檔案管理向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型

程曉俠

伴隨著組織的進步，過往的數(shù)據(jù)已成為組織寶貴的財富。越來越多的組織開始重視并利用這些數(shù)據(jù)，把它們變成組織決策的重要依據(jù)。從原來的“拍腦門”式的決策變更為數(shù)據(jù)決策，通過數(shù)據(jù)分析可以得出相對科學性的決策建議?？梢哉f，信息和資源的數(shù)據(jù)化是人類在信息傳播、人際交往乃至日常生活的過程中，為了便于溝通、傳播與保存，將一切客觀存在均處理為數(shù)據(jù)，進而使得整個人類社會成為一個龐大的數(shù)據(jù)庫。

數(shù)據(jù)分析引導組織戰(zhàn)略

相對于傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，數(shù)字化組織是建立在數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)之上的，數(shù)字化讓組織變得更輕。數(shù)字化組織要求許多的職能部門都要去專業(yè)化。單位領(lǐng)導可以直接出手掌控，讓所有經(jīng)營管理數(shù)據(jù)清晰呈現(xiàn)一目了然，而不再是傳統(tǒng)的各種行政、財務(wù)、人事助理去忙活。傳統(tǒng)的低效的數(shù)據(jù)整理，已經(jīng)跟不上現(xiàn)代組織的發(fā)展速度了，這些組織必須進行數(shù)字化改造升級。

組織采取的任何行動，都應(yīng)與數(shù)字化緊密相連，進而推動組織整體的戰(zhàn)略布局。組織的數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)當賦能相關(guān)的架構(gòu)調(diào)整、人崗配備、設(shè)備更新、場景應(yīng)用等方面，再將這些信息匯集成系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，進行歸檔、總結(jié)、分析，最終得出具有數(shù)據(jù)化特質(zhì)的結(jié)論，通過建立組織管理模型，客觀地進行預判與決策，這種智能化的閉環(huán)管理不僅能夠改進各個領(lǐng)域的管理工作，還會促進組織各個部門高效協(xié)作、數(shù)據(jù)共享，最終賦能組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型，使組織工作上一個新的臺階。

由此可見，組織信息的數(shù)據(jù)化創(chuàng)造了全新的管理思維和工作方式，人們通過大數(shù)據(jù)在物理世界之上構(gòu)筑起的信息世界，深刻影響著組織的生態(tài)環(huán)境，推動各項工作實現(xiàn)數(shù)據(jù)化。對于大多數(shù)組織來說，利用數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了整個系統(tǒng)、流程和人員的數(shù)據(jù)訪問，為進入數(shù)據(jù)環(huán)境奠定了基礎(chǔ)。這是朝著培養(yǎng)數(shù)據(jù)驅(qū)動型文化邁出的大膽一步，在組織內(nèi)具有推動和激勵成功的力量。

與此同時，大數(shù)據(jù)時代電子文件的數(shù)量與日俱增，這就要求電子文件管理系統(tǒng)的功能應(yīng)不僅僅停留在表層操作業(yè)務(wù)的實現(xiàn)，還應(yīng)該探索深層方面的數(shù)據(jù)處理與維護，以適應(yīng)新時代數(shù)據(jù)管理的需求，發(fā)揮數(shù)據(jù)承載的價值。這種轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵就在于對數(shù)據(jù)連續(xù)性這一特性的保障，即數(shù)據(jù)的可關(guān)聯(lián)性、可追蹤性與可理解性等問題。

組織首先一步就是將這些重要的數(shù)據(jù)資源留存歸檔，為未來發(fā)展提供指導借鑒。如何將這些經(jīng)驗和信息完整地留存下來，是對人事工作的重要考驗。其中，最重要的方式就是將這些信息歸檔，在專有的空間進行保存。然而在數(shù)字經(jīng)濟時代，這種傳統(tǒng)保管方式的弊端逐漸顯現(xiàn)出來，作為組織重要的數(shù)據(jù)，起著提高管理水平、決策水平的重要作用，因此，對檔案進行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，是組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

數(shù)字檔案盤點人才工作

檔案管理從實物管理向數(shù)據(jù)管理發(fā)展，共分為四個階段。20世紀90年代以前是實體檔案管理階段；90年代以后，檔案開始信息化管理，將實體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字副本，但檔案本體依然是實體檔案；近20年，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展產(chǎn)生了原生電子文件，檔案進入到電子數(shù)據(jù)的管理階段；今后檔案將進入知識化、智能化管理階段。在組織快速發(fā)展中，檔案需要提高利用內(nèi)容的深度和利用范圍的廣度，但檔案中包含一些敏感信息，又需要合規(guī)受控管理，這個矛盾點需要平衡；檔案作為組織的知識中心，包括發(fā)展過程的多類數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)形態(tài)不同、管理維度不同、數(shù)據(jù)熱度不同，而這些不一致性的數(shù)據(jù)又需要統(tǒng)一到一個系統(tǒng)中管理，系統(tǒng)如何兼容數(shù)據(jù)。這些問題是檔案數(shù)據(jù)化管理的前提，也是檔案部門亟須解決的問題。

數(shù)據(jù)檔案為組織帶來的價值是全方位的，是對組織各個環(huán)節(jié)做系統(tǒng)性的賦能，提高了組織的管理能力。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是一套多全宗、多用戶的網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)，除滿足對電子檔案的收集、管理、利用、統(tǒng)計等基本需求以外，可實現(xiàn)對檔案業(yè)務(wù)的流程化控制，并提供更豐富的綜合管理和利用服務(wù)功能。數(shù)據(jù)化正在改變著檔案信息的記錄、讀取和存儲方式，檔案資源形態(tài)從紙質(zhì)向數(shù)據(jù)化的蛻變，標志著檔案數(shù)據(jù)將成為數(shù)據(jù)時代檔案信息資源的主體，檔案工作正在經(jīng)歷一個從管理檔案實體到管理檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)變過程。

人事檔案是人力資源人力管理模塊中的重要組成部分。隨著組織規(guī)模的擴大，職工的數(shù)量日益增長。傳統(tǒng)的人力檔案的存儲方式往往不利于及時記錄、跟蹤職工調(diào)動等信息，較為分散的證件和合同的保存管理容易埋下隱患，職工信息保存不全不易被調(diào)閱分析也阻礙了組織規(guī)范化、制度化人才培養(yǎng)工作。因此將人事檔案系統(tǒng)存儲和分析人力信息進行數(shù)據(jù)化管理是一項非常重要的工作。

●同步職工基本信息

檔案管理是職工分析、人才選拔、構(gòu)建人才梯隊的基本依據(jù)。它是職工信息的載體，不僅保存了職工的基礎(chǔ)信息，還能同步在企業(yè)任職時的工作記錄、調(diào)動和獎懲等信息。組織要實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，首先要建立一套人力資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的人力檔案進行數(shù)字化存儲，這樣既節(jié)約人力成本和物理空間，又方便隨時調(diào)閱和查詢。目前，市面上的多數(shù)人力資源系統(tǒng)支持批量導入導出人事檔案并批量進行任職處理和離職處理，還提供多個字段，包括個人基本信息、當前任職信息、教育、職稱、獎懲、調(diào)動等個人基本檔案信息，整合職工信息，系統(tǒng)將這些信息匯總并導出報表，為組織進行人力分析提供素材。

●基于信息進行分析

傳統(tǒng)管理將“人”看作一種工具，因而更加關(guān)注投入、使用和控制的成本。而當下，人力早已脫離“工具”的范疇，成為組織最重要的“資本”。因此，管理者應(yīng)掌握人才的三張報表，即人力資本負債表、人力資本投入與產(chǎn)出利潤表、人才流量表，從這些“才報”中查找管理漏洞。將檔案數(shù)據(jù)化，組織就可基于員工的基本信息，完成對人力資源規(guī)劃的基礎(chǔ)材料——人員信息的有效收集。在數(shù)據(jù)人事檔案系統(tǒng)中，組織可以隨時對人員的基本概況和動態(tài)進行分析。利用強大的數(shù)據(jù)分析功能，組織可以掌握當前人員情況，及時調(diào)整各項人力政策，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。比如通過對人才的分析，管理者發(fā)現(xiàn)組織成員年齡趨向老齡化，那么就要考慮如何引進青年人才，進而思考招聘方式。這種自下而上的分析，有利于組織隨時調(diào)整人才戰(zhàn)略。

●為人才選拔提供依據(jù)

為了挖掘組織內(nèi)部的潛力股，降低現(xiàn)有的人才流失率，組織往往會在內(nèi)部開展人才選拔工作。以往組織在開展這項工作時要面對諸多難題，比如職工過往履歷不清晰，績效、獎懲、評價等信息過于分散影響調(diào)閱。全程數(shù)據(jù)化的人事檔案系統(tǒng)支持按機構(gòu)、部門、當前職位、歷史職位、職稱級別、資格資質(zhì)及各大類信息組合查詢，幫助組織快速定位符合條件的人才。

●規(guī)避法律風險

組織人員數(shù)量的增長直接導致職工信息、證件信息數(shù)量的膨脹，一些組織往往要面臨合同續(xù)簽遺漏嚴重、過期證件更換不及時的問題。數(shù)據(jù)化人事檔案系統(tǒng)不僅包括合同到期提醒、身份證到期提醒、退休提醒，幫助組織及時發(fā)現(xiàn)并更新員工信息，還提供轉(zhuǎn)正提醒、任職提醒、職位考察提醒，輔助人力部門開展相關(guān)的人事工作。系統(tǒng)賦能要求組織的每個部門和人員，都能在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中獲得提升，由此塑造出突出的數(shù)字化組織能力。創(chuàng)造員工將數(shù)字化融入工作的各種機會，建立能夠引導員工積極推動各項數(shù)字化工作的制度規(guī)范等。

總之，組織信息想要實現(xiàn)數(shù)據(jù)化存儲和使用，需要有頂層設(shè)計、系統(tǒng)思維、整體推進。沒有組織相應(yīng)的轉(zhuǎn)型與變革，是不可能實現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)型升級的。同時，還應(yīng)思考一系列“組織問題”：例如，如何從金字塔式的科層結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)向客戶化、流程化、扁平化的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)？組織如何去中介化、去威權(quán)化、去中心化？如何打造敏捷、高效、靈活性組織？內(nèi)部人才的培養(yǎng)、任用和管理是組織再上一層樓的堅實后盾。人力資本是組織創(chuàng)新能力的載體。人事檔案的數(shù)據(jù)化是其中的重要基礎(chǔ)，能夠幫助企業(yè)梳理人力信息，進行人力分析并提供人力資源規(guī)劃的依據(jù)。人力檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)能夠洞察組織人事管理的需求，透視組織、分析團隊、挖掘人力價值、提升人力資源管理，幫助人事部門提高工作效率、規(guī)范人事管理，從而提升人力資源利用效率。

作者單位 韓城市人力資源和社會保障局檔案管理中心