高校校友檔案資源管理體系構建研究

顧麗佳

摘 要：高校校友工作日益受到重視，而高校校友檔案的管理嚴重滯后。探索高校校友檔案管理體系的構建對于調整高校檔案館藏結構、豐富檔案信息資源、利用校友資源促進高校發(fā)展都具有非常重大的意義。本文從前端控制、實體管理和信息化交互平臺三個層面對高校校友檔案管理體系的整體框架進行構建與設計。

關鍵詞：校友檔案 檔案分類方法 交互網絡平臺

高校校友是高校特有的珍貴資源，具有向學校提供人才供給、社交網絡、形象提升、信息交換、教育輔助、產學研交流、資金支持等一系列幫助高校發(fā)展的重要價值。然而對于高校校友檔案資源的收集管理，大多高校至今沒有形成一個系統規(guī)范的管理體系。探索高校校友檔案管理體系的構建對于調整高校檔案館藏結構、豐富高校檔案信息資源、整合校友信息資源促進高校發(fā)展都具有非常重大的意義。

本文從前端控制、實體管理和信息化交互平臺三個層面對高校校友檔案管理體系的整體框架進行構建與設計。

一、高校校友檔案資源前端控制

（一）校友檔案歸檔基本單位的確定

校友檔案資源的管理不應打破原有高校檔案管理體系，可以設立集體記憶為主，以突出亮點為輔，以滿足社會普遍需求為目標。知名校友檔案作為校園文化建設亮點可以激勵在校生勤奮學習、畢業(yè)生努力奮斗，但校友檔案應該更多是反映廣大畢業(yè)生與母校間的集體記憶。宏觀職能鑒定理論強調，檔案不應只為政權服務，而更應該為社會大眾服務。因此，高校校友檔案的歸檔基本單位的確定可以按需分類：以個人為歸檔基本單位的知名校友類、以班級為歸檔基本單位的普通校友類、以校友分會為歸檔基本單位的特色校友類。

校友檔案是一種社群檔案，是一群同一學校畢業(yè)的學生對母校的共同記憶體，所以以班級為歸檔基本單位符合普通校友與母校的聯系，更為合理。同時，高校的生源來自天南海北，學生在校期間和畢業(yè)后都會加入一些老鄉(xiāng)校友群、行業(yè)校友群等，地域情懷、同一行業(yè)和相似的經歷會拉近這些校友的距離，這類校友民間組織群體也會形成特色鮮明的校友檔案，設置特色校友類能使高校校友檔案的信息更全面。

（二）校友檔案工作隊伍結構框架

要建立校友檔案收集管理機制，首先需要有良好的工作隊伍建設。高校檔案收集工作網絡由學校檔案館領導，指導各相關部門兼職檔案員開展。而校友檔案工作隊伍稍顯特別的是，除上述二級管理以外，學院還設置了班級檔案員，對從班級成立開始直到學生畢業(yè)的活動實踐進行全面記錄；校友會設置了校友分會檔案員，對有地域特色、行業(yè)特色的校友檔案和校友離校后成長檔案的收集。

（三）校友檔案形成管理機制框架

1. 明確歸口職責，納入日常管理

高校檔案館負責校友檔案的收集指導和整體規(guī)劃；校組織部、團委負責校友的黨團組織材料的轉遞和歸檔；教務處、學生處負責學籍檔案、教學檔案的收集歸檔；各院系以班級為單位，負責學生在校期間班級、宿舍形成材料的歸檔；校友工作辦公室負責校友信息交互平臺的建設，以校友分會為單位，廣泛收集校友成長檔案。各校友檔案歸口部門應當把校友檔案工作列入工作管理制度。

2. 實體與電子相結合

劃定在校生校友檔案歸檔范圍，指導班級檔案員做好日常積累校友檔案工作。注重實體與電子相結合，在涉及個人的校友檔案處理上，如果遇到學生想自己保留的，與個人相關度較大的，可以由個人保留原件，只收電子件，這樣既可以提高收全率，又可以突破檔案館藏空間的限制。

3. 創(chuàng)新合作，打通壁壘

拓寬校友檔案的收集渠道，著眼多部門合作，可以在校友會舉辦校慶前夕配合校慶公告宣傳檔案征集，并借助校慶等校友活動，舉辦校友檔案特色展，校友參觀校友檔案展覽，會產生共鳴，對收集有極大促進作用；可以著眼在本校畢業(yè)后留校工作的教職工，配合人事處、退管會開拓檔案收集渠道。打通部門間壁壘，讓高校檔案館從被動接受到主動征集。

二、高校校友檔案資源實體管理

（一）高校校友檔案分類方法

目前高校校友檔案合適的管理模式是：已屬于《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案實體分類法》規(guī)定的歸檔范圍內的檔案，按照既定分類方式繼續(xù)歸檔，以確保檔案管理的延續(xù)性和一致性；而現有制度歸檔范圍以外，有保存價值的校友材料，可以專設校友類。具體類目設置如下：

（1）一級類目：XY。

（2）二級類目：XY11知名校友類，以姓名為三級類目，材料積累的方式編順序號；XY12 普通校友類，以班級為三級類目，班級為基本歸檔單位的普通校友檔案；XY13 特色校友類，以校友分會名稱為三級類目，旨在收集以地域性、行業(yè)性為特色，建立集體回憶的民間組織類校友檔案（見表1）。

（二）高校校友檔案利用模式

高校校友檔案資源，具有極強的文化價值和社會價值，是進行校園文化宣傳、學生思政教育最貼近實際、貼近生活的好教材。要讓高校校友檔案有效利用，檔案館應創(chuàng)新利用模式，“走出去，請進來”，變被動提供利用為主動匯編宣傳。

深度挖掘優(yōu)秀校友事跡，結合校園文化宣傳，通過學校官網、公眾號、官微等多渠道廣泛宣傳，把校友前輩堅持不懈、敢于擔當、誠信感恩的實例匯編成“校友小故事”。這樣鮮明生動又接地氣的思想教育，讓學生們能有思想認同、文化認同、情感認同，更真實具體，可親可敬。

結合高校校友檔案資源，為學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)做指引。學?？砂l(fā)掘校友檔案中優(yōu)秀的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)校友，邀請其回母校參加事跡報告會、座談會，就業(yè)指導課等；發(fā)掘卓有成就的杰出校友，為校際合作、校企合作搭橋，建立學生社會實踐基地等。

三、高校校友檔案資源信息化交互平臺

高校校友資源具有廣泛性、綜合性和動態(tài)性的特點。廣泛性是指校友資源數量很大，分布很廣；綜合性是指校友資源其實是人財物的結合，為母校發(fā)展提供多方面的助力；動態(tài)性是指校友群體在不斷擴大、校友個人社會地位、影響力不斷變化。因此，建立高校校友檔案資源信息化交互平臺，掌握在校生和畢業(yè)校友的動態(tài)情況就顯得十分必要。

高校校友檔案資源信息化交互平臺，不同于傳統意義上的檔案信息化系統，只提供信息服務。交互平臺的意義在于實現雙向觸達，構建以人為中心的智慧共治體系，需要融合多方力量，涵蓋校內相關部門、學院、校友個體、社會力量等，讓校友檔案的數據服務可以大范圍觸達校友個體和有信息需求的部門，而這些用戶也可及時向檔案館形成意見反饋，從而形成多方協同的閉環(huán)，提升檔案信息的管理質量。簡而言之，高校校友檔案資源信息化交互平臺主要分為兩大塊：校友檔案信息系統和校友信息交互平臺。

（一）校友檔案信息系統

校友檔案信息系統儲存校友檔案的數字化信息，并有對校內和校外不同的專屬利用通道，校內部門查檔走校內審批流程，校外利用則使用身份安全認證，通過后可以利用其身份對應范圍的校友檔案信息，如校友身份對應可查范圍有：個人學籍、個人檔案轉遞和學院班級的集體檔案信息等；而用人單位對應的可查范圍僅限申請查詢的信息。

（二）校友信息交互平臺

校友信息交互平臺更像是校友信息材料的歸檔前臺，是電子文件的預立卷，主體是校友辦，關聯各學院和各校友分會。各學院以班級為單位進行管理，對學生從入學到畢業(yè)整個在校階段進行全面記錄，日常由班級檔案員對數據進行著錄和維護，及時更新，以確保每年歸檔范圍內的信息及時而完整；各校友分會按年度內活動開展情況，及時發(fā)布校友活動通知，上傳活動照片視頻和活動報道。

作為一個交互平臺，它不但能夠讓校友根據班級身份瀏覽集體校友檔案信息，回顧自己在母校期間的點滴，與同學交流互動，還能打破原有“自上而下”的管理方式，在征集階段和收集階段的檔案可以實現權限內的開放編輯和上傳功能。校友實名認證后，選擇他曾經所屬的班級和對應校友分會，可以對校友個人信息進行實時更新、對集體校友檔案信息進行編輯更正，和補充上傳信息。檔案部門在每年對上傳信息整理后，以歸檔方式進行信息固定。這種檔案形成有“校友群體”的參與，可以讓高校校友檔案更加可親可近，更“接地氣”，增強校友的主體體驗，同時增加相關協同部門的便利，提高工作效率。

作為一個交互平臺，它還可以針對校友的不同需求提供定制化服務。平臺注冊校友可以根據自己的需求，訂閱信息推送服務：母校重大發(fā)展信息、專業(yè)前沿動態(tài)、母校榮譽、大型校慶活動、優(yōu)秀校友動態(tài)、就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導等。這種信息推送需要學校各相關部門的支持，比如人事處和就業(yè)辦提供招聘信息、科研處提供專業(yè)前沿動態(tài)、校長辦公室和宣傳部提供母校發(fā)展重大信息及榮譽信息、校友辦提供校慶資訊和優(yōu)秀校友動態(tài)等等。

四、結語

隨著社會轉型進入快車道，我國社會主體多元化加速。黨和國家機構改革不斷深化，檔案資源結構也發(fā)生歷史性變化。各高校應結合學校自身實際情況和特色，構建校友檔案管理體系，整合利用校友信息資源，為學校發(fā)展助力。

參考文獻：

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