《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-2022）的基本內(nèi)容、實(shí)踐價(jià)值及相關(guān)問(wèn)題的思考

摘要：本文在較為系統(tǒng)地介紹2022版《檔案著錄規(guī)則》的修訂背景和主要內(nèi)容基礎(chǔ)上，進(jìn)一步說(shuō)明了《檔案著錄規(guī)則》的實(shí)踐價(jià)值與作用，并對(duì)《檔案著錄規(guī)則》中尚存在的需要改進(jìn)之處，提出了修改建議。

關(guān)鍵詞：檔案著錄 著錄規(guī)則 多級(jí)著錄 術(shù)語(yǔ)規(guī)范 著錄內(nèi)容

Abstract：On the basis of systematically introduc？ ing the background and main contents of the revision of the 2022 edition of the Rules for Archival Descrip？ tion，this paper further explains the practical value and function of the Rules for Archival Description，and puts forward some suggestions for the revision of the existing deficiencies in the Rules for Archival Descrip？ tion.

Keywords：Archival Description；Rules for Archi？ val Description；Multilevel description；Terminology specification；Description content

2022年4月7日，國(guó)家檔案局發(fā)布了修訂后的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-2022），替代了《檔案著錄規(guī)則》（DA/ T18-1999），并于2022年7月1日起實(shí)施。新版《檔案著錄規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)則》”）的發(fā)布是我國(guó)檔案著錄工作實(shí)踐中的一件大事。《規(guī)則》的發(fā)布和實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)檔案資源管理實(shí)踐又向“走向依法管理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化”的方向邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。《規(guī)則》對(duì)我國(guó)健全檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系，推動(dòng)檔案資源管理信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，具有良好的實(shí)踐推廣價(jià)值。本文將在介紹《規(guī)則》主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步說(shuō)明其實(shí)踐價(jià)值，并對(duì)一些相關(guān)問(wèn)題的解決提出建議。

一、《規(guī)則》的修訂背景和主要內(nèi)容

（一）《規(guī)則》的修訂背景

我國(guó)描述和揭示檔案內(nèi)容信息的規(guī)范化著錄實(shí)踐，始于20世紀(jì)80年代。當(dāng)時(shí)，我國(guó)各地廣泛開(kāi)展了“編史修志”等工作，迫切需要檔案館（室）提供及時(shí)、有效的檢索服務(wù)，傳統(tǒng)的案卷目錄（俗稱“一本賬”）已經(jīng)很難滿足需要。為此，國(guó)家檔案局組織有關(guān)專(zhuān)家制定了國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（GB/T 3792.5—1985）。客觀地講，1985版的《檔案著錄規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布與實(shí)施，在一定程度上，促進(jìn)了我國(guó)檔案著錄工作的開(kāi)展和檔案著錄意識(shí)的提高，也為解決當(dāng)時(shí)環(huán)境下（手工管理）的檔案檢索難等問(wèn)題，起到了積極的實(shí)踐指導(dǎo)作用。

從1985年至1999年，在經(jīng)歷了14年的檔案著錄實(shí)踐后，國(guó)家檔案局對(duì)1985版的《檔案著錄規(guī)則》做了第一次補(bǔ)充修訂，發(fā)布并實(shí)施了《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）。同1985版相比，1999版的《檔案著錄規(guī)則》調(diào)整了部分著錄項(xiàng)目及其著錄細(xì)則，但基本架構(gòu)和主要內(nèi)容并沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的變化，也沒(méi)有對(duì)標(biāo)國(guó)際檔案理事會(huì)于1994年頒布的《國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)——檔案著錄規(guī)則（總則）》（以下簡(jiǎn)稱ISAD（G）），未能提出以全宗和類(lèi)別為對(duì)象的著錄規(guī)則與要求。正因?yàn)槿绱耍?999版的《檔案著錄規(guī)則》對(duì)通過(guò)檔案著錄來(lái)體現(xiàn)和維護(hù)全宗內(nèi)檔案文件之間的來(lái)源聯(lián)系的重要意義，幫助用戶合理認(rèn)識(shí)和分析檔案價(jià)值的作用，依然存在理論認(rèn)識(shí)上的差距。檔案學(xué)界在1999版的《檔案著錄規(guī)則》發(fā)布后，通過(guò)比較研究和對(duì)檔案著錄實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的反思，發(fā)表了多篇建議性文章，如張正強(qiáng)教授的《論國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)——檔案著錄規(guī)則主要著錄規(guī)則特點(diǎn)及啟示》、王大青的《中國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)比較研究》、錢(qián)毅和馬林青的《基于三態(tài)視角的檔案描述標(biāo)準(zhǔn)特征及其演進(jìn)脈絡(luò)分析》，等等。這些學(xué)術(shù)研究成果都對(duì)新版《規(guī)則》的修訂工作起到了理論引領(lǐng)作用。在實(shí)踐層面，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，檔案館（室）等檔案管理機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案著錄現(xiàn)代化及檔案內(nèi)容信息的交換等，提出了新要求。為此，國(guó)家檔案局于2015年5月啟動(dòng)了對(duì)1999版《檔案著錄規(guī)則》的復(fù)審工作。經(jīng)復(fù)審，專(zhuān)家們一致認(rèn)為檔案管理形勢(shì)已經(jīng)發(fā)生了重要的改變，有必要對(duì)該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂。之后，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所提出了對(duì)1999版《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行修訂的計(jì)劃。2019年6月，全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)第二十七次年會(huì)在京召開(kāi)。此次會(huì)議對(duì)2019年申請(qǐng)立項(xiàng)的《檔案著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了認(rèn)真審議，并將其列入了制修訂計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目，由國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所承擔(dān)。2022年4月7日，國(guó)家檔案局正式發(fā)布了修訂后的《規(guī)則》。

（二）《規(guī)則》的主要內(nèi)容

規(guī)則的內(nèi)容架構(gòu)由前言、正文與5個(gè)資料性附錄構(gòu)成。

1.前言部分的內(nèi)容

《規(guī)則》的前言部分主要說(shuō)明了修訂后的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的主要變化情況。其中包括：

（1）更改?！兑?guī)則》將著錄大項(xiàng)，更改為“標(biāo)識(shí)、背景、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)、查閱與利用控制、相關(guān)檔案材料、附注、著錄控制”等7個(gè)大項(xiàng)；更改了規(guī)范性引用文件的內(nèi)容；更改了“著錄”“著錄項(xiàng)目”“條目”；更改了著錄項(xiàng)目的名稱，將“提要”改為“范圍和提要”；更改了相關(guān)著錄項(xiàng)目的著錄細(xì)則。

（2）增加?！兑?guī)則》增加了4個(gè)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)和定義（“著錄單元”“多級(jí)著錄”“著錄層級(jí)”“著錄主體”），2個(gè)新章（“多級(jí)著錄模型”“著錄項(xiàng)目清單”），18個(gè)著錄項(xiàng)目（“著錄層級(jí)”“組織機(jī)構(gòu)沿革/人物生平”“檔案保管沿革”“人名”“計(jì)算機(jī)文件大小”“計(jì)算機(jī)文件格式”“生成方式”“整理情況”“銷(xiāo)毀情況”“公開(kāi)屬性”“開(kāi)放標(biāo)識(shí)”“語(yǔ)言或文字”“存儲(chǔ)位置”“原件存放位置”“復(fù)制件存放位置”“相關(guān)著錄單元”“著錄者”“著錄時(shí)間”），5個(gè)資料性附錄（“文件級(jí)著錄項(xiàng)目”“案卷級(jí)著錄項(xiàng)目”“類(lèi)別級(jí)著錄項(xiàng)目”“全宗級(jí)著錄項(xiàng)目”“著錄條目示例”）。

（3）刪除。《規(guī)則》刪除了“著錄格式”“著錄目錄”術(shù)語(yǔ)及其定義，刪除了“電子文檔號(hào)”著錄項(xiàng)目，刪除了“著錄用標(biāo)識(shí)符”“著錄條目格式”“著錄用文字”和“著錄信息源”等4章及其內(nèi)容。

2.正文部分的內(nèi)容

《規(guī)則》的正文部分由14章構(gòu)成。各章的主要內(nèi)容如下：

第1章：范圍。明確了該標(biāo)準(zhǔn)的主要規(guī)定事項(xiàng)和適用范圍?！兑?guī)則》的主要規(guī)定事項(xiàng)包括：確立了檔案多級(jí)著錄模型和原則，明確了檔案著錄項(xiàng)目及其約束性、著錄層級(jí)及著錄主體，規(guī)定了各著錄項(xiàng)目的著錄要求?！兑?guī)則》的適用范圍包括：檔案館、檔案室對(duì)各類(lèi)檔案的著錄。

第2章：規(guī)范性引用文件?！兑?guī)則》明確了該標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性引用文件，包括3個(gè)國(guó)家推薦標(biāo)準(zhǔn)和1個(gè)檔案行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)。與1999版相比，《規(guī)則》新增了《語(yǔ)種名稱代碼》（GB/T4880）、《中國(guó)語(yǔ)種代碼》（GB/T4881）、《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》（DA/T13）等3個(gè)引用文件，刪除了《文獻(xiàn)著錄總則》（GB/T3792.1-1983）、《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-1988）、《文獻(xiàn)敘詞標(biāo)引規(guī)則》（GB/T3860-1995）、《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T1-1992）等4個(gè)引用文件。應(yīng)當(dāng)注意的是：在實(shí)際工作中，應(yīng)及時(shí)關(guān)注新出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的修訂情況，并對(duì)《規(guī)則》中的相關(guān)引用條款做及時(shí)調(diào)整。

第3章：術(shù)語(yǔ)和定義?！兑?guī)則》明確了7個(gè)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)及其定義。術(shù)語(yǔ)定義的變化可參考表1。

第4章：總體原則和要求。這一章是對(duì)檔案著錄應(yīng)遵循的基本行為規(guī)則和要求的說(shuō)明。其中包括：（1）層級(jí)性：根據(jù)檔案整理結(jié)果，從文件級(jí)到全宗級(jí)分級(jí)著錄檔案信息，以反映部分與整體的層次結(jié)構(gòu)—4級(jí)著錄的結(jié)構(gòu)要求。（2）相稱性：僅記錄著錄單元所在層級(jí)的相關(guān)信息。例如，當(dāng)著錄單元為全宗時(shí)，不提供案卷的詳細(xì)內(nèi)容信息；當(dāng)著錄單元為文件時(shí)，僅著錄文件信息；當(dāng)著錄單元的責(zé)任者是某個(gè)單位的分支機(jī)構(gòu)或下屬機(jī)構(gòu)時(shí)，不提供該單位的組織機(jī)構(gòu)沿革信息。這說(shuō)明了4級(jí)著錄中各個(gè)層級(jí)的著錄信息采集要求。（3）關(guān)聯(lián)性：標(biāo)識(shí)著錄條目的著錄層級(jí)，將其與上一級(jí)著錄單元相連接，以明確著錄單元在著錄層級(jí)結(jié)構(gòu)中的位置，揭示各層級(jí)之間的有機(jī)聯(lián)系?？刹捎孟鄳?yīng)著錄層級(jí)的檔號(hào)或其他方式進(jìn)行連接。（4）動(dòng)態(tài)性：動(dòng)態(tài)調(diào)整著錄信息的要求。著錄項(xiàng)目的內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)重新著錄。根據(jù)實(shí)際需要，保留原著錄內(nèi)容或重新賦值。例如，著錄單元的開(kāi)放審核意見(jiàn)發(fā)生變化時(shí)，開(kāi)放標(biāo)識(shí)項(xiàng)重新賦值；著錄單元的密級(jí)發(fā)生變更時(shí)，密級(jí)項(xiàng)在保留原著錄內(nèi)容的基礎(chǔ)上，補(bǔ)充變更情況。

第5章：多級(jí)著錄模型。給出了多級(jí)著錄的一般模型，但未詳盡所有可能的著錄層級(jí)。類(lèi)別級(jí)一般著錄一級(jí)類(lèi)別（檔案門(mén)類(lèi)）。參見(jiàn)圖1。

從檔案多級(jí)著錄一般模型可以看出，《規(guī)則》所列舉的著錄層級(jí)可分為以下6種情形，即：

（1）全宗級(jí)——類(lèi)別級(jí)（檔案門(mén)類(lèi)）——案卷級(jí)——文件級(jí)。

（2）全宗級(jí)——類(lèi)別級(jí)（檔案門(mén)類(lèi)）——案卷級(jí)。

（3）全宗級(jí)——類(lèi)別級(jí)（檔案門(mén)類(lèi)）——文件級(jí)。

（4）全宗級(jí)——案卷級(jí)——文件級(jí)。

（5）全宗級(jí)——案卷級(jí)。

（6）全宗級(jí)——文件級(jí)。

應(yīng)當(dāng)注意的是：不同的著錄級(jí)別的選擇，應(yīng)以一個(gè)立檔單位的全宗內(nèi)檔案分類(lèi)整理情況為依據(jù)。凡是編制了檔案分類(lèi)方案，終端類(lèi)內(nèi)的檔案文件如果已經(jīng)立卷或以案卷為基本保管單元的，可選擇（1）（2）（3）；沒(méi)有分類(lèi)方案的、形成檔案數(shù)量很少的單位，可選擇（4）（5）（6）；全宗內(nèi)檔案不分類(lèi)、不立卷的，可選擇（6）。

第6章：著錄項(xiàng)目清單。該清單將檔案著錄項(xiàng)目分為標(biāo)識(shí)、背景、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)、查閱與利用控制、相關(guān)檔案材料、附注、著錄控制等7個(gè)大項(xiàng)與35個(gè)小項(xiàng)。它規(guī)定了著錄項(xiàng)目及其約束性，指出了其適用的著錄層級(jí)和著錄主體。各著錄層級(jí)的完整著錄項(xiàng)目分別參見(jiàn)附錄A、附錄B、附錄C和附錄D。該清單明確了檔案著錄的大項(xiàng)和小項(xiàng)的數(shù)量，規(guī)定了檔案著錄項(xiàng)目及其約束性（包括“必著”“有則必著”“選著”等3種約束條件），指出了各著錄項(xiàng)目適用的著錄層級(jí)和著錄主體，提供了各著錄層級(jí)樣例。

第7章：標(biāo)識(shí)項(xiàng)著錄細(xì)則

《規(guī)則》規(guī)定的標(biāo)識(shí)項(xiàng)共有6個(gè)項(xiàng)目，包括檔案館代碼、著錄層級(jí)、檔號(hào)、題名、文件編號(hào)、日期等?！兑?guī)則》主要明確了各著錄項(xiàng)目的含義、相關(guān)描述通則與方法，并配置了示例。具體內(nèi)容包括：（1）檔案館代碼，是指國(guó)家檔案主管部門(mén)為每個(gè)檔案館賦予的唯一代碼。檔案館代碼應(yīng)照實(shí)著錄。（2）著錄層級(jí)，是指記錄著錄單元的著錄層級(jí)。如，文件級(jí)、案卷級(jí)、類(lèi)別級(jí)、全宗級(jí)，等等。（3）檔號(hào)，是以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼，用于反映、固定和識(shí)別檔案排列順序。（4）題名，是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱，可以是文件題名、案卷題名、類(lèi)別題名、全宗題名。文件題名一般指正題名，也可能同時(shí)存在并列題名、副題名和說(shuō)明題名文字。（5）文件編號(hào)，是指文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類(lèi)文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。（6）日期，是指著錄單元（文件或案卷）的形成日期或起止日期。文件級(jí)著錄單元，應(yīng)著錄其形成日期；案卷級(jí)以上（含案卷級(jí)）著錄單元，應(yīng)著錄其起止日期。

第8章：背景項(xiàng)著錄細(xì)則

《規(guī)則》規(guī)定了責(zé)任者、組織機(jī)構(gòu)沿革/人物生平、檔案保管沿革等3個(gè)背景項(xiàng)的著錄細(xì)則。其中包括：（1）責(zé)任者，是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人。（2）組織機(jī)構(gòu)沿革/人物生平，是簡(jiǎn)要記錄全宗級(jí)著錄單元責(zé)任者的歷史沿革或生平傳記。（3）檔案保管沿革，是指接收、接受捐獻(xiàn)、購(gòu)買(mǎi)、代存等收集檔案的過(guò)程。內(nèi)容包括：歷次保管權(quán)轉(zhuǎn)移的情況及時(shí)間，對(duì)于保管歷史不清晰的著錄單元，也應(yīng)據(jù)實(shí)記錄；全宗級(jí)著錄單元應(yīng)詳細(xì)著錄檔案保管史，其他著錄層級(jí)的著錄單元可根據(jù)實(shí)際情況選擇著錄。

第9章：內(nèi)容與結(jié)構(gòu)項(xiàng)著錄細(xì)則

《規(guī)則》規(guī)定了12個(gè)“內(nèi)容與結(jié)構(gòu)項(xiàng)”的著錄細(xì)則。其中包括：（1）范圍和提要。在相應(yīng)的著錄層級(jí)上，簡(jiǎn)要概括并記錄著錄單元的范圍和內(nèi)容，例如時(shí)間范圍、地點(diǎn)范圍、主要內(nèi)容和重要數(shù)據(jù)（包括技術(shù)參數(shù)）等。（2）人名。記錄著錄單元中具有檢索意義的人物姓名，必要時(shí)可同時(shí)著錄人物的身份證號(hào)碼、職務(wù)、出生地、工作簡(jiǎn)歷等信息。（3）稿本。稿本是指檔案文件的文稿、文本和版本，應(yīng)照實(shí)際情況著錄。（4）文種。文種是指文件種類(lèi)的名稱，應(yīng)照實(shí)際情況著錄。（5）附件。文件正文后的附加材料。（6）載體形態(tài)。著錄單元的載體類(lèi)型、數(shù)量和單位以及規(guī)格。（7）計(jì)算機(jī)文件大小。電子文件、電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果的字節(jié)數(shù)。如，0.14MB（說(shuō)明：文件級(jí)） 20MB（說(shuō)明：案卷級(jí)）。（8）計(jì)算機(jī)文件格式。電子文件在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中組織和存儲(chǔ)的編碼方式。記錄文件格式的名稱，必要時(shí)著錄格式版本和格式描述。（9）生成方式。生成方式包括原生、數(shù)字化、編輯。應(yīng)依據(jù)以下規(guī)則著錄：著錄單元為電子檔案時(shí)，生成方式著錄為“原生”；著錄單元為數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的數(shù)字副本時(shí)，生成方式著錄為“數(shù)字化”；著錄單元為在尊重客觀事實(shí)基礎(chǔ)上經(jīng)剪輯或非線性編輯形成的電子檔案時(shí)，生成方式著錄為“編輯”。（10）整理情況。著錄單元的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、排序及分類(lèi)體系等信息。類(lèi)別級(jí)以上的著錄單元，簡(jiǎn)要說(shuō)明其整理情況。（11）保管期限。檔案劃定的留存年限。2006年以前的檔案，保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種；2006年以后的檔案，保管期限分為永久和定期。應(yīng)著錄原定的保管期限，保管期限有更改的，應(yīng)著錄新的保管期限。（12）銷(xiāo)毀情況。鑒定后對(duì)失去保存價(jià)值的著錄單元進(jìn)行毀滅性處置的說(shuō)明，應(yīng)著錄銷(xiāo)毀時(shí)間和銷(xiāo)毀方式。

第10章：查閱與利用控制項(xiàng)著錄細(xì)則

《規(guī)則》規(guī)定了8個(gè)查閱與控制項(xiàng)的著錄細(xì)則。其中包括：（1）密級(jí)。文件保密程度的等級(jí)。應(yīng)著錄文件形成時(shí)所確定的密級(jí)和保密期限，可同時(shí)著錄保密期限、屆滿年月。已升密、降密、解密的文件應(yīng)著錄變更情況，例如新的密級(jí)、保密年限和解密日期等。（2）公開(kāi)屬性。著錄單元的公開(kāi)審核意見(jiàn)。公開(kāi)屬性應(yīng)照實(shí)著錄。不予公開(kāi)的著錄單元，宜在附注中注明理由。（3）開(kāi)放標(biāo)識(shí)。著錄單元的開(kāi)放審核意見(jiàn)。開(kāi)放標(biāo)識(shí)應(yīng)照實(shí)著錄。受控的著錄單元，宜在附注中注明受控依據(jù)。（4）語(yǔ)言或文字。是著錄單元中使用的語(yǔ)種名稱。應(yīng)按照GB/T4880、GB/ T4881中語(yǔ)種的漢語(yǔ)名稱著錄。（5）主題詞或關(guān)鍵詞。前者是指在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組，后者是指在標(biāo)引和檢索中取自題名或正文用以表達(dá)檔案主題并具有檢索意義的非規(guī)范化的詞或詞組。（6）分類(lèi)號(hào)。對(duì)檔案進(jìn)行主題分析，并依照檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)分門(mén)別類(lèi)后形成的類(lèi)目標(biāo)記符號(hào)，應(yīng)按照《中國(guó)檔案分類(lèi)法》和GB/T15418的規(guī)定著錄。（7）縮微號(hào)。檔案館（室）賦予檔案縮微制品的編號(hào)，應(yīng)照實(shí)著錄。（8）存儲(chǔ)位置。檔案的物理或邏輯存址。傳統(tǒng)載體檔案，著錄其在庫(kù)房中的存放位置。電子檔案，著錄其脫機(jī)載體類(lèi)型、編號(hào)和存址。

第11章：相關(guān)檔案材料項(xiàng)著錄細(xì)則?！兑?guī)則》規(guī)定了2個(gè)相關(guān)檔案材料項(xiàng)的著錄細(xì)則。其中包括：（1）原件存放位置。當(dāng)著錄單元是復(fù)制件或包含復(fù)制件時(shí)，著錄其在本機(jī)構(gòu)或別處是否存在原件以及原件的存放位置；如確認(rèn)原件不復(fù)存在，應(yīng)加以說(shuō)明。（2）復(fù)制件存放位置。當(dāng)著錄單元在本機(jī)構(gòu)或別處有相應(yīng)的復(fù)制件時(shí)，著錄其存放位置。（3）相關(guān)著錄單元。指保存在本機(jī)構(gòu)或別處的具有來(lái)源聯(lián)系或其他關(guān)聯(lián)的著錄單元。記錄相關(guān)著錄單元題名、檔號(hào)等相關(guān)信息，并說(shuō)明具體的關(guān)系。

第12章：附注項(xiàng)著錄細(xì)則。附注是其他著錄項(xiàng)目中無(wú)法展現(xiàn)但需解釋和補(bǔ)充的信息。各著錄項(xiàng)目中需注明的信息應(yīng)按照各著錄項(xiàng)目的順序著錄，著錄項(xiàng)目以外需解釋和補(bǔ)充的信息列在其后。每一條附注都應(yīng)分段著錄?！兑?guī)則》規(guī)定了7個(gè)附注項(xiàng)的著錄細(xì)則。其中包括：（1）題名附注，用以注明同一文件的不同題名或其他稱謂。（2）日期附注，用以注明考證前的原日期和考證依據(jù)。當(dāng)著錄的日期為非形成日期時(shí)，應(yīng)注明為何種日期。（3）責(zé)任者附注，用以注明考證前的原責(zé)任者、考證依據(jù)。（4）稿本附注，用以著錄單元有不同稿本者應(yīng)予注明。（5）附件附注，用以注明有獨(dú)立檢索意義的附件的文件編號(hào)、責(zé)任者、日期等。（6）載體形態(tài)附注，用以記錄載體發(fā)生的重要變化，如破損、殘缺、變質(zhì)、字跡褪變和無(wú)法播放等情況。（7）其他需要注明的事項(xiàng)。

此外，《規(guī)則》還規(guī)定了著錄項(xiàng)目以外需要注明事項(xiàng)的著錄細(xì)則，其中包括：著錄單元另有其他載體形式者、著錄單元經(jīng)考證為贗品者、著錄單元有重要批示的及其他相關(guān)附注事項(xiàng)，應(yīng)予注明。

第13章：著錄控制項(xiàng)著錄細(xì)則?！兑?guī)則》規(guī)定了2個(gè)著錄控制項(xiàng)的著錄細(xì)則。其中包括：（1）著錄者，是指完成檔案著錄工作的責(zé)任人員，用以記錄著錄者姓名及其工作單位名稱。（2）著錄日期，是指完成著錄條目的日期。著錄條目有更新時(shí)，應(yīng)同時(shí)著錄更新日期。

第14章：著錄示例?！兑?guī)則》通過(guò)附錄E“著錄條目示例”給出了從表E.1-表E.30，共30個(gè)示例。其中，表E.1-表E.20，給出了文件級(jí)的著錄條目示例；表E.21-表E.25，給出了案卷級(jí)的著錄條目示例；表E.26-表E.28，給出了類(lèi)別級(jí)的著錄條目示例；表E.29-表E.30，給出了全宗級(jí)的著錄條目示例。這些著錄條目表示例，具體呈現(xiàn)了不同著錄級(jí)別條目中具有典型和代表性的條目，明確了著錄不同條目中的著錄項(xiàng)目、著錄內(nèi)容的具體樣式。

二、《規(guī)則》的實(shí)踐價(jià)值與作用

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的生命在于應(yīng)用，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的價(jià)值實(shí)現(xiàn)在于實(shí)施。任何停留在紙面上的標(biāo)準(zhǔn)都難以體現(xiàn)出其對(duì)實(shí)踐的指導(dǎo)和規(guī)范作用?！兑?guī)則》的實(shí)踐價(jià)值與作用主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

一方面，《規(guī)則》是規(guī)范和指導(dǎo)我國(guó)檔案著錄主體開(kāi)展檔案著錄實(shí)踐的重要依據(jù)。檔案著錄的基本功能之一就是有效揭示檔案內(nèi)容信息，為各類(lèi)合法用戶提供可以滿足其需要的檔案信息線索，引導(dǎo)其順利地找到可以滿足其工作、生產(chǎn)、生活、研究需要的檔案信息資源。各級(jí)各類(lèi)檔案保管機(jī)構(gòu)依據(jù)規(guī)則開(kāi)展檔案著錄并形成著錄條目，是編制各種檔案檢索工具和進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的必要前提條件，同時(shí)也是開(kāi)發(fā)檔案管理軟件、建立檔案數(shù)據(jù)共享中心的重要基礎(chǔ)性條件。

另一方面，《規(guī)則》是規(guī)范和指導(dǎo)我國(guó)檔案著錄主體自覺(jué)地捕獲、整理、分析和組織檔案文件產(chǎn)生的背景、結(jié)構(gòu)、記錄系統(tǒng)等過(guò)程信息及這些過(guò)程的結(jié)果信息的重要依據(jù)。在檔案保存和利用的歷史長(zhǎng)河中，隨著人們逐漸遠(yuǎn)離其創(chuàng)建的原始環(huán)境，著錄在各個(gè)社會(huì)組織內(nèi)獲取和交流有關(guān)文件創(chuàng)建的背景、來(lái)源及其管理的信息，就顯得越來(lái)越重要。這是因?yàn)?，一旦脫離了這種信息，人們便很難準(zhǔn)確理解和把握檔案記錄的內(nèi)容信息。因此，隨著時(shí)間的推移，這種著錄信息對(duì)保存、延續(xù)和驗(yàn)證檔案內(nèi)容真實(shí)性等方面的價(jià)值和意義，就會(huì)變得越來(lái)越重要。這也是檔案著錄與一般文獻(xiàn)著錄最為突出的區(qū)別所在。一般的文獻(xiàn)著錄的重點(diǎn)往往是較為單一的，即揭示文獻(xiàn)的主要內(nèi)容和形式特征；而檔案著錄的重點(diǎn)則常常是雙重的，既要注意揭示檔案的內(nèi)容和形式等方面的信息特征，又要注意揭示有助于用戶長(zhǎng)遠(yuǎn)理解檔案存在意義和價(jià)值的背景、來(lái)源及其管理等方面的信息。

三、《規(guī)則》存在的問(wèn)題及其改進(jìn)建議

雖然新版《規(guī)則》以現(xiàn)代檔案學(xué)著錄理論為指導(dǎo)，以我國(guó)檔案著錄實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)為基礎(chǔ)，對(duì)標(biāo)國(guó)際檔案著錄規(guī)則，以“科學(xué)性、適用性、統(tǒng)一性、可操作性”為目標(biāo)，保持與先前版本的連續(xù)性，注重與現(xiàn)有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)之間的協(xié)調(diào)一致性，取得非常顯著的進(jìn)步，但是其中依然還存在一些需要進(jìn)一步完善和解決的問(wèn)題。歸納起來(lái)，這些問(wèn)題包括：

（一）術(shù)語(yǔ)和定義方面的問(wèn)題及解決建議

《規(guī)則》對(duì)“著錄”的術(shù)語(yǔ)定義為：“為檢索和管理檔案資源，對(duì)檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動(dòng)進(jìn)行分析、選擇、組織和記錄的過(guò)程?！睆亩x的內(nèi)容看，顯而易見(jiàn)是對(duì)“檔案著錄”的定義，而非一般意義上的“著錄”的定義。建議將“著錄”修改為“檔案著錄”會(huì)更好地體現(xiàn)概念之間的種屬關(guān)系?！兑?guī)則》將“檔案著錄”的目的界定為“為檢索和管理檔案資源”，雖然能十分準(zhǔn)確地表達(dá)“檔案著錄”的根本目的，不如遵從國(guó)際慣例，將其修改為“發(fā)現(xiàn)和管理檔案資源”。因?yàn)椤皺z索”的意涵是指“描述和查找”，依然屬于“管理”范疇；而“發(fā)現(xiàn)”則不同，它是站在用戶角度提出的一個(gè)概念。檔案著錄的目的之一就是幫助廣大檔案用戶更有效、更便捷地發(fā)現(xiàn)能夠滿足其需要的檔案信息線索，并為用戶提供準(zhǔn)確的信息線索，以促進(jìn)其對(duì)檔案信息的識(shí)別和理解。著錄檔案資源的過(guò)程，可以包括分析、組織和記錄檔案文件或其集合的特征元素的明確信息，例如產(chǎn)生背景、結(jié)構(gòu)、管理活動(dòng)信息與內(nèi)容和形式特征信息。因此，分析、選擇、組織和記錄檔案的背景、結(jié)構(gòu)、管理活動(dòng)、內(nèi)容和形式特征等“正式元素”的信息，并不存在所謂“或”的關(guān)系。為此，建議將《規(guī)則》中的“著錄”術(shù)語(yǔ)及其定義修改為：為發(fā)現(xiàn)和管理檔案資源，促進(jìn)檔案用戶和檔案機(jī)構(gòu)對(duì)檔案資源的識(shí)別、理解和管理，對(duì)檔案的產(chǎn)生背景、結(jié)構(gòu)、管理活動(dòng)信息及其內(nèi)容和形式特征信息，進(jìn)行分析、選擇、組織和記錄的過(guò)程。

《規(guī)則》對(duì)“著錄單元”的術(shù)語(yǔ)定義是“作為基本著錄單位的一份文件或一個(gè)文件集合”。該術(shù)語(yǔ)的英文譯名為“unit of description”，建議翻譯為“descriptive unit”，其術(shù)語(yǔ)定義應(yīng)為：作為一個(gè)實(shí)體并形成單一著錄基礎(chǔ)的任何物理形式的檔案文件或檔案文件的集合。著錄單元可以是全宗、類(lèi)別、案卷或文件，這些對(duì)象都可以稱為“實(shí)體”，并成為多級(jí)著錄的單一著錄基礎(chǔ)。

《規(guī)則》對(duì)“多級(jí)著錄”的術(shù)語(yǔ)定義是“從文件、案卷、類(lèi)別到全宗分層級(jí)實(shí)施著錄的方法”。這一術(shù)語(yǔ)定義只是界定了“多級(jí)著錄”的“多級(jí)”是什么，并沒(méi)有揭示出各個(gè)層級(jí)著錄之間的相互關(guān)系，更沒(méi)有通過(guò)定義來(lái)說(shuō)明其中應(yīng)遵循的基本規(guī)則及其目的。所謂“多級(jí)著錄”是由整體及其部分的獨(dú)立及相互關(guān)聯(lián)的著錄組成的，反映了所著錄單元的層級(jí)結(jié)構(gòu)。多級(jí)著錄從一般到具體，每個(gè)級(jí)別僅包含與該級(jí)別相關(guān)的信息。其著錄基本規(guī)則是：從屬“部件”的著錄不會(huì)重復(fù)其“父部件”著錄中的信息，但將“部件”鏈接到其“父部件”所必需的信息除外。

如果將全宗作為一個(gè)整體進(jìn)行著錄，應(yīng)在一個(gè)著錄單元中進(jìn)行。如需對(duì)全宗內(nèi)的各個(gè)類(lèi)別、案卷、文件等進(jìn)行著錄，可單獨(dú)形成著錄單元。如此獲得的所有著錄單元的總和，可通過(guò)層次結(jié)構(gòu)中的鏈接，呈現(xiàn)全宗及其組成部分的全部著錄成果。這種著錄技術(shù)稱為“多級(jí)著錄”。因此，我們可以把“多級(jí)著錄”術(shù)語(yǔ)定義為：對(duì)同一全宗及其各層級(jí)結(jié)構(gòu)部分的所有著錄條目，通過(guò)層級(jí)結(jié)構(gòu)中的鏈接予以呈現(xiàn)的一種著錄技術(shù)。

（二）個(gè)別著錄項(xiàng)目細(xì)則說(shuō)明的準(zhǔn)確性問(wèn)題及解決建議

《規(guī)則》對(duì)“9.9生成方式”的細(xì)則說(shuō)明是：“生成方式是指電子檔案比特流首次形成的方式。生成方式包括原生、數(shù)字化、編輯。應(yīng)依據(jù)以下規(guī)則著錄：著錄單元為電子檔案時(shí)，生成方式著錄為‘原生；著錄單元為數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的數(shù)字副本時(shí)，生成方式著錄為‘?dāng)?shù)字化；著錄單元為在尊重客觀事實(shí)基礎(chǔ)上經(jīng)剪輯或非線性編輯形成的電子檔案時(shí)，生成方式著錄為‘編輯?！痹撝涰?xiàng)目細(xì)則中提到的“電子檔案”概念的內(nèi)涵與《中華人民共和國(guó)檔案法》的第三十五條“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用”之規(guī)定中的“電子檔案”概念存在明顯沖突。其成因是將西方國(guó)家的所謂“大文件觀”所倡導(dǎo)的“電子文件”概念與“電子檔案”概念相互混淆造成的。在西方的語(yǔ)境中，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化副本及在尊重客觀事實(shí)基礎(chǔ)上經(jīng)剪輯或非線性編輯形成的記錄，均成為“電子文件”。而根據(jù)我國(guó)《檔案法》的規(guī)定，這兩類(lèi)所謂的“電子文件”，應(yīng)屬于“檔案數(shù)字資源”，而非“電子檔案”。因此，建議對(duì)“生成方式”的著錄細(xì)則進(jìn)行修正，將其中的“電子檔案”改為“檔案數(shù)字資源”。電子檔案、傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化成果及在尊重客觀事實(shí)基礎(chǔ)上經(jīng)剪輯或非線性編輯形成的電子記錄，都是檔案數(shù)字資源概念的種概念。在實(shí)踐中，也不能主觀地認(rèn)為“歸檔保存的電子文件就是電子檔案”。這是因?yàn)?，按照西方的電子文件管理理論，“電子文件”的?lái)源主要有兩種，一種是原生地電子文件，另一種是對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后獲得的副本。

《規(guī)則》的“9.11保管期限”的著錄細(xì)則規(guī)定“保管期限是對(duì)檔案劃定的留存年限。2006年以前的檔案，保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種；2006年以后的檔案，保管期限分為永久和定期。應(yīng)著錄原定的保管期限，保管期限有更改的，應(yīng)著錄新的保管期限。”這條規(guī)定也存在需要修正之處。原因在于：著錄“保管期限”不僅僅只是為了將已經(jīng)劃定的檔案保管期限進(jìn)行簡(jiǎn)單的呈現(xiàn)，其目的是為日后開(kāi)展期滿檔案價(jià)值鑒定提供線索。為此，建議在“保管期限”的著錄項(xiàng)目細(xì)則中增加附注說(shuō)明事項(xiàng)，如“自某年某月始”，例如：“長(zhǎng)期，自1980年1月始”；“短期，自2002年9月始”。

（三）前言部分存在的問(wèn)題及相關(guān)建議

《規(guī)則》的前言部分，目前只是說(shuō)明了該標(biāo)準(zhǔn)的起草依據(jù)與1999版《規(guī)則》的不同與變化、版權(quán)與歸口聲明、主要起草人和歷次版本發(fā)布情況，但未說(shuō)明與其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之間的相互作用、協(xié)調(diào)統(tǒng)一關(guān)系。因此，建議在下一版修訂時(shí)增加這方面的內(nèi)容。其中應(yīng)注意說(shuō)明以下幾種關(guān)系：

第一，《規(guī)則》與其他相關(guān)著錄規(guī)范之間的關(guān)系。如，與GB/T 50323、GB/T 3792.1、DA/T 8、DA/T 17.1、DA/T 20.1、DA/T 23、DA/T 30、DA/T 51等檔案著錄規(guī)范之間的關(guān)系說(shuō)明。

第二，《規(guī)則》與電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系。如，與DA/T 46、DA/T 54、DA/T 63和GB/T 20163等元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系說(shuō)明。

第三，《規(guī)則》與各種國(guó)際性和區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系說(shuō)明等。

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作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院