淺談城鎮(zhèn)保障性住房建設(shè)檔案管理問題及應(yīng)對措施

摘 要：近些年，隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人們對于社會保障方面的要求也越來越高，特別是城鎮(zhèn)保障性住房方面，政府也加大了重視力度，并出臺了相關(guān)政策。但是必須承認(rèn)的是，在如今的城鎮(zhèn)保障性住房建設(shè)過程中，相應(yīng)的檔案管理方面仍然存在一些問題，因此，必須提出有效的應(yīng)對措施，解決現(xiàn)實問題。

關(guān)鍵詞：城鎮(zhèn)保障性住房建設(shè)；檔案管理；應(yīng)對措施

城鎮(zhèn)保障性住房建設(shè)不僅僅能促進(jìn)社會的可持續(xù)發(fā)展，更能提高人們的生活水平，還可以讓整個社會進(jìn)一步朝著和諧穩(wěn)定的方向發(fā)展。但是，在我國社會主義建設(shè)過程中，保障性住房建設(shè)屬于新時期提出的新要求和新政策，在其檔案管理方面缺乏經(jīng)驗，還有很多不足之處需要進(jìn)一步探索和完善，以獲得更大的突破和發(fā)展。

一、保障性住房檔案管理工作概述

1.工作特點

首先，就是具備動態(tài)性的特點。與其他任何的檔案材料都有所不同，對于保障性住房建設(shè)的檔案而言，并非是完全保持一成不變的，更多時候都是隨著房屋承租人的不斷變化發(fā)生變動。而且，從另一個角度出發(fā)，所謂的檔案登記完成，也并不代表檔案管理工作完全結(jié)束，相關(guān)工作人員必須要從房屋的實際情況出發(fā)，根據(jù)后續(xù)的變動情況，進(jìn)一步更新檔案資料，與此同時，需要對承租人的實際家庭收入情況以及住房等相關(guān)信息進(jìn)行同步更新。還要對過往存在的一些缺陷內(nèi)容進(jìn)行全面補充。其次，就是系統(tǒng)性。對于保障性住房檔案管理工作而言，本身就具備較強的系統(tǒng)性特點。具體而言，就是在該工作開展的過程中，必須要站在國家發(fā)展高度，依靠相關(guān)法律和規(guī)章制度的保障，相關(guān)管理部門也要從現(xiàn)實角度出發(fā)，進(jìn)一步構(gòu)建更為完善的檔案管理制度，針對檔案管理過程中所有參與的管理人員，更要開展全方位專業(yè)化的培訓(xùn)工作。此外，不論是對檔案資料的收集，還是保存以及開展信息化建設(shè)工作，都不能單一開展，而是要將系統(tǒng)化的管理機制全面引入進(jìn)來，才能順利開展。最后，就是延續(xù)性。這里所指的延續(xù)性，是時間層面的延續(xù)，具體而言，就是在開展保障性住房檔案管理工作的過程中，必須要進(jìn)一步對承租人和實際房屋信息情況進(jìn)行延續(xù)性管理，更要根據(jù)時間的變動，及時更改各種變動信息。

2.工作要求

首先，站在保障性住房自身的角度出發(fā)，通常情況下，房屋的來源方向非常多，而且具備多樣化的特點，不僅有廉租房、經(jīng)濟(jì)適用房，還有定向安置房等等。所以，整體檔案管理工作的開展，就非常復(fù)雜和煩瑣，相關(guān)工作人員不僅要對房屋的具體來源情況進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計，更要對房屋使用者的具體情況進(jìn)行全面分析，還有對實際適用的標(biāo)準(zhǔn)情況等等不斷補充和完善，確保檔案可以發(fā)揮更大的作用，不會有遺漏和不足之處。其次，在檔案管理工作實際開展的過程中，對于工作人員而言，最需要考慮的問題，就是檔案資料的真實性與否，對于一些造假資料，必須要精準(zhǔn)識別，避免出現(xiàn)騙租分配的現(xiàn)象，在這樣的基礎(chǔ)上，后續(xù)保障性住房的管理工作高效開展就能得到最大化的支持。

二、城鎮(zhèn)保障性住房建設(shè)檔案管理方面存在的問題

1.管理流程和制度缺乏規(guī)范性

本文主要對中心城區(qū)的公租房檔案管理工作開展研究。從現(xiàn)實發(fā)展角度分析，我國在該方面的建設(shè)工作已經(jīng)取得了突破性進(jìn)展和相對理想的成績，但是，從現(xiàn)實情況，中心城區(qū)的公租房檔案管理工作不管是從制度角度來看，還是從流程角度來分析，都有很多的不足之處，缺乏健全性和完善性。在管理過程中，沒有實現(xiàn)規(guī)范化管理，尤其是相應(yīng)的管理部門，頻頻出現(xiàn)管理不規(guī)范的問題，導(dǎo)致該問題主要有以下兩方面原因：一是當(dāng)前我國針對中心城區(qū)公租房出臺的相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度嚴(yán)重不足，且缺乏規(guī)范性，在涉及建設(shè)、分配以及運營管理等方面有很多漏洞，沒有真正從現(xiàn)實情況出發(fā)，很多所謂的規(guī)范內(nèi)容根本無法執(zhí)行，更缺乏指導(dǎo)性；二是檔案管理相關(guān)部門的管理流程和體系相對欠缺，在具體管理的過程中未能達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，很多管理部門不論是在具體管理內(nèi)容，還是實際的管理流程方面，都未能科學(xué)統(tǒng)籌，也未能做到合理把控，特別在審核資料的過程中存在很多不足之處，此種現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，必須要加大重視程度。

2.信息化管理力度不足

從現(xiàn)實工作情況可以發(fā)現(xiàn)，與其他的工作有所不同，中心城區(qū)公租房檔案管理工作涉及范圍較廣，管理資料內(nèi)容相對復(fù)雜繁多，而且整體的跨度也相對較大，如果仍然采取過往單一紙質(zhì)的管理模式，那么，相應(yīng)的管理工作會非常繁重，工作人員不堪重負(fù)，且由于是人為操作，不可避免會出現(xiàn)一些操作失誤的情況，導(dǎo)致檔案管理存在一定的漏洞和問題。信息化時代，在信息技術(shù)的可持續(xù)高效發(fā)展背景下，檔案管理工作自然也要做到與時俱進(jìn)，高效緊密結(jié)合信息技術(shù)，提高檔案管理工作實效。同時，對相對落后的管理方式進(jìn)行適度完善和更新，實現(xiàn)信息化管理。但是，從現(xiàn)實情況來看，很多單位都缺乏信息化管理意識，沒有將信息化技術(shù)高效運用到具體的管理工作中，更沒有構(gòu)建完善的信息化管理體系，導(dǎo)致信息化程度非常低。即便有一些管理單位具備信息化意識，但是受到經(jīng)濟(jì)等多方面條件的制約，實際的信息化管理效果也不容樂觀，雖然實施了信息化管理，但實際工作中的可行性相對較低，整體的信息化管理水平仍然較低，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

從檔案管理實際工作情況分析，現(xiàn)階段有些管理部門在聘請管理人員時，沒有做到全方位考慮，導(dǎo)致管理人員專業(yè)技能不足，相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高。這樣的管理人員對于一些檔案管理制度和措施了解不夠深入，很難高效開展檔案管理工作，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)度受到影響，同時影響單位整體的管理質(zhì)量。

4.對于檔案管理工作認(rèn)識不足

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人口不斷增加，住房壓力相對較大，根據(jù)相應(yīng)的調(diào)查分析，如今我國大力建設(shè)城鎮(zhèn)保障性住房，尤其是中心城區(qū)，這使得我國成千上萬的低收入家庭解決了住房難問題。但是，基于保障性住房建設(shè)規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，不論是建設(shè)數(shù)據(jù)，還是分配數(shù)據(jù)，又或者是運營數(shù)據(jù)以及管理檔案等也在不斷累積，這些數(shù)據(jù)和檔案需要進(jìn)行全面整理和分類。對于檔案管理工作而言，要想最大化發(fā)揮出實效，就必須進(jìn)一步朝著制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展，并且，保證所有檔案信息和資料的真實性和可靠性。但是，相關(guān)單位對此不夠重視，不論是資金投入，還是相應(yīng)制度的健全和完善方面都有很多不足之處，特別是有的發(fā)達(dá)地區(qū)更重視經(jīng)濟(jì)效益，而沒有重視相應(yīng)的檔案管理工作，在住房保障資源分配方面也存在一定的不合理性，未能遵循公平公正的原則進(jìn)行科學(xué)分配，導(dǎo)致該地區(qū)保障性問題遲遲無法得到解決，城市的和諧發(fā)展也會受到很大程度的影響。

5.缺乏專門的管理機構(gòu)

相關(guān)單位沒有認(rèn)識到中心城區(qū)公租房檔案管理工作的重要性，因此，也沒有建立相關(guān)專門的管理機構(gòu)，所以涉及的一些檔案管理工作與其他部門的工作相互混合，更有甚者，存在其他業(yè)務(wù)部門代理管理的情況。除此以外，在相應(yīng)的檔案管理工作進(jìn)展過程中，還存在一個非常嚴(yán)峻的問題，就是缺乏科學(xué)有效的銜接機制。很多時候，哪怕是非常簡單的一個手續(xù)或證件審核，都需要反復(fù)審核很多次，煩瑣的管理方式直接影響檔案管理實效。

三、城鎮(zhèn)保障性住房建設(shè)檔案管理的意義

城鎮(zhèn)保障性住房建設(shè)檔案主要是在住房保障管理工作中形成的或依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，分為房源檔案、保障對象檔案和電子檔案三個部分。從我國的整體發(fā)展態(tài)勢來看，我國當(dāng)下開展的各項社會保障工作都在有序進(jìn)行，住房保障檔案管理工作更是重中之重，若能將該項工作做好，達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)，可以最大限度地推進(jìn)社會保障工作的進(jìn)展。通過對中心城區(qū)公租房檔案材料的全方位整理，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)下工作存在的不足之處，從而在相應(yīng)保障制度和措施的實施方面獻(xiàn)策獻(xiàn)計。首先，對城鎮(zhèn)保障性住房建設(shè)檔案管理加大重視力度，全面規(guī)范化管理，可以讓我國整體的社會保障工作實現(xiàn)進(jìn)一步高效發(fā)展。中心城區(qū)的公租房檔案管理工作包含了很多內(nèi)容，不僅有居民的一些詳細(xì)身份信息和資料，還有相應(yīng)的運營和分配資料等，通過深入管理和分析這些資料，可以更好地解決當(dāng)下存在的一些住房問題，為人們的生活提供更多保障。其次，對城鎮(zhèn)住房保障檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)、合理的優(yōu)化，是當(dāng)前社會保障工作可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。中心城區(qū)公租房檔案管理工作需要對住房對象的真實資料和信息進(jìn)行全方位記錄，從某一角度來分，這也是為了切實保護(hù)其合法權(quán)益，讓居住人員可以擁有相應(yīng)的權(quán)力，最終促進(jìn)相應(yīng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展；再次，通過進(jìn)一步完善檔案管理工作，可以讓整體保障工作的效率大幅度提升。根據(jù)相應(yīng)的調(diào)查和分析可以發(fā)現(xiàn)，我國社會保障對象具有不確定、不穩(wěn)定的情況，因此，相關(guān)部門必須要根據(jù)實際情況變化，進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，確保檔案管理工作可以高效開展，只有在這樣的前提下，整體的檔案管理實效性才能得到更大程度的提升；最后，通過持續(xù)完善檔案管理工作，可以明確認(rèn)識到當(dāng)下保障工作中存在的種種問題和不足之處，負(fù)責(zé)人員可以深入其中進(jìn)行分析，提出正確的解決方法，確保工作水平實現(xiàn)不斷提升，為我國社會保障工作的未來發(fā)展指引正確的方向。

四、城鎮(zhèn)保障性住房建設(shè)檔案管理問題的應(yīng)對措施

1.不斷完善和優(yōu)化法律法規(guī)及其規(guī)章制度，實現(xiàn)依法管理

站在宏觀角度分析，我國針對城鎮(zhèn)保障性住房檔案管理工作已經(jīng)出臺了相應(yīng)的法律法規(guī)，還有相應(yīng)的文件指導(dǎo)具體工作的開展。

因此，在檔案管理工作開展的過程中，要嚴(yán)格遵循法律法規(guī)和規(guī)章制度。對于檔案管理部門而言，必須要將檔案管理工作放在首要位置，確保檔案資料的全面性和真實性，保證所有的檔案資料可以對保障性住房建設(shè)過程中的實施情況進(jìn)行真實記錄，更要對后續(xù)的運營和分配問題進(jìn)行精準(zhǔn)劃分，實施具體的制度和規(guī)范，保證管理效果。此外，為了提高檔案管理的全面性，相關(guān)部門應(yīng)全面客觀地反饋當(dāng)下住房問題，呼吁國家不斷完善現(xiàn)有相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度，給檔案管理工作更全方位的保障。在具體檔案管理工作實施的過程中，要嚴(yán)格遵循一套一檔原則，依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》等，建立保障性住房基本情況和使用管理情況登記表格，并且在房屋分配后三個月內(nèi)完成歸檔。另外，對于成套房屋，需要按套建立檔案。對于同樣類型的檔案，在開展分類管理的過程中，應(yīng)側(cè)重體現(xiàn)出不同檔案之間具備的關(guān)聯(lián)性，確?？梢詫崿F(xiàn)相互印證。

2.規(guī)范管理，加強信息化管理體系構(gòu)建

相關(guān)管理部門必須要從自身的現(xiàn)實情況出發(fā)，對現(xiàn)有的管理技術(shù)和手段進(jìn)行完善和更新，緊隨時代潮流，通過結(jié)合運用大數(shù)據(jù)等多方面技術(shù)，進(jìn)一步科學(xué)統(tǒng)計房源和對象信息等資料。同時，科學(xué)運用高效的辦公軟件系統(tǒng)，為保障性住房的查詢和調(diào)檔等工作提供便捷，最大限度地提高工作效率和質(zhì)量。眾所周知，保障性住房檔案涵蓋的內(nèi)容非常多，不僅有住房的建設(shè)和運營資料，還有具體的分配和人員資料，更有具體制度的實施等多方面內(nèi)容，因此，相應(yīng)管理部門必須要從現(xiàn)實角度出發(fā)，充分利用信息化手段，制定管理制度，明確每個員工的工作內(nèi)容和職責(zé)，確保制度的實施有所依據(jù)，最大化保證檔案管理工作高效開展。此外，對于管理部門而言，必須要對檔案管理的范圍進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范。例如，要明確具體房屋的實際租賃情況，還有相關(guān)租賃人員的家庭信息等情況。相關(guān)管理人員不僅要認(rèn)真收集紙質(zhì)資料，還要建立相應(yīng)的電子檔案，確保整體的檔案管理可以實現(xiàn)數(shù)字化。不僅如此，還要對各項管理內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真分析，保證內(nèi)容的銜接性，實時完善檔案數(shù)據(jù)管理工作，為具體的檔案資料查詢提供相應(yīng)支持。同時，還需加大監(jiān)督管理力度，針對不按規(guī)定歸檔、擅自涂改和偽造檔案、擅自銷毀或出賣檔案等行為，依法追究其刑事責(zé)任。

3.提高專業(yè)人才的綜合素養(yǎng)

檔案管理工作即便融合了先進(jìn)的信息技術(shù)，但最終落實的還是工作人員，因此，管理部門必須要明確認(rèn)識到只有保證高質(zhì)量的人才隊伍，才能保證有效實施相應(yīng)的管理制度，保證管理工作的實施成效。管理部門應(yīng)在人才隊伍打造方面有自己的思想和方向，既要保證工作人員具備較強的專業(yè)素養(yǎng)，還要有責(zé)任和擔(dān)當(dāng)。管理部門要對工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保其可以更好地掌握檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)和技能，使其綜合素質(zhì)不斷提升。當(dāng)然，在實際培訓(xùn)的過程中，還要不斷提高管理人員的責(zé)任感和使命感，管理部門也需要與當(dāng)?shù)卣哟鬁贤ê徒涣?，針對檔案管理工作的不足之處，提出針對性意見，并不斷改正和完善。對于檔案管理人員而言，必須要遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，扎實掌握檔案專業(yè)知識和技能，明確自身的職責(zé)。一是嚴(yán)格遵守住房保障檔案管理政策法規(guī)，認(rèn)真執(zhí)行業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范；二是實時收集和整理住房保障檔案資料，并做到嚴(yán)格保管和科學(xué)利用。

五、結(jié)束語

總而言之，時代在不斷進(jìn)步，社會在不斷發(fā)展，城鎮(zhèn)保障性住房檔案管理工作有待進(jìn)一步完善和優(yōu)化，不論是從國家層面上來看，還是從負(fù)責(zé)管理的部門角度出發(fā)，都應(yīng)做到緊隨時代潮流，融入新的管理思想，加大力度引進(jìn)信息化技術(shù)，確保整體檔案管理工作可以更加方便。不僅如此，還要對現(xiàn)有的法律法規(guī)和規(guī)章制度進(jìn)行不斷完善、優(yōu)化，為檔案管理工作的后續(xù)開展提供可靠的依據(jù)和正確的指導(dǎo)方向。在檔案管理工作開展過程中，不論何時何地，人都是最為重要的，必須要從人的角度出發(fā)，不斷提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為其提供針對性的培訓(xùn)，不斷提高其管理技能和水平。此外，管理人員也要做到持續(xù)提升自身的綜合素養(yǎng)，不斷學(xué)習(xí)新的管理知識和理念，確保在進(jìn)行檔案管理的過程中，可以整合所有的涵蓋內(nèi)容，保證管理質(zhì)量和效率，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，促進(jìn)社會的健康穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：安康市保障性住房管理中心）

基金項目：保障性住房檔案信息服務(wù)能力建設(shè)研究；課題編號：ZGYGC15411。

作者簡介：胡家芳（1975—），女，漢族，陜西漢濱人，本科，中級館員，研究方向：檔案管理。