大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校畢業(yè)生檔案協(xié)同處理流程設(shè)計(jì)

張丹丹

［摘 要］本文分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀，從學(xué)院的工作實(shí)際出發(fā)，以ASP.NET作為開發(fā)平臺(tái)，采用Access數(shù)據(jù)庫，開發(fā)了一套適應(yīng)新形勢下學(xué)生及高校檔案管理部門協(xié)同處理的畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，用2020級學(xué)生的數(shù)據(jù)測試了系統(tǒng)的穩(wěn)定性、有效性和實(shí)用性。

［關(guān)鍵詞］大數(shù)據(jù)；畢業(yè)生檔案；協(xié)同處理

［中圖分類號］G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人們所面對的各類數(shù)據(jù)均是海量的，在海量數(shù)據(jù)面前各類信息的管理、處理及存儲(chǔ)等操作顯得尤為重要。而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，以及人員流動(dòng)和遠(yuǎn)程訪問的需要，對信息數(shù)據(jù)的協(xié)同處理也是一個(gè)亟待解決的問題。高等學(xué)校作為最重要的人才輸送機(jī)構(gòu)，其畢業(yè)生的去向比較分散，如果不能有效地實(shí)現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的實(shí)時(shí)遠(yuǎn)程協(xié)同處理，將會(huì)造成信息的不同步以及應(yīng)用不及時(shí)等問題。高等學(xué)校畢業(yè)生的檔案信息無論對學(xué)生本人、學(xué)校還是用人單位都有著非常重要的作用，同時(shí)畢業(yè)生檔案管理水平是學(xué)校教書育人成效的生動(dòng)體現(xiàn)，也反映了高校的檔案管理水平。因此，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息化技術(shù)等技術(shù)設(shè)計(jì)一個(gè)智能的處理流程，可以為各高校高質(zhì)量、高效率的畢業(yè)生檔案管理工作提供保障，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動(dòng)化，并且適應(yīng)學(xué)院發(fā)展需要，從而開創(chuàng)通過校園局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息管理無紙辦公協(xié)同工作的時(shí)代。

1 高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀

近年來，隨著各高校專業(yè)的擴(kuò)充及學(xué)生的擴(kuò)招，高校畢業(yè)人數(shù)不斷增加，畢業(yè)生檔案不斷膨脹，傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)日益增長的訪問需求和信息處理發(fā)展的需要［1］，如果不能有效解決此類現(xiàn)狀，必然直接影響高校畢業(yè)生檔案管理部門的辦事效率。綜合多所高校的情況，總結(jié)出高校畢業(yè)生檔案管理工作中普遍存在以下幾方面的問題。

第一，目前畢業(yè)生的檔案管理工作大部分由負(fù)責(zé)學(xué)生管理的工作人員完成，此類工作人員日常工作較為繁雜，如果沒有一套統(tǒng)一的流程，則勢必會(huì)影響檔案的處理和維護(hù)的效率。

第二，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們對數(shù)據(jù)信息的需求量日益增長。畢業(yè)生對于自己檔案信息的使用不可避免地會(huì)出現(xiàn)跨區(qū)域、高頻度地訪問。目前的訪問方式通常是到檔案管理部門借出，查看后歸還，這一過程是非常煩瑣的，對時(shí)效有極大的影響。

第三，對于畢業(yè)生檔案的去向沒有系統(tǒng)的管理。畢業(yè)生檔案遷出后，缺乏有效的跟蹤機(jī)制，如果在調(diào)檔過程中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，無法進(jìn)行追蹤，則會(huì)對畢業(yè)生造成較大的影響。

第四，畢業(yè)生本人檔案意識淡薄，導(dǎo)致“死檔”“棄檔”“斷檔”等現(xiàn)象比較普遍，而若干年后當(dāng)用到檔案的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)無從查起，這無疑會(huì)對學(xué)生本人造成極大的不便和影響。

第五，隨著學(xué)生培養(yǎng)層次的多樣性發(fā)展，培養(yǎng)年限及就業(yè)方向有所區(qū)別，檔案管理沒有很好地梳理不同檔案的管理模式和處理流程。

2 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

信息工程學(xué)院是沈陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院的一個(gè)重要的二級學(xué)院，近年來學(xué)院的教學(xué)管理水平及學(xué)生的培養(yǎng)質(zhì)量均得到了行業(yè)內(nèi)企業(yè)的一致肯定，但對于畢業(yè)生離校時(shí)檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，學(xué)生的各類檔案信息仍處于純?nèi)斯げ僮麟A段，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，這顯然是不能適應(yīng)實(shí)際需求的。因畢業(yè)人數(shù)逐年增多，在進(jìn)行信息錄入、修改等操作時(shí)，不可避免地會(huì)出現(xiàn)不同程度的錯(cuò)誤，從而造成對于畢業(yè)生檔案管理的實(shí)際困擾及困難［2］。因此，通過本項(xiàng)目的設(shè)計(jì)研發(fā)，可以為我院提供可隨時(shí)隨地處理、異地共享數(shù)據(jù)的高效率的畢業(yè)生檔案協(xié)同處理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)對于畢業(yè)生檔案信息的各類自動(dòng)化的操作，并且適應(yīng)學(xué)院發(fā)展需要，為學(xué)院畢業(yè)生檔案管理提供一種協(xié)同處理的新方式。

本系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng)，包括了信息處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、邏輯設(shè)計(jì)等具體內(nèi)容，采用三層B/S（Browser/Server）架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)，使不同區(qū)域、不同角色的用戶均可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進(jìn)行檔案的處理、查詢等工作，能更好地實(shí)現(xiàn)對檔案的及時(shí)有效的訪問和處理。

2.1 技術(shù)分析

本系統(tǒng)是采用B/S體架實(shí)現(xiàn)的在線高校畢業(yè)生檔案協(xié)同處理。具體的工作原理如下：在客戶端運(yùn)行瀏覽器，提供用戶接口，負(fù)責(zé)操作用戶產(chǎn)生的請求，并接受Web服務(wù)器傳遞的Web頁面數(shù)據(jù)；Web服務(wù)器接收請求，將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器能識別的SQL語句，傳遞給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給Web服務(wù)器，Web服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識別的格式返回客戶端的瀏覽器上。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的今天，采用B/S架構(gòu)可以更好地適應(yīng)不同用戶的需求，可以更好地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的維護(hù)和擴(kuò)展，并且具有較高的安全性［3］。

2.2 系統(tǒng)需求分析

通過與具體負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理的工作人員的溝通交流以及對數(shù)名已畢業(yè)學(xué)生的調(diào)查，確定了適應(yīng)我院工作實(shí)際和學(xué)生訪問實(shí)際的需求。

第一，檔案管理工作人員可以以管理員的身份對應(yīng)往屆畢業(yè)生的檔案信息進(jìn)行基本的管理，具體包括信息的添加，對轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)生檔案的刪除，對不實(shí)信息的修改，對檔案信息的查詢、打印，以及對不同用戶的身份管理等。

第二，檔案管理工作人員可以以管理員的身份對應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案信息進(jìn)行有效的管理，具體包括檔案的信息錄入、存放地管理、檔案派發(fā)、檔案接收、檔案跟蹤等。

第三，檔案管理工作人員可以以管理員的身份對往屆畢業(yè)生的檔案進(jìn)行及時(shí)有效的處理，具體包括對遺留的學(xué)生檔案進(jìn)行合理的存放、管理、派發(fā)、跟蹤等操作。

第四，已離校的畢業(yè)生可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問本系統(tǒng)，查詢自己檔案的狀態(tài)、去向等信息，不受地域的限制，并且通過手機(jī)、電腦均可查詢。

第五，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，具有較強(qiáng)的實(shí)用性、安全性，數(shù)據(jù)庫安全并可以實(shí)現(xiàn)備份。

2.3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)主要包括用戶登錄、系統(tǒng)管理及檔案管理三個(gè)功能模塊。對每個(gè)模塊的功能進(jìn)行了如下設(shè)計(jì)。

2.3.1 用戶登錄模塊

用戶按照權(quán)限的不同分為管理員和學(xué)生兩類。

第一，學(xué)生用戶。學(xué)生用戶使用賬號和密碼登錄后可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息、就業(yè)信息及檔案轉(zhuǎn)遞信息維護(hù)等功能。

第二，管理員用戶。管理員用戶使用賬號和密碼登錄后可以實(shí)現(xiàn)用戶的管理、應(yīng)往屆畢業(yè)生檔案管理等功能。

2.3.2 系統(tǒng)管理模塊

第一，用戶管理。包括用戶的增加、刪除、修改、查詢以及密碼的重置等功能。

第二，信息維護(hù)。包括數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、打印方式的維護(hù)等功能。

第三，日志管理。管理好系統(tǒng)日常使用記錄。

第四，系統(tǒng)備份。要能夠按照不同的要求進(jìn)行系統(tǒng)的備份。

2.3.3 檔案管理模塊

第一，基本信息的管理。包括畢業(yè)生檔案信息的錄入、刪除、修改和查詢等功能。

第二，就業(yè)信息審核。能夠?qū)W(xué)生實(shí)時(shí)錄入的就業(yè)信息進(jìn)行審核及處理。

第三，檔案相關(guān)情況的打印?？梢詫n案的轉(zhuǎn)遞情況以要求的形式進(jìn)行打印和留存。

第四，轉(zhuǎn)出檔案的跟蹤?？梢杂涗浺艳D(zhuǎn)出檔案的進(jìn)展情況，并使學(xué)生用戶能夠及時(shí)查詢。

3 系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)管理功能設(shè)計(jì)

3.1.1 用戶管理

本部分的功能為系統(tǒng)中不同用戶相關(guān)操作。包括對用戶增加、刪除、修改權(quán)限等操作。系統(tǒng)中的用戶從總體上分為學(xué)生用戶及管理員用戶兩類。

以學(xué)生用戶身份登錄后，可以完成個(gè)人基本信息的維護(hù)、個(gè)人就業(yè)信息的錄入、檔案轉(zhuǎn)遞信息的更新、檔案信息的查詢、同學(xué)通信信息、最新情況匯報(bào)等幾個(gè)主要的功能。學(xué)生可以遠(yuǎn)程及時(shí)維護(hù)自己的就業(yè)信息及個(gè)人信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對畢業(yè)生畢業(yè)后情況的跟蹤、隨訪。以管理員用戶身份登錄后，可以完成用戶信息管理、就業(yè)信息審核、畢業(yè)生就業(yè)信息管理、畢業(yè)生基本信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞信息管理、遺留學(xué)生檔案信息管理、企業(yè)信息管理等幾個(gè)主要的功能。當(dāng)學(xué)生用戶完成就業(yè)信息錄入后，管理員用戶就會(huì)收到提示信息，應(yīng)及時(shí)對就業(yè)真實(shí)性、企業(yè)真實(shí)性等情況進(jìn)行審核，以方便就業(yè)及檔案相關(guān)工作的推進(jìn)。

3.1.2 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理功能主要是實(shí)現(xiàn)信息的維護(hù)、日志管理及系統(tǒng)的備份。信息維護(hù)主要包括對于學(xué)生信息的整體維護(hù)以及對于打印方式、內(nèi)容的維護(hù)。隨著畢業(yè)生檔案管理工作的日趨完善，要求對學(xué)生的檔案信息以不同的方式進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)、打印，因此需要對此類信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的維護(hù)更新。

穩(wěn)定性對于一個(gè)系統(tǒng)來說有著十分重要的意義，所以要做好系統(tǒng)日志的管理，在本系統(tǒng)中需要對登錄地址、登錄時(shí)間、瀏覽記錄等信息做好統(tǒng)計(jì)和維護(hù)。

3.2 畢業(yè)生檔案管理功能設(shè)計(jì)

此部分的功能為本系統(tǒng)中最為重要的功能。對于畢業(yè)生檔案的管理主要包括以下幾方面的功能：檔案基本信息的錄入、修改、刪除、查詢、檔案轉(zhuǎn)遞信息管理、遺留學(xué)生檔案信息管理、打印、檢索等。

以年級為單位進(jìn)行學(xué)生檔案信息的導(dǎo)入，檔案基本信息便于統(tǒng)計(jì)、查詢，如果逐條錄入勢必會(huì)增加工作人員的工作量，同時(shí)也會(huì)增加出錯(cuò)的概率。導(dǎo)入基本數(shù)據(jù)后，對于有特殊情況（如休學(xué)、降級等）的檔案進(jìn)行單獨(dú)處理。對于個(gè)別檔案信息也可以進(jìn)行修改、刪除等操作。本系統(tǒng)能夠以多種不同的方式實(shí)現(xiàn)對檔案信息的檢索，如通過姓名、學(xué)號、就業(yè)單位等，從而便于管理和統(tǒng)計(jì)。其中，學(xué)生用戶僅可以管理和查詢自己的檔案信息。

檔案轉(zhuǎn)遞信息的管理是對于畢業(yè)生檔案進(jìn)行追蹤和查詢的依據(jù)，因此仍需要逐步完善該部分的功能?，F(xiàn)階段主要完成了檔案接收單位信息、郵遞信息、轉(zhuǎn)寄信息等內(nèi)容，并可以將上述信息與學(xué)生的學(xué)號、姓名等基本信息導(dǎo)入到同一文檔中，進(jìn)行瀏覽和打印輸出。學(xué)生用戶及管理員用戶均可以對檔案轉(zhuǎn)遞信息進(jìn)行維護(hù)，學(xué)生用戶提交的信息，需由管理員用戶進(jìn)行審核。

遺留學(xué)生檔案需要及時(shí)有效地進(jìn)行管理。個(gè)別學(xué)生會(huì)因?yàn)閭€(gè)人原因或一些不可抗力造成檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致遺留檔案，這類檔案的管理要從學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)、遺留原因、待處理方式等方面進(jìn)行處理。管理員用戶要設(shè)置提醒間隔，對學(xué)生用戶進(jìn)行定期提醒，并且要定期更新檔案信息的狀態(tài)，避免出現(xiàn)跟蹤不及時(shí)的問題。

3.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

Access數(shù)據(jù)庫具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析能力，利用Access的查詢功能，可以方便地進(jìn)行各類匯總、平均等統(tǒng)計(jì)，并可靈活設(shè)置統(tǒng)計(jì)的條件。比如，在統(tǒng)計(jì)分析十幾萬條甚至更多記錄的數(shù)據(jù)時(shí)，速度快且操作方便，因此選用合適的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能夠有效提高工作效率和工作能力［4］。

數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)是本系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的重要環(huán)節(jié)，根據(jù)學(xué)院的具體數(shù)據(jù)實(shí)際，采用了Access數(shù)據(jù)庫，主要完成了用戶信息表、學(xué)生基本信息表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、遺留檔案信息表、畢業(yè)生就業(yè)信息表、企業(yè)信息表等主要表格的設(shè)計(jì)。

用戶信息表的主要字段包括用戶名、密碼、用戶姓名、用戶類型。

學(xué)生基本信息表的主要字段包括學(xué)號、姓名、性別、民族、政治面貌、出生日期、籍貫、院系、班級、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間。

檔案轉(zhuǎn)遞信息表的主要字段包括學(xué)號、姓名、郵寄地址、接收單位、投遞時(shí)間、郵寄號碼、機(jī)要編號、檔案回執(zhí)。

遺留檔案信息表的主要字段包括學(xué)號、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他說明。

畢業(yè)生就業(yè)信息表的主要字段包括學(xué)號、姓名、班級、單位所在地、就業(yè)單位、就業(yè)崗位、派遣證號、派遣時(shí)間、當(dāng)前狀態(tài)。

企業(yè)信息表的主要字段包括公司編號、公司名稱、公司地址、公司類型、公司電話。

通過上述數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)，可以完成畢業(yè)生信息及檔案的有效管理。通過關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)原則，建立表間的連接，實(shí)現(xiàn)多表查詢、條件查詢及數(shù)據(jù)庫的備份［5］。

4 結(jié)語

本文全面分析了高校畢業(yè)生檔案管理的時(shí)代背景及現(xiàn)狀，從我院的畢業(yè)生工作實(shí)際出發(fā)，充分考慮了畢業(yè)生檔案管理的需求。本套系統(tǒng)以我院2020級學(xué)生作為樣本數(shù)據(jù)進(jìn)行了測試，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生用戶對于自己檔案信息隨時(shí)隨地的更新及查詢，不受地域、軟件及設(shè)備的限制，管理員用戶也可以及時(shí)管理、審核學(xué)生檔案信息及畢業(yè)相關(guān)工作的信息，實(shí)現(xiàn)了大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息的遠(yuǎn)程協(xié)同處理。在后續(xù)的實(shí)際應(yīng)用中，會(huì)繼續(xù)完善檔案的管理機(jī)制，靈活運(yùn)用多種技術(shù)手段，繼續(xù)為高校畢業(yè)生檔案管理探索更為規(guī)范、高效、實(shí)用的協(xié)同處理方法。

參考文獻(xiàn)

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