對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子歸檔，基于紙質(zhì)實(shí)物單據(jù)的條形碼，實(shí)現(xiàn)與紙質(zhì)檔案物理位置的對(duì)應(yīng)查詢。第四，數(shù)字時(shí)代的電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)據(jù)的多維度檢索和智能分析，滿足內(nèi)外部利益相關(guān)者的需求。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的構(gòu)建能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)按目錄、專題、時(shí)間、組織等多維度的方式檢索，并能實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)資料與紙質(zhì)實(shí)物票據(jù)之間的聯(lián)查。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)具有智能分析功能，企業(yè)基于會(huì)計(jì)檔案與內(nèi)外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，智能化地分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的結(jié)果。第五，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)安全可靠，企業(yè)利用區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名、身份認(rèn)證、電子簽章等新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)防篡改、防訪問、防泄漏等安全目標(biāo)。第六，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的核心功能定位是要助力企業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化、數(shù)字化。

電子會(huì)計(jì)檔案解決方案的構(gòu)建是基于功能定位的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)為前提，主要包括發(fā)票的采集方式、實(shí)物流、影像流、業(yè)務(wù)流、電子化歸檔，具體構(gòu)建思路如圖3所示。

（一）發(fā)票采集方式

《關(guān)于進(jìn)一步擴(kuò)大增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作的通知》明確了增值稅電子發(fā)票應(yīng)用的合法化。傳統(tǒng)紙質(zhì)銷項(xiàng)發(fā)票使用背景下，企業(yè)通過稅務(wù)機(jī)關(guān)現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取或郵遞發(fā)票，每月月底對(duì)進(jìn)項(xiàng)稅發(fā)票的抵扣聯(lián)進(jìn)行認(rèn)證抵扣處理，下月月初進(jìn)行銷項(xiàng)稅的結(jié)清，最后通過辦稅服務(wù)廳或在線提交有關(guān)納稅事項(xiàng)，完成納稅申報(bào)等工作。增值稅電子發(fā)票的全面應(yīng)用，使企業(yè)在領(lǐng)購(gòu)發(fā)票、認(rèn)證抵扣、納稅申報(bào)等環(huán)節(jié)均可實(shí)現(xiàn)線上操作，電子化發(fā)票也可以利用OCR等技術(shù)生成結(jié)構(gòu)化信息，直接與稅務(wù)局完成認(rèn)證[ 9 ]。與此同時(shí)，企業(yè)利用數(shù)字技術(shù)智能化地完成算稅、對(duì)比、校驗(yàn)、納稅申報(bào)表生成等工作。

對(duì)于進(jìn)項(xiàng)發(fā)票，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的采集方式主要有三種。第一，對(duì)于實(shí)物發(fā)票，員工以現(xiàn)場(chǎng)拍照或者相冊(cè)選擇的方式將電子原始憑證上傳到影像系統(tǒng)或其他相關(guān)系統(tǒng)，但這種方式明顯增加了員工的工作量；第二，如果關(guān)聯(lián)方直接開具電子發(fā)票，企業(yè)以O(shè)FD、PDF、圖片等電子形式直接導(dǎo)入影像系統(tǒng)；第三，企業(yè)建立微信卡包或電子發(fā)票系統(tǒng)，直接建立與影像系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，打通企業(yè)內(nèi)外部系統(tǒng)間電子發(fā)票的自動(dòng)化傳遞。

電子發(fā)票的全面應(yīng)用，企業(yè)不再需要掃描紙質(zhì)發(fā)票，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)自動(dòng)采集企業(yè)內(nèi)外部系統(tǒng)的電子原始憑證，完成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、電子報(bào)賬單等會(huì)計(jì)工作，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票與電子會(huì)計(jì)資料的匹配關(guān)系，自動(dòng)歸檔在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。

（二）實(shí)物流

發(fā)票采集完成后，企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生的各類實(shí)物單據(jù)利用影像掃描技術(shù)轉(zhuǎn)換為電子單據(jù)，并上傳至影像系統(tǒng)，而實(shí)物單據(jù)則由檔案管理員進(jìn)行接收、復(fù)核、歸檔。實(shí)物流是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，檔案管理員對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所有的單據(jù)、發(fā)票進(jìn)行管理，并協(xié)調(diào)和處理檔案數(shù)據(jù)的查詢、借閱。數(shù)字時(shí)代，檔案管理員只負(fù)責(zé)保管紙質(zhì)檔案，并且紙質(zhì)檔案利用條形碼技術(shù)與電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)建立映射關(guān)系，從而自動(dòng)化地維護(hù)電子檔案和紙質(zhì)檔案。

（三）影像流

電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)通過各種發(fā)票采集方式獲取的電子發(fā)票，以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生的紙質(zhì)實(shí)物單據(jù)通過影像系統(tǒng)掃描形成電子單據(jù)，將全部以電子影像的形式存放于影像系統(tǒng)。企業(yè)將對(duì)電子發(fā)票和電子單據(jù)進(jìn)行歸檔操作，作為電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)中的一部分。企業(yè)影像流和實(shí)物流的實(shí)現(xiàn)是電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)解決方案的重要部分，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)需要在實(shí)物單據(jù)掃描轉(zhuǎn)換為電子單據(jù)的同時(shí)，利用二維碼等條形碼技術(shù)建立兩者之間的映射關(guān)系，方便檔案的查詢和調(diào)閱，以及電子會(huì)計(jì)資料的溯源操作。

（四）業(yè)務(wù)流

隨著中國(guó)企業(yè)的規(guī)?；c全球化，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢(shì)日益得到認(rèn)可，并逐漸開始在中國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型中落地生根[ 10 ]。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要解決企業(yè)、全國(guó)乃至全球不同區(qū)域經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)物單據(jù)和發(fā)票的運(yùn)轉(zhuǎn)問題，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的發(fā)票采集方式、實(shí)物流、影像流對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營(yíng)起著決定作用。

企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)生后，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)采用各種發(fā)票采集方式獲取電子發(fā)票，并基于影像系統(tǒng)獲取大量電子原始憑證，自動(dòng)化地完成讀取電子會(huì)計(jì)檔案信息、填寫報(bào)銷單、提供報(bào)銷人收款信息等任務(wù)。企業(yè)業(yè)務(wù)人員、會(huì)計(jì)人員利用電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)使工作方式由傳統(tǒng)紙質(zhì)實(shí)物模式轉(zhuǎn)向電子化模式，通過影像流中已經(jīng)存儲(chǔ)的電子影像資料線上處理相關(guān)工作。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心根據(jù)付款計(jì)劃自動(dòng)執(zhí)行銀企互聯(lián)系統(tǒng)進(jìn)行付款，會(huì)計(jì)人員基于各種電子會(huì)計(jì)資料按照記賬規(guī)則自動(dòng)生成憑證，并自動(dòng)化地完成憑證審核、過賬等工作，該業(yè)務(wù)事項(xiàng)相關(guān)的電子會(huì)計(jì)資料將在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)中電子化歸檔。

（五）電子化歸檔

企業(yè)在完成發(fā)票采集、實(shí)物流、影像流、業(yè)務(wù)流的基礎(chǔ)上，電子化歸檔標(biāo)志著某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的結(jié)束，主要體現(xiàn)在：一是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)生的實(shí)物單據(jù)、發(fā)票通過多種采集方式生成電子會(huì)計(jì)資料，并在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行電子化歸檔；二是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心利用各種電子原始憑證，生成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等電子會(huì)計(jì)資料，并在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行電子化歸檔。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)歸檔的電子原始憑證和電子會(huì)計(jì)資料有著千絲萬縷的關(guān)系，電子會(huì)計(jì)資料需要以經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中各種電子單據(jù)和電子發(fā)票作為會(huì)計(jì)處理的基礎(chǔ)。因此，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)利用條碼技術(shù)將實(shí)物單據(jù)與影像單據(jù)建立映射關(guān)系，并記錄實(shí)物單據(jù)詳細(xì)信息及實(shí)物會(huì)計(jì)檔案存放位置。與此同時(shí)，電子會(huì)計(jì)憑證、電子會(huì)計(jì)賬簿、電子會(huì)計(jì)報(bào)表等電子會(huì)計(jì)資料與相對(duì)應(yīng)的電子單據(jù)、電子發(fā)票建立映射關(guān)系，會(huì)計(jì)人員一鍵關(guān)聯(lián)相關(guān)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，并發(fā)起電子會(huì)計(jì)檔案查詢和調(diào)閱申請(qǐng)，及時(shí)記錄相關(guān)信息。

會(huì)計(jì)檔案電子化歸檔的核心內(nèi)容主要體現(xiàn)在：第一，會(huì)計(jì)憑證的電子化。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)中記賬憑證將以電子化方式存在，紙質(zhì)憑證不再進(jìn)行存檔。企業(yè)利用條碼技術(shù)建立實(shí)物單據(jù)、發(fā)票與電子記賬憑證之間的映射關(guān)系，自動(dòng)化地調(diào)閱電子檔案。企業(yè)內(nèi)部ERP、采購(gòu)、銷售等信息系統(tǒng)產(chǎn)生的采購(gòu)單、入庫(kù)單、移庫(kù)單等實(shí)物單據(jù)也將以電子化的形式保存，并建立與電子記賬憑證之間的映射關(guān)系。第二，會(huì)計(jì)賬簿的電子化。企業(yè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)生成的總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等會(huì)計(jì)資料全部以電子化的形式歸檔。第三，會(huì)計(jì)報(bào)表的電子化。企業(yè)的損益表、資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表等會(huì)計(jì)報(bào)表將在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中自動(dòng)生成，并以電子化的形式歸檔。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)賦予相關(guān)人員一定的在線查閱功能權(quán)限，而對(duì)外披露或報(bào)送的會(huì)計(jì)報(bào)表，視外部情況提供電子訪問權(quán)限或遞交紙質(zhì)會(huì)計(jì)報(bào)表。第四，銀行回單的電子化。企業(yè)和銀行之間已經(jīng)實(shí)現(xiàn)銀行回單的電子化，并能關(guān)聯(lián)電子回單和電子記賬憑證的映射關(guān)系。

四、結(jié)語

電子會(huì)計(jì)檔案是數(shù)字時(shí)代檔案管理的新方向，其研究具有重要的理論意義和實(shí)踐價(jià)值。本文在梳理電子會(huì)計(jì)檔案的技術(shù)、政策、管理依據(jù)的基礎(chǔ)上，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的全流程路徑進(jìn)行了論證解析，并從發(fā)票采集方式、實(shí)物流、影像流、業(yè)務(wù)流、電子化歸檔五方面構(gòu)建了數(shù)字時(shí)代的電子會(huì)計(jì)檔案解決方案，對(duì)企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)踐做出了闡釋。

企業(yè)信息系統(tǒng)開始邁入數(shù)智化階段，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)作為企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理全過程的無紙化、檔案操作的無人化、憑證管理的智能化、檔案調(diào)閱查詢的可視化、檔案數(shù)據(jù)分析的數(shù)字化。數(shù)字時(shí)代的電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)不僅讓企業(yè)有機(jī)會(huì)使用高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息資產(chǎn)，助力企業(yè)推動(dòng)業(yè)務(wù)洞察和提升管理價(jià)值，而且能讓會(huì)計(jì)人員積極參與到經(jīng)營(yíng)分析、管理決策、績(jī)效評(píng)價(jià)、稅收籌劃等高附加值的工作中，為企業(yè)屹立于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供智力支持。

在實(shí)踐方面，電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)推進(jìn)和解決方案的實(shí)現(xiàn)，既要通過國(guó)家政策的統(tǒng)籌、檔案管理制度的建設(shè)、檔案管理體制的變革，又要積極利用各種數(shù)字技術(shù)，結(jié)合企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理過程中遇見的問題和困難，做好電子會(huì)計(jì)檔案解決方案的頂層設(shè)計(jì)。與此同時(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)建設(shè)與管理更需要理念的創(chuàng)新、方法的革新、能力的提升，強(qiáng)化企業(yè)管理的履職能力和發(fā)揮數(shù)據(jù)創(chuàng)造價(jià)值的作用。企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的可持續(xù)發(fā)展還需要拓展渠道建設(shè)，積極促進(jìn)行業(yè)協(xié)會(huì)、軟件廠商、咨詢機(jī)構(gòu)、研究院校等機(jī)構(gòu)的參與，實(shí)現(xiàn)多元主體共同推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案在數(shù)字時(shí)代的可持續(xù)健康發(fā)展。

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