高校聲像檔案存儲管理工作探析

◎黃代齡

聲像檔案是指社會組織及個人在從事各種活動中所形成的對國家和社會具有保存價值的，以照片（包括數(shù)碼照片）、底片、錄像帶、錄音帶、光盤、磁盤、音頻、視頻等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。[1]從聲像檔案的闡釋中，結(jié)合高校特性可看出，高校聲像檔案是學(xué)校在從事人才培養(yǎng)、社會服務(wù)、科學(xué)研究、文化傳承與創(chuàng)新等職能活動中所形成的對師生、學(xué)校乃至社會具有保存價值的，內(nèi)容以聲音和影像為主，并輔以文字說明，存儲在不同載體上的歷史記錄。作為高校檔案管理的重要組成部分，高校聲像檔案以其生動的形式還原了高校在其職能活動中的原始面貌，成為極其重要的高校發(fā)展歷史記憶。因此了解高校聲像檔案存儲管理的現(xiàn)狀，分析其存在的問題，提出相應(yīng)的對策建議，有利于完善高校聲像檔案管理體系，提升聲像檔案保存的安全性和利用的便捷性。本文主要探討高校聲像檔案存儲管理存在的問題，針對問題結(jié)合高校聲像檔案管理的實(shí)際情況，提出相應(yīng)的對策，以優(yōu)化聲像檔案管理工作，提升聲像檔案管理水平，便于高校聲像檔案的利用與保存。

一、高校聲像檔案的特點(diǎn)

（一）廣泛性和接受性

高校聲像檔案記錄和歸檔的主要目的在于保留高校各項(xiàng)活動的原始材料。其涉及學(xué)校的方方面面，包括教學(xué)、科研、行政、服務(wù)社會等資料，通過照片、錄音錄像等不同的方式來收集整理聲像檔案，以磁帶、光盤、硬盤等介質(zhì)進(jìn)行存儲，充分說明其收集范圍和存儲介質(zhì)的廣泛性。此外聲像檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案，可通過視聽的方式直接獲取檔案信息，一定程度上可以滿足對文字信息認(rèn)知存在局限的群體，使其更易接受所表達(dá)的內(nèi)容。

（二）生動性和場景性

紙質(zhì)檔案的文字記載存在一定的局限性，當(dāng)需要傳達(dá)情感方面的信息時，文字檔案無法更直觀生動地表現(xiàn)出當(dāng)時的場景。聲像檔案則可以將生動形象的場景進(jìn)行記錄，以聲音、圖像與視頻還原當(dāng)時真實(shí)的情況，給觀者提供具有強(qiáng)烈真實(shí)感和表現(xiàn)力的聲像資料。

（三）時空感和特殊性

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在時空上的有限性相比，聲像檔案依托互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)與計算機(jī)設(shè)備可以進(jìn)行快速的查找與傳輸，其空間感和時間感會更為強(qiáng)烈。在一定程度上還可以將稍縱即逝的信息進(jìn)行記錄，并在未來予以再現(xiàn)。但其特殊性在于難以區(qū)分原件和復(fù)印件，因?yàn)槁曄駲n案的存儲介質(zhì)是磁帶、光盤與硬盤等物品，這類存儲介質(zhì)可以進(jìn)行多次刻錄，與紙質(zhì)檔案相比區(qū)分難度更大，給收集整理工作帶來一定難度。聲像檔案的保存對環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，保存環(huán)境的好壞會直接影響到聲像檔案存儲介質(zhì)的壽命，所以更應(yīng)加強(qiáng)聲像檔案的科學(xué)管理，延長其保存期限。

（四）補(bǔ)充性和必要性

聲像檔案的產(chǎn)生和存在往往與紙質(zhì)檔案有著密切的聯(lián)系，不是獨(dú)立存在的。二者之間存在著相互補(bǔ)充、相互依存的關(guān)系。當(dāng)高校在開展教學(xué)活動、重要會議等日常工作時，會產(chǎn)生相應(yīng)的文字記錄，同時也會有照片、視頻等聲像資料，以兩種不同的形式進(jìn)行記錄，實(shí)現(xiàn)相互補(bǔ)充。聲像檔案存儲的必要性在于展示活動和事件發(fā)展的動態(tài)性，對事件全過程進(jìn)行連續(xù)的記錄，完善整個事件檔案的內(nèi)容。

二、高校聲像檔案存儲管理存在的問題

（一）聲像設(shè)備存在問題

在高校開展職能活動時，需要利用攝錄設(shè)備進(jìn)行記錄，攝錄設(shè)備更新?lián)Q代周期短，不同的活動類型對于設(shè)備的要求不同。當(dāng)有重大活動或具有重要保存價值的資料需要永久保存時，會更傾向于保存音質(zhì)畫質(zhì)更高的音視頻，對錄音錄像設(shè)備要求更高。當(dāng)設(shè)備種類不齊全或單一時，會發(fā)生因攝錄設(shè)備存儲空間不足而刪除部分聲像檔案的情況，從而影響聲像檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不利于后期檔案的歸檔。另外，管理攝錄設(shè)備的人員不具備攝錄專業(yè)知識，設(shè)備使用人員不熟悉設(shè)備的操作方式，在攝錄過程中未合理調(diào)整設(shè)備參數(shù)，影響聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。

（二）聲像檔案保存意識不足

一方面，在聲像檔案錄制階段就已經(jīng)開始進(jìn)入存儲環(huán)節(jié)，但攝錄人員缺乏檔案保存意識，未根據(jù)活動或事件的實(shí)際保存價值進(jìn)行攝錄，只對部分聲像資料進(jìn)行收集，導(dǎo)致應(yīng)保存的視頻未保存。在聲像檔案錄制結(jié)束之后，將檔案資料留存在攝錄部門，未及時移交檔案管理部門，造成音視頻檔案的積壓，在后期的工作中存在資料遺失的風(fēng)險。另一方面，檔案管理人員的存儲意識薄弱，未及時催促相關(guān)部門移交檔案，造成檔案損壞或遺漏，降低了聲像檔案存儲的時效性，增加了檔案后期管理難度。

（三）聲像檔案管理人員專業(yè)知識匱乏

因?yàn)槁曄駲n案在整個檔案管理中占比較小，在檔案管理部門中，存在檔案管理人員或者是一般行政人員兼任聲像檔案管理員的情況。聲像檔案的管理者需要具備一定的聲像設(shè)備、存儲介質(zhì)與計算機(jī)軟件等方面的專業(yè)技能。兼任聲像檔案管理的人員缺乏這方面的專業(yè)知識，不能正確區(qū)分聲像檔案的保存價值，不能合理選擇聲像檔案存儲介質(zhì)。在對聲像檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔時，以錯誤的方式存儲聲像檔案，影響檔案管理質(zhì)量。同時，兼任管理員還存在消極怠工的情況，造成聲像檔案的遺失。

（四）聲像檔案管理制度不健全

檔案管理部門未單獨(dú)制定聲像檔案管理制度，沿用部門總的檔案管理制度對聲像檔案進(jìn)行管理，籠統(tǒng)的管理制度不適用于聲像檔案存儲的實(shí)際情況。未明確歸檔范圍和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理員按照個人理解對聲像檔案進(jìn)行歸檔，未對聲像檔案進(jìn)行具體區(qū)分，未嚴(yán)格按照聲像檔案的特性進(jìn)行管理，使得聲像檔案管理混亂。在對聲像檔案進(jìn)行歸檔時，未明確歸檔格式，使得歸檔文件格式混亂，后期讀取困難，管理方式錯誤影響了聲像檔案的使用價值。

（五）缺乏足夠的資金投入

聲像檔案的管理需要有專業(yè)的人員、專業(yè)的環(huán)境、專業(yè)的設(shè)備。在實(shí)際管理中，為節(jié)約人員成本，兼任聲像檔案管理的人員缺乏專業(yè)知識，將聲像檔案存放于普通文書檔案柜中，或與其他種類的檔案混合存放，甚至存在使用普通辦公室或倉庫存放檔案。這類存放方式不具備溫度、濕度、防潮、防火、防蟲等保存條件。此外，聲像檔案多為磁帶、光盤等存儲介質(zhì)，還需要進(jìn)行防磁和防塵保存，不適宜的保存環(huán)境會加速存儲介質(zhì)的老化和變質(zhì)變形，進(jìn)而使聲像檔案的信息丟失或者失真，縮短了聲像檔案的保存壽命，為后期聲像檔案的利用和數(shù)字化處理帶來極大困難。聲像檔案由于保存格式和存儲介質(zhì)的不同，需要不同的專業(yè)設(shè)備進(jìn)行播放和傳輸。各設(shè)備之間技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不同，使得設(shè)備間存在兼容性問題，需要針對各技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)配備專業(yè)設(shè)備進(jìn)行處理。同時，一些年代久遠(yuǎn)的磁帶類聲像檔案，其相應(yīng)的播放設(shè)備已經(jīng)淘汰，現(xiàn)有的傳統(tǒng)播放設(shè)備已老化。因此，數(shù)字化轉(zhuǎn)存對資金有一定的需求，除了要運(yùn)用專業(yè)的轉(zhuǎn)換技術(shù)，還要配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，而購買設(shè)備和軟件需要投入一定的資金，資金的缺乏會讓數(shù)字化轉(zhuǎn)存難以實(shí)現(xiàn)，年久的聲像檔案因長期得不到維護(hù)而造成檔案信息的丟失。

（六）選用不適宜的存儲介質(zhì)

當(dāng)前，隨著視頻資料的日漸增多，需要用于存儲的視頻檔案也在同步增加。磁帶等不同型號與規(guī)格的存儲介質(zhì)較脆弱，存儲信息也容易受到外部環(huán)境的影響，因此，高校內(nèi)的許多音視頻檔案存儲介質(zhì)因年代久遠(yuǎn)，相繼出現(xiàn)霉變粘連、變脆變形、磁粉脫落、磁帶磁化等現(xiàn)象，部分檔案影像失真、信息丟失、無法讀取。[2]除去存儲介質(zhì)的原因，在選擇存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲時，一方面是聲像檔案管理員專業(yè)能力不強(qiáng)，不能根據(jù)檔案的保存期限、使用頻率、保存價值等因素進(jìn)行區(qū)分，依據(jù)自身習(xí)慣選擇存儲介質(zhì)，或者統(tǒng)一使用一種存儲介質(zhì)進(jìn)行保存。另一方面是購置存儲介質(zhì)時，未結(jié)合高校聲像檔案保存的實(shí)際情況，無選擇性地隨意購買，最終導(dǎo)致聲像檔案存儲介質(zhì)使用混亂，影響檔案的保存和后期的查找與利用。

三、聲像檔案管理工作優(yōu)化策略

（一）提升對聲像檔案管理工作的重視程度

要向攝錄部門人員普及各類聲像檔案的保存價值，包括日常會議、教學(xué)活動、服務(wù)活動、專題活動等的歸檔范圍，讓攝錄人員明確應(yīng)存聲像檔案的范圍。向攝錄部門傳達(dá)檔案管理法律法規(guī)中對歸檔文件期限的規(guī)定，定期催促相關(guān)人員將聲像檔案移交給檔案管理部門，增強(qiáng)相關(guān)人員檔案歸檔意識，確保歸檔的及時性。還可以利用學(xué)校的校報和宣傳欄，刊登聲像檔案保管的相關(guān)知識，讓相關(guān)工作人員意識到保存聲像檔案不僅在于記錄當(dāng)前開展的活動，也是為以后相關(guān)活動的開展提供參考，記錄學(xué)校發(fā)展的歷程，進(jìn)而提升相關(guān)人員對聲像檔案管理的重視程度。

（二）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

首先在人員配置上，需要聘用專業(yè)的聲像檔案管理員對檔案進(jìn)行管理，其不僅需要對聲像檔案的存儲有清楚的認(rèn)識，還要能夠按照相關(guān)的規(guī)范和要求進(jìn)行管理。其次，結(jié)合高校實(shí)際，針對攝錄部門人員的流動情況，檔案管理部門要定期對攝錄部門的人員進(jìn)行聲像檔案知識培訓(xùn)。各部門的兼職檔案管理員多數(shù)以兼職為主，檔案專業(yè)知識匱乏，處理聲像檔案的業(yè)務(wù)水平較低，因此要針對各部門兼職檔案管理人員制定培訓(xùn)計劃和掊訓(xùn)內(nèi)容，讓相關(guān)人員學(xué)習(xí)聲像檔案知識。同時，可定期聘請專家對相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或組織員工外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)，以提升業(yè)務(wù)能力。

（三）制定考核標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)監(jiān)督

制定考核條例，在年終針對收集到歸檔的各個步驟對聲像檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一考核，將聲像檔案管理的實(shí)際情況同相關(guān)人員的年終績效考核結(jié)合在一起。日常工作中，檔案管理部門要加大對各部門聲像檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)，從側(cè)面提升員工對聲像檔案的重視程度，保障檔案工作效率。

（四）完善管理制度

針對聲像檔案的現(xiàn)狀，檔案管理部門應(yīng)明確聲像檔案歸檔要求和管理規(guī)范，制定切合實(shí)際的管理制度。統(tǒng)一聲像檔案收集、移交、整理、歸檔、保存等流程標(biāo)準(zhǔn)。在管理過程中將責(zé)任落實(shí)到個人，做到有章可循，以制度監(jiān)督實(shí)際操作，使檔案管理人員自覺遵守規(guī)章制度。使檔案的遺失、泄露、丟失等情況，依據(jù)問題大小落實(shí)相給關(guān)人員負(fù)責(zé)。同時，作為一名檔案管理人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，對檔案工作抱有強(qiáng)烈的責(zé)任感，杜絕檔案存儲的隨意性，對聲像檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

（五）加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

依據(jù)攝錄內(nèi)容的不同購置相應(yīng)的攝錄設(shè)備，從聲像檔案產(chǎn)生的源頭保障歸檔質(zhì)量?；A(chǔ)設(shè)施選址時應(yīng)符合檔案存儲條件，要將具有特定承重要求的場所作為檔案庫房，配備滅火設(shè)備、除濕設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備等，優(yōu)化聲像檔案保管的環(huán)境。購置檔案裝具、防磁柜、計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、刻錄機(jī)等設(shè)備，同時配備相應(yīng)的瀏覽、編輯聲像視頻的軟件。有光盤類存儲介質(zhì)封面需要編輯打印時，也需要有專業(yè)的軟件進(jìn)行操作，因此，購置必要的軟硬件設(shè)施才能對聲像檔案進(jìn)行有效存儲。

（六）加強(qiáng)聲像檔案的數(shù)字化處理

對于年代久遠(yuǎn)的聲像資料，其存儲介質(zhì)已出現(xiàn)老化現(xiàn)象。為實(shí)現(xiàn)安全保存，需要將其進(jìn)行數(shù)字化處理，可以將照片掃描翻拍，配以文字說明進(jìn)行入庫儲存；同時將傳統(tǒng)材質(zhì)的影像磁帶進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，變?yōu)橛嬎銠C(jī)可讀取的方式，將其和新型載體合二為一，變成現(xiàn)代化的聲像檔案，交由計算機(jī)統(tǒng)一管理。[3]在數(shù)字化處理過程中，要利用計算機(jī)軟件對音視頻檔案資料進(jìn)行數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換。圖片類資料進(jìn)行掃描后，歸檔到檔案管理軟件中，查閱時可進(jìn)行檢索，利用時可打印出來。所有聲像類檔案均可運(yùn)用特定軟件進(jìn)行編輯和處理，按照檔號、分類號劃分歸類，便于后期對聲像檔案的統(tǒng)一管理。

（七）選擇適用的存儲介質(zhì)

隨著攝錄設(shè)備的更新?lián)Q代，4K時代帶來的高清技術(shù)使得聲像檔案在畫質(zhì)和展示效果方面均有顯著提高，相應(yīng)的聲像檔案容量也在增加，因此需要與之相適應(yīng)的存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲。存儲數(shù)據(jù)的方式包括離線存儲、在線存儲與近線存儲三類。離線存儲是對在線存儲數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等情況。離線存儲多采用磁帶、光盤或硬盤進(jìn)行離網(wǎng)單獨(dú)存儲，可對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效備份或異地存儲，降低數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險，缺點(diǎn)在于查詢時需要手動將存儲介質(zhì)連接到計算機(jī)系統(tǒng)。在線存儲是指所存儲數(shù)據(jù)與之相對應(yīng)的存儲設(shè)備間時刻保持“在線”的狀態(tài)，可以隨時對存儲數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取或者修改，便于數(shù)據(jù)管理。在線存儲通常使用磁盤或磁盤陣列等存儲設(shè)備，性能較好但價格相對昂貴。近線存儲定位于用戶在線存儲和離線存儲之間，將訪問量較少的數(shù)據(jù)存儲于性能較低的存儲設(shè)備上，但同時又要具備較好的訪問性能。因不常訪問的數(shù)據(jù)量在總數(shù)據(jù)量中占比較大，也就要求近線存儲設(shè)備有較大的容量，可通過磁帶庫和光盤庫進(jìn)行存儲。

四、結(jié)語

綜上所述，要做好高校聲像檔案的存儲工作，需要對聲像檔案存儲各個流程進(jìn)行科學(xué)管理。在聲像檔案管理的實(shí)際操作中，更好地實(shí)現(xiàn)聲像檔案存儲的規(guī)范化與合理性，才能使聲像檔案在運(yùn)用中發(fā)揮更好的作用。