事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策初探

摘 要：良好的檔案管理不僅能保護(hù)事業(yè)單位的檔案資源，還能優(yōu)化其業(yè)務(wù)流程，推進(jìn)檔案管理部門高效化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，為推進(jìn)事業(yè)單位整體工作蓬勃發(fā)展提供助力。本文主要闡述了事業(yè)單位檔案管理的重要性，分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理發(fā)展中存在的問題，并提出解決對策，希望能為改善事業(yè)單位檔案管理模式，提高其管理質(zhì)效，推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

檔案管理對事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展有重要影響，是事業(yè)單位各項工作順利開展的有效參考依據(jù)。隨著信息技術(shù)的不斷融合應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理問題頻出，已嚴(yán)重影響事業(yè)單位的發(fā)展。對此，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)與時俱進(jìn)，積極與新時代、新形勢接軌，及時發(fā)現(xiàn)問題，找到解決對策，強(qiáng)化檔案管理對事業(yè)單位智能化發(fā)展的支持作用，開辟檔案管理發(fā)展的新路徑。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.有利于更好地服務(wù)于事業(yè)單位工作，提高工作質(zhì)效

近些年來，科技飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門也與時俱進(jìn)，不斷融合新科技、新理念，直接推進(jìn)了檔案管理體系的創(chuàng)新發(fā)展，使其能夠更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展，為其提供助力。

（1）為事業(yè)單位管理工作提供保障

事業(yè)單位在發(fā)展過程中，既有項目管理，也有人事管理，因此，工作煩瑣，涉及面較廣。檔案作為一種重要依據(jù)，詳細(xì)記錄事業(yè)單位發(fā)展期間經(jīng)歷的人、事以及物資的變動，是事業(yè)單位各部門業(yè)務(wù)發(fā)展的重要參考和依據(jù)。例如，人事檔案主要記錄單位員工成長的經(jīng)歷和細(xì)節(jié)，包含員工的基本信息、工作績效、專業(yè)能力等各個方面，是單位開展管理工作的重要依據(jù)。事業(yè)單位積極完善檔案管理，能夠更好地協(xié)調(diào)員工調(diào)動，為單位知人善用、發(fā)揮員工最大價值提供支持。

（2）為人事變動考核提供參考依據(jù)

人事調(diào)動是事業(yè)單位發(fā)展過程中必然會經(jīng)歷的環(huán)節(jié)，而檔案反映了員工的能力、性格和品質(zhì)，是單位調(diào)用員工的基本參考依據(jù)。同時，檔案還記錄員工的工作經(jīng)歷，利于單位更好地考核員工，選拔優(yōu)秀人才。事業(yè)單位通過檔案管理能夠全面、詳細(xì)地了解員工，并以此為參考依據(jù)，分配其擔(dān)任能力范圍之內(nèi)的工作，發(fā)揮其專業(yè)特長，提高單位工作效率和質(zhì)量。良好的檔案管理還能助力事業(yè)單位更好地考核員工，實現(xiàn)對員工客觀、公正的評價，提高員工的職業(yè)幸福感和滿足感，增強(qiáng)員工對單位的歸屬感。

2.有利于迎合檔案管理發(fā)展的新趨勢，為其提供支持

新形勢下，事業(yè)單位檔案管理迎來了新的發(fā)展趨勢，因此，事業(yè)單位深化檔案管理是必然之舉，也對其未來發(fā)展具有巨大影響。一方面，檔案管理逐步信息化，無論是檔案載體，還是利用需求等方面，都出現(xiàn)了信息化趨勢。在這種情況下，事業(yè)單位不斷加強(qiáng)檔案管理，既有助于滿足信息化時代事業(yè)單位檔案管理新發(fā)展趨勢的需求，也對促進(jìn)檔案管理數(shù)字化、信息化，提升事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量和工作效率有積極推動作用。另一方面，事業(yè)單位在發(fā)展時期也面臨巨大壓力和挑戰(zhàn)，加大檔案管理職能、完善其體制構(gòu)建對檔案管理發(fā)展以及事業(yè)單位本身都有巨大益處。事業(yè)單位在合理利用、配置檔案管理資源，加大對檔案管理利用服務(wù)功能的同時，不斷深化檔案管理，能夠推動檔案管理知識化發(fā)展，對事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展并發(fā)揮其自身效益和價值有積極的推動作用。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

1.對檔案管理缺乏足夠重視，缺失頂層設(shè)計和規(guī)劃

對檔案管理重視不足是很多事業(yè)單位存在的共同問題，這也導(dǎo)致部分事業(yè)單位忽視了檔案管理工作的重要性和緊迫性，在檔案管理過程中無法給予頂層設(shè)計和規(guī)劃的支持和保證，影響事業(yè)單位檔案管理發(fā)展。雖然習(xí)近平總書記發(fā)表了關(guān)于做好新時代檔案工作的重要指示，但因為檔案管理在部分單位的應(yīng)用頻率較低，導(dǎo)致一些領(lǐng)導(dǎo)干部依然無法產(chǎn)生足夠的重視，覺得檔案管理是“小工作”，未對其進(jìn)行整體部署和規(guī)劃，致使其缺乏頂層設(shè)計和規(guī)劃，影響其體制建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)的不重視也會影響檔案管理人員的態(tài)度，最終導(dǎo)致整個單位的檔案管理無法跟上時代步伐，難以形成現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，阻礙檔案管理的理念變革和方法創(chuàng)新。例如，某研究所領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，未將其納入本單位領(lǐng)導(dǎo)議事日程，在重大會議上也極少針對檔案管理問題進(jìn)行探討，在做許多重要決策部署之時也不會考慮檔案因素，甚至在人力、物力、財力分配方面忽視檔案管理部門。這些舉動都導(dǎo)致檔案管理部門難以發(fā)揮其實際應(yīng)用價值，降低了員工對檔案管理的重視度，致使其相關(guān)工作在內(nèi)部無法順利開展，影響檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升。

2.檔案管理制度體系不規(guī)范，管理職責(zé)落實不到位

行之有效的管理制度體系能推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行，是事業(yè)單位高效率、高質(zhì)量發(fā)展的重要保障和助力。但在當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理發(fā)展中，部分檔案管理部門采取傳統(tǒng)管理制度的情況依然存在，這種籠統(tǒng)、松懈、缺乏針對性的制度很容易導(dǎo)致單位檔案信息不全、錄入不精準(zhǔn)等情況出現(xiàn)，既降低了檔案管理部門的工作效率，也無法為事業(yè)單位其他部門工作順利開展提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)支持。同時，檔案管理未被列入分管領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)范圍，缺乏對檔案管理有效的考核和監(jiān)督機(jī)制也是當(dāng)前部分事業(yè)單位檔案管理發(fā)展中的問題。例如，有的事業(yè)單位重視檔案管理，會對檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)、專職管理人員、兼職管理人員等所有涉獵其中的員工進(jìn)行考核。而有的單位卻僅僅對兼職管理人員進(jìn)行考核，或者是對某些特定人員進(jìn)行考核。這種缺乏全面、有效的考核和監(jiān)督機(jī)制雖然也能起到一定的效果，卻無法完全發(fā)揮其作用，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)落實不到位，體系制度構(gòu)建不完善，影響檔案管理和事業(yè)單位的發(fā)展。

3.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃不足，信息化水平有待提升

隨著信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，電子化、數(shù)字化檔案管理已成為當(dāng)今發(fā)展的必然趨勢。但也有部分事業(yè)單位思想相對落后，缺乏對檔案信息化建設(shè)必要性的重視，未將檔案信息化發(fā)展完全納入單位發(fā)展規(guī)劃中，無法在單位內(nèi)部形成自上而下的發(fā)展形勢。同時，部分事業(yè)單位雖然實行了檔案管理信息化，但因需要投入大量人力、物力和財力，還需要聘請專業(yè)信息化檔案管理人員等緣故，導(dǎo)致信息化進(jìn)程停滯不前，不愿主動接觸新技術(shù)，購置先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和軟件。因此，在系統(tǒng)升級和信息化維護(hù)方面，這部分事業(yè)單位檔案管理仍處于信息化初期階段，對檔案信息化利用也較少，在一定程度上降低了單位的“軟實力”，影響檔案管理效率和單位發(fā)展。例如，某公立小學(xué)對檔案管理認(rèn)知主要停留在記錄在校師生信息，建立一個信息系統(tǒng)，方便錄入、查詢師生檔案信息即可。因此，該校對檔案管理的信息化建設(shè)追求并不高，僅維系在基礎(chǔ)信息化水平，導(dǎo)致其檔案管理功能有限，無法完全發(fā)揮檔案管理的價值。同時，因缺乏重視信息化建設(shè)，該校也未及時配置相應(yīng)的殺毒軟件、應(yīng)急電源、防火墻軟件設(shè)備，對現(xiàn)有電子檔案、數(shù)字檔案未及時備份，對后期檔案信息資源開發(fā)利用埋下隱患，導(dǎo)致該校檔案的后期發(fā)展受到很大影響。

4.檔案管理隊伍建設(shè)不合理，員工專業(yè)素養(yǎng)不足

新時代，以人為本的理念深入各個領(lǐng)域，也深深影響著各行各業(yè)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門也不例外。檔案管理人員作為檔案管理第一負(fù)責(zé)人，其業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素養(yǎng)高低都對檔案管理發(fā)展有重要影響。特別是現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜、涉及范圍廣，必須要有高素質(zhì)、專業(yè)能力強(qiáng)的人員來完成。然而，部分事業(yè)單位檔案管理部門卻缺乏這樣的專業(yè)人才，無法與單位與日俱增的檔案業(yè)務(wù)管理工作相匹配，導(dǎo)致工作效率降低，服務(wù)質(zhì)量下降，影響單位檔案質(zhì)量的正常運行和群眾對事業(yè)單位的好感度。一方面，部分事業(yè)單位檔案管理部門人員身兼多職，事務(wù)太多，導(dǎo)致其無法專心于檔案管理工作，難以提升自身能力和專業(yè)素養(yǎng)；另一方面，面對事業(yè)單位門類眾多、數(shù)量龐大的檔案資料，僅靠寥寥數(shù)人是很難及時完成檔案管理工作并保證工作質(zhì)量的，因此還需要其他部門人員兼職，在一定程度上拉低了檔案管理隊伍的水平，無法確保檔案管理服務(wù)的實效性。此外，部分事業(yè)單位在選拔檔案管理人員時缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對此類員工的要求不高，導(dǎo)致檔案管理人員僅具備一兩項業(yè)務(wù)能力，無法完全掌握所有專業(yè)知識和能力，難以為單位檔案管理發(fā)展提供有效的人才支持。例如，某單位在招聘時僅要求檔案管理人員會熟練使用辦公軟件，對其是否了解檔案管理法律法規(guī)，是否具備先進(jìn)的檔案管理理念等方面無具體要求。這種招聘本身就拉低了檔案管理部門的員工水平，影響檔案管理的發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理問題的解決對策

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、落實職責(zé)，構(gòu)建完善的檔案管理體系與機(jī)制

強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)、明確的管理職責(zé)都是做好事業(yè)單位檔案管理的重要保證。事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將其納入單位發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃當(dāng)中，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃、頂層設(shè)計，以此來強(qiáng)化整個單位對檔案管理工作的重視度。單位還要積極規(guī)范并強(qiáng)化職能定位，構(gòu)建分工明確、職責(zé)分明的工作管理機(jī)制，要做到“有人管并真管”的效果，確保每一項工作職責(zé)都能落實到個人，避免出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象。事業(yè)單位還要積極完善管理機(jī)制，嚴(yán)格規(guī)定工作流程，確保管理人員在工作中有據(jù)可依、有章可循。同時，事業(yè)單位要引入有效考核機(jī)制，不斷強(qiáng)化員工的法律意識，提高其責(zé)任感，使其從思想上加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，并促使其主動履行管理責(zé)任，確保檔案管理實效性。例如，某電網(wǎng)研究院針對內(nèi)部員工歸檔不及時、檔案資料質(zhì)量不高、重視度不夠等問題進(jìn)行了創(chuàng)新改革。首先，該研究院結(jié)合本單位自身管理特點，編制了檔案管理總體規(guī)劃，明確了檔案管理目標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和分階段歸檔要求。其次，該研究院還統(tǒng)一了電網(wǎng)工程簽證表格及其填寫方法，并在在建工程中使用，提高員工對檔案管理的重視度。通過一系列創(chuàng)新舉措，該研究院工程項目檔案歸檔及時性、精準(zhǔn)性大大提高，檔案管理質(zhì)量也遠(yuǎn)超從前，做到了規(guī)范性、統(tǒng)一性，得到了專家的好評。

2.加快單位檔案信息化建設(shè)，為檔案管理優(yōu)化提供技術(shù)支持

隨著大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，事業(yè)單位要積極借助信息技術(shù)來加強(qiáng)檔案信息化管理，構(gòu)建信息化體系，推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)與發(fā)展，為本單位工作順利進(jìn)行提供支持和助力。事業(yè)單位還要與時代接軌，以智能化、數(shù)字化、信息化體系來完成檔案管理轉(zhuǎn)型，解決以往檔案管理中的問題和不足，為檔案管理發(fā)展提供技術(shù)支持。首先，事業(yè)單位要加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建一套靈活性、結(jié)構(gòu)化計算機(jī)布線系統(tǒng)，積極配置相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。其次，事業(yè)單位要根據(jù)本單位檔案管理特點逐漸實現(xiàn)增量電子化、存量數(shù)字化、管理信息化，并以信息化為核心發(fā)展現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，提高檔案資源整合利用，推進(jìn)事業(yè)單位高效發(fā)展。例如，農(nóng)發(fā)行某支行在檔案管理過程中利用信息技術(shù)建立專業(yè)化檔案系統(tǒng)，圍繞檔案信息生成、存儲、傳輸、應(yīng)用等環(huán)節(jié)打造智能化管理平臺，為本行業(yè)務(wù)發(fā)展提供檔案信息支持。同時，該行還不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化、智能化、集約化發(fā)展，為全行業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

3.完善管理人才的培養(yǎng)機(jī)制，打造穩(wěn)定性強(qiáng)的專業(yè)化管理團(tuán)隊

穩(wěn)定的專兼職檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作順利開展的重要保障。對此，事業(yè)單位要積極完善檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，打造穩(wěn)定性強(qiáng)、專業(yè)化、高素質(zhì)團(tuán)隊，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，提升檔案管理隊伍質(zhì)量和能力。首先，事業(yè)單位可以在內(nèi)部建立完善的業(yè)務(wù)培訓(xùn)體系和人才培養(yǎng)機(jī)制，通過線上線下培訓(xùn)和學(xué)習(xí)來強(qiáng)化隊伍建設(shè)，提高檔案管理隊伍的能力，使其善于研究、管理熟練、精于操作，提高其工作能力和效率。單位還要積極開展多種形式的業(yè)務(wù)交流、學(xué)術(shù)研討活動，支持和鼓勵員工參與繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)，為其逐漸提升業(yè)務(wù)水平和專業(yè)化能力提供支持。其次，事業(yè)單位還要開展多層次檔案專業(yè)知識、技能培訓(xùn)活動，以員工實際情況為立足點，以新時代檔案管理發(fā)展趨勢為導(dǎo)向，以信息化為抓手，系統(tǒng)整合檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)資源，編寫實用性強(qiáng)的學(xué)習(xí)、實踐資料，為員工自我提升和發(fā)展提供良好支持。再次，事業(yè)單位還要重視從外部引進(jìn)優(yōu)秀人才，利用與高校合作機(jī)會定向培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，為檔案管理部門發(fā)展儲備優(yōu)秀人才，確保后續(xù)發(fā)展有足夠的人才支持。同時，單位還要提高人才招聘和選拔門檻，從根本上提升檔案管理人員水平。最后，事業(yè)單位要制定各種鼓勵政策，激勵員工自主參與到業(yè)務(wù)培訓(xùn)和能力提升中，激發(fā)員工學(xué)習(xí)自主性，提高檔案管理部門學(xué)習(xí)氛圍。多措并舉能有效促進(jìn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)提升，優(yōu)化管理隊伍結(jié)構(gòu)，提高檔案管理工作質(zhì)效，推動事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作穩(wěn)健、高質(zhì)量發(fā)展。

四、結(jié)語

總之，檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的穩(wěn)定性和可持續(xù)性有至關(guān)重要的影響。事業(yè)單位要深入分析檔案管理發(fā)展中的問題，對癥解決，為自身檔案管理進(jìn)程的加快以及質(zhì)量的提升提供保障。同時，事業(yè)單位還要立足本單位發(fā)展實情，以未來發(fā)展趨勢為導(dǎo)向，以習(xí)近平總書記關(guān)于做好新時代檔案工作重要指示精神為引導(dǎo)，從多方面守正創(chuàng)新，真抓實干，全面推進(jìn)檔案管理的體系建設(shè)，為實現(xiàn)檔案強(qiáng)國政策貢獻(xiàn)一臂之力。

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（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會保障局人事人才服務(wù)中心）

作者簡介：孟凡強(qiáng)（1984—），男，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。