淺議檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

董恩政

摘 要：在新的社會發(fā)展形勢下，檔案管理工作正朝著信息化、數(shù)字化的方向邁進(jìn)，并不斷融合新方法和新手段?；ヂ?lián)網(wǎng)、計算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等新興科技改變了檔案管理的工作模式，大幅度提升了檔案管理工作的效率，促進(jìn)了檔案資料的應(yīng)用。然而，當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在一些問題，無法滿足新形勢下社會對檔案管理工作的要求，需要從思想認(rèn)知、技術(shù)、設(shè)備設(shè)施、人才等方面進(jìn)行改善，促進(jìn)檔案管理工作走向現(xiàn)代化。文章立足于新的社會發(fā)展背景，闡述了檔案管理現(xiàn)代化的基本要求，對檔案管理信息系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)進(jìn)行研究，從問題出發(fā)，提出了優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：檔案資料；現(xiàn)代化管理；優(yōu)化對策

當(dāng)今社會，國家高度重視檔案工作對各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)的重要作用，修訂完善了《檔案法》，檔案管理工作正朝著規(guī)范化、數(shù)字化的方向發(fā)展。當(dāng)前，我國檔案資料中的數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長，檔案管理的難度越來越高，這就要求檔案管理部門引入新型的管理理念和管理手段，全面提高檔案資料查找、記錄、整理的效率，使整個流程朝著一體化方向發(fā)展，提高檔案管理水平。通過采取現(xiàn)代化的檔案管理模式，檔案管理部門能夠與其他部門實(shí)現(xiàn)信息資源高效共享，全面改善檔案工作的開展情況，對檔案資料的價值進(jìn)行深度挖掘，因此，對現(xiàn)代化的檔案管理工作進(jìn)行研究非常有必要。

一、檔案管理現(xiàn)代化的基本要求

1.引入信息化管理手段

現(xiàn)代化的檔案管理是相對于傳統(tǒng)管理模式而言的，信息化管理手段是檔案管理現(xiàn)代化的基本要求，工作人員需要在檔案管理方面引入現(xiàn)代信息技術(shù)，積極搭建信息化檔案管理平臺，完善檔案資源建設(shè)，為檔案管理工作奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。例如，在檔案資料收集中，檔案室對相關(guān)資料的接收可以通過光盤、軟盤等來完成，如果檔案管理部門和其他部門可以共享檔案數(shù)據(jù)，且單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，就可以通過互聯(lián)網(wǎng)完成檔案資料接收，全面提高檔案管理的信息化程度?？傊?，檔案管理部門需要在檔案管理手段上進(jìn)行改進(jìn)，優(yōu)化硬件設(shè)施和軟件，強(qiáng)化信息共享，促進(jìn)檔案資料的應(yīng)用。

2.制定標(biāo)準(zhǔn)化管理要求

在以往的檔案管理工作中，有關(guān)部門忽略了檔案管理制度的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作比較混亂，主要體現(xiàn)在檔案資料收集不全面、檔案分類保管不清晰等方面。在新形勢下，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)必須更加清晰、明確，管理人員需要在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定方面與時俱進(jìn)，引入新思想，讓檔案收集、整理、鑒定、保管等工作依照全新的標(biāo)準(zhǔn)開展，全面優(yōu)化管理效果。在具體操作中，領(lǐng)導(dǎo)者需要制定規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，不但要對檔案管理人員進(jìn)行管理，還要對信息化平臺的使用、存儲設(shè)備等進(jìn)行管理，提高檔案管理流程的規(guī)范化水平。例如，在檔案資料存儲上，工作人員需要了解檔案存儲制度，運(yùn)用磁帶、光盤、軟盤等工具科學(xué)保管不同的檔案資料。此外，管理者還需要對電子檔案的專用庫房制定管理制度，配置除塵、防塵、防高度磁場的設(shè)施，對內(nèi)部的溫度和濕度進(jìn)行控制，避免電子檔案損壞。

3.應(yīng)用自動化管理模式

在信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作的自動化程度越來越高，很多需要人工處理的事務(wù)都可以通過信息科技實(shí)現(xiàn)自動化處理，不但提高了檔案收集和整理效率，還能增強(qiáng)檔案資料的應(yīng)用效果。例如，在檔案資料整理中，計算機(jī)可以自動完成案卷質(zhì)量檢查、全宗內(nèi)單份文件分類、排列，大幅度提高檔案管理的自動化程度，降低工作人員的負(fù)擔(dān)。另外，在檔案編目與檢索方面，電子檔案可以任意進(jìn)行分類和排列，可以大大簡化編目工作，工作人員可以利用計算機(jī)設(shè)備考錄每份文件的著錄條目，自動形成數(shù)據(jù)庫，方便后期的檔案檢索。

二、檔案管理信息化系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

為推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，管理部門需要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和新型的硬件、軟件設(shè)備，構(gòu)建信息化管理平臺，將存儲管理、查詢管理、安全管理結(jié)合起來，方便各類檔案資料的收集、整理、檢閱，提高檔案應(yīng)用效果。為融合現(xiàn)代信息技術(shù)，推動檔案管理方式走向智能化、數(shù)字化，技術(shù)人員需要積極開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，并對系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化和更新，做好前期準(zhǔn)備工作。

1.檔案存儲管理系統(tǒng)

檔案存儲管理系統(tǒng)能夠?yàn)闄n案資料提供集中存儲平臺，簡化管理操作，提高檔案存儲效率。檔案存儲管理系統(tǒng)的功能包括文檔信息收集、檔案移交、檔案借閱等，工作人員可以利用該系統(tǒng)對檔案資料進(jìn)行自動編碼、自動分配以及自動歸檔，全面提高檔案存儲工作的自動化水平。檔案存儲管理系統(tǒng)擁有龐大的存儲空間，能夠收集海量信息，對不同的檔案進(jìn)行分類，突破傳統(tǒng)的檔案存儲方式，為工作人員帶來更多便利。此外，依靠存儲管理系統(tǒng)，檔案管理人員可以第一時間發(fā)現(xiàn)檔案資料中的問題，快速糾正錯誤，最大程度避免工作失誤。

2.檔案查詢管理系統(tǒng)

在現(xiàn)代化的檔案資料管理中，檔案查詢管理至關(guān)重要，只有從技術(shù)層面構(gòu)建檔案查詢管理系統(tǒng)，為檔案利用奠定堅實(shí)基礎(chǔ)，提高查詢速度和準(zhǔn)確性，才能充分利用檔案，發(fā)揮檔案資料的價值。基于檔案查詢系統(tǒng)，管理人員可以結(jié)合具體的工作需求快速調(diào)閱檔案資料，實(shí)現(xiàn)快速查詢。在具體操作中，工作人員需要利用計算機(jī)平臺登錄檔案查詢管理系統(tǒng)，然后進(jìn)入要查詢的檔案庫，輸入檢索條件，選擇查詢方式，通過題名、文號、時間等進(jìn)行檢索，最終瀏覽或下載檔案資料。

3.檔案安全管理系統(tǒng)

檔案安全管理系統(tǒng)在整個信息管理平臺中處于重要地位，該系統(tǒng)能夠提高檔案資料的安全性，對檔案資料管理平臺進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)問題并發(fā)出警報。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，很多資料都通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，加大了檔案管理工作的不安全因素，一旦檔案管理部門內(nèi)部的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)受到病毒或者黑客的攻擊，就容易造成重要檔案資料泄露。因此，檔案管理部門需要高度重視檔案資料的安全管理工作，通過維護(hù)檔案安全管理系統(tǒng)、設(shè)置安全管理員等方法，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)督。為避免黑客或病毒攻擊，檔案管理人員還需要運(yùn)用防火墻技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，對檔案資料進(jìn)行防護(hù)。

三、檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀分析

1.缺乏現(xiàn)代化的檔案管理意識

當(dāng)前，我國基層單位在檔案管理方面缺乏現(xiàn)代化的思想認(rèn)知，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理方法，將檔案管理與資料總結(jié)、記錄等同起來，忽視了檔案的應(yīng)用，難以充分發(fā)揮檔案資料的價值，這種思想會阻礙檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。此外，部分檔案管理部門不能真正理解“現(xiàn)代化管理”的內(nèi)涵，認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化就是使用計算機(jī)、光盤等進(jìn)行檔案資料存儲、整理，忽視了信息技術(shù)在檔案鑒定、保管、編目、檢索等方面的應(yīng)用。思想對行動具有重要的指導(dǎo)作用，如果不能從根本上解放思想，就無法真正打破落后的檔案管理模式，信息技術(shù)只能以輔助工具的形式存在，“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念也難以融合到檔案管理體系中。

2.檔案管理的設(shè)備和技術(shù)落后

先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中至關(guān)重要。當(dāng)前，一些基層單位尚未配置智能化、信息化的檔案管理設(shè)備，計算機(jī)的數(shù)量不足，其他方面的基礎(chǔ)條件太差，存在工作不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的問題，直接影響檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，甚至還會阻礙檔案事業(yè)的健康運(yùn)轉(zhuǎn)。在檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展中，管理部門不但要完善相關(guān)設(shè)備，還要對管理技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化，搭建完善的信息化管理平臺，如果資金、設(shè)備、技術(shù)存在不足，就只能紙上談兵，無法將檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)付諸實(shí)踐。

3.檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不足

在檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展中，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理要求至關(guān)重要，只有制定明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，完善規(guī)章制度，才能為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)，合理劃分管理責(zé)任，解決以往檔案管理中的問題。當(dāng)前，很多基層的檔案管理部門尚未制定管理標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，在檔案管理工作中還存在很多問題，主要體現(xiàn)在資料存儲不合理、分工不明確、檔案調(diào)用過于隨意等方面，這些問題會給其他工作帶來不利影響，甚至還會造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。在檔案管理的實(shí)踐工作中，管理制度模糊、部門責(zé)任不清晰、管理方式混亂等都會阻礙檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，需要進(jìn)行調(diào)整和改善。

4.缺乏檔案管理的現(xiàn)代化人才

檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展對人才的要求較高，管理人員不但要掌握基本的檔案管理知識和業(yè)務(wù)技能，還需要具備高超的信息素養(yǎng)，在工作中科學(xué)應(yīng)用各類軟件，對檔案信息資料實(shí)施安全防護(hù)。當(dāng)前，很多負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員缺乏信息化意識和信息技術(shù)操作能力，對計算機(jī)以及檔案管理軟件不夠熟悉，抗風(fēng)險的意識較差，工作效率較低，容易產(chǎn)生工作失誤。在人員培養(yǎng)方面，很多檔案管理工作者沒有經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓(xùn)，只簡單接受了檔案收集、整理方面的培訓(xùn)，理論知識和實(shí)踐能力有所欠缺，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)專業(yè)性錯誤，阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

四、提高檔案管理現(xiàn)代化水平的有效策略

1.解放思想，樹立現(xiàn)代化管理意識

在新形勢下，基層檔案管理部門必須要解放思想、實(shí)事求是，樹立現(xiàn)代化、信息化的檔案管理意識，讓“互聯(lián)網(wǎng)+”融合到檔案管理工作的各個流程中，實(shí)現(xiàn)全流程的現(xiàn)代化建設(shè)。在以往，部分檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者忽略了現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理的輔助作用，在思想認(rèn)知上沒有充分認(rèn)識到檔案管理信息化發(fā)展的重要意義，滿足于檔案不丟不損的狀態(tài)，造成檔案管理工作嚴(yán)重落后，不利于新型工作方式的推進(jìn)。面對傳統(tǒng)檔案管理中的不足，領(lǐng)導(dǎo)人員需要審視新情況，轉(zhuǎn)變思想觀念，建立檔案管理新模式和新方法，在傳承基礎(chǔ)上進(jìn)行發(fā)展，一方面，要保留傳統(tǒng)工作中的有利思想和寶貴經(jīng)驗(yàn)，另一方面，還要更新工作方法和工作模式，從宏觀角度規(guī)劃檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。總之，基層單位需要打破傳統(tǒng)認(rèn)知，創(chuàng)新思維模式，對檔案管理工作的模式進(jìn)行創(chuàng)新，從不同的管理環(huán)節(jié)出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

2.加大投入，優(yōu)化管理技術(shù)和設(shè)備

為提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，檔案管理部門需要對信息技術(shù)進(jìn)行革新，引入先進(jìn)設(shè)備，提高檔案管理效果。首先，管理人員需要按照檔案管理工作的實(shí)際需求購入計算機(jī)、U盤、智能密集柜等設(shè)備，完善現(xiàn)代化管理的庫房，這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。其次，管理人員還需要構(gòu)建完善的“智慧數(shù)字檔案館系統(tǒng)”，搭建檔案管理現(xiàn)代化平臺，通過智慧平臺做好檔案資料的收集、存儲、整理、查詢、調(diào)用等工作，改進(jìn)檔案管理的工作方式，提高工作效率。最后，管理人員還需要加大技術(shù)投入，從技術(shù)上重點(diǎn)突破檔案信息保護(hù)難題，全面做好檔案資料防護(hù)，避免重要數(shù)據(jù)丟失。為達(dá)到這一目標(biāo)，技術(shù)人員需要致力于新型防火墻技術(shù)的開發(fā)，應(yīng)用不同類型的病毒查殺軟件，對重要的檔案資料信息進(jìn)行加密，從技術(shù)層面進(jìn)行全面優(yōu)化，確保各項(xiàng)檔案保護(hù)措施的落實(shí)?？偠灾?，檔案管理工作的信息化發(fā)展離不開新技術(shù)和新設(shè)備的支持，管理人員需要加大資金、設(shè)備、技術(shù)的投入，既要提高檔案管理工作效率，又要做好檔案數(shù)據(jù)防護(hù)，提高檔案管理成效。

3.思維革新，制定現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)

為更好地發(fā)揮現(xiàn)代化管理模式在檔案管理中的作用，提高檔案資料管理水平，檔案管理部門需要做好總體規(guī)劃，堅持走標(biāo)準(zhǔn)化道路，著眼于當(dāng)下存在的檔案資源重復(fù)開發(fā)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，從制度方面進(jìn)行調(diào)整，全面提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。當(dāng)前，我國已經(jīng)制定了《檔案著錄規(guī)則》，檔案管理單位可以在此基礎(chǔ)上制定檔案管理信息化平臺的操作規(guī)則、檔案安全防護(hù)規(guī)章制度等，結(jié)合新的檔案管理系統(tǒng)制定相關(guān)要求，提高檔案整理效率，規(guī)范檔案資料的使用。在實(shí)踐中，領(lǐng)導(dǎo)人員可以結(jié)合檔案管理現(xiàn)代化工作的具體要求制定相關(guān)制度，規(guī)定不同部門分工，完善檔案管理流程，為檔案資料的收集、整理、調(diào)用等工作提供指導(dǎo)。作為檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，需要提高對檔案管理工作的重視力度，制定完善的檔案管理機(jī)制，迎合現(xiàn)代化的檔案管理趨勢，構(gòu)建富有實(shí)效性的檔案管理系統(tǒng)。

4.培育人才，打造高標(biāo)準(zhǔn)人才隊伍

人才是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)，只有高度重視人才培訓(xùn)，提高人才的檔案管理能力和信息技術(shù)水平，才能更好地發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用，推動二者有機(jī)融合。為此，基層檔案管理部門需要對檔案管理人員開展系統(tǒng)化培訓(xùn)。在培訓(xùn)工作中，可以聘用專業(yè)的檔案管理專家，通過理論知識講授、現(xiàn)場培訓(xùn)教學(xué)、實(shí)操訓(xùn)練等方法對基層工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，確保工作人員的理論知識達(dá)標(biāo)。另外，檔案管理單位還需要在培訓(xùn)中強(qiáng)化檔案人員的風(fēng)險防范意識和信息安全意識，通過案例講授、經(jīng)驗(yàn)交流等方法提高其維護(hù)檔案信息安全的能力，避免檔案管理人員在實(shí)踐工作中出現(xiàn)專業(yè)性錯誤。此外，培訓(xùn)工作還需要重點(diǎn)抓住工作人員的信息技術(shù)，聘用專業(yè)的信息技術(shù)教師，從“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念出發(fā)，開發(fā)線上信息技術(shù)課程，還可以開展線下比賽，全面提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)，確保檔案管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)?？傊?，有關(guān)部門需要做好檔案管理人才的培訓(xùn)工作，不斷提高人才的綜合素質(zhì)，促進(jìn)人才全面發(fā)展。

五、結(jié)束語

在新時代背景下，我國的檔案管理工作還存在較多弊端，主要體現(xiàn)在檔案管理意識落后、信息技術(shù)應(yīng)用水平不足、制度和標(biāo)準(zhǔn)欠缺、人才匱乏等方面，這些問題都會阻礙檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，不利于檔案價值的發(fā)揮。檔案管理現(xiàn)代化是新形勢下檔案管理部門的工作重點(diǎn)，作為基層的檔案管理機(jī)構(gòu)，必須從思想意識、工作思維、技術(shù)設(shè)備、人才隊伍等方面入手，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

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（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局）