李麗
摘 要:現(xiàn)階段,公共法律服務中心檔案管理工作存在一定問題,影響檔案管理的質(zhì)量與效率,研究公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型策略迫在眉睫。文章介紹檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的特征,分析檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的內(nèi)部與外部動因,并提出探尋檔案管理轉(zhuǎn)型助力、落實信息化檔案管理流程、推進信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、加強對信息化檔案管理的重視等檔案管理信息化轉(zhuǎn)型策略。
關(guān)鍵詞:公共法律服務中心;檔案管理;信息化轉(zhuǎn)型;轉(zhuǎn)型策略
檔案是公共法律服務中心在運行發(fā)展過程中,所積累下來的具有較高應用價值的信息資源,在公共法律服務中心的整體發(fā)展中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。公共法律服務中心所有部門的工作均離不開檔案資源的支持,做好檔案管理工作對推動我國法律行業(yè)發(fā)展意義重大。然而當下,我國公共法律服務中心的檔案管理工作仍存在一定問題,其質(zhì)量與水平具有局限性,導致檔案管理工作效率較差,無法滿足公共法律服務中心的發(fā)展需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,公共法律服務中心檔案管理工作的開展面臨著全新的挑戰(zhàn)和機遇。為提升檔案管理工作質(zhì)量,確保檔案管理工作健康發(fā)展,公共法律服務中心需要重視檔案管理的轉(zhuǎn)型研究,積極尋求科學、有效的管理手段,推動檔案管理向信息化、智能化的方向發(fā)展,確保公共法律服務中心穩(wěn)定運行。
一、公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的特征
在信息技術(shù)高速發(fā)展的當下,無論是國家的生產(chǎn)方式,還是人民群眾的生活方式都在逐漸發(fā)生變化,尤其是公共法律服務中心檔案管理工作,如果引入信息技術(shù)來管理文書檔案,實現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型,不僅可以提升檔案管理的工作效率,還可以充分發(fā)揮公共法律服務中心檔案的利用價值。
首先,是檔案管理內(nèi)容信息化特征,在進行公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型時,需要充分挖掘文書檔案的信息屬性等,將檔案的信息資源當作核心內(nèi)容,不僅需要對其做出全面認知與保存,而且需要進行充分的開發(fā)利用,以此更好地發(fā)揮出公共法律服務中心文書檔案信息資源的應用價值。由于檔案就是公共服務法律中心在運行過程中所形成的清晰、完整的固化信息,因此,在利用信息資源來界定公共服務法律中心檔案時,與傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案相比,檔案管理信息化轉(zhuǎn)型后,會讓人們更加注重檔案中信息資源的內(nèi)涵,公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的主要特征之一就是管理內(nèi)容信息化。
其次,是檔案管理工具技術(shù)化特征,在公共法律服務中心檔案管理中,引入信息化的管理工具,打造智能化的檔案管理環(huán)境。公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的主要目的就是深化檔案的可利用價值,因此,將信息化的工具應用于檔案管理工作中,還可以促進信息技術(shù)與檔案管理的協(xié)同發(fā)展。例如,在保障公共法律服務中心檔案隱私的基礎(chǔ)上,使用云計算技術(shù)在海量檔案信息中高效提取出有價值的數(shù)據(jù),再通過大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)計分析。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,只是簡單將公共法律服務中心檔案以紙質(zhì)形式或者電子形式進行保存,無法挖掘出檔案的潛在價值,所以,需要對檔案管理工作進行信息化轉(zhuǎn)型。
二、公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的動因
1.外部動因
公共法律服務中心的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型就是通過信息技術(shù)完成檔案資源的采集、存儲以及利用等工作。信息技術(shù)正在重塑著公共法律服務中心檔案管理工作的方式及方法,公共法律服務中心如何適應信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn),并抓住檔案管理轉(zhuǎn)型的機會,已經(jīng)成為發(fā)展過程中不得不面對的問題,因此,檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵外部動因就是公共法律服務中心可持續(xù)性發(fā)展的選擇。方便、快捷是公共法律服務中心檔案信息化管理的一大優(yōu)勢,所有檔案的信息資源都可以快速采集、管理,檔案資源是公共法律服務中心的關(guān)鍵發(fā)展要素,信息化轉(zhuǎn)型已然成為檔案管理體系構(gòu)架的重要支柱。在某市公共服務法律中心的檔案管理板塊中,檔案信息化管理是該法律中心著力打造的公共服務的重要抓手,該法律中心近年來的法律業(yè)務經(jīng)營情況如表1所示:
由表1可知,該公共法律服務中心法律檔案數(shù)量逐年呈上升趨勢,法律檔案與中心經(jīng)營的各類活動緊密相關(guān),直接反映了公共服務法律中心的各項法律業(yè)務,不僅覆蓋面較廣,而且信息量極大。因此,如果法律檔案管理效率與利用率不足,無法發(fā)揮出檔案的應有價值,極易出現(xiàn)部分工作人員避開公共法律服務中心進行暗箱操作,為公共服務法律中心的聲譽帶來一定負面影響,甚至會造成法律業(yè)務規(guī)模增長疲軟。因此,公共法律服務中心要想獲得長遠地發(fā)展,必須對檔案管理工作進行轉(zhuǎn)型,而實現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型,則可以促使檔案資源成為公共法律服務中心的重要資產(chǎn)。信息技術(shù)發(fā)展日益成熟,被廣泛應用于各個行業(yè),信息時代已經(jīng)正式來臨,公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的另一個外部動因就是適應時代發(fā)展的需求。任何新時代的發(fā)展均起源于技術(shù)的改革創(chuàng)新,信息技術(shù)作為我國當下應用最廣的技術(shù),與公共法律服務中心檔案管理轉(zhuǎn)型的融合,不僅是推動公共法律服務中心動態(tài)發(fā)展的關(guān)鍵,而且是適應信息時代發(fā)展的要求,提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率,是公共法律服務中心的必然選擇。
2.內(nèi)部動因
傳統(tǒng)公共法律服務中心檔案管理存在一定弊端,如管理效率較低、安全性較差等,因此,檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的其中一個內(nèi)部動因就是保障公共法律服務中心檔案的存儲安全。公共法律服務中心對檔案安全的要求十分嚴格,對于存儲紙質(zhì)檔案的物理空間,不僅需要具備采光通風、防火防盜等要求,而且需具備保密資質(zhì)。同時,在紙質(zhì)檔案的查閱、審閱過程中,還需進行嚴格的監(jiān)督與管理,避免出現(xiàn)檔案資料損壞、丟失等情況。因此,公共法律服務中心可以通過對檔案管理進行信息化轉(zhuǎn)型,以信息化的技術(shù)手段建立可靠的檔案管理模式來保障檔案資源的安全。為群眾提供高質(zhì)量的法律服務是公共法律服務中心的宗旨與使命,因此,公共法律服務中心檔案管理進行信息化轉(zhuǎn)型的第二個內(nèi)部動因就是提升自身競爭力。檔案管理是公共法律服務中心踐行高質(zhì)量發(fā)展與優(yōu)質(zhì)服務的關(guān)鍵,為實現(xiàn)公共法律服務中心的深化改革與市場化發(fā)展,其核心競爭力至關(guān)重要,對于公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型而言,提升競爭力也是重要內(nèi)部動因。
三、公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的策略
1.探尋檔案管理轉(zhuǎn)型的助力
公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型離不開思維上與行動上的助力。關(guān)于思維助力,檔案管理信息化轉(zhuǎn)型應從群眾認知開始,需要公共法律服務中心內(nèi)部人員進行思維轉(zhuǎn)型,加強對檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的重視,在轉(zhuǎn)型過程中做好總體布局,才能確保轉(zhuǎn)型工作穩(wěn)步推進。而且,在公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型過程中,還需加大宣傳力度,讓內(nèi)部人員充分認識到檔案管理信息化轉(zhuǎn)型對于公共法律服務中心整體發(fā)展的重要性,引導人們主動參與檔案管理信息化轉(zhuǎn)型。關(guān)于行動助力,只有公共法律服務中心內(nèi)部人員主動融入檔案管理信息化轉(zhuǎn)型工作,才可以穩(wěn)步推動轉(zhuǎn)型工作正確、順利地開展。因此,本文認為在實施公共服務法律中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型時,需要探尋檔案管理轉(zhuǎn)型的助力。
2.落實信息化檔案管理流程
隨著信息技術(shù)的發(fā)展,公共法律服務中心檔案管理會更加智能化,在將傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)向電子形式的過程中,檔案管理流程也需轉(zhuǎn)型。為確保公共法律服務中心檔案歸檔質(zhì)量,可以通過區(qū)塊鏈技術(shù)助力檔案歸檔環(huán)節(jié),由于公共法律服務中心檔案具有一定機密性,只有擁有訪問權(quán)限的人員才能查閱這些檔案信息,區(qū)塊鏈技術(shù)不僅可以使公共法律服務中心檔案資源更加完整,而且能夠有效保護檔案的隱私。同時,用戶在訪問基于區(qū)塊鏈技術(shù)所歸檔的資源信息時,會留下記錄,可以避免用戶惡意篡改或泄露信息,從而確保檔案歸檔的安全性。在公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型過程中,應用區(qū)塊鏈技術(shù)可以讓檔案管理流程中的歸檔環(huán)節(jié)更加高效、規(guī)范,提升法律中心的服務效果。為確保檔案管理與公共法律服務中心的項目融合跟進,還需落實檔案質(zhì)效監(jiān)控,從而推進檔案管理工作與項目建設(shè)工作 的相互協(xié)調(diào)。在此過程中,讓監(jiān)督檢查工作落實到公共法律服務中心檔案管理流程的各個環(huán)節(jié),深入明確檔案資源的歸檔節(jié)點、利用節(jié)點等,如果在歸檔流程中發(fā)生意外狀況,需及時采取措施進行解決,避免檔案管理流程中存在問題扎堆現(xiàn)象,從而提升檔案管理的效率,并確保公共法律服務中心項目順利推進。為進一步保障公共法律服務中心檔案管理流程的有效轉(zhuǎn)型,可采用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)對檔案資源信息進行統(tǒng)計分析,從而充分挖掘公共法律服務中心檔案的潛在價值,實現(xiàn)檔案管理流程的信息化轉(zhuǎn)型。
3.推進信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)
在網(wǎng)絡日益普及的背景下,傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足公共法律服務中心的需求,通過網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案資源的管理與利用是公共法律服務中心檔案管理信息細化轉(zhuǎn)型的目的之一。首先,將檔案門戶網(wǎng)站當作切入點,建設(shè)一個檔案管理服務系統(tǒng),并設(shè)置一個分布式數(shù)據(jù)庫,用于存儲配置檔案資源數(shù)據(jù)。電子版檔案最大的特點就是可以在網(wǎng)絡中進行傳輸、查閱等工作,而分布式數(shù)據(jù)庫的設(shè)置,可以打破電子版檔案資源利用在時間與空間上的限制,讓原本分散的檔案資源進行集中式存儲與分布式管理,最大程度地發(fā)揮公共法律服務中心檔案資源的作用。在此基礎(chǔ)上,逐步建設(shè)一個信息化的管理系統(tǒng),不僅可以實現(xiàn)檔案傳輸、備份等功能,還可以為檔案管理提供一個安全保障體系。其次,在信息化的檔案管理系統(tǒng)中,各市級、省級的公共法律服務中心均可以進行檔案資源的異地查詢、異地利用等,有利于公共法律服務中心檔案管理工作更多地面向大眾。通過信息化的檔案管理系統(tǒng),讓公共法律服務中心內(nèi)部人員實時查詢到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息,有利于提升檔案管理工作效率。
4.加強對信息化檔案管理的重視
要想做好公共法律服務中心檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型,最重要的就是加強對信息化檔案管理的重視,尤其是加大檔案管理工作所需的各項基礎(chǔ)設(shè)施的投入。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的硬件方面包括計算機、掃描儀等,在進行公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型時,由于計算機具有運算速度快等優(yōu)勢,通過計算機來實現(xiàn)檔案資源的整理、編制、存儲等工作,可以有效提升公共法律服務中心檔案管理的信息化水平,因此,需要夯實計算機等基礎(chǔ)設(shè)施,確保基礎(chǔ)設(shè)施的性能可以滿足公共法律服務中心檔案管理需求。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的軟件方面包括信息服務系統(tǒng)、開發(fā)工具等,無論是檔案管理的分布式數(shù)據(jù)庫,還是信息化管理系統(tǒng)建設(shè),均離不開服務系統(tǒng)與開發(fā)工具的支持。因此,在公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型時,需要將信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的展望轉(zhuǎn)化為實際行動,確保信息化系統(tǒng)的順利研發(fā)以及檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn),必須重視開發(fā)工具等基礎(chǔ)設(shè)施的投入,為公共法律服務中心檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型提供便利。同時,還需做好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的后續(xù)維護,突破基礎(chǔ)設(shè)施對檔案管理的束縛,切實提升檔案管理效率及質(zhì)量,讓公共法律服務中心檔案管理信息細化轉(zhuǎn)型走向智能化的高效之路。
四、結(jié)束語
信息時代的到來對公共法律服務中心檔案管理的思維與技術(shù)的要求更加嚴格,法律檔案的采集與保存方式也由傳統(tǒng)紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)向電子形式,呈現(xiàn)出內(nèi)容信息化、工具技術(shù)等主要特征。文中通過對公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型成因的分析,提出一系列轉(zhuǎn)型策略。當然,公共法律服務中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型是一項系統(tǒng)且龐大的工程,今后筆者還會在實踐中對轉(zhuǎn)型策略進行不斷完善,為我國公共法律服務中心的發(fā)展做貢獻。
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(作者單位:山東省棗莊市司法局市公共法律服務中心)