尹哲

民生檔案是黨和政府保障和改善民生的重要憑證，與公眾的自身權益密切相關，查閱利用需求較高。北京市各級國家綜合檔案館保管著門類眾多的民生檔案，如婚姻、就業(yè)、教育、醫(yī)療、房產(chǎn)檔案等，這些檔案分散保存在市檔案館和16個區(qū)檔案館中，在原有的工作模式下無法實現(xiàn)民生檔案的館際間共享利用，更無法實現(xiàn)與其他部門間共享利用，給人民群眾日常使用帶來諸多不便。做好民生檔案共享利用工作是北京市檔案部門深入貫徹習近平總書記對檔案工作重要指示批示精神，全面落實“四個好”、“兩個服務”目標要求的題中之義。北京市檔案局、市檔案館牢記“國之大者”，緊密結合黨史學習教育活動，緊扣“七有”“五性”需求，積極開展“我為群眾辦實事”活動，將民生檔案共享利用工作作為貫徹落實以人民為中心發(fā)展思想的重要舉措，全力加以推進。

一、科學謀劃、統(tǒng)籌推進，提升檔案信息化服務能力

（一）開展課題理論研究

針對北京市區(qū)域內(nèi)及京津冀地區(qū)民生檔案利用不便和信息化水平不高的現(xiàn)狀，為解決民生檔案數(shù)字資源信息共享的現(xiàn)實問題，2019年1月，北京市檔案館成立了專門課題組，向國家檔案局申報立項了《民生檔案數(shù)字資源信息共享研究》科研課題。在對相關省市民生檔案數(shù)字資源信息共享模式學習借鑒的基礎上，立足北京市和京津冀一體化發(fā)展的實際情況，以問題為導向，以應用為目的，從體制機制、制度標準、技術方法等層面，著重研究了北京市區(qū)域內(nèi)及京津冀區(qū)域間民生檔案數(shù)字資源信息共享模式方案。課題研究以科研為引領，加強對工作中重點、難點問題的研究，用科研成果指導實踐，將科研成果轉化為工作成果，使科研工作與實際工作得到有效的結合。

（二）構建協(xié)同工作機制

為推進民生檔案共享利用工作，北京市檔案局和市檔案館建立了協(xié)同推進的工作機制，市檔案局負責規(guī)劃、制度標準的制定及服務的推進、監(jiān)督和考核等全市性管理工作，市檔案館協(xié)助市檔案局負責共享平臺的建設、運維以及具體的實施工作。為了更好地推進民生檔案跨部門利用工作，市檔案局、市檔案館、市民政局經(jīng)專班協(xié)商，于2021年6月9日簽訂了《北京市婚姻登記檔案信息跨部門共享協(xié)議》，明確了檔案部門和民政部門間婚姻登記檔案信息跨部門共享日常業(yè)務辦理、問題處理及工作管理協(xié)同工作機制，從而為婚姻登記檔案跨部門共享利用工作的順利推進和高效開展提供了機制保障。通過協(xié)同優(yōu)化了工作流程，實現(xiàn)了資源共享，使這項涉及面廣、任務繁雜的工作最終得以順利推進。

（三）完善制度標準建設

為全面規(guī)范北京市民生檔案信息跨館利用工作，加快建立健全便捷惠民的檔案利用服務體系，進一步提高北京市各級國家綜合檔案館的服務能力，市檔案局、市檔案館建立起民生檔案跨館利用制度標準體系。在業(yè)務管理層面，制定《北京市民生檔案信息跨館利用管理辦法》，明確跨館利用各部門的工作職責、跨館利用工作流程以及從管理、服務等方面對跨館利用的相關工作要求；在數(shù)據(jù)管理層面，制定《北京市民生檔案數(shù)字資源共享標準規(guī)范》，確定了檔案目錄數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化副本兩部分標準，實現(xiàn)民生檔案數(shù)字資源有效整合匯聚；在服務管理層面，制定《北京市民生檔案“跨館查檔、便民服務”辦事指南》，規(guī)范各級檔案館“跨館查檔、便民服務”工作，重點明確了跨館查檔的申請人的查檔程序等。

（四）加強數(shù)字資源整合

針對市、區(qū)國家綜合檔案館民生檔案存在歷史數(shù)據(jù)情況復雜、目錄和數(shù)字化原文標準不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)資源總量龐大等問題，市檔案局、市檔案館采取了統(tǒng)一規(guī)范、分類施策、分別整理、集中導入的數(shù)據(jù)整合方法。通過由市檔案局、市檔案館制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享規(guī)范，由各檔案館按照規(guī)范要求對各自數(shù)據(jù)進行整理，最后由市檔案館核對后統(tǒng)一導入共享資源庫。對利用率最高的婚姻登記檔案進行目錄、原文信息的整合匯聚，對利用率相對不高的知青、招工等其他門類民生檔案僅進行目錄信息的整合匯聚，從而確保了數(shù)據(jù)整合工作的規(guī)范、準確、高效，為民生檔案共享利用工作提供了可靠的數(shù)據(jù)保障。截止到2023年3月，共享資源庫中已整合婚姻登記檔案目錄500余萬條，原文2400多萬頁，知青上山下鄉(xiāng)、知青返城、知青子女入戶、招工、調動檔案目錄400余萬條，資源總量約16.8TB。

（五）重視信息系統(tǒng)研發(fā)

北京市檔案館依托北京數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設，按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設、共同使用、分別管理”的原則，開發(fā)了全市民生檔案跨館利用系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有用戶登記、檔案檢索、跨館調卷申請、跨館調卷審批、跨館閱覽、打印出證、數(shù)據(jù)管理和查詢統(tǒng)計等主要功能。各區(qū)檔案館、婚姻登記處可通過政務外網(wǎng)采用VPN方式登錄系統(tǒng)，進行共享利用業(yè)務的線上全流程辦理，為社會公眾提供一站式、一體化的檔案公共服務。該系統(tǒng)作為北京數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的一個組成部分，由市檔案館進行集約化建設、運維，各區(qū)檔案館作為系統(tǒng)的用戶在權限范圍內(nèi)對本館共享數(shù)據(jù)資源進行維護，并與其他檔案館協(xié)同開展民生檔案的業(yè)務受理、查檔、出證服務。市檔案館不斷加強系統(tǒng)功能的優(yōu)化完善，對系統(tǒng)的兼容性進行了有效提升，及時對各類故障進行快速處理，確保了檔案利用服務順利開展。

二、多方協(xié)作、形成合力，共享利用服務成果顯著

（一）推進民生檔案跨館利用成果豐碩

2020年6月9日國際檔案日活動期間，北京市檔案局、市檔案館正式推出全市婚姻登記檔案“跨館查檔、便民服務”。利用者持合法身份證件到就近的檔案館，就可以申請并調取本人在全市任意一個檔案館保存的婚姻登記檔案（含涉外婚姻檔案）信息，這極大方便了市民對民生檔案的利用。在2020年跨館利用服務的基礎上，2021—2022年又陸續(xù)推出了知青上山下鄉(xiāng)、知青返城、知青子女入戶、招工、調動檔案跨館利用服務，實現(xiàn)了全市17個國家綜合檔案館館藏民生檔案信息的共享利用和跨館出證。截至2023年3月31日，全市各級國家綜合檔案館受理民生檔案跨館利用服務4431人次，復制檔案5221件。其中，查閱婚姻登記檔案4282人次，復制檔案5024件；查閱知青上山下鄉(xiāng)檔案33人次，復制檔案59件；查閱知青返城檔案19人次，復制檔案21件；查閱知青子女入戶檔案41人次，復制檔案47件；查閱招工檔案54人次，復制檔案67件；查閱調動檔案2人次，復制檔案3件。

（二）推進民生檔案跨部門共享成績斐然

2021年6月9日，市檔案局、市檔案館、市民政局推出了婚姻登記檔案跨部門共享服務，實現(xiàn)了全市16個婚姻登記處對17個國家綜合檔案館館藏婚姻登記檔案信息的網(wǎng)絡共享利用。服務推出后，群眾在婚姻登記處辦理有關業(yè)務的平均辦事時長從原來的1至2天縮短到15分鐘。截至2023年3月底，共有7618人次在婚姻登記處通過共享服務查閱并復制了檔案7974件，真正實現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”和“最多跑一次”的目標，服務受到群眾的普遍歡迎和一致好評。家住延慶的張先生就通過這一服務就近補辦了結婚證，免去了奔波之苦。原來，張先生于2010年在東城區(qū)登記結婚，若按照之前的流程，補辦結婚證需先到東城區(qū)檔案館調取、復印結婚登記檔案，再去辦理補證業(yè)務，非常不方便。婚姻登記檔案信息跨部門共享后，張先生只需到延慶區(qū)婚姻登記處，就可以補辦結婚證，少跑了約90公里。

（三）推進民生檔案跨省異地查檔成效凸顯

2020年9月，北京市檔案館、天津市檔案館、河北省檔案館簽署《北京市、天津市、河北省檔案館民生類檔案跨館利用合作協(xié)議》，促進了三地構建共同發(fā)展體系，進一步保障了京津冀區(qū)域群眾共享優(yōu)質公共服務資源。這項工作助力推動京津冀檔案部門優(yōu)勢互補、合作共贏、資源共享、協(xié)同發(fā)展，也是貫徹落實京津冀協(xié)同發(fā)展重大國家戰(zhàn)略的重要舉措。2022年7月，北京市檔案館按照國家檔案局要求正式接入全國檔案查詢利用服務平臺，實現(xiàn)了檔案查閱“全國通辦”，截至2023年3月31日，共辦理663條查檔申請和111條留言咨詢。接入全國檔案查詢利用服務平臺后，檔案部門可以更好地回應群眾訴求，大幅減少百姓往返檔案館的查檔次數(shù)，方便公眾遠程查詢利用檔案。

下一步，北京市檔案局、市檔案館將加強全市館藏民生檔案數(shù)字資源規(guī)范化建設和整合共享，進一步建立健全民生檔案跨館查閱利用工作機制，持續(xù)優(yōu)化完善北京數(shù)字檔案館跨館利用系統(tǒng)功能，逐步實現(xiàn)獨生子女登記、復轉軍人、學籍等10余種民生類專業(yè)檔案在全市17家國家綜合檔案館的共享利用。同時，將深化讓數(shù)據(jù)多跑路的“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案服務模式，開發(fā)功能完備的“北京市檔案移動服務平臺”，公眾通過手機移動端登錄，即可方便快捷地享受到17家國家綜合檔案館提供的在線檔案查詢服務。全市各級檔案部門將堅守“以人民為中心”的發(fā)展理念，努力建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，不斷提升人民群眾的獲得感、幸福感、安全感。

作者單位：北京市檔案館