全媒體視域下高校檔案服務(wù)社會(huì)優(yōu)化策略

摘 要：全媒體的發(fā)展為高校檔案服務(wù)社會(huì)化創(chuàng)造了更優(yōu)的空間，借助各類媒體平臺(tái)，高校檔案的服務(wù)和利用效率顯著提升。當(dāng)前，檔案信息載體形式更加豐富、線下服務(wù)載體得到拓展、信息傳遞形式更加契合公眾需求。為進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案社會(huì)服務(wù)，應(yīng)在資源平臺(tái)建設(shè)、互動(dòng)交流、媒體宣傳、校園志愿服務(wù)、分眾化傳播等方面下功夫。

關(guān)鍵詞：全媒體；高校；檔案服務(wù)；社會(huì)化；資源平臺(tái)

基金項(xiàng)目：本文系江蘇省高校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究基金項(xiàng)目，項(xiàng)目名稱：“全媒體環(huán)境下高校檔案服務(wù)社會(huì)創(chuàng)新研究”，項(xiàng)目編號(hào)：2019SJA0643;課題主持人：王青。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出，要將在學(xué)校管理、教學(xué)、科研和招生活動(dòng)過程中形成的，對(duì)學(xué)校發(fā)展、學(xué)生管理以及社會(huì)發(fā)展有重要意義的各種文字、圖表、聲音、圖像、視頻等不同載體的歷史記錄進(jìn)行保存。這些歷史記錄是高校檔案管理的重要對(duì)象，通過對(duì)這些檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠?yàn)楦咝９芾怼W(xué)生培養(yǎng)和教學(xué)科研提供全方位的檔案信息支持。全媒體視域下，為高校檔案信息服務(wù)提供了更為多元化載體，進(jìn)一步優(yōu)化了高校檔案服務(wù)內(nèi)容和形式，更好實(shí)現(xiàn)高校檔案信息服務(wù)價(jià)值。

1 全媒體環(huán)境下高校檔案服務(wù)社會(huì)現(xiàn)狀

全媒體環(huán)境下，高校檔案在檔案資源收集和傳播，檔案軟硬件設(shè)施升級(jí)等方面得到極大改善和提高，為高校檔案信息服務(wù)社會(huì)提供了內(nèi)在動(dòng)力。當(dāng)前部分高校借助全媒體平臺(tái)為服務(wù)社會(huì)不同主體提供全方位的檔案信息服務(wù)[1]。包括在校師生和往屆生。為在校生出具證明服務(wù)，包含在校證明、在校成績，為往屆生出具成績證明和中英文學(xué)籍證明等。這不僅發(fā)揮高校檔案服務(wù)的特殊價(jià)值，也借助全媒體平臺(tái)進(jìn)一步擴(kuò)展高校檔案服務(wù)社會(huì)覆蓋范圍，使檔案服務(wù)變得更為真實(shí)規(guī)范。與高校在科研方面密切聯(lián)系的企業(yè)，也是高校檔案服務(wù)的重要對(duì)象，借助全媒體技術(shù)建設(shè)高?？蒲谐晒麛?shù)據(jù)庫，將學(xué)?？蒲谐晒涂蒲袆?dòng)態(tài)檔案信息進(jìn)行集中，為高校與企業(yè)在科研成果轉(zhuǎn)化方面搭建起橋梁。在人事檔案信息服務(wù)方面以離校教師和學(xué)生為主，可以為師生提供人事檔案保存、轉(zhuǎn)遞服務(wù)，利用云平臺(tái)傳輸電子人事檔案，有效解決檔案在傳遞過程中的丟失問題。

全媒體環(huán)境下，高校檔案服務(wù)社會(huì)主要以兩種方式進(jìn)行。一種方式是利用各種平臺(tái)提供檔案信息服務(wù)。當(dāng)前我國部分高校在檔案信息服務(wù)方面廣泛借助微博和微信公眾等平臺(tái)，只要關(guān)注微博和微信公眾號(hào)就能夠享受信息咨詢和重點(diǎn)信息發(fā)布等基礎(chǔ)性服務(wù)。但這種服務(wù)具有一定的局限性，很難實(shí)現(xiàn)全方位互動(dòng)溝通。另外一種服務(wù)方式是學(xué)校自建高校檔案服務(wù)平臺(tái)，借助全媒體技術(shù)形成相應(yīng)服務(wù)板塊和服務(wù)功能。需求者按照相關(guān)提示進(jìn)行操作，通過身份驗(yàn)證，獲取高校檔案服務(wù)平臺(tái)權(quán)限，可以享受高校檔案信息查詢服務(wù)、信息咨詢服務(wù)、信息下載服務(wù)、信息變更服務(wù)，等等。能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案服務(wù)主體與服務(wù)對(duì)象的溝通互動(dòng)，進(jìn)一步提升了服務(wù)的精準(zhǔn)性和有效性。

2 全媒體環(huán)境下高校檔案服務(wù)社會(huì)的發(fā)展機(jī)遇

全媒體環(huán)境下，高校檔案服務(wù)社會(huì)具有其現(xiàn)實(shí)的必要性。隨著全媒體信息技術(shù)與高校檔案服務(wù)的深度，進(jìn)一步提升高校檔案信息服務(wù)的層次性，為高校信息服務(wù)主客體之間搭建雙向溝通渠道[2]。在全媒體技術(shù)加持之下，高校檔案信息服務(wù)方式變得更為多元，通過多種途徑對(duì)社會(huì)重要檔案信息資源進(jìn)行收集，豐富高校檔案信息數(shù)據(jù)庫，這些珍貴的社會(huì)檔案信息資源促使高校檔案服務(wù)社會(huì)適應(yīng)全媒體環(huán)境下用戶需求的復(fù)雜化、多元化局面。

2.1 信息載體及其形式得以豐富

全媒體環(huán)境下，高校檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)對(duì)服務(wù)信息載體和形式進(jìn)行豐富。如對(duì)現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行整理和分類，可以劃分為短信檔案、電子檔案、錄音檔案、短視頻檔案、照片檔案等，更好地滿足社和公眾對(duì)高校檔案信息服務(wù)的多元化訴求。隨著高校檔案載體不斷豐富，對(duì)高校檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施提出了更高要求，需要高校為檔案管理和檔案社會(huì)服務(wù)提供必要的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，并及時(shí)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫以及軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新和維護(hù)，同時(shí)也對(duì)高校檔案工作人員的知識(shí)能力和基本素質(zhì)提出了更高要求。隨著檔案服務(wù)載體形式不斷豐富，在服務(wù)過程中也要注意信息資源共享和安全問題。前者進(jìn)一步擴(kuò)大高校檔案信息服務(wù)覆蓋范圍，加速了檔案信息服務(wù)效率。而后者則確保了高校檔案信息服務(wù)的安全性，確保為社會(huì)公眾提供的檔案信息真實(shí)、安全、可靠，真正發(fā)揮檔案原始性作用。

全媒體環(huán)境下檔案信息服務(wù)方式和服務(wù)手段發(fā)生深刻變化。具體體現(xiàn)為，檔案信息服務(wù)技術(shù)性、分眾化、智能化。全媒體平臺(tái)為社會(huì)公眾參與高校檔案信息服務(wù)提供了載體，社會(huì)公眾完全可以利用檔案信息服務(wù)平臺(tái)與高校檔案服務(wù)主體進(jìn)行溝通和互動(dòng)，在這一過程中高校檔案管理部門能夠了解社會(huì)公眾的個(gè)性化訴求，同時(shí)也有助于優(yōu)化高校檔案服務(wù)社會(huì)公眾的流程和方式。全媒體環(huán)境下實(shí)現(xiàn)多終端、多平臺(tái)的深度融合，新出現(xiàn)的微博、微信公眾號(hào)、門戶網(wǎng)站、即時(shí)通信工具、新媒體平臺(tái)、自媒體平臺(tái)等完全可以成為高校檔案社會(huì)服務(wù)平臺(tái)[3]。高校檔案服務(wù)與各類平臺(tái)的深度融合，在服務(wù)過程中有助于提升檔案信息傳播效率，更好地滿足用戶對(duì)高校檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和速度要求。用戶也可以根據(jù)自身實(shí)際需要選擇不同的渠道，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息服務(wù)與個(gè)性化訴求的精準(zhǔn)匹配。

2.2 進(jìn)一步完善了線下服務(wù)載體

從目前看，高校檔案服務(wù)社會(huì)整體向好，雙方能夠積極溝通，良性互動(dòng)。高校檔案管理部門在檔案服務(wù)過程中進(jìn)一步增強(qiáng)了服務(wù)主動(dòng)意識(shí)，加強(qiáng)了與社會(huì)主體溝通互動(dòng)。暢通了溝通渠道，不僅提升了高校檔案信息服務(wù)覆蓋范圍，也進(jìn)一步完善了高校檔案線下服務(wù)場景。在多元化服務(wù)場景下，用戶能夠享受到更為豐富的服務(wù)內(nèi)容。一方面，高校檔案管理部門可以利用人工智能等技術(shù)為社會(huì)公眾提供沉浸式的虛擬現(xiàn)實(shí)場景，將檔案信息場景化。社會(huì)公眾在虛擬現(xiàn)實(shí)場景中既能夠接受檔案信息，內(nèi)容也能夠更加直觀地感受檔案服務(wù)帶來的諸多樂趣，有助于提升檔案服務(wù)質(zhì)量。另一方面，高校在線下服務(wù)載體方面手段和形式也變得更為多樣，有效地解決傳統(tǒng)檔案服務(wù)內(nèi)容單一，形式簡單弊端。通過服務(wù)手段和方式創(chuàng)新，更好地適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)公眾對(duì)高校檔案服務(wù)的多元化要求。

2.3 信息傳遞形式適應(yīng)公眾需求

全媒體環(huán)境下，傳統(tǒng)的高校檔案信息傳遞方式已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展訴求，也很難滿足社會(huì)公眾對(duì)于高校檔案服務(wù)的個(gè)性化要求。新時(shí)期，現(xiàn)代信息技術(shù)與高校檔案服務(wù)深度融合，能夠利用媒介多重融合方式為用戶提供全方位、立體式的檔案信息內(nèi)容，滿足不同主體對(duì)于高校檔案信息服務(wù)訴求，有效地解決傳統(tǒng)單一信息傳播渠道帶來的弊端，實(shí)現(xiàn)信息傳遞的分眾化。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)用戶可以為其提供在線檔案信息檢索、在線檔案展示等信息服務(wù)。針對(duì)手機(jī)APP用戶可以提供信息推送、在線訂閱、檔案信息閱覽等服務(wù)[4]。針對(duì)其他用戶可以通過微博微信公眾號(hào)提供檔案信息查詢、咨詢服務(wù)，等等。

3 全媒體環(huán)境下高校檔案服務(wù)社會(huì)的優(yōu)化策略

3.1 加強(qiáng)資源平臺(tái)建設(shè)

高校檔案服務(wù)社會(huì)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在推進(jìn)過程中應(yīng)主動(dòng)利用全媒體信息技術(shù)，搭建更符合社會(huì)公眾需求的檔案服務(wù)平臺(tái)。在服務(wù)平臺(tái)建設(shè)過程中要注重服務(wù)功能的多元化和針對(duì)性，充分考量文字、圖像、音頻、視頻、動(dòng)畫等多種檔案載體的兼容性。同時(shí)也要在功能上有所側(cè)重，通過搭建資源平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案信息資源有效整合，建立不同類型的數(shù)據(jù)庫，為檔案平臺(tái)服務(wù)提供豐富的服務(wù)資源。同時(shí)要實(shí)現(xiàn)檔案資源平臺(tái)與網(wǎng)站、社交媒體、手機(jī)APP各種端口的有效銜接，有效地避免在檔案信息服務(wù)過程中的數(shù)據(jù)兼容問題。在檔案服務(wù)過程中要重視資源平臺(tái)維護(hù)和更新，切實(shí)保障平臺(tái)服務(wù)的連續(xù)性、持續(xù)性和實(shí)效性。

3.2 增強(qiáng)互動(dòng)延伸方式

高校傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)形式過于單一，服務(wù)方式過于被動(dòng)，難以了解社會(huì)公眾的檔案信息服務(wù)訴求。全媒體環(huán)境下，高校檔案服務(wù)社會(huì)能夠利用全媒體技術(shù)以及各類平臺(tái)加強(qiáng)與社會(huì)主體的溝通互動(dòng)，了解社會(huì)主體對(duì)高校檔案信息服務(wù)的具體訴求，在增強(qiáng)互動(dòng)的同時(shí)，也進(jìn)一步擴(kuò)展了高校檔案信息的覆蓋范圍。一方面，在全媒體技術(shù)加持之下，高校檔案管理部門可以對(duì)社會(huì)公眾檔案信息訴求有更為全面的了解，社會(huì)公眾可以通過平臺(tái)針對(duì)高校檔案信息服務(wù)提出各種意見建議。另一方面，高校檔案管理部門會(huì)對(duì)這些意見建議進(jìn)行集中討論，對(duì)能夠優(yōu)化高校檔案服務(wù)社會(huì)公眾的好建議、好辦法會(huì)融入到高校檔案服務(wù)流程之中，進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)流程，豐富高校檔案管理部門與社會(huì)公眾的溝通方式。

3.3 提升智能服務(wù)技術(shù)

全媒體環(huán)境下物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、人工智能技術(shù)與高校檔案服務(wù)社會(huì)各個(gè)流程的深度融合，進(jìn)一步提升了高校檔案服務(wù)社會(huì)的智能化水平。新時(shí)期，在推進(jìn)高校檔案服務(wù)社會(huì)過程中有必要借助各類智能服務(wù)技術(shù)對(duì)高校檔案服務(wù)方式和手段進(jìn)行創(chuàng)新，高校檔案管理部門要善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升高校檔案智能服務(wù)層次和水平?，F(xiàn)代信息技術(shù)的一大優(yōu)勢在于能夠簡化流程，提升服務(wù)效率。因此，高校檔案在服務(wù)社會(huì)過程中要借助人工智能技術(shù)，優(yōu)化服務(wù)平臺(tái)功能，進(jìn)一步提升服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)高校檔案管理部門也要重視技術(shù)研發(fā)和創(chuàng)新[5]。新時(shí)期社會(huì)公眾對(duì)高校檔案服務(wù)的訴求越來越個(gè)性化，如果采取“大水漫灌”的檔案服務(wù)方式，很難滿足用戶的個(gè)性化服務(wù)訴求。這就需要借助智能服務(wù)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，為用戶提供更有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。

3.4 擴(kuò)大社會(huì)參與方式

社會(huì)公眾參與高校檔案服務(wù)體系建設(shè)具有其現(xiàn)實(shí)的必要性。只有社會(huì)公眾真正參與進(jìn)來，才能夠找出高校在檔案服務(wù)社會(huì)過程中存在的“痛點(diǎn)”和“難點(diǎn)”，高校檔案管理部門才會(huì)從社會(huì)公眾視角思考如何構(gòu)建更為科學(xué)合理的檔案服務(wù)機(jī)制。高校在檔案服務(wù)過程中要始終堅(jiān)持“以人為本”，樹立大數(shù)據(jù)思維，借助全媒體平臺(tái)為社會(huì)公眾參與高校檔案服務(wù)提供路徑和方式。為此，高校檔案管理部門應(yīng)建立雙向反饋機(jī)制，著力完善現(xiàn)有的反饋體系，更好地了解用戶訴求，并將用戶訴求作為高校檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型的重要依據(jù)，更好地體現(xiàn)高校檔案服務(wù)的特殊職能和作用。擴(kuò)大社會(huì)參與方式是利用現(xiàn)代信息技術(shù)擴(kuò)大高校檔案服務(wù)范圍的有效方式，也是提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量的現(xiàn)實(shí)舉措。在具體實(shí)施過程中，要通過雙向反饋機(jī)制更好地發(fā)現(xiàn)高校檔案服務(wù)社會(huì)過程中存在的問題，并有針對(duì)性地加以解決。

3.5 開展校園志愿服務(wù)

疫情新常態(tài)背景下，高校檔案管理部門在檔案服務(wù)過程中也應(yīng)該圍繞不同需求主體開展校園志愿服務(wù)，更好地體現(xiàn)高校檔案服務(wù)職能。新時(shí)期，高校檔案管理部門應(yīng)將校園志愿服務(wù)建設(shè)作為提升高校檔案服務(wù)社會(huì)的重要方面。從服內(nèi)容看，可以包含檔案數(shù)字化、檔案代查、檔案電話咨詢等服務(wù)。通過校園志愿服務(wù)能夠有效彌補(bǔ)學(xué)校檔案管理人員短缺現(xiàn)狀。在志愿服務(wù)過程中也有助于志愿者提升檔案知識(shí)、增強(qiáng)檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理部門與志愿者“雙贏”。在服務(wù)過程中，首先要向全校招募有志愿服務(wù)意向的學(xué)生，通過考核和選拔方當(dāng)有將有服務(wù)意愿，并具備一定語言表達(dá)能力和基礎(chǔ)檔案知識(shí)的學(xué)生選拔為志愿者。然后對(duì)這些志愿者進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，培訓(xùn)主要采取面對(duì)面授課和實(shí)地講解相結(jié)合的方式。培訓(xùn)合格之后，向志愿者發(fā)放志愿服務(wù)證，在學(xué)校檔案管理部門不同崗位進(jìn)行志愿服務(wù)。應(yīng)將大學(xué)生參與檔案志愿服務(wù)作為社會(huì)文明進(jìn)步的重要體現(xiàn)，同時(shí)也是增強(qiáng)大學(xué)生社會(huì)檔案意識(shí)的重要舉措。

3.6 注重發(fā)揮媒體作用

全媒體環(huán)境下，高校檔案服務(wù)社會(huì)具有重要現(xiàn)實(shí)意義。因此，有必要對(duì)高校檔案服務(wù)社會(huì)進(jìn)行廣泛宣傳，充分發(fā)揮媒體的宣傳媒介作用。新時(shí)期，高校在檔案服務(wù)過程中要進(jìn)一步提升自身的影響力和號(hào)召力。當(dāng)前社會(huì)公眾對(duì)于高校檔案信息服務(wù)流程、內(nèi)容和方式了解得并不夠全面系統(tǒng)。認(rèn)為高校檔案服務(wù)主體主要圍繞師生教學(xué)和科研工作，相應(yīng)地對(duì)社會(huì)公眾能夠提供的服務(wù)途徑相對(duì)單一，服務(wù)內(nèi)容也十分有限。究其原因就是社會(huì)公眾對(duì)于高校檔案服務(wù)的不理解。因此，必須借助全媒體平臺(tái)宣傳作用，讓社會(huì)公眾對(duì)高校檔案信息服務(wù)有全新認(rèn)知。一方面，高校要對(duì)檔案服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式進(jìn)行整理，以群眾喜聞樂見的形式，借助多種媒體平臺(tái)進(jìn)行宣傳，讓社會(huì)公眾對(duì)高校檔案服務(wù)有重新認(rèn)知。另一方面，各類媒體也應(yīng)該主動(dòng)承擔(dān)起社會(huì)責(zé)任，將高校檔案服務(wù)內(nèi)容宣傳作為一項(xiàng)重要工作加以落實(shí)，進(jìn)一步提升高校檔案服務(wù)宣傳的時(shí)效性。

3.7 服務(wù)的分眾化

高校檔案服社會(huì)公眾分眾化要求檔案管理部門要充分了解社會(huì)公眾對(duì)于檔案服務(wù)的不同訴求，借助全媒體平臺(tái)對(duì)社會(huì)公眾的各類信息進(jìn)行全面收集和整合，根據(jù)社會(huì)公眾的不同特點(diǎn)對(duì)社會(huì)公眾進(jìn)行精準(zhǔn)畫像，將不同類型的社會(huì)公眾進(jìn)行精準(zhǔn)分類，并圍繞不同類型社會(huì)公眾的服務(wù)訴求對(duì)高校檔案息資源進(jìn)行整合，切實(shí)保障高校檔案信息服務(wù)與社會(huì)公眾需求的精準(zhǔn)匹配。服務(wù)分眾化要求高校檔案管理部門要注重借助數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)公眾的精準(zhǔn)分類。只有充分了解不同類型社會(huì)公眾的檔案訴求，才能夠?yàn)榉?wù)的分眾化提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。這就要求檔案管理人員在檔案服務(wù)過程中要將服務(wù)分眾化作為工作開展的重要依據(jù)，進(jìn)一步提升高校檔案信息服務(wù)水平，更好地發(fā)揮高校檔案社會(huì)服務(wù)職能。

總之，全媒體環(huán)境下，高校檔案服務(wù)社會(huì)環(huán)境發(fā)生了深刻變化。新時(shí)期，高校檔案管理部門在檔案服務(wù)過程中要充分認(rèn)識(shí)到全媒體環(huán)境變化產(chǎn)生的一系列影響。主動(dòng)的借助全媒體技術(shù)優(yōu)勢對(duì)高校檔案服務(wù)資源進(jìn)行整合，對(duì)服務(wù)手段和服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，形成更為系統(tǒng)的高校檔案服務(wù)社會(huì)體系，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)的針對(duì)性、時(shí)效性和有效性。

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（作者單位：江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處）