公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型策略

李麗

摘 要：現(xiàn)階段，公共法律服務中心檔案管理工作存在一定問題，影響檔案管理的質(zhì)量與效率，研究公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型策略迫在眉睫。文章介紹檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的特征，分析檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的內(nèi)部與外部動因，并提出探尋檔案管理轉(zhuǎn)型助力、落實信息化檔案管理流程、推進信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、加強對信息化檔案管理的重視等檔案管理信息化轉(zhuǎn)型策略。

關(guān)鍵詞：公共法律服務中心；檔案管理；信息化轉(zhuǎn)型；轉(zhuǎn)型策略

檔案是公共法律服務中心在運行發(fā)展過程中，所積累下來的具有較高應用價值的信息資源，在公共法律服務中心的整體發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。公共法律服務中心所有部門的工作均離不開檔案資源的支持，做好檔案管理工作對推動我國法律行業(yè)發(fā)展意義重大。然而當下，我國公共法律服務中心的檔案管理工作仍存在一定問題，其質(zhì)量與水平具有局限性，導致檔案管理工作效率較差，無法滿足公共法律服務中心的發(fā)展需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，公共法律服務中心檔案管理工作的開展面臨著全新的挑戰(zhàn)和機遇。為提升檔案管理工作質(zhì)量，確保檔案管理工作健康發(fā)展，公共法律服務中心需要重視檔案管理的轉(zhuǎn)型研究，積極尋求科學、有效的管理手段，推動檔案管理向信息化、智能化的方向發(fā)展，確保公共法律服務中心穩(wěn)定運行。

一、公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的特征

在信息技術(shù)高速發(fā)展的當下，無論是國家的生產(chǎn)方式，還是人民群眾的生活方式都在逐漸發(fā)生變化，尤其是公共法律服務中心檔案管理工作，如果引入信息技術(shù)來管理文書檔案，實現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，不僅可以提升檔案管理的工作效率，還可以充分發(fā)揮公共法律服務中心檔案的利用價值。

首先，是檔案管理內(nèi)容信息化特征，在進行公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型時，需要充分挖掘文書檔案的信息屬性等，將檔案的信息資源當作核心內(nèi)容，不僅需要對其做出全面認知與保存，而且需要進行充分的開發(fā)利用，以此更好地發(fā)揮出公共法律服務中心文書檔案信息資源的應用價值。由于檔案就是公共服務法律中心在運行過程中所形成的清晰、完整的固化信息，因此，在利用信息資源來界定公共服務法律中心檔案時，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案相比，檔案管理信息化轉(zhuǎn)型后，會讓人們更加注重檔案中信息資源的內(nèi)涵，公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的主要特征之一就是管理內(nèi)容信息化。

其次，是檔案管理工具技術(shù)化特征，在公共法律服務中心檔案管理中，引入信息化的管理工具，打造智能化的檔案管理環(huán)境。公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的主要目的就是深化檔案的可利用價值，因此，將信息化的工具應用于檔案管理工作中，還可以促進信息技術(shù)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展。例如，在保障公共法律服務中心檔案隱私的基礎(chǔ)上，使用云計算技術(shù)在海量檔案信息中高效提取出有價值的數(shù)據(jù)，再通過大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)計分析。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，只是簡單將公共法律服務中心檔案以紙質(zhì)形式或者電子形式進行保存，無法挖掘出檔案的潛在價值，所以，需要對檔案管理工作進行信息化轉(zhuǎn)型。

二、公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的動因

1.外部動因

公共法律服務中心的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型就是通過信息技術(shù)完成檔案資源的采集、存儲以及利用等工作。信息技術(shù)正在重塑著公共法律服務中心檔案管理工作的方式及方法，公共法律服務中心如何適應信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，并抓住檔案管理轉(zhuǎn)型的機會，已經(jīng)成為發(fā)展過程中不得不面對的問題，因此，檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵外部動因就是公共法律服務中心可持續(xù)性發(fā)展的選擇。方便、快捷是公共法律服務中心檔案信息化管理的一大優(yōu)勢，所有檔案的信息資源都可以快速采集、管理，檔案資源是公共法律服務中心的關(guān)鍵發(fā)展要素，信息化轉(zhuǎn)型已然成為檔案管理體系構(gòu)架的重要支柱。在某市公共服務法律中心的檔案管理板塊中，檔案信息化管理是該法律中心著力打造的公共服務的重要抓手，該法律中心近年來的法律業(yè)務經(jīng)營情況如表1所示：

由表1可知，該公共法律服務中心法律檔案數(shù)量逐年呈上升趨勢，法律檔案與中心經(jīng)營的各類活動緊密相關(guān)，直接反映了公共服務法律中心的各項法律業(yè)務，不僅覆蓋面較廣，而且信息量極大。因此，如果法律檔案管理效率與利用率不足，無法發(fā)揮出檔案的應有價值，極易出現(xiàn)部分工作人員避開公共法律服務中心進行暗箱操作，為公共服務法律中心的聲譽帶來一定負面影響，甚至會造成法律業(yè)務規(guī)模增長疲軟。因此，公共法律服務中心要想獲得長遠地發(fā)展，必須對檔案管理工作進行轉(zhuǎn)型，而實現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，則可以促使檔案資源成為公共法律服務中心的重要資產(chǎn)。信息技術(shù)發(fā)展日益成熟，被廣泛應用于各個行業(yè)，信息時代已經(jīng)正式來臨，公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的另一個外部動因就是適應時代發(fā)展的需求。任何新時代的發(fā)展均起源于技術(shù)的改革創(chuàng)新，信息技術(shù)作為我國當下應用最廣的技術(shù)，與公共法律服務中心檔案管理轉(zhuǎn)型的融合，不僅是推動公共法律服務中心動態(tài)發(fā)展的關(guān)鍵，而且是適應信息時代發(fā)展的要求，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，是公共法律服務中心的必然選擇。

2.內(nèi)部動因

傳統(tǒng)公共法律服務中心檔案管理存在一定弊端，如管理效率較低、安全性較差等，因此，檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的其中一個內(nèi)部動因就是保障公共法律服務中心檔案的存儲安全。公共法律服務中心對檔案安全的要求十分嚴格，對于存儲紙質(zhì)檔案的物理空間，不僅需要具備采光通風、防火防盜等要求，而且需具備保密資質(zhì)。同時，在紙質(zhì)檔案的查閱、審閱過程中，還需進行嚴格的監(jiān)督與管理，避免出現(xiàn)檔案資料損壞、丟失等情況。因此，公共法律服務中心可以通過對檔案管理進行信息化轉(zhuǎn)型，以信息化的技術(shù)手段建立可靠的檔案管理模式來保障檔案資源的安全。為群眾提供高質(zhì)量的法律服務是公共法律服務中心的宗旨與使命，因此，公共法律服務中心檔案管理進行信息化轉(zhuǎn)型的第二個內(nèi)部動因就是提升自身競爭力。檔案管理是公共法律服務中心踐行高質(zhì)量發(fā)展與優(yōu)質(zhì)服務的關(guān)鍵，為實現(xiàn)公共法律服務中心的深化改革與市場化發(fā)展，其核心競爭力至關(guān)重要，對于公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型而言，提升競爭力也是重要內(nèi)部動因。

三、公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的策略

1.探尋檔案管理轉(zhuǎn)型的助力

公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型離不開思維上與行動上的助力。關(guān)于思維助力，檔案管理信息化轉(zhuǎn)型應從群眾認知開始，需要公共法律服務中心內(nèi)部人員進行思維轉(zhuǎn)型，加強對檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的重視，在轉(zhuǎn)型過程中做好總體布局，才能確保轉(zhuǎn)型工作穩(wěn)步推進。而且，在公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型過程中，還需加大宣傳力度，讓內(nèi)部人員充分認識到檔案管理信息化轉(zhuǎn)型對于公共法律服務中心整體發(fā)展的重要性，引導人們主動參與檔案管理信息化轉(zhuǎn)型。關(guān)于行動助力，只有公共法律服務中心內(nèi)部人員主動融入檔案管理信息化轉(zhuǎn)型工作，才可以穩(wěn)步推動轉(zhuǎn)型工作正確、順利地開展。因此，本文認為在實施公共服務法律中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型時，需要探尋檔案管理轉(zhuǎn)型的助力。

2.落實信息化檔案管理流程

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，公共法律服務中心檔案管理會更加智能化，在將傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)向電子形式的過程中，檔案管理流程也需轉(zhuǎn)型。為確保公共法律服務中心檔案歸檔質(zhì)量，可以通過區(qū)塊鏈技術(shù)助力檔案歸檔環(huán)節(jié)，由于公共法律服務中心檔案具有一定機密性，只有擁有訪問權(quán)限的人員才能查閱這些檔案信息，區(qū)塊鏈技術(shù)不僅可以使公共法律服務中心檔案資源更加完整，而且能夠有效保護檔案的隱私。同時，用戶在訪問基于區(qū)塊鏈技術(shù)所歸檔的資源信息時，會留下記錄，可以避免用戶惡意篡改或泄露信息，從而確保檔案歸檔的安全性。在公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型過程中，應用區(qū)塊鏈技術(shù)可以讓檔案管理流程中的歸檔環(huán)節(jié)更加高效、規(guī)范，提升法律中心的服務效果。為確保檔案管理與公共法律服務中心的項目融合跟進，還需落實檔案質(zhì)效監(jiān)控，從而推進檔案管理工作與項目建設(shè)工作 的相互協(xié)調(diào)。在此過程中，讓監(jiān)督檢查工作落實到公共法律服務中心檔案管理流程的各個環(huán)節(jié)，深入明確檔案資源的歸檔節(jié)點、利用節(jié)點等，如果在歸檔流程中發(fā)生意外狀況，需及時采取措施進行解決，避免檔案管理流程中存在問題扎堆現(xiàn)象，從而提升檔案管理的效率，并確保公共法律服務中心項目順利推進。為進一步保障公共法律服務中心檔案管理流程的有效轉(zhuǎn)型，可采用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)對檔案資源信息進行統(tǒng)計分析，從而充分挖掘公共法律服務中心檔案的潛在價值，實現(xiàn)檔案管理流程的信息化轉(zhuǎn)型。

3.推進信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

在網(wǎng)絡日益普及的背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足公共法律服務中心的需求，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案資源的管理與利用是公共法律服務中心檔案管理信息細化轉(zhuǎn)型的目的之一。首先，將檔案門戶網(wǎng)站當作切入點，建設(shè)一個檔案管理服務系統(tǒng)，并設(shè)置一個分布式數(shù)據(jù)庫，用于存儲配置檔案資源數(shù)據(jù)。電子版檔案最大的特點就是可以在網(wǎng)絡中進行傳輸、查閱等工作，而分布式數(shù)據(jù)庫的設(shè)置，可以打破電子版檔案資源利用在時間與空間上的限制，讓原本分散的檔案資源進行集中式存儲與分布式管理，最大程度地發(fā)揮公共法律服務中心檔案資源的作用。在此基礎(chǔ)上，逐步建設(shè)一個信息化的管理系統(tǒng)，不僅可以實現(xiàn)檔案傳輸、備份等功能，還可以為檔案管理提供一個安全保障體系。其次，在信息化的檔案管理系統(tǒng)中，各市級、省級的公共法律服務中心均可以進行檔案資源的異地查詢、異地利用等，有利于公共法律服務中心檔案管理工作更多地面向大眾。通過信息化的檔案管理系統(tǒng)，讓公共法律服務中心內(nèi)部人員實時查詢到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，有利于提升檔案管理工作效率。

4.加強對信息化檔案管理的重視

要想做好公共法律服務中心檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型，最重要的就是加強對信息化檔案管理的重視，尤其是加大檔案管理工作所需的各項基礎(chǔ)設(shè)施的投入。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的硬件方面包括計算機、掃描儀等，在進行公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型時，由于計算機具有運算速度快等優(yōu)勢，通過計算機來實現(xiàn)檔案資源的整理、編制、存儲等工作，可以有效提升公共法律服務中心檔案管理的信息化水平，因此，需要夯實計算機等基礎(chǔ)設(shè)施，確保基礎(chǔ)設(shè)施的性能可以滿足公共法律服務中心檔案管理需求。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的軟件方面包括信息服務系統(tǒng)、開發(fā)工具等，無論是檔案管理的分布式數(shù)據(jù)庫，還是信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，均離不開服務系統(tǒng)與開發(fā)工具的支持。因此，在公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型時，需要將信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的展望轉(zhuǎn)化為實際行動，確保信息化系統(tǒng)的順利研發(fā)以及檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)，必須重視開發(fā)工具等基礎(chǔ)設(shè)施的投入，為公共法律服務中心檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型提供便利。同時，還需做好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的后續(xù)維護，突破基礎(chǔ)設(shè)施對檔案管理的束縛，切實提升檔案管理效率及質(zhì)量，讓公共法律服務中心檔案管理信息細化轉(zhuǎn)型走向智能化的高效之路。

四、結(jié)束語

信息時代的到來對公共法律服務中心檔案管理的思維與技術(shù)的要求更加嚴格，法律檔案的采集與保存方式也由傳統(tǒng)紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)向電子形式，呈現(xiàn)出內(nèi)容信息化、工具技術(shù)等主要特征。文中通過對公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型成因的分析，提出一系列轉(zhuǎn)型策略。當然，公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型是一項系統(tǒng)且龐大的工程，今后筆者還會在實踐中對轉(zhuǎn)型策略進行不斷完善，為我國公共法律服務中心的發(fā)展做貢獻。

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（作者單位：山東省棗莊市司法局市公共法律服務中心）