淺議機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

摘 要：檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，能夠反映單位的發(fā)展情況，在其日常運(yùn)行中發(fā)揮重要作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部有關(guān)檔案資料管理信息化建設(shè)的加快推進(jìn)，不僅是保障單位業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，也是單位現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇。由于種種因素的影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在著一系列問(wèn)題亟待解決，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量比較低下。本文立足機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況，分析其檔案管理中存在的各種問(wèn)題，以及在事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理信息化的重要價(jià)值與現(xiàn)實(shí)意義，并分析如何解決現(xiàn)有的問(wèn)題，以推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作的改革創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案管理；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案價(jià)值；檔案法；改革創(chuàng)新

前言

在全面建設(shè)社會(huì)主義強(qiáng)國(guó)的過(guò)程中，我國(guó)各級(jí)政府正在轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型政府，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作也在發(fā)生變革。隨著社會(huì)的發(fā)展，落后的檔案管理方法已然不符合現(xiàn)代化工作的要求，檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和改革已經(jīng)勢(shì)在必行。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案涉及社會(huì)公眾事務(wù)、工作人員的經(jīng)歷等，各地機(jī)關(guān)事業(yè)單位正在以全新的面貌迎接新時(shí)代，正在努力改進(jìn)單位內(nèi)一系列不合理、不科學(xué)、不先進(jìn)的工作方法和形式。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中亟待解決的問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的檔案管理意識(shí)是影響檔案管理工作質(zhì)量的主要因素，現(xiàn)階段仍有許多工作人員缺乏正確的認(rèn)知、科學(xué)的管理方法，現(xiàn)代化的管理意識(shí)并不突出，直接導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不佳。首先，其他業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知不正確，相當(dāng)一部分工作人員認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，日常工作內(nèi)容只是整理文件、擺放文件、寫(xiě)文件，不僅不重視檔案管理工作，還不配合檔案管理工作人員的工作。其次，管理部門(mén)缺乏科學(xué)的管理意識(shí)，在管理工作具體細(xì)化的過(guò)程中，檔案管理容易被忽略，其采取的管理方式仍然保留著傳統(tǒng)、固化、單一的特點(diǎn)，導(dǎo)致檔案的歸類(lèi)、整理、保存、應(yīng)用等一系列工作效率低下，無(wú)法最大限度地開(kāi)發(fā)檔案的價(jià)值。檔案作為事業(yè)單位的“活資源”，卻未發(fā)揮其作用，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)很少開(kāi)展關(guān)于檔案管理的宣傳工作，導(dǎo)致單位內(nèi)缺少全員行動(dòng)、全員參與的基本工作態(tài)度，也缺少良好的工作環(huán)境，對(duì)于單位的管理工作造成了不利影響。

2.檔案管理工作制度不健全

檔案管理工作制度是影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要因素，現(xiàn)階段仍有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏健全的檔案管理工作制度，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)流程比較混亂、責(zé)任無(wú)法落實(shí)等問(wèn)題。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度雖然參考《檔案法》而制定，具有一定科學(xué)性，但未結(jié)合單位的實(shí)際情況，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不高。即使部分單位建立健全了檔案管理工作制度，也因?yàn)楣ぷ魅藛T工作意識(shí)不強(qiáng)、制度缺乏靈活性而導(dǎo)致其并未發(fā)揮應(yīng)有的作用，使檔案管理工作制度形同虛設(shè)，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理工作不規(guī)范、不合理的情況。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位并未對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行認(rèn)真記錄，導(dǎo)致時(shí)常出現(xiàn)檔案長(zhǎng)期無(wú)法追回或不知其蹤的問(wèn)題。另外，獎(jiǎng)懲制度不夠完善，導(dǎo)致檔案管理工作人員在工作中比較懈怠，一些不當(dāng)?shù)墓ぷ餍袨椴⑽吹玫郊皶r(shí)追責(zé)，出現(xiàn)的檔案管理工作問(wèn)題沒(méi)有得到及時(shí)解決。

3.檔案管理信息化水平低

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作信息化水平是影響其工作質(zhì)量的一個(gè)最新因素，信息化水平不高是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的通病，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理工作方式與時(shí)代發(fā)展相脫節(jié)，影響了單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。首先，多數(shù)單位仍然采取紙質(zhì)檔案管理的方式，盡管諸多行業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化檔案管理，但現(xiàn)代化的檔案管理工作模式并未得到機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)多數(shù)人的支持。一方面，部分檔案管理工作人員的思維想較為古板、固化，在日常管理工作中墨守成規(guī)，操作和執(zhí)行傳統(tǒng)的檔案管理方式更得心應(yīng)手。另一方面，單位內(nèi)資金通常被應(yīng)用在公益性事業(yè)中，被分配在信息化建設(shè)方面的資金數(shù)量十分有限，甚至使用的設(shè)備儀器比較落后，長(zhǎng)期未更新，成為閑置物品，不僅浪費(fèi)資金，無(wú)法提升工作效率，還不符合事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的要求。此外，部分工作人員對(duì)信息化管理的認(rèn)知比較片面，導(dǎo)致信息技術(shù)的作用并未得到充分發(fā)揮。

4.檔案管理人員素質(zhì)較低

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作人員文化素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力、管理手段和價(jià)值觀念等均會(huì)影響其工作質(zhì)量，是影響檔案價(jià)值無(wú)法得到充分開(kāi)發(fā)和利用的直接原因。首先，部分事業(yè)單位缺乏專(zhuān)職負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，檔案管理工作人員常常需要身兼數(shù)職，有的未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)，考慮問(wèn)題不夠全面，工作方法也不科學(xué)，出錯(cuò)是常有之事。其次，檔案管理工作人員并未深入鉆研檔案資料信息，受自身能力限制，無(wú)法將檔案的深層價(jià)值挖掘出來(lái)，存在工作效率、質(zhì)量雙低的問(wèn)題。同時(shí)，單位安排給檔案管理員的工作比較有限，最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容是完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)，導(dǎo)致其不愿意“多做事”“勤研究”。另外，檔案管理工作人員的信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備量不多，無(wú)法適應(yīng)信息化的檔案管理工作要求，工作效率不高，加上很少開(kāi)展關(guān)于檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，缺少一支專(zhuān)業(yè)能力過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

1.檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)

檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)揮著基礎(chǔ)作用，是單位內(nèi)各項(xiàng)工作、各項(xiàng)業(yè)務(wù)的前提。例如，單位在開(kāi)展工作人員招聘時(shí)，檔案管理能夠?yàn)槿藛T招聘提供相應(yīng)的幫助；在日常管理工作中，便于單位領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合工作人員的日常表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)判；在開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)，業(yè)務(wù)檔案能夠?yàn)槠涮峁﹨⒖己徒梃b。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料還包括財(cái)務(wù)檔案資料，能夠清晰說(shuō)明單位資金的使用情況，作為資料保存在單位內(nèi)部，為今后處理財(cái)務(wù)工作提供參考。

2.檔案管理工作能為機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考

檔案管理工作能夠保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性與有效性，人事檔案中會(huì)詳盡記錄工作人員的業(yè)績(jī)，這類(lèi)內(nèi)容與員工的利益有著密切關(guān)系。當(dāng)事業(yè)單位的工作人員需要發(fā)生調(diào)動(dòng)時(shí)，人事檔案能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)決策提供相應(yīng)的信息。公文檔案詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)公共事務(wù)的全過(guò)程，在一定程度上能夠反映工作人員的個(gè)人能力，同樣是事業(yè)單位開(kāi)展決策的參考依據(jù)，能夠保障決策的有效性和科學(xué)性。

3.檔案管理工作能夠記錄工作人員的成長(zhǎng)歷程

檔案詳細(xì)記錄了工作人員的成長(zhǎng)歷程，并伴隨其升遷調(diào)動(dòng)。工作人員的檔案能夠清晰反映其優(yōu)缺點(diǎn)，以此展開(kāi)人才培養(yǎng)和人才分配，使人才價(jià)值能夠得到最大化利用。檔案資料的合理運(yùn)用能夠進(jìn)一步優(yōu)化人力資源、共享人力資源，推進(jìn)人才流動(dòng)。人事檔案資料的管理工作比較復(fù)雜，管理手續(xù)煩瑣，機(jī)關(guān)事業(yè)單位關(guān)于人事檔案資料的管理工作還存在著諸多問(wèn)題，導(dǎo)致人事檔案的價(jià)值未能得到最大化開(kāi)發(fā)和利用，因此，推進(jìn)人事檔案管理工作的改革已經(jīng)勢(shì)在必行，改革的方向和重點(diǎn)在于科技改革。

三、針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新性策略

1.提升工作人員的思想意識(shí)與管理態(tài)度

提高思想意識(shí)在檔案管理改革創(chuàng)新中能夠發(fā)揮巨大的能動(dòng)作用，由于傳統(tǒng)的觀念意識(shí)已經(jīng)根深蒂固，事業(yè)單位需要深入內(nèi)部開(kāi)展對(duì)工作人員的觀念意識(shí)、工作態(tài)度的更新和轉(zhuǎn)變，推進(jìn)思想觀念走向現(xiàn)代化。首先，檔案管理專(zhuān)員發(fā)揮帶頭作用，主要負(fù)責(zé)組織、規(guī)劃、展開(kāi)宣傳工作，借助微信公眾號(hào)等新媒體工具開(kāi)展深入宣傳，在公眾號(hào)上向單位全體工作人員普及改革的必要性與重要性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作需要嚴(yán)格遵守《檔案法》以及相關(guān)的法律法規(guī)，宣傳部門(mén)還可以每周在單位開(kāi)展一次學(xué)法活動(dòng)，增強(qiáng)全體人員的法律意識(shí)和檔案管理意識(shí)，主動(dòng)參與、配合檔案管理部門(mén)的日常工作。其次，消除其他業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員的誤解已經(jīng)迫在眉睫。例如，有些人錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作內(nèi)容簡(jiǎn)單、形式單一，單位可以組織其深入檔案管理部門(mén)開(kāi)展一日學(xué)習(xí)活動(dòng)，觀察檔案管理部門(mén)工作人員的工作行為和工作內(nèi)容，從根本上轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，使其在行動(dòng)上更加配合工作。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理層人員更要以身作則，通過(guò)定期匯報(bào)、深入基層等方式了解工作中的不足，并制定相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

2.制定科學(xué)的管理工作制度

制度是保障檔案管理工作質(zhì)量的準(zhǔn)繩，具有規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化的基本特點(diǎn)，能夠發(fā)揮一定的約束作用。為保險(xiǎn)起見(jiàn)，也為了保障檔案管理工作有制度可依、有規(guī)定約束，事業(yè)單位必須制定相關(guān)工作制度。首先，《檔案法》是事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，事業(yè)單位制定的任何檔案管理制度都應(yīng)當(dāng)符合檔案法的規(guī)定和要求。由于不同的機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理的檔案內(nèi)容也存在差異，單位需要結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)、工作人員的特點(diǎn)來(lái)制定切實(shí)可行的檔案管理制度。在對(duì)管理制度和條例進(jìn)行調(diào)整和修正時(shí)，需要征求相關(guān)工作人員的意見(jiàn)和建議，并在單位內(nèi)進(jìn)行試用之后，再確定是否實(shí)施。其次，檔案的安全性直接影響每一個(gè)人、每一項(xiàng)業(yè)務(wù)，還有可能造成社會(huì)問(wèn)題。檔案在借閱時(shí)要做好借閱記錄，包括電子檔案和紙質(zhì)檔案，并定期檢查檔案的保管情況，及時(shí)糾正和處理檔案管理工作中的問(wèn)題。另外，檔案管理工作人員的表現(xiàn)直接影響工作質(zhì)量，應(yīng)對(duì)其良好的工作態(tài)度進(jìn)行鼓勵(lì)和激勵(lì)，同時(shí)嚴(yán)懲工作懈怠的人員，懲獎(jiǎng)制度有待進(jìn)一步完善。

3.持續(xù)推進(jìn)全方位、立體化的檔案信息化建設(shè)

信息化是時(shí)代的標(biāo)志、是發(fā)展新方向、是一種工作工具，事業(yè)單位信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題理應(yīng)得到足夠重視，關(guān)鍵在于保證單位的信息化水平與時(shí)代發(fā)展同步，為檔案管理工作提供信息化支撐。首先，將檔案管理信息化建設(shè)工作納入機(jī)關(guān)事業(yè)單位的總體發(fā)展規(guī)劃，將總體目標(biāo)劃分為多個(gè)小目標(biāo)，達(dá)成最終目標(biāo)。其次，資金是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，為必要的設(shè)備引入、技術(shù)引入提供資金保障。為了進(jìn)一步提升單位的檔案管理工作信息化水平，要致力于打造檔案管理信息一體化平臺(tái)，工作人員可以在平臺(tái)上執(zhí)行各種管理操作，包括存儲(chǔ)檔案、查閱檔案，各個(gè)部門(mén)也可以通過(guò)信息一體化平臺(tái)共享檔案資源。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要注意定期對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)進(jìn)行檢查、維護(hù)和升級(jí)，引進(jìn)新技術(shù)、新設(shè)備，為檔案管理工作的正常執(zhí)行創(chuàng)造便利條件、提供技術(shù)支撐。更重要的是，各單位可以加強(qiáng)合作，互相分享檔案管理信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，也可以共同開(kāi)辟全新的檔案管理信息化道路，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案價(jià)值的最大化利用。

4.提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

工作人員的思想觀念、職業(yè)素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)能力是創(chuàng)造價(jià)值的支撐，為開(kāi)發(fā)和挖掘檔案信息資料的價(jià)值提供保障，提升工作人員綜合素質(zhì)有多種渠道。首先，提高工作人員準(zhǔn)入門(mén)檻是硬性條件要求，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)部門(mén)，杜絕工作隨意性高、工作質(zhì)量差的問(wèn)題發(fā)生。在招聘專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員時(shí)，除了考察其專(zhuān)業(yè)知識(shí)之外，還要考察他們的責(zé)任心以及對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作內(nèi)容是否了解。其次，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)的內(nèi)容包括專(zhuān)業(yè)技能和信息技能，可以聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的檔案管理培訓(xùn)專(zhuān)家深入單位開(kāi)展培訓(xùn)工作，還可以學(xué)習(xí)其他單位先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行改革。為了鼓勵(lì)工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)、提升技能，單位還可以向參與培訓(xùn)活動(dòng)的工作人員發(fā)放補(bǔ)貼，并在培訓(xùn)工作結(jié)束之后進(jìn)行考核，通過(guò)考核的工作人員可以獲得獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)和績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)。如此一來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位將會(huì)收獲一個(gè)具有過(guò)硬檔案管理實(shí)力的團(tuán)隊(duì)，單位各種檔案信息的價(jià)值才有可能得到最大化應(yīng)用。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作雖困難，但并非毫無(wú)解決方法。在整個(gè)創(chuàng)新改革過(guò)程中，需要從多個(gè)角度展開(kāi)思考，包括提高全員的思想意識(shí)、觀念、態(tài)度，要為之打造相適應(yīng)的制度，將信息化建設(shè)工作視為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，要加強(qiáng)有關(guān)工作人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，為檔案管理工作的正常開(kāi)展提供制度保障、工具保障以及人員保障，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作水平和工作效率穩(wěn)步提升，推進(jìn)其長(zhǎng)效健康發(fā)展。

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（作者單位：?jiǎn)慰h人力資源和社會(huì)保障局）

作者簡(jiǎn)介：王儉奎（1984—），男，漢族，山東單縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。